Engagement par e-mail
De nombreuses organisations ont des cycles de vente courts ou agressifs. Obtenir et recevoir des informations des clients est essentiel pour garantir le respect de ces cycles. Savoir quand un e-mail a été ouvert peut être utile au personnel des ventes. Être en mesure d’agir en fonction de l’ouverture ou non de l’e-mail est tout aussi intéressant. Par exemple, vous avez besoin d’une signature avant vendredi midi et le jeudi après-midi, l’e-mail qui fournit le lien vers ce document n’est pas encore ouvert. Un rappel peut être déclenché pour vous rappeler de contacter le destinataire.
La fonctionnalité d’engagement par e-mail dans Sales Insights permet aux organisations de :
vérifier quand les destinataires ont ouvert votre message, cliqué sur un lien, ouvert une pièce jointe ou envoyé une réponse ;
recevoir une alerte dès qu’un destinataire ouvre votre message pour la première fois ;
planifier le délai de remise le plus efficace et recevoir des conseils pour le meilleur moment en fonction du fuseau horaire du destinataire ;
choisir le modèle de message le plus efficace, avec des recommandations basées sur l’historique des interactions par e-mail de votre organisation ;
définir une alerte pour vous rappeler quand il est temps de donner suite à un e-mail ;
passer en revue l’historique complet des interactions d’un seul message ou passer en revue les KPI.
Créer et envoyer des e-mails suivis
Une fois l’engagement par e-mail activé pour une organisation, toute nouvelle activité d’e-mail créée dans Dynamics 365 dispose des contrôles d’engagement par e-mail. Les contrôles s’affichent dans la section Engagement par e-mail d’une activité d’e-mail.
La section Engagement par e-mail contient les options suivantes :
Activer/désactiver les contrôles de suivi : par défaut, tous les nouveaux messages sont suivis. Vous pouvez désactiver ce paramètre message par message en sélectionnant l’option Ne pas suivre.
Contrôles de planification de remise : cette option vous permet de visualiser et définir le délai de remise du message. De plus, l’application offre des conseils sur les délais de remise recommandés, par exemple si l’envoi d’un e-mail peut se situer en dehors des heures normales de travail pour le fuseau horaire d’un destinataire. Vous pouvez différer l’envoi jusqu’à l’heure qui convient le mieux au client en sélectionnant Envoi différé. Le système vous propose une heure, mais vous pouvez la modifier à tout moment de votre choix.
Contrôles de rappel de suivi : vous permet de définir un rappel de suivi qui peut être déclenché si certaines conditions ne sont pas remplies.
Chaque rappel comporte une condition. Voici les conditions disponibles :
Si je ne reçois pas de réponse d’ici : affiche un rappel dans l’Assistant de relation si aucune réponse à l’e-mail n’est reçue dans le délai spécifié.
Si l’e-mail n’est pas ouvert d’ici : affiche un rappel dans l’Assistant de relation si l’e-mail n’a pas été ouvert dans le délai spécifié.
M’envoyer quand même un rappel à l’adresse : affiche un rappel dans l’Assistant de relation à l’heure spécifiée.
Suivre les pièces jointes
Outre le suivi des e-mails, il est possible de suivre les pièces jointes individuelles incluses dans les e-mails. Avant de pouvoir suivre les pièces jointes, l’e-mail doit être enregistré. Une fois l’e-mail enregistré, la sous-grille des pièces jointes s’affiche et les fichiers peuvent être joints.
Il est possible de joindre des fichiers à un e-mail en cliquant sur le bouton Nouvelle pièce jointe dans la sous-grille des pièces jointes ou Joindre un fichier dans la barre de commandes. Lorsque les pièces jointes sont suivies, elles sont stockées dans un dossier OneDrive Entreprise ; vous devez donc vous assurer que OneDrive Entreprise a été activé.
Afficher l’historique d’engagement par e-mail
Le statut actuel, les statistiques d’interaction et les KPI pour les e-mails suivis sont disponibles dans Dynamics 365, où ils sont rassemblés et affichés pour chaque enregistrement où ils sont pertinents. Les sections suivantes mettent en évidence les différents endroits où vous pouvez visualiser ces informations dans Dynamics 365.
Les messages suivis montrent le statut actuel de l’interaction directement sur leur vignette dans la liste des activités, par exemple Planifié(e) pour envoi, Pas encore ouvert(e) ou Ouvert(e) hier. Utilisez les boutons dans le coin supérieur droit d’une vignette d’e-mail pour en développer le contenu et l’historique des interactions dans la liste, ou pour ouvrir la page de message complète.
Détails du message
Ouvrez la page de détails d’un message remis en sélectionnant son objet à partir d’une liste d’activités ou d’e-mails. Cette sélection vous redirige vers une vue en lecture seule de votre message complet. La section Engagement par e-mail sur le côté droit de la page affiche l’historique des interactions avec le message et les indicateurs de performance clés (KPI).
Pour en savoir plus, consultez Afficher les interactions avec les messages à l’aide de l’engagement par e-mail.