Implémentation et suivi de l’atelier Post-mise en service
Les sections suivantes décrivent comment mettre en œuvre l’atelier Post-mise en service, puis organiser des sessions de suivi afin d’obtenir des informations plus approfondies.
Participants à l’atelier Post-mise en service
L’atelier Post-mise en service est l’occasion pour l’équipe de projet et les porteurs de projet d’évaluer le succès de leur implémentation et de réfléchir aux ajustements à apporter à l’avenir.
Dans cet esprit, tenez compte des recommandations suivantes :
L’atelier doit être suivi par des représentants de l’organisation cliente et de l’organisation partenaire contribuant à l’implémentation.
L’atelier doit comprendre le porteur de projet, le chef de projet et l’architecte de la solution de l’organisation cliente et de l’organisation partenaire. Si le client n’a pas de rôle d’architecte de solution dans son organisation, la ou les parties prenantes techniques responsables doivent être impliquées. Si l’organisation partenaire n’a pas d’architecte de solution désigné responsable de l’implémentation, le responsable de la livraison, le responsable fonctionnel ou l’architecte technique équivalent doit être impliqué.
Implémenter l’atelier Post-mise en service
L’atelier Post-mise en service sera animé par l’architecte de solution, lequel orientera également les discussions y afférentes, mais l’équipe d’implémentation devra présenter les informations post-mise en service.
Chaque section de l’ordre du jour doit se voir affecter un propriétaire au sein de l’équipe d’implémentation.
La préparation et la réalisation du modèle de présentation pour l’atelier permettent des discussions plus riches, qui aboutissent souvent à des actions d’ajustement claires et concrètes (par exemple, concernant les objectifs du projet, les enseignements tirés ou l’évaluation post-mise en service).
L’un des principaux objectifs de l’atelier Post-mise en service est de réfléchir au parcours d’implémentation et d’identifier les ajustements à apporter à l’avenir pour s’améliorer à tous les niveaux possibles (livraison du projet, collaboration, communication, etc.). Il est donc important que tous les participants abordent les sessions avec un état d’esprit de croissance, ce qui encouragera des échanges francs, constructifs et sincères.
L’objectif de l’atelier Post-mise en service n’est pas d’examiner l’état des incidents de support ou de traiter les questions de conception de solution à ce stade avancé.
Résultats de l’atelier Post-mise en service
Le principal résultat de l’atelier Post-mise en service est un résumé de l’atelier envoyé par e-mail, mettant en évidence les recommandations clés présentées au cours de la session. Il ne produit pas un document de conclusions (comme dans le cas de l’atelier Examen du blueprint de la solution).
Cette approche permet à l’équipe d’implémentation de suivre la partie concernée en adoptant l’approche la plus efficace en fonction du sujet concerné, par exemple :
- livraison du projet
- risque ou problème inhérent au projet
- licences
- transition vers le support
La présentation finale comprenant les actions énumérées au cours de la session doit être communiquée à toutes les parties participantes, y compris les dirigeants de l’implémentation et les soutiens au sein de la direction des deux organisations. La distribution complète garantira un alignement sur les éléments discutés et sur les mesures d’ajustement suivantes à prendre.
Suivi de l’atelier Post-mise en service
Une fois l’atelier Post-mise en service organisé et les actions d’ajustement identifiées, l’équipe d’implémentation assurera le suivi après l’atelier en utilisant le canal approprié, selon le sujet concerné. Par exemple, des incidents de support sur la plateforme standard avec Microsoft ou des questions relatives aux licences avec l’équipe chargée du compte Microsoft.
Il est essentiel de tirer parti des apprentissages acquis tout au long de l’engagement et des ateliers Success by Design après l’implémentation.
Pour les programmes ou les projets plus importants, l’équipe d’implémentation doit envisager la mise en place d’examens Success by Design en interne. Vous pouvez utiliser le matériel de formation en libre-service Utilisation des solutions Success by Design for Dynamics 365 disponible en ligne.