Créer et tester un workflow d’approbation avec Power AutomateCreate and test an approval workflow with Power Automate

Notes

Microsoft Flow est maintenant Power Automate.Microsoft Flow is now Power Automate. Pour plus d’informations, consultez ce blog.For more information, see this blog.

Ce contenu va être mis à jour pour refléter le changement de nom dans les jours à venir.This content will be updated to reflect the branding change in the coming days.

Avec Power Automate, vous pouvez gérer l’approbation de documents ou processus au sein de plusieurs services, notamment SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive Entreprise, Zendesk ou WordPress.With Power Automate, you can manage the approval of documents or processes across several services, including SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive for Business, Zendesk, or WordPress.

Pour créer un flux de travail d’approbation, vous devez ajouter l’action Approvals - Start an approval (Approbations - Démarrer une approbation) à un flux.To create an approval workflow, add the Approvals - Start an approval action to any flow. Une fois que vous avez ajouté cette action, votre flux peut gérer l’approbation des documents ou processus.After you add this action, your flow can manage the approval of documents or processes. Par exemple, vous pouvez créer un flux d’approbation de document qui approuve les factures, les ordres de travail ou les devis.For example, you can create document approval flows that approve invoices, work orders, or sales quotations. Vous pouvez également créer un flux d’approbation de processus qui approuve les demandes de congés, les heures supplémentaires ou les programmes de voyage.You can also create process approval flows that approve vacation requests, overtime work, or travel plans.

Les approbateurs peuvent répondre aux demandes à partir de leur boîte de réception, du centre d’approbations sur le site web Power Automate ou de l’application Power Automate.Approvers can respond to requests from their email inbox, the approvals center on the Power Automate website, or the Power Automate app.

Créer un flux d’approbationCreate an approval flow

Voici une vue d’ensemble du flux que vous allez créer et tester :Here's an overview of the flow we'll create and test:

vue d’ensemble du flux

Le flux effectue les étapes suivantes :The flow performs the following steps:

  1. Il démarre lorsqu’un employé crée une demande de congés dans une liste SharePoint Online.Starts when someone creates a vacation request in a SharePoint Online list.
  2. Il ajoute la demande de congés dans le centre d’approbation, puis envoie la demande par e-mail à l’approbateur.Adds the vacation request to the approval center, and then emails it to the approver.
  3. Il envoie un e-mail avec la décision prise par l’approbateur à la personne qui a demandé le congé.Sends an email with the approver's decision to the person who requested vacation.
  4. Il met à jour la liste SharePoint Online avec les commentaires sur la décision de l’approbateur.Updates the SharePoint Online list with the approver's decision comments.

PrérequisPrerequisites

Pour effectuer cette procédure pas à pas, vous devez :To complete this walkthrough, you must have access to:

  • Power Automate.Power Automate.
  • une liste SharePoint Online ;A SharePoint Online list.
  • un compte Office 365 Outlook et un compte Office 365 Utilisateurs.Office 365 Outlook and Office 365 Users account.

Notes

Bien que vous utilisiez SharePoint Online et Office 365 Outlook dans cette procédure pas à pas, vous pouvez utiliser d’autres services, tels que Zendesk, Salesforce ou Gmail.While we use SharePoint Online and Office 365 Outlook in this walk-through, you can use other services such as Zendesk, Salesforce, or Gmail.

Avant de créer le flux, créez une liste SharePoint Online, que vous utiliserez plus tard pour demander l’approbation des congés.Before you create the flow, create a SharePoint Online list; later, we'll use this list to request approval for vacations.

Créer ces colonnes dans votre liste SharePoint Online :Create these columns in your SharePoint Online list:

colonnes de liste SharePoint Online

Notez le nom et l’URL de la liste SharePoint Online.Make note of the name and URL of the SharePoint Online list. Vous aurez besoin de ces éléments plus tard pour configurer le déclencheur SharePoint - Création d’un élément.You'll need these items later when you configure the SharePoint - When an item is created trigger.

Créer votre flux à partir du modèle videCreate your flow from the blank template

  1. Connectez-vous à Power Automate.Sign in to Power Automate.

    se connecter

  2. Sélectionnez l’onglet Mes flux.Select the My flows tab.

    sélectionner mes flux

  3. Sélectionnez Créer entièrement.Select Create from blank.

    créer entièrement

  4. Sélectionnez le bouton Créer entièrement.Select the Create from blank button.

Ajouter un déclencheurAdd a trigger

  1. Entrez SharePoint dans la zone de recherche.Enter SharePoint into the search box.

    recherche de déclencheurs SharePoint

  2. Recherchez et sélectionnez le déclencheur SharePoint - Lorsqu’un élément est créé.Find, and then select the SharePoint - When an item is created trigger.

    sélectionner un déclencheur SharePoint

  3. Sélectionnez l’Adresse du site et le Nom de la liste SharePoint que votre flux contrôle pour les nouveaux éléments.Select the Site Address and the List Name for the SharePoint list that your flow monitors for new items.

L’Adresse du site et le Nom de la liste sont les éléments que vous avez notés précédemment dans cette procédure pas à pas.The Site Address and the List Name are the items you noted earlier in this walkthrough.

informations SharePoint

Ajouter une action de profilAdd a profile action

  1. Sélectionnez Nouvelle étape, puis Ajouter une action.Select New step, and then select Add an action.

    nouvelle étape

  2. Entrez Profil dans la zone de recherche Choisir une action.Enter profile into the Choose an action search box.

    rechercher un profil

  3. Recherchez et sélectionnez l’action Utilisateurs Office 365 - Obtenir mon profil.Find, and then select the Office 365 Users - Get my profile action.

    sélectionner les utilisateurs office

  4. Fournissez un nom pour votre flux, puis sélectionnez Créer un flux pour enregistrer le travail réalisé jusqu'à présent.Provide a name for your flow, and then select Create flow to save the work we've done so far.

    enregistrer le flux

Ajouter une action d’approbationAdd an approval action

  1. Sélectionnez Nouvelle étape, puis Ajouter une action.Select New step, and then select Add an action.

    nouvelle étape

  2. Entrez approbation dans la zone de recherche Choisir une action.Enter approval into the Choose an action search box.

    rechercher une approbation

  3. Sélectionnez l’action Approbations - Démarrer une approbation.Select the Approvals - Start an approval action.

    sélectionner l’action Approbations

  4. Configurez la carte Démarrer une approbation selon vos besoins.Configure the Start an approval card to suit your needs.

    Notes

    Les champs Titre et Affecté à sont obligatoires.The Title and Assigned To fields are required. Vous pouvez utiliser Markdown pour mettre en forme le champ Détails.You can use Markdown to format the Details field.

    configurer l’approbation

Notes

Cette action envoie la demande d’approbation à l’adresse e-mail indiquée dans la zone Assigned To (Assigné à).This action sends the approval request to the email address in the Assigned To box.

Si votre scénario l’exige, vous pouvez joindre des fichiers à vos demandes d’approbation qui utilisent Common Data Service.If your scenario requires it, you can attach files to your approval requests that use Common Data Service.

Ajouter une conditionAdd a condition

  1. Sélectionnez Nouvelle étape, puis Ajouter une condition.Select New step, and then select Add a condition.

    ajouter une condition

  2. Sélectionnez la zone Nom de l’objet, puis entrez Réponse dans la zone de recherche sur la carte Ajouter du contenu dynamique à partir des applications et services utilisés dans ce flux.Select the Object Name box, and then enter response into the search box on the Add dynamic content from the apps and services used in this flow card.

  3. Sélectionnez le jeton Réponse.Select the Response token.

    sélectionner le jeton Réponse

  4. Sélectionnez la zone Valeur, puis entrez-y Approuver.Select the Value box, and then enter Approve into the box.

    Notes

    Les réponses valides à l’action Approvals - Start an approval (Approbations - Démarrer une approbation) sont « Approuver » et « Refuser ».The valid responses to the Approvals - Start an approval action are "Approve" and "Reject". Ces réponses respectent la casse.These responses are case-sensitive.

  5. Votre carte Condition devrait maintenant ressembler à cette image :Your Condition card should now resemble this image:

Ajouter une action de messagerie pour les approbationsAdd an email action for approvals

Suivez ces étapes pour envoyer un e-mail si la demande de congé est approuvée :Follow these steps to send an email if the vacation request is approved:

  1. Sélectionnez Ajouter une action sous la section SI OUI de la condition.Select Add an action on the IF YES branch of the condition.

    ajouter une étape

  2. Entrez envoyer un e-mail dans la zone de recherche sur la carte Choisir une action.Enter send email into the search box on the Choose an action card.

    rechercher des actions de messagerie

  3. Sélectionnez l’action Office 365 Outlook - Envoyer un e-mail.Select the Office 365 Outlook - Send an email action.

    sélectionner l’action Envoyer un e-mail

  4. Configurez la carte Envoyer un e-mail selon vos besoins.Configure the email card to suit your needs.

    Notes

    Les champs À, Objet et Corps sont obligatoires.To, Subject, and Body are required.

    Cette carte est un modèle du courrier qui est envoyé lorsque l’état de la demande de congés change.This card is a template for the email that is sent when the status of the vacation request changes.

    Remarque : dans la zone Corps de la carte Envoyer un e-mail, utilisez le jeton Commentaires à partir de l’action Approbations - Démarrer une approbation.Note: In the Body box on the Send an email card, use the Comments token from the Approvals - Start an approval action.

configurer un modèle d’e-mail approuvé

Ajouter une action de mise à jour pour les demandes approuvéesAdd an update action for approved requests

  1. Sélectionnez Ajouter une action dans la branche SI OUI.Select Add an action from the IF YES branch.

  2. Entrez mettre à jour dans la zone de recherche sur la carte Choisir une action.Enter update into the search box on the Choose an action card.

    rechercher une action de mise à jour

  3. Sélectionnez l’action SharePoint - Mettre à jour l'élément.Select the SharePoint - Update item action.

    sélectionner Mettre à jour l’élément

  4. Configurez la carte Mettre à jour l’élément selon vos besoins.Configure the Update item card to suit your needs.

Notes

Les champs Adresse du site, Nom de la liste, ID et Titre sont obligatoires.Site Address, List Name, Id, and Title are required.

mettre à jour la configuration de l’élément

Ajouter une action de messagerie pour les refusAdd an email action for rejections

  1. Sélectionnez Ajouter une action sous la branche SI NON, NE RIEN FAIRE.Select Add an action on the IF NO, DO NOTHING branch.

  2. Entrez Envoyer un e-mail dans la zone de recherche de la carte Choisir une action.Enter Send email into the search box of the Choose an action card.

    rechercher une action de messagerie

  3. Sélectionnez l’action Office 365 Outlook - Envoyer un e-mail.Select the Office 365 Outlook - Send an email action.

    sélectionner l’action Envoyer un e-mail

  4. Configurez la carte Envoyer un e-mail selon vos besoins.Configure the email card to suit your needs.

    Cette carte représente le modèle du courrier qui est envoyé lorsque l’état de la demande de congés change.This card represents the template for the email that's sent when the status of vacation requests change.

configuration des demandes refusées

Ajouter une action de mise à jour pour les demandes refuséesAdd update action for rejected requests

  1. Sélectionnez Ajouter une action.Select Add an action.

    ajouter une action

  2. Entrez mettre à jour l’élément dans la zone de recherche sur la carte Choisir une action.Enter update item into the search box on the Choose an action card.

    rechercher une action de mise à jour

  3. Sélectionnez l’action SharePoint - Mettre à jour l'élément.Select the SharePoint - Update item action.

    sélectionner Mettre à jour l’élément

  4. Configurez la carte selon vos besoins.Configure the card to suit your needs.

Notes

Les champs Adresse du site, Nom de la liste, ID et Titre sont obligatoires.Site Address, List Name, Id, and Title are required.

carte Mettre à jour l’élément

  1. Sélectionnez Mettre à jour le flux pour enregistrer le travail réalisé.Select Update flow to save the work we've done.

    sélectionner l’action Mettre à jour

Si vous avez respecté cette procédure, votre flux doit ressembler à la capture d’écran suivante :If you've followed along, your flow should resemble this screenshot:

vue d’ensemble du flux

Maintenant que vous avez créé le flux, il est temps de le tester !Now that we've created the flow, it's time to test it!

Demander une approbationRequest an approval

Créez une demande de congé dans la liste SharePoint Online créée précédemment.Create a vacation request in the SharePoint Online list you created earlier.

Une fois cette demande enregistrée, le flux se déclenche, puis :After you save this request, the flow triggers, and then:

  1. il crée une demande dans le centre d’approbations ;Creates a request in the approvals center.
  2. il envoie un e-mail de demande d’approbation aux approbateurs ;Sends an approval request email to the approvers.

Créer des approbations de longue duréeCreate long-running approvals

S’il est probable que votre flux s’exécutera pendant plus de 30 jours, envisagez de stocker vos approbations dans Common Data Service.If it's likely that your flow will run for more than 30 days, consider storing your approvals in Common Data Service. Cela vous permet de créer des flux qui agissent sur les réponses aux demandes d’approbation, même après l’expiration de l’exécution du flux d’origine. Pour ce faire, utilisez deux flux, un pour envoyer une demande d’approbation, et l’autre pour exécuter la logique métier sur les réponses à la demande d’approbation, en fonction de l’action Créer une approbation (v2) .This makes it possible for you to create flows that act on responses to approval requests, even after the original flow run times out. To do this, use two flows, one to send an approval request, and the other to run business logic on the responses to the approval request, based on the Create an approval (v2) action. En savoir plus sur les approbations de longue durée.Learn more about long running approvals.

Conseil

Si vous utilisez des clients de messagerie modernes, vous n’avez pas besoin de vous demander si une demande est toujours nécessaire, car Power Automate met automatiquement à jour l’e-mail pour indiquer que l’approbation est terminée.If you use modern email clients, you don't have to wonder if a request is still required because Power Automate automatically updates the email to indicate that the approval is completed.

Annuler une demande d’approbationCancel an approval requests

Parfois, vous souhaiterez peut-être annuler une demande d’approbation que vous avez envoyée.Sometimes you might want to cancel an approval request that you've sent. Vous avez peut-être fait une erreur dans la demande ou cette dernière n’est plus pertinente.Possibly you made a mistake in the request, or it’s no longer relevant. Dans les deux cas, la personne qui a envoyé la demande peut l’annuler en procédant comme suit :In either case, the person who sent the request can Cancel it by following these steps:

  1. Sélectionner l’approbationSelect the approval
  2. Sélectionnez Annuler l’approbation dans le volet latéral.Select Cancel approval in the side pane.

Conseil

Vous pouvez toujours sélectionner l’onglet Historique pour afficher les demandes d’approbation que vous avez annulées.You can always select the History tab to view the approval requests that you've canceled.

Notes

La fonctionnalité d’annulation est prise en charge sur l’action Créer une approbation (v2) .The cancel feature is supported on the Create an approval (v2) action.

Demander des approbations à des utilisateurs invitésRequest approvals from guest users

Vous pouvez envoyer des demandes d’approbation à des personnes extérieures à votre organisation.You can send approvals requests to persons outside your organization. Pour ce faire, utilisez les utilisateurs invités Azure Active Directory (Azure AD) en invitant les utilisateurs d’autres clients en tant qu’invités.To do this, use Azure Active Directory (Azure AD) guest users by inviting users from other tenants as guests.

Lorsque vous attribuez un rôle à un invité, cela donne à l’invité l’autorisation requise pour participer au processus d’approbation.When you assign a role to a guest, this gives the guest the permission required to participate in the approval process.

Maintenant que vous avez créé et testé votre flux, indiquez aux autres comment l’utiliser.Now that you've created and tested your flow, be sure to let others know how to use it.

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