La connexion dans l’entreprise

La journée de travail est chargée, mais avant de quitter le bureau, vous voulez vous assurer que toutes les personnes ayant un intérêt dans votre travail sont informées sur ce qui se passe. Faire en sorte que toutes vos parties prenantes, à l’intérieur et à l’extérieur de votre équipe, comprennent vos objectifs, vos progrès et vos résultats est une partie importante de ce que vous faites.

Outils

• SharePoint
• Viva Engage
• Outlook
• Microsoft Teams

Liste de contrôle pour la communication dans l’entreprise

• Comprendre votre audience et leurs méthodes de communication actuelles
• Cibler vos messages clés par personnage, par exemple, les parties prenantes d'un projet, un membre de l’équipe ou un employé
• Sélectionner des outils de communication qui se complètent, par exemple, créer un billet sur votre communauté Viva Engage et envoyer une alerte par e-mail
• Co-créer vos informations avec d’autres membres de votre équipe
• Publier vos informations et envoyer une notification à toutes les parties intéressées

Sélectionnez votre moyen de communication

Utilisez les informations ci-dessous pour déterminer le meilleur moyen pour communiquer avec votre équipe. Équilibrez en utilisant des nouvelles technologies avec des annonces de messagerie classiques, alors que les personnes passent à de nouvelles méthodes de communication. Une approche de communication cohérente est une méthode efficace pour sensibiliser et changer les organisations.

Viva Engage : vous pouvez diriger la conversation entre un large groupe de personnes en utilisant Viva Engage pour partager vos mises à jour. Publiez une mise à jour standard ou utilisez la fonctionnalité Annonce pour s’assurer qu’une copie de votre mise à jour est dirigée vers la boîte aux lettres de chaque membre.

SharePoint : si vous souhaitez contacter des personnes extérieures à votre groupe de travail, envisagez de rédiger un bref article d’actualités sur votre charte et vos progrès, qui sera facilement disponible et conservé pour la durée de votre projet dans SharePoint Online. Utilisez une page moderne dans un site d’équipe SharePoint ou, pour les programmes plus volumineux, envisagez de créer un site de communication SharePoint.

Les sites de communication SharePoint fournissent des articles d'actualités visuels et flexibles qui vous permettent d’incorporer des images, des tableaux de bord et du texte ensemble. Les informations sont ensuite disponibles via n’importe quel navigateur ou via l’application mobile SharePoint. Cette vidéo vous permet d’obtenir un aperçu rapide sur les fonctionnalités de ces sites performants. Pour garantir une visibilité optimale, épinglez le site de communication en tant qu’un onglet pour votre groupe de travail dans Microsoft Teams.

Microsoft Teams : si ce groupe de personnes fait déjà partie de votre groupe de travail dans Microsoft Teams, pourquoi ne pas publier une note dans votre canal Général avec des faits clés et un lien vers une page Wiki pour votre mise à jour plus longue. Les pages Wiki peuvent être co-créer par plusieurs personnes et persister tout au cours de la vie de cette équipe.

Conseil pour moderniser votre communication

Pour vos collègues centrés sur l’e-mail : abonnez-les aux alertes de votre groupe Viva Engage ou de votre flux d’actualités SharePoint. Ils recevront ainsi une notification dans leur message électronique les informant que vous avez publié de nouvelles informations, et pourront ensuite consulter vos informations de source sans avoir à créer de courrier séparé. Vous voulez obtenir quelque chose de spécial ? Personnalisez la notification avec Microsoft Flow ou PowerApps. Envisagez d’avoir un brownbag pour montrer à ces utilisateurs comment utiliser Microsoft Teams, SharePoint ou Viva Engage sur leurs appareils mobiles.

Faites parler les autres Encouragez l’implication en activant les commentaires pour les pages de votre site de communication SharePoint. Si vous utilisez Viva Engage assurez-vous que les personnes participent à votre communauté en la surveillant régulièrement pour les questions auxquelles vous pouvez répondre.

Partager en externe : Microsoft Teams, SharePoint et Viva Engage tous prennent en charge le partage externe si votre administrateur l’autorise dans votre instance de Office 365. L’utilisation du partage externe vous permet de partager vos mises à jour avec des personnes qui travaillent pour des partenaires, des fournisseurs et bien évidemment, vos clients.