Créer des formulaires de demande et des modèles pour les demandes de droits de l’objet pour les données au-delà de Microsoft 365 (préversion)

Article
04/29/2024

Il existe deux façons de créer une demande de droits d’objet pour les données au-delà de Microsoft 365 (préversion). L’une d’elles consiste à utiliser un formulaire de demande que votre organization crée et publie afin que les personnes concernées puissent vous en faire la demande directement. L’autre méthode consiste à créer une demande manuelle par un utilisateur dans votre organization.

Quelle que soit la façon dont elles sont créées, toutes les demandes s’appuient sur un modèle pour décrire les conditions requises pour répondre aux demandes. Votre organization crée un modèle à l’aide d’un processus guidé pour renseigner les détails d’une demande individuelle. L’agent de protection de la vie privée est probablement la personne de votre organization qui créera à la fois le formulaire de demande et le modèle.

Important

Nous vous recommandons de créer des formulaires de demande pour explorer les fonctionnalités et les fonctionnalités, mais d’attendre que le produit soit généralement disponible pour héberger un formulaire de demande sur un site web externe.

Créer un modèle

Les modèles permettent à votre organization de créer les conditions requises pour répondre aux demandes de droits de l’objet. Un modèle détermine les exigences de traitement telles que les délais de réponse, les formulaires d’admission associés et les exigences de stockage et de flux de travail.

Suivez les instructions ci-dessous pour créer un modèle :

Dans le nouveau portail Microsoft Priva (préversion), sélectionnez Demandes de droits de l’objet.
Dans le volet de navigation de gauche, sous Données au-delà de Microsoft 365, sélectionnez Formulaires de demande et modèle.
Sous l’onglet Modèles , sélectionnez Nouveau. Le Générateur de nouveau modèle s’ouvre.
Entrez les détails de base du formulaire, notamment un nom, une description et un ou plusieurs contacts, qui possèdent les demandes créées à l’aide de ce modèle.
Entrez une échéance pour l’exécution de la demande, puis sélectionnez Suivant.
Dans Intégrations, connectez le modèle à un formulaire de demande que vous avez déjà créé en sélectionnant un formulaire dans le menu déroulant Formulaire de demande . Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Suivant.

Remarque

Un seul formulaire de demande peut être connecté à un modèle et non à d’autres modèles.
Le champ Exporter package identifie l’emplacement où le package d’exportation de la demande sera stocké. Lorsque cette solution est en préversion, ce champ est défini par défaut sur votre locataire. Sélectionnez Suivant.
Dans workflow, la sélection de validation d’identité est par défaut l’envoi d’un mot de passe à usage unique à la personne concernée. Vous pouvez également sélectionner Tâche de validation d’identité manuelle pour créer et attribuer une tâche à un utilisateur dans votre organization vérifier l’identité de la personne concernée dans vos ressources de données. (Si le résultat de la tâche est qu’aucune donnée n’est trouvée pour la personne concernée, vous pouvez arrêter la demande à ce stade et répondre à la personne concernée qu’aucune donnée n’a été trouvée, et vous pouvez fermer la demande.) Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Suivant.
Dans Vérifier et terminer, passez en revue les détails de votre modèle. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Le générateur de formulaires se ferme et vous arrivez à la page de détails du formulaire que vous avez créé. Sélectionnez Envoyer dans le coin supérieur droit. Une fois le modèle validé par le système, il peut être publié.

Sélectionnez Publier dans le coin supérieur droit. Lorsqu’un modèle est publié, cela signifie qu’il est prêt à être utilisé dans le système. Cela ne signifie pas que le modèle est publié publiquement.

Remarque

Une fois que vous avez publié un modèle, une URL du portail de confidentialité est redirigée vers la page des détails du modèle. Il s’agit du lien vers le formulaire de demande auquel le modèle est connecté.

Afficher les modèles

Tous les modèles sont répertoriés sous l’onglet Modèles de la page Formulaires de demande et modèle . Sélectionnez un nom de modèle dans la table pour afficher la page de détails du modèle, qui contient tous les paramètres décrivant la façon dont une demande utilisant le modèle est traitée.

Créer un formulaire de demande

Un formulaire de demande est un formulaire web accessible au public qu’une personne concernée peut remplir et soumettre à votre organization pour effectuer une demande de droits de l’objet. À l’aide d’un processus guidé simple, vous pouvez créer votre formulaire avec les questions nécessaires pour répondre à la demande et le personnaliser avec la personnalisation de votre organization.

La combinaison d’informations envoyées dans le formulaire de demande est utilisée pour rechercher et identifier la personne concernée dans les emplacements de données de votre organization. Il existe deux formes de validation lorsqu’un formulaire de demande est envoyé :

Un code confidentiel à usage unique (OTP) est envoyé à l’adresse e-mail fournie dans le formulaire de demande pour vérifier que le compte de messagerie est actif et détenu par la personne qui a envoyé le formulaire de demande. Une fois que la personne concernée reçoit et entre l’otP dans la fenêtre Validation d’identité qui apparaît dans votre formulaire de demande, son identité est validée et la recherche des informations de la personne concernée dans votre data map commence.
Vous pouvez créer une tâche de validation d’identité manuelle pour confirmer l’identité de la personne concernée dans les données de votre organization

La création d’un formulaire de demande est nécessaire lorsque vous utilisez des demandes de droits d’objet pour des données au-delà de Microsoft 365. Toutefois, vous n’avez pas besoin de le publier ou de le mettre à la disposition du public. L’établissement d’un processus standardisé pour la création d’une demande, qu’elle soit initiée par une personne externe ou en interne par un utilisateur de votre organization, peut aider à exécuter votre processus global de traitement des demandes plus efficacement.

Suivez les étapes ci-dessous pour créer un formulaire de demande :

Dans le nouveau portail Microsoft Priva (préversion), sélectionnez Demandes de droits de l’objet.
Dans le volet de navigation de gauche, sous Données au-delà de Microsoft 365 , sélectionnez Formulaires de demande et modèle.
Sous l’onglet Formulaires de demande , sélectionnez Nouveau. Le générateur nouveau formulaire de demande s’ouvre.
Entrez les détails de base du formulaire, notamment un nom, une description et un ou plusieurs contacts, propriétaires de la demande provenant du formulaire d’admission.
Dans Contact de confidentialité de l’entreprise, entrez l’adresse e-mail du contact de confidentialité de votre organization.
Dans Déclaration de confidentialité de l’entreprise, entrez l’URL sécurisée de la déclaration de confidentialité de votre organization. L’URL doit commencer par https://. Sélectionnez ensuite Suivant.
Dans Dispositions, sélectionnez le modèle de consentement du formulaire d’admission, puis sélectionnez Suivant.
Dans Propriétés de disposition, entrez le nom de la société et une URL vers le logo. L’URL doit commencer par https://.
Dans Questionnaire, nous fournissons des suggestions de questions pour le formulaire. Vous pouvez personnaliser les questions et décider s’il faut les rendre obligatoires. Utilisez le menu déroulant Nouveau pour ajouter d’autres questions afin d’identifier la personne concernée dans vos données ; par exemple, numéro de téléphone ou date de naissance. Sélectionnez Classification pour ajouter une question afin de fournir les classifications ou les types d’informations sensibles présents dans le Mappage de données Microsoft Purview (consultez la liste des classifications prises en charge). Sélectionnez ensuite Suivant.
Dans la deuxième page Questionnaire , entrez le texte des sections Introduction et Conclusion , et le texte pour le bouton d’envoi. Sélectionnez ensuite Suivant.
Dans Réussite de la soumission, entrez le texte qu’un formateur de formulaire verra lorsque son formulaire a été correctement envoyé, puis sélectionnez Suivant.
Dans Échec de la soumission, entrez le texte qu’un formateur de formulaire verra quand son formulaire n’a pas pu être envoyé. L’émetteur devra resser ses informations sur le formulaire et les soumettre à nouveau.
Dans Aperçu, passez en revue votre formulaire et apportez des modifications en sélectionnant Précédent et en revenant à l’étape nécessaire. Lorsque vous êtes satisfait, sélectionnez Terminer.

Le générateur de formulaires se ferme et vous arrivez à la page de détails du formulaire que vous avez créé. L’étape suivante consiste à marquer la demande comme terminée en sélectionnant Marquer comme terminée dans le coin supérieur droit. Un formulaire de demande doit avoir un status Complet avant de pouvoir être associé à un modèle et utilisé pour collecter les demandes de droits de l’objet.

L’étape suivante consiste à définir l’étendue du traitement du formulaire de demande publique dans le organization. Pour ce faire, utilisez des modèles.

Étapes suivantes

Découvrez comment créer et gérer des demandes.

Exclusion de responsabilité légale

Microsoft Priva exclusion de responsabilité légale

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