Vue d’ensemble des flux de processus d’entreprise

Vous pouvez vous assurer que les utilisateurs entrent des données de façon cohérente et suivent les mêmes étapes chaque fois qu’ils travaillent avec un client en créant un flux de processus d’entreprise. Par exemple, vous pouvez créer un flux des processus d’entreprise afin que tous les utilisateurs gèrent les demandes de service client de la même façon ou qu’ils obtiennent l’approbation d’une facture avant d’envoyer une commande. Les flux des processus d’entreprise utilisent la même technologie sous-jacente que les autres processus, mais les fonctionnalités qu’ils offrent sont très différentes d’autres qui utilisent des processus. Pour apprendre à créer ou modifier un flux des processus d’entreprise, voir Créer un flux des processus d’entreprise.

Visionnez une courte vidéo (4:49) sur les flux de processus d’entreprise.

Pourquoi utiliser des flux des processus d’entreprise ?

Les flux des processus d’entreprise fournissent un guide aux utilisateurs pour le travail à effectuer. Ils offrent une expérience utilisateur rationalisée qui aide les utilisateurs à suivre les processus que leur organisation a définis pour des interactions devant aboutir à une conclusion donnée. Cette expérience utilisateur peut être personnalisée afin que les utilisateurs disposant de rôles de sécurité différents puissent avoir une expérience parfaitement adaptée à leurs activités.

Utilisez les flux des processus d’entreprise pour définir une série d’étapes à suivre pour obtenir un résultat donné. Ces étapes fournissent un indicateur visuel qui indique aux utilisateurs où ils en sont dans le processus d’entreprise. Les flux des processus d’entreprise réduisent le besoin de formation, car les nouveaux utilisateurs n’ont pas à se concentrer sur la table à utiliser. Ils peuvent simplement se laisser guider par le processus. Vous pouvez configurer des flux des processus d’entreprise pour prendre en charge des méthodologies de vente courantes qui peuvent aider vos groupes de ventes à obtenir de meilleurs résultats. Pour les groupes de services, les flux des processus d’entreprise peuvent aider le nouveau personnel à être opérationnel plus rapidement et à éviter des erreurs qui peuvent entraîner le mécontentement des clients.

À quoi servent les flux des processus d’entreprise ?

Les flux des processus d’entreprise permettent de définir un ensemble de phases et d’étapes qui sont ensuite affichées dans un contrôle en haut du formulaire.

Processus métier avec phases.

Chaque phase est composée d’un groupe d’étapes. Chaque étape représente une colonne où les données peuvent être saisies. Vous pouvez passer à l’étape suivante en utilisant le bouton Phase suivante. Dans l’interface Unified Interface, vous pouvez travailler avec une étape de flux de processus métier à l’intérieur du menu déroulant de la phase ou vous pouvez l’épingler sur le volet latéral. Les flux de processus métier ne prennent pas en charge l’extension du menu déroulant de l’étape vers le volet latéral sur les appareils mobiles.

Vous pouvez rendre une étape obligatoire de sorte que les utilisateurs doivent entrer des données dans une colonne correspondante avant de pouvoir passer à la phase suivante. Cela est généralement appelé « passage d’étapes » ou « stage-gating ». Si vous ajoutez une colonne requise par l’entreprise ou requis par le système à une phase de flux des processus d’entreprise, nous vous recommandons d’ajouter également cette colonne à votre formulaire.

Les flux des processus d’entreprise semblent relativement simples comparés à d’autres types de processus, car ils ne fournissent pas de logique métier ni d’automatisation conditionnelle en plus de l’expérience unifiée pour la saisie des données et le contrôle des entrées par phases. Toutefois, si vous les combinez avec d’autres processus et personnalisations, ils peuvent jouer un rôle important en permettant un gain de temps, la réduction des coûts de formation et l’augmentation de l’adoption par les utilisateurs.

Note

Si une étape, y compris l’étape actuelle, comporte des colonnes obligatoires (à l’exception des colonnes masquées), vous devez remplir les colonnes de ces étapes avant d’enregistrer le formulaire ou de passer à une nouvelle étape. Les colonnes désactivées bloquent toujours la navigation dans l’étape si elles sont vides et obligatoires.

Flux des processus d’entreprise intégrés avec d’autres personnalisations

Si vous ou votre utilisateur entrez des données à l’aide de flux des processus d’entreprise, les modifications apportées aux données sont également appliquées aux colonnes de formulaire afin que l’automatisation fournie par les règles métier ou les scripts de formulaire puisse être appliquée immédiatement. Vous pouvez ajouter des étapes qui définissent des valeurs pour des colonnes qui sont absents dans le formulaire ; ces colonnes sont alors ajoutés au modèle objet Xrm.Page utilisé pour les scripts de formulaire. Tous les workflows qui sont initialisés par des modifications apportées aux colonnes inclus dans un flux des processus d’entreprise sont appliqués lorsque les données du formulaire sont enregistrées. Si l’automatisation est appliquée par un flux de travail en temps réel, les modifications sont immédiatement visibles pour l’utilisateur lorsque les données du formulaire sont actualisées après la sauvegarde de la ligne.

Bien que le contrôle des flux des processus d’entreprise dans le formulaire ne fournisse pas de possibilité de programmation directe côté client, les modifications appliquées par des règles métier ou des scripts de formulaire sont appliquées automatiquement aux contrôles des flux des processus d’entreprise. Si vous masquez une colonne dans un formulaire, cette colonne sera également masqué dans le contrôle de flux des processus d’entreprise. Si vous définissez une valeur à l’aide de règles métier ou de scripts de formulaire, cette valeur sera définie dans le flux des processus d’entreprise.

Flux de processus simultanés

Les flux des processus d’entreprise simultanés permettent aux personnalisateurs de configurer plusieurs processus d’entreprise et de les associer à la même ligne de départ. Les utilisateurs peuvent basculer entre plusieurs processus d’entreprise exécutés simultanément, et reprendre leur travail là où ils l’avaient laissé dans le processus.

Flux des processus d’entreprise système

Les flux des processus d’entreprise suivants sont inclus. Pour comprendre comment les flux des processus d’entreprise fonctionnent, examinez ces flux des processus d’entreprise système :

  • Processus de vente prospect-opportunité

  • Processus de vente opportunité

  • Processus téléphone-incident

Plusieurs tables dans des flux des processus d’entreprise

Vous pouvez utiliser un flux des processus d’entreprise qui s’applique à une seule table ou qui s’étend sur plusieurs tables. Par exemple, vous pouvez disposer d’un processus qui débute par une opportunité, qui continue par des étapes de devis, de commande et de facture, puis qui revient enfin à l’opportunité pour la clôturer.

Vous pouvez concevoir des flux des processus d’entreprise qui lient les lignes de plusieurs tables différentes (jusqu’à cinq) dans un même processus afin que les utilisateurs de l’application puissent se concentrer sur le flux de leur processus plutôt que sur la table dans laquelle ils travaillent. Ils peuvent facilement accéder aux lignes de tables associés.

Plusieurs flux des processus d’entreprise sont disponibles par table

Les utilisateurs d’une organisation ne suivent pas forcément tous le même processus ; de plus, des conditions différentes peuvent nécessiter l’application d’un autre processus. Vous pouvez avoir jusqu’à 10 flux des processus d’entreprise actifs par table pour fournir des processus adaptés aux différentes situations.

Contrôler le flux des processus d’entreprise qui sera appliqué

Vous pouvez associer les flux des processus d’entreprise avec des rôles de sécurité de telle sorte que seuls les utilisateurs disposant de ces rôles de sécurité puissent les afficher ou les utiliser. Vous pouvez également définir l’ordre des flux des processus d’entreprise afin de contrôler quel flux des processus d’entreprise sera défini par défaut. Cela fonctionne de la même manière que la définition de plusieurs formulaires pour une table.

Quand une personne crée une ligne de table, la liste de définition du processus d’entreprise actif est filtrée selon le rôle de sécurité de l’utilisateur. La première définition de processus d’entreprise activée disponible pour le rôle de sécurité de l’utilisateur, selon l’ordre de la liste des processus, est celle qui s’applique par défaut. Si plusieurs définitions de processus d’entreprise actives sont disponibles, les utilisateurs peuvent en charger une autre à partir du dialogue Changer de processus. À chaque changement de processus, celui qui est actuellement affiché passe en arrière-plan et est remplacé par celui qui a été sélectionné, mais il conserve son état et peut être restauré. Chaque ligne peut avoir plusieurs instances de processus associées (chacune pour une définition de flux des processus d’entreprise différente, jusqu’à un total de 10). Au chargement du formulaire, un seul flux des processus d’entreprise s’affiche. Lorsqu’un utilisateur applique un autre processus, celui-ci peut ne se charger par défaut que pour cet utilisateur particulier.

Pour vous assurer qu’un processus d’entreprise est chargé par défaut pour tous les utilisateurs (comportement équivalent au fait d’« épingler » le processus), il est possible d’ajouter un script d’API client personnalisé (ressource Web) au chargement du formulaire ; il charge spécifiquement une instance de processus d’entreprise existante en fonction de l’ID de la définition du processus d’entreprise.

Considérations relatives aux flux de processus d’entreprise

Vous pouvez définir des flux des processus d’entreprise uniquement pour les tables qui les prennent en charge. Vous devez également être au courant des limites du nombre de processus, de phases et d’étapes qui peuvent être ajoutés.

Flux de processus d’entreprise qui appellent un workflow

Vous pouvez appeler des workflows à la demande depuis un flux des processus d’entreprise. Pour ce faire, dans le nouveau concepteur de flux de processus d’entreprise, faites glisser un composant de workflow vers une phase du processus ou vers la section Workflows globaux. Pour plus d’informations sur l’utilisation des workflows dans les flux des processus d’entreprise, voir Blog : Automatisation des flux des processus d’entreprise dans Dynamics 365.

Lorsque vous ajoutez un workflow que vous souhaitez déclencher à la sortie d’une phase dans votre flux de processus d’entreprise, et que cette phase est la dernière du flux, le concepteur donne l’impression que le workflow sera déclenché lorsque cette phase sera terminée. Toutefois, le workflow ne sera pas déclenché, car une transition de phase ne se produit pas. Vous ne recevrez pas un avertissement ou une erreur qui vous empêche d’inclure le workflow dans la phase. Lorsqu’un utilisateur interagit avec le flux de processus d’entreprise, la fin ou l’abandon du processus n’entraîne pas une transition de phase, et par conséquent le workflow n’est pas déclenché. Prenez en compte les exemples suivants :

  • Vous créez un flux de processus d’entreprise avec deux phases, P1 se connecte à P2 avec un workflow à la phase P2. Vous définissez ensuite le déclencheur sur Sortie de phase.

  • Vous créez un flux de processus d’entreprise avec trois phases, P1 se connecte à P2 et P2 se branche sur P3. Vous incluez un workflow à P2 et définissez le déclencheur sur Sortie de phase.

Le workflow ne se déclenchera pas dans les deux cas. Pour contourner ce problème, vous pouvez ajouter un workflow global et lui ajouter le workflow que vous souhaitez déclencher afin qu’il soit déclenché pour le processus d’entreprise et non une phase du processus. Vous pouvez définir le déclencheur d’un workflow global sur Processus abandonné ou Processus terminé pour déclencher le workflow lorsqu’un utilisateur abandonne ou termine le processus d’entreprise.

Tables qui peuvent utiliser des flux des processus d’entreprise

Toutes les tables personnalisées peuvent utiliser des flux des processus d’entreprise. Les tables standard suivantes peuvent également utiliser des flux des processus d’entreprise :

  • Compte
  • Rendez-vous
  • Campagne
  • Activité de campagne
  • Réponse de campagne
  • Concurrent
  • Contact
  • Envoyer par courrier électronique
  • Droit
  • Télécopie
  • Incident
  • Facture
  • Prospect
  • Lettre
  • Liste marketing
  • Opportunité
  • Appel téléphonique
  • Produit
  • Élément tarifaire
  • Devis
  • Rendez-vous périodique
  • Docum. commerciale
  • Activité sociale
  • Ordre
  • Utilisateur
  • Tâche
  • Équipe

Pour activer une table personnalisée pour les flux des processus d’entreprise, activez la case à cocher Flux des processus d’entreprise (des colonnes vont être créées) dans la définition de la table. Notez que vous ne pouvez pas annuler cette action.

Note

Si vous accédez à la phase des flux des processus d’entreprise contenant la table Social Activity et choisissez le bouton Phase suivante, l’option Créer s’affiche. Lorsque vous choisissez Créer, le formulaire Activité sociale est chargé. Cependant, étant donné que Social Activity n’est pas valide pour Create à partir de l’interface utilisateur de l’application, vous ne pourrez pas enregistrer le formulaire et vous verrez le message d’erreur : « Erreur inattendue ».

Nombre maximal de processus, de phases et d’étapes

Pour garantir des performances acceptables et la facilité d’utilisation de l’interface utilisateur, vous devez connaître certaines limitations lorsque vous planifiez l’utilisation de flux des processus d’entreprise :

  • Il ne peut y avoir plus de 10 processus de flux des processus d’entreprise activés par table.

  • Chaque processus ne peut pas contenir plus de 30 phases.

  • Les processus à plusieurs tables ne peuvent pas contenir plus de cinq tables.

Prise en charge de la personnalisation des tables de flux des processus d’entreprise

À compter de la mise à jour version 9.0 de Dynamics 365 (online), les tables de flux des processus d’entreprise peuvent apparaître dans le système ; ainsi, les données de lignes de tables peuvent être rendues disponibles dans les grilles, vues, graphiques et tableaux de bord.

Utilisez les lignes de tables de flux des processus d’entreprise avec des grilles, des vues, graphiques, et des tableaux de bord

Avec les flux des processus d’entreprise disponibles en tant que tables, vous pouvez désormais utiliser des recherches, des vues, des diagrammes et des tableaux de bord avancés issus des données du flux des processus d’entreprise pour une table spécifique, comme un prospect ou une opportunité. Les administrateurs système et les personnalisateurs peuvent créer des grilles, des vues, des graphiques, et des tableaux de bord de flux des processus d’entreprise personnalisés similaires à ceux créés avec toute autre table.

Les flux des processus d’entreprise, comme Processus de vente prospect-opportunité, apparaissent en tant que table personnalisable dans l’explorateur de solutions.

Explorateur de solutions avec la table de processus prospect-opportunité.

Pour accéder à une vue de flux des processus d’entreprise par défaut, ouvrez l’explorateur de solutions, développez Tables > développez le processus de votre choix, par exemple Processus de vente prospect-opportunité, sélectionnez Vues, puis sélectionnez la vue que vous souhaitez.

Plusieurs vues par défaut sont disponibles que vous pouvez afficher en tant que graphique, telles que la vue Processus de vente Opportunité actif.

Vue Processus de vente Opportunité actif.

Interagir avec la table de flux des processus d’entreprise à partir d’un workflow

Vous pouvez également interagir avec les tables de flux des processus d’entreprise à partir d’un workflow. Par exemple, vous pouvez créer un workflow pour la ligne de la table Flux des processus d’entreprise pour changer la phase active quand une colonne de la ligne de table Opportunité est mis à jour. Pour plus d’informations sur la procédure à suivre, consultez le billet de blog consacré à l’automatisation des phases des flux des processus d’entreprise à l’aide de workflows.

Exécuter des flux des processus d’entreprise hors connexion

Vous pouvez utiliser des flux des processus d’entreprise hors connexion si les conditions suivantes sont remplies :

  • Le flux de processus métier est utilisé à partir d’une application Power Apps.
  • L’application Power Apps est activée pour l’utilisation hors connexion.
  • Le flux des processus d’entreprise n’a qu’une seule table.

Plus précisément, les trois commandes disponibles pour un flux de processus métier lorsque l’application Power Apps est hors connexion sont les suivantes :

  • Phase suivante
  • Phase précédente
  • Définir une phase active

Colonne de recherche dans une étape de flux des processus d’entreprise

Les lignes récentes sont visibles dans une colonne de recherche dans Unified Interface. Pour éviter que les éléments les plus récemment utilisés apparaissent dans la recherche, procédez comme suit :

  1. Ouvrez le portail des créateurs Power Apps, puis sélectionnez l’environnement approprié dans le coin supérieur droit de l’écran.

  2. Accédez à Tables sous Données. Recherchez votre table de flux des processus d’entreprise.

    Capture d’écran d’une table de flux des processus d’entreprise.

  3. Sélectionnez Formulaires, puis l’éditeur Informations.

  4. Sélectionnez votre étape de données de recherche dans l’Arborescence, puis cochez la case Désactiver les éléments les plus récemment utilisés.

    Capture d’écran montrant comment désactiver les éléments les plus récemment utilisés.

  5. Enregistrez, puis publiez.

Limitations de l’utilisation des tables de flux des processus d’entreprise

  • Actuellement, vous ne pouvez pas créer de formulaires personnalisés pour des tables selon un flux des processus d’entreprise.
  • Si une solution inclut une table de flux des processus d’entreprise, vous devez ajouter celle-ci manuellement à la solution avant de l’exporter. Sinon, la table de flux des processus d’entreprise n’est pas incluse dans le package de solution. Informations complémentaires : Créer et modifier des tables.
  • L’ajout de la table de processus à une application pilotée par modèle peut entraîner des fonctionnalités limitées. Découvrez-en plus sur la création et la modification de flux des processus d’entreprise.

Étapes suivantes

Visionnez une courte vidéo (4:49) sur les flux de processus d’entreprise.
Créer un flux de processus d’entreprise
Améliorer les flux de processus métier avec le branchement
Livre blanc : Activation des processus avec Dynamics 365

Note

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Le questionnaire vous prendra environ sept minutes. Aucune donnée personnelle n’est collectée (déclaration de confidentialité).