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Sélection de la solution de dossiers publics appropriée

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Dernière rubrique modifiée : 2006-07-25

Avant de déployer des dossiers publics Microsoft® Exchange 2000 Server ou Microsoft Exchange Server 2003, assurez-vous que la fonctionnalité qui est fournie par les dossiers publics répond aux besoins de votre entreprise.

Cet article décrit les fonctionnalités fournies par les dossiers publics et compare ces fonctionnalités au référentiel de données fourni par les produits et technologies Microsoft Windows® SharePoint®.

Éléments à prendre en compte concernant les dossiers publics Exchange Server

Les dossiers publics Exchange Server servent de référentiel pour les informations partagées par de nombreux utilisateurs. Les dossiers publics doivent être utilisés lorsque votre métier requiert la réplication de données sur plusieurs serveurs. L'accès aux dossiers publics est intégré à l'accès aux boîtes aux lettres standard via les protocoles suivants :

  • Microsoft Office Outlook® 2003 (clients MAPI)
  • Les clients compatibles avec le protocole IMAP, comme Outlook Express
  • Microsoft Office Outlook Web Access (client Web)

L'accès hors connexion au contenu de dossiers publics est disponible dans le dossier public Favoris dans Outlook.

noteRemarque :
Avant d'utiliser le dossier public Favoris dans Outlook, tenez compte des deux problèmes suivants. Tout d'abord, le dossier public Favoris autorise les utilisateurs à ajouter des dossiers publics qu'ils utilisent fréquemment à un emplacement central dans Outlook. Lorsque les utilisateurs ajoutent un dossier public à leur dossier public Favoris, le contenu de ce dossier public peut être configuré pour effectuer des synchronisations régulières pour l'accès hors connexion. Une telle synchronisation augmente la charge réseau. Le deuxième problème à prendre en compte est l'erreur commise par les utilisateurs lorsqu'ils suppriment les éléments d'un dossier public dans leur dossier Favoris. Les utilisateurs suppriment fréquemment les messages et les publications qu'ils ont lus dans un dossier public de leur dossier Favoris, comme pour la suppression d'éléments de courrier électronique dans les autres dossiers Outlook. Lorsqu'Outlook est synchronisé avec le dossier public Exchange Server, les messages du dossier public sont également supprimés. Les utilisateurs ne s'attendent pas forcément à ce comportement ou ne l'anticipent pas.

En général, les dossiers publics sont utilisés dans le cadre des processus suivants :

  • Les dossiers publics peuvent être utilisés dans le cadre de la communication partagée, comme les discussions via les publications de messages, les messages électroniques partagés, les contacts, les calendriers de groupes, l'archivage ou la distribution de publications de listes, et la prise en charge du protocole NNTP.
  • Les dossiers publics peuvent être utilisés pour la gestion de contenu partagé. Comme les partages de fichiers, les dossiers publics peuvent être utilisés pour stocker le contenu tel que la documentation. Les dossiers publics servent également à partager le contenu si vous n'avez pas besoin de contrôle de version et de déploiement.

Si vous nécessitez le stockage d'informations hors connexion ou le stockage répliqué d'informations, les dossiers publics sont un référentiel idéal.

Toutefois, les dossiers publics n'ont pas été conçus pour les fonctions suivantes :

  • Les dossiers publics n'ont pas été conçus pour l'archivage de données. Les utilisateurs qui ont des limites de boîtes aux lettres utilisent des dossiers publics au lieu de fichiers de dossiers personnels (.pst) pour archiver des données. Cette méthode n'est pas conseillée dans la mesure où elle augmente le stockage sur des serveurs de dossiers publics et amoindrit l'objectif de limites des boîtes aux lettres.
  • Les dossiers publics n'ont pas été conçus pour le partage de documents et la collaboration. Les dossiers publics n'offrent pas de contrôle de version ni d'autre fonctionnalité de gestion de document, comme la fonctionnalité contrôlée d'archivage et d'extraction et les notifications automatiques de modification de contenu.

Éléments à prendre en compte concernant les produits et technologies SharePoint

En tant que solution de partage et de collaboration, les produits et technologies SharePoint offrent les avantages suivants dans les dossiers publics Exchange Server :

  • Vous pouvez utiliser les produits et technologies SharePoint pour la gestion de documents. Les produits et technologies fournissent un contrôle de version avec une fonctionnalité contrôlée d'archivage et d'extraction.

  • Vous pouvez utiliser les produits et technologies SharePoint pour fournir une prise en charge du client basé sur un navigateur pour les fonctions de collaboration. Les utilisateurs accèdent à ces fonctions de collaboration via Office Outlook Web Access.

  • Vous pouvez utiliser les produits et technologies SharePoint pour fournir la notification automatique des modifications de contenu.

    noteRemarque :
    Cette fonctionnalité requiert un serveur SMTP.

  • Vous pouvez utiliser les produits et technologies SharePoint pour créer des sites d'espace de travail de réunion à partir d'Outlook 2003.

  • Vous pouvez utiliser les produits et technologies SharePoint pour les intégrer à des applications Office, telles que Microsoft Office Live Communications Server 2003 pour la messagerie instantanée et les informations de présence. Par exemple, l'élément Presence correspond au statut, qui peut être en ligne, absent ou occupé. Il est affiché par votre programme de messagerie instantanée lorsque vous vous positionnez sur l'icône de vos contacts.

  • Vous pouvez utiliser les produits et technologies SharePoint pour administrer des portails et des sites.

  • Vous pouvez utiliser les produits et technologies SharePoint pour lier une bibliothèque de documents dans un dossier public dans Exchange 2000 Server ou versions supérieures sur un site SharePoint.

  • Vous pouvez activer les recherches d'un site à l'autre en configurant Office SharePoint Portal Server pour rechercher les dossiers publics indexés et d'autres bases de données partagées.

Toutefois, vous devez tenir compte des limitations éventuelles des produits et technologies SharePoint lorsque vous comparez les produits et technologies SharePoint et Exchange Server.

Par exemple, SharePoint Portal Server n'est pas doté d'une extension messagerie, bien que vous puissiez développer votre propre solution pour en attribuer une à SharePoint Portal Server. Les dossiers publics Exchange Server peuvent être dotés d'une extension messagerie afin que les utilisateurs et les applications puissent envoyer des publications à l'aide du protocole SMTP ou MAPI.

En outre, SharePoint Portal Server ne prend en charge la réplication. Par conséquent, si vous utilisez SharePoint Portal Server, envisagez la façon dont vous déploierez les banques de données lorsque vous planifierez l'utilisation régionale actuelle ou à venir.

Enfin, SharePoint Portal Server ne s'intègre pas à Outlook afin que les utilisateurs puissent gérer des documents. Les banques de dossiers publics Exchange Server MAPI sont automatiquement affichées dans Outlook après leur installation. Cet affichage automatique permet aux utilisateurs d'effectuer des publications via l'interface utilisateur Outlook.

Un dernier élément est à prendre en compte lorsque vous comparez les produits et technologies SharePoint et Exchange Server : il s'agit de votre chemin de migration des dossiers publics Exchange Server à SharePoint Portal Server. Actuellement, Microsoft n'a pas publié d'outil qui facilite la migration de données des dossiers publics à l'architecture SharePoint Portal Server.

Pour plus d'informations

Pour en savoir plus sur les dossiers publics dans Exchange Server, consultez les ressources suivantes :