Gestion des problèmes, des risques et des documents dans Project Web App
S’applique à : Project Server 2010
Dernière rubrique modifiée : 2012-01-06
Résumé : Le sixième article d’une série de huit articles sur l’utilisation de Microsoft Project Web App pour travailler avec les données de Microsoft Project Server 2010 et effectuer des tâches associées à la gestion de projets.
S’applique à : Project Server 2010 | Project Web App
Dans cet article :
Introduction à la gestion des problèmes, des risques et des documents
Risques du projet
Problèmes du projet
Documents du projet
Introduction à la gestion des problèmes, des risques et des documents
La Solution EPM comporte d’avantageuses possibilités de collaboration natives grâce à des composants qui y ont été incorporés. Cette fonction est considérablement améliorée par l’utilisation de Microsoft SharePoint Foundation comme infrastructure à partir de laquelle la gestion de la collaboration d’équipe est optimisée.
Les artefacts de projet tels que risques, problèmes et documentation peuvent être stockés et joints à des projets ou à des tâches. Un site de projet (sous-site) est automatiquement créé pour un projet lorsqu’un plan de projet est publié dans l’environnement Microsoft Project Professional 2010. Chaque sous-site est créé avec sa propre bibliothèque de telle sorte que les risques, les problèmes et les documents peuvent être liés.
Lorsque vous utilisez Microsoft Project Server 2010, les composants fonctionnels de collaboration suivants sont activés :
Risques La gestion des risques implique l’identification proactive et le suivi des événements et des conditions pouvant potentiellement affecter la planification future d’un projet. La gravité potentielle des risques peut être évaluée et la probabilité qu’ils se produisent estimée.
Problèmes Les problèmes peuvent être utilisés pour assurer le suivi d’éléments de travail qui ne sont pas facilement identifiés comme affectations ou tâches dans des projets. Les responsables de projets, les responsables de ressources et les responsables d’équipe peuvent alors déterminer si les problèmes affecteront le projet et identifier les stratégies permettant de gérer les problèmes avant qu’ils ne prennent plus d’ampleur.
Documents Une bibliothèque de documents fournit aux membres de l’équipe un lieu de collaboration et de partage de documents et d’autres artefacts de projet avec les autres membres de l’équipe du projet.
Site de projet Un site de projet peut exister pour chaque projet enregistré dans la base de données de Project Server. Le site de projet active des fonctionnalités de collaboration supplémentaires (par exemple, annonces, alertes, livrables et possibilité de lier ces éléments aux tâches de votre projet) en fournissant un site Web pour chaque projet permettant à l’équipe du projet de bénéficier des possibilités de SharePoint Foundation.
Il est essentiel qu’un responsable de projet comprenne et gère les possibilités de collaboration des sites dont il assure la gestion.
Risques du projet
Les risques sont des événements ou des conditions pouvant avoir un effet positif ou négatif sur le résultat d’un projet ; à plusieurs égards, la gestion des risques est cruciale pour la réussite de la gestion de projets. La gestion des risques implique l’identification proactive et le suivi d’événements et de conditions pouvant potentiellement affecter la planification future d’un projet. L’identification des risques diffère du suivi des problèmes en ce sens qu’elle implique l’identification d’un événement ou d’une condition pouvant affecter le résultat d’un projet au lieu de suivre l’effet réel sur le résultat d’un projet. Des risques peuvent exister actuellement et avoir cent pour cent de probabilité de survenir. Des risques peuvent également exister dans un proche futur et avoir jusqu’à cent pour cent de probabilité d’éventuellement constituer un facteur déterminant dans le cycle de vie d’un projet.
Les risques de projet peuvent être soumis et suivis sur le site de projet. Cela permet une meilleure communication entre les membres de l’équipe et fournit un référentiel central pour les préoccupations. Les risques peuvent être évalués par le biais de Microsoft Project Web App (PWA).
Ajout de risques de projet
Pour ajouter un risque de projet avec Project Web App, procédez comme suit.
Pour ajouter un risque de projet
Dans le Centre de projets, sélectionnez le projet et cliquez sur le bouton Site de projet, puis cliquez sur le projet qui stockera les informations de risques.
Une fois le site de projet ouvert, cliquez sur l’option Risques dans la barre de lancement rapide.
Une fois la page Risques ouverte, cliquez sur Ajouter un nouvel élément.
Spécifiez les informations de risques sur le modèle Risque (ce modèle peut être modifié par l’administrateur système).
Vous pouvez Joindre un fichier au risque ou Lier des éléments au risque en cliquant sur le bouton associé dans le Ruban Risque.
Affichage et gestion de risques
Utilisez la procédure suivante pour afficher les risques de projet qui vous sont affectés. Lors de l’affichage du risque, vous disposez d’options pour changer le risque, notamment ajouter un élément, supprimer ou gérer des autorisations.
Pour afficher les risques qui vous sont affectés
Dans la barre de lancement rapide de Project Web App, cliquez sur Problèmes et risques.
Cliquez sur le nom du projet comportant le risque que vous souhaitez ouvrir.
Dans la page Risques, choisissez le risque que vous souhaitez afficher ou modifier.
Vous pouvez Ajouter un nouvel élément, Modifier le risque, Supprimer le risque, Gérer les autorisations sur ce formulaire, ou définir une alerte en utilisant les mécanismes de notification de SharePoint Foundation, s’il est activé.
Problèmes du projet
Le suivi des problèmes peut constituer une partie importante de la gestion de projets. Les problèmes s’utilisent avantageusement pour capturer les éléments de travail qui ne sont pas facilement identifiés dans les affectations ou les tâches des projets. Les membres de l’équipe et les responsables de projet peuvent utiliser la page Problèmes dans le site de projet. Les responsables de projets, les responsables de ressources et les responsables d’équipe peuvent alors déterminer si les problèmes affecteront le projet et identifier les stratégies permettant de gérer les problèmes avant qu’ils ne prennent plus d’ampleur.
Ajout de problèmes de projet
Pour ajouter un problème de projet avec Project Web App, procédez comme suit.
Pour ajouter un problème de projet
Dans le Centre de projets, sélectionnez le projet et cliquez sur le bouton Site de projet, puis cliquez sur le projet où vous souhaitez stocker les informations sur les problèmes.
Une fois l’espace de travail de projet ouvert, cliquez sur l’option Problèmes dans la barre de lancement rapide.
Une fois la page Problèmes ouverte, cliquez sur Ajouter un nouvel élément.
Spécifiez les informations sur le problème dans le Modèle Problème (ce modèle peut être modifié par l’administrateur système).
Comme pour les risques, vous pouvez Joindre un fichier ou Lier des éléments à ce problème en cliquant sur l’un des boutons du Ruban Problèmes.
Affichage et gestion des problèmes
Utilisez la procédure suivante pour afficher les problèmes qui vous sont affectés. Dans la page de détails des problèmes, des options permettent d’ajouter des éléments au problème, de supprimer le problème et de gérer les autorisations pour le problème.
Pour afficher les problèmes qui vous sont affectés
Dans la Page d’accueil de Project Web App, cliquez sur Problèmes et risques.
Cliquez sur le Problèmes de projet que vous souhaitez ouvrir.
Dans la page Problèmes, choisissez le problème que vous souhaitez afficher ou modifier.
Vous pouvez Ajouter un nouvel élément, Modifier le problème, Supprimer le problème, Gérer les autorisations sur ce formulaire, ou définir une alerte en utilisant les mécanismes de notification de SharePoint Foundation, s’il est activé.
Documents du projet
Project Server 2010 intègre la gestion de documents dans le processus de gestion de projets global en incorporant le composant fonctionnel de bibliothèque de documents SharePoint. Une bibliothèque de documents peut être associée à tout projet qui est publié dans la base de données de Project Server, et peut constituer un emplacement utilisable par les membres de l’équipe pour collaborer et partager des documents (notamment Microsoft Word, Microsoft Excel, et de nombreux autres types et formats de documents) à l’extérieur d’un projet. Outre les bibliothèques de documents, une bibliothèque publique sert à stocker des documents qui sont associés à tous les projets dans votre organisation.
Vous pouvez accéder au composant fonctionnel de gestion de documents de Project Server 2010 en cliquant sur le lien Bibliothèques dans Project Web App, en sélectionnant Documents partagés, ou en accédant directement au site de projet à partir de Project Web App. Vous pouvez créer des bibliothèques de documents pour chaque projet qui est publié sur le site de projet. Les documents servent à capturer des informations non structurées, liées au projet, qui ne sont normalement pas disponibles dans un projet classique.
Ajout de documents de projet
Pour ajouter un document à une bibliothèque de documents sur un site de projet, procédez comme suit.
Pour ajouter un document de projet
Dans le Centre de projets, sélectionnez le projet pour lequel vous souhaitez ouvrir le site de projet, puis cliquez sur le bouton Site de projet sur le Ruban.
Une fois le site de projet ouvert, cliquez sur l’option Documents de projet dans la barre de lancement rapide.
La page Documents de projet s’ouvre.
Une fois la page Documents de projet ouverte, cliquez sur Ajouter le document pour télécharger ou importer un ou plusieurs fichiers dans la liste de documents. Vous pouvez également modifier les paramètres et processus de liste avec les autorisations appropriées en cliquant sur l’onglet Bibliothèque, Paramètres de la bibliothèque.
De là, vous pouvez Afficher ou Modifier les propriétés, Gérer les autorisations, Modifier ou Supprimer le document, Envoyer vers en utilisant la messagerie électronique si elle est activée, Archiver (une fonction des services SharePoint qui gère le contrôle de version), ou définir une alerte (pour toute révision d’un document).
Autres chapitres
Pour plus d’informations, voir les autres chapitres de ce guide :