Capture automatique
Les commerciaux reçoivent souvent des e-mails provenant de plusieurs clients ou relatifs à plusieurs affaires. Il peut être difficile de s’y retrouver dans un tel volume d’e-mails. La fonctionnalité de capture automatique de Sales Insights permet à Dynamics 365 d’accéder à la messagerie dans Microsoft Exchange pour rechercher et afficher les messages liés au travail d’un commercial. Cette fonctionnalité permet à vos commerciaux de regrouper les e-mails pertinents ainsi que toutes les autres activités liées à un enregistrement donné dans Dynamics 365.
Les messages trouvés par la capture automatique sont fusionnés avec d’autres activités Dynamics 365 pertinentes et s’affichent dans la chronologie de l’enregistrement qu’ils concernent. Les messages capturés automatiquement peuvent être consultés dans les tables Contact, Opportunité, Prospect, Compte, Incident et les tables personnalisées. Par exemple, si vous recherchez une opportunité dans Dynamics 365, la chronologie affiche toutes les activités que vous avez enregistrées pour cette opportunité. Elle affiche également jusqu’à 50 e-mails récents issus de votre compte Microsoft Exchange, qui ont été envoyés au/reçus du contact principal pour cette opportunité ou envoyés à/reçus de ses parties prenantes.
L’image suivante montre les messages suivis et capturés automatiquement (non suivis) dans la colonne Activités. Elle met en évidence les informations suivantes :
Messages capturés automatiquement : ces messages sont détectés par la fonctionnalité de capture automatique. Ils ont été identifiés comme possiblement pertinents pour l’enregistrement en cours, mais sont toujours privés, donc vous seul pouvez les voir. Par comparaison avec les messages suivis, ces messages présentent un symbole gris et une bordure en pointillés, et ils comportent un lien de suivi et une étiquette d’e-mail privé.
Message suivi : ce message fait déjà l’objet d’un suivi, donc il est déjà importé dans Dynamics 365 et partagé avec votre équipe. Il présente un symbole noir et ne comporte aucun contrôle de suivi ni message.
Lien de suivi : cliquez sur le lien pour convertir un message privé trouvé par la capture automatique en message suivi dans Dynamics 365.
Dans un premier temps, les messages trouvés par la capture automatique sont considérés comme privés et ne sont visibles que par vous ; les autres utilisateurs de Dynamics 365 ne peuvent pas les voir.
Après avoir cliqué sur l’icône de suivi, le message devient un e-mail suivi. Le message se trouve désormais dans la base de données Dynamics 365 et est visible par les autres utilisateurs de Dynamics 365.
Cliquez sur l’icône de suivi pour commencer le suivi de l’e-mail.
Les messages capturés automatiquement qui ne comportent aucun lien de suivi sont déjà suivis. La transformation d’un message non suivi en message suivi peut nécessiter quelques minutes. Pendant ce temps, il présente un message de suivi en attente.
Comme pour les autres types de vignettes d’e-mail s’affichant dans la liste des activités, vous pouvez sélectionner une vignette pour développer ou réduire le contenu du message.
Le tableau suivant résume la manière dont la capture automatique identifie un message.
| Type de table | Fait correspondre ces valeurs de colonnes aux colonnes À, CC ou De de chaque e-mail |
|---|---|
| Compte | Adresse e-mail du contact principal répertorié. Adresse e-mail des 50 premiers contacts qui ont le compte comme compte parent. Toutes les adresses e-mail sont définies pour l’enregistrement de compte. |
| Opportunité | Adresse e-mail répertoriée pour le contact d’opportunité. Adresses e-mail de tous les contacts de la liste des parties prenantes. Toutes les adresses e-mail sont définies pour l’enregistrement d’opportunité. |
| Incident | Adresse e-mail du contact principal. Toutes les adresses e-mail sont définies pour l’enregistrement d’incident. Si le client est un contact, utilise ensuite toutes les adresses e-mail pour l’enregistrement du contact. Si le client est un compte, utilise ensuite toutes les adresses e-mail pour l’enregistrement du compte. |
| Prospect | L’adresse e-mail est répertoriée dans la section des contacts. Toutes les adresses e-mail sont définies pour l’enregistrement de prospect. |
| Contact | Toutes les adresses e-mail sont définies pour l’enregistrement de contact. |
| Tables personnalisées | Pour les colonnes de compte, utilise l’adresse e-mail du contact principal du compte, ainsi que toutes les adresses e-mail définies pour l’enregistrement de compte. Pour les colonnes de contact, utilise toutes les adresses e-mail définies pour l’enregistrement de contact. Pour les colonnes de client qui font référence à un contact, utilise toutes les adresses e-mail définies pour l’enregistrement de contact. Pour les colonnes de client qui font référence à un compte, utilise l’adresse e-mail du contact principal répertorié, ainsi que toutes les adresses e-mail définies pour l’enregistrement de compte. |
Pour en savoir plus, consultez Capture automatique des e-mails associés.