Guide de l’implémentation de Project Online : les principes du succès

Résumé: Cet article fournit aux administrateurs et aux organisations les principales considérations à prendre en compte lors de l’implémentation d’un système de gestion de projet, tel que Project Online.

S’applique à : Project Online

Introduction

De nos jours, il y a une immense pression sur les entreprises pour qu’elles soient les plus compétitives et qu’elles apportent de la valeur à leurs parties prenantes. en étant les plus efficaces et les plus axés sur la valeur dans tout ce qu’ils font, y compris leurs processus et projets.

Toutefois, pour favoriser ces gains d’efficacité et prendre des décisions basées sur les insights concernant les processus et les personnes, les organisations ont besoin d’un accès rapide aux informations sur les projets et le travail en cours d’exécution. C’est là qu’un système de gestion de projet comme Project Online entre en jeu. Fidèle à l’axiome « Ce qui est mesuré, peut être géré », un système de gestion de projet fournit des outils aux organisations qui tentent de passer d’une gestion de projet ad hoc à un processus de prise de décision plus piloté par les données.

Le défi

Bien que la nécessité d’un système de gestion de projet soit facilement justifiée, la mise en œuvre de celui-ci peut ne pas être tout à fait aussi simple. Beaucoup ne réalisent pas que la mise en œuvre d’un système de gestion de projet est essentiellement un changement de comportement fondamental pour les personnes impliquées, ce qui est une entreprise importante. Il existe plusieurs facteurs qui influencent le succès d’une telle implémentation, comme un système robuste, la gestion des changements ou la formation, entre autres choses.

Comme le réalise toute personne qui a mis en œuvre un changement de système important, il ne s’agit pas des outils eux-mêmes, mais des personnes qui utilisent ces outils et systèmes qui doivent être gérés dans le cadre du projet. Comment procéder à l’implémentation d’un système de gestion de projet ? Comment garantir la réussite de l’implémentation ?

Ce document tente de présenter des instructions pas à pas pour l’implémentation d’un système de gestion de projet, afin que les utilisateurs et les organisations qui le tentent aient une recette à suivre.

Préparation de l’implémentation

L’organisation doit prendre en compte un certain nombre de considérations avant l’implémentation réelle d’un système de gestion de projet comme Project Online.

1 : Établir le vrai « POURQUOI ? »

L’un des aspects les plus critiques de l’implémentation d’un système de gestion de projet est la partie de pré-implémentation du projet. À l’instar de tout autre projet, avant de se lancer dans la mise en œuvre d’un système de gestion de projet, il est logique d’évaluer les besoins fondamentaux et d’établir le pourquoi d’une telle initiative.

Plusieurs fois, un besoin de système de gestion de projet est identifié comme conséquence de l’échec d’une autre initiative. Par exemple, un cadre peut souhaiter obtenir un rapport de tous les projets sur lequel travaillent les ressources de son organisation, et si les données ne sont pas stockées dans un référentiel centralisé, il peut être très difficile de les fournir. De même, une organisation pourrait essayer de planifier son portefeuille de projets de l’année prochaine, et sans système, cela pourrait entraîner le chaos.

Toutefois, la chose essentielle à retenir est qu’il est important d’identifier le véritable « pourquoi » dans ces scénarios et d’évaluer si un système de gestion de projet centralisé pourrait vraiment aider le cas. Sans véritable problème à résoudre, l’implémentation n’a pas d’arrière-plan sur lequel se tenir.

Voici quelques exemples de thèmes courants pour l’implémentation de Project Online :

• Manque de visibilité sur le travail global du projet au sein des équipes.
• Gestion des ressources inter-organisations.
• Gestion du budget et du portefeuille

2 : Identifier les exigences de TOUTES les parties prenantes

Une fois que la raison principale de l’implémentation d’un système de gestion de projet a été identifiée, vous devez ensuite découvrir les besoins des différentes parties prenantes.

Comme nous l’avons vu précédemment, un système de gestion de projet est différent des autres implémentations de système, car il apporte des changements fondamentaux à un grand groupe de l’organisation. Bien que la nécessité d’implémenter un système de gestion de projet que j’ai provient d’utilisateurs avec un point critique, il est important d’impliquer les autres parties prenantes clés comme les responsables de projet, les gestionnaires de ressources, les membres de l’équipe, etc.

Chacun de ces groupes de parties prenantes sera affecté d’une manière différente dans le cadre de la mise en œuvre d’un système de gestion de projet. Il est donc important de comprendre l’impact, de l’analyser et de s’entendre sur un résultat souhaitable pour chacune des parties.

3 : Identifier l’état actuel

Souvent, le simple fait qu’une organisation ne dispose pas d’un système de gestion de projet centralisé ne signifie pas nécessairement qu’elle n’a pas du tout de pratique de gestion de projet. Il pourrait y avoir plusieurs processus et procédures en place qui pourraient constituer un excellent tremplin pour la mise en œuvre s’ils sont utilisés de manière appropriée.

L’étape suivante de ce parcours consiste donc à identifier l’état actuel et la maturité de la gestion de projet. Cet exercice doit répondre à des questions telles que :

• Quels sont les processus actuels qui fonctionnent bien et ce qui ne fonctionne pas bien.
• Quels sont les processus qui seront répliqués dans le système de gestion de projet ?
• Quels sont les processus ou les parties des processus qui sont des connaissances tribales et qui devront être définis plus en détail?
• Quels sont les processus qui se prêtent à une normalisation et une définition plus poussées ?

4 : Définir l’état futur

Dans la continuité de l’étape précédente, il est important de définir les processus futurs de vos fonctions de gestion de projet et les processus associés. Par exemple :

• Comment les projets seront-ils lancés ?
• Qu’est-ce qui constitue un projet ?
• Le travail de projet et non-projet sera-t-il modélisé dans le système de gestion de projet ?
• Comment les ressources seront-elles allouées aux projets ? Des approbations seront-elles requises pour l’allocation des ressources ?

Cela vous permettra de définir les processus et les méthodologies qui seront modélisés dans le système de gestion de projet. Il peut y avoir des scénarios où il n’existe pas de processus pour accomplir une fonction spécifique.

Dans ces scénarios, il est très important de définir d’abord le processus sans prendre en compte l’outil ou le système proprement dit, puis de déterminer comment le faire fonctionner au sein du système.

Définir la réussite

Définissez à quoi ressemblera le succès du système de gestion de projet et décrivez clairement le résultat idéal. Sans ligne de base pour la mesure, vous n’aurez aucun moyen d’évaluer votre projet.

5 : Déterminer la propriété du système de gestion de projet

Une erreur courante qui est commise lors de l’implémentation d’un système de gestion de projet est qu’il n’est pas clairement défini qui sera propriétaire de l’outil. Il est important de comprendre qu’un système de gestion de projet n’est pas seulement un outil informatique. Il est fortement suggéré qu’une partie de l’entreprise détient les processus et les normes mis en œuvre dans le système de gestion de projet. Dans les organisations où un bureau de gestion de projet (PMO) officiel existe, il est généralement supposé que cela relève de la responsabilité d’un PMO.

Avez-vous besoin d’un bureau de gestion de projets centralisé ?

Un bureau de gestion de projet est une équipe au sein d’une organisation qui a la responsabilité de définir et de gérer les normes de gestion de projet au sein de cette organisation. L’objectif d’un PMO est d’assurer la livraison de valeur par le biais de projets en simplifiant leur exécution.

Généralement et de façon inexacte, l’implémentation d’un système de gestion de projet est couplée à un PMO. De plus, le groupe qui dirige la mise en œuvre du système de gestion de projet devient une sorte de PMO. Toutefois, la mise en œuvre d’un système de gestion de projet ne signifie pas nécessairement qu’un PMO est établi et garantit le succès des projets.

Il est important de se poser la question : votre organisation a-t-elle vraiment besoin d’un PMO ? En général, avoir un organisme central responsable de la pratique de gestion de projet et de l’outil du système de gestion de projet s’avère utile pour maintenir la cohérence et favoriser l’adoption, mais il s’agit d’une décision différente pour chaque organisation.

En outre, il existe plusieurs types de PMO, que les organisations peuvent choisir en fonction des projets et de la culture de l’organisation.

La taille de l’organisation joue également un rôle dans la décision d’établir un PMO. Bien qu’un PMO officiel soit souhaitable, la plupart des petites et moyennes entreprises n’ont pas de PMO. Ils ont généralement un décideur ou un petit groupe qui remplit une fonction similaire. L’accent est mis sur la définition et le maintien des normes en matière de gestion de projet, sans nécessairement avoir un groupe étiqueté PMO.

6 : Hiérarchiser les exigences

Comme pour tout autre projet, la mise en œuvre d’un système de gestion de projet nécessite une identification et une hiérarchisation appropriées de l’étendue. Une erreur courante que les organisations font à cette étape est d’essayer de tout faire, ce qui ne constitue pas une bonne approche. Les organisations doivent chercher à résoudre le seul point de douleur le plus critique identifié dans les étapes précédentes, gagner des gains précoces, puis commencer à ajouter d’autres fonctionnalités dans les phases ultérieures.

• Il est recommandé de considérer ces exigences comme des blocs LEGO, où les exigences s’appuient les unes sur les autres. Sans une plate-forme de base forte, cela va s’effondrer.
• Identifiez les exigences critiques et les éléments nécessaires pour activer cette exigence. Par exemple, pour permettre une gestion précise des ressources, il est impératif que vous disposiez d’un processus bien défini de création et de gestion du cycle de vie des projets, d’un processus bien défini pour mesurer la capacité des ressources et d’allouer en fonction de ces projets. Il existe plusieurs façons de créer ces fonctionnalités, et l’organisation doit choisir l’approche qui convient à sa culture et à ses besoins. Par exemple, certaines organisations sont habituées à utiliser des feuilles de temps pour suivre le travail, mais la même chose n’est pas bien reçue dans d’autres organisations.
• Une fois que toutes les exigences ont été identifiées et filtrées pour les exigences critiques, hiérarchisez-les en fonction de la valeur qu’elles fournissent.
• Identifiez les critères d’acceptation pour chacune de ces exigences et définissez ce qui correspond à la réussite de chacune d’elles.
• Enfin, essayez de quantifier les avantages obtenus si chacune des exigences est remplie.

7 : Identifier les parties prenantes et l’équipe principale pour l’implémentation

Une fois que vous avez identifié l’étendue de l’implémentation, identifiez vos partenaires dans cette initiative. Une équipe d’implémentation de système de gestion de projet classique ressemble à ceci.

Sponsors

Vous aurez besoin d’un parrainage fort pour votre projet de haut en bas. Identifiez les commanditaires qui vous soutiendront et qui ont suffisamment d’influence pour éliminer les obstacles que vous rencontrez.

Équipe principale

Il s’agirait de l’équipe de projet réelle qui effectuerait le travail pratique dans le projet de mise en œuvre d’un système de gestion de projet.

Équipe de référence

Étant donné que vous ne pouvez pas prendre toutes les décisions vous-même, ni accéder à tous vos utilisateurs chaque fois que vous avez besoin de commentaires, vous aurez besoin d’une équipe d’utilisateurs qui fournissent des conseils sur différents processus. Il peut s’agir de votre « groupe de commentaires rapides ».

8 : Définir une chronologie pour l’implémentation

Il est ironique que la plupart des projets de mise en œuvre d’un système de gestion de projet n’aient pas de calendrier de projet eux-mêmes. Il s’agit généralement de l’une des principales raisons pour lesquelles ces implémentations sont hors des rails. Veillez à développer une chronologie de projet claire pour l’implémentation avec des livrables clairs.

9 : Développer un plan de gestion du changement

Comme nous l’avons vu précédemment, un système de gestion de projet a un impact sur presque toutes les parties de l’organisation à différents niveaux. Cela nécessite un effort conjoint de gestion du changement pour s’assurer que l’organisation accepte le changement.

Un plan clair pour gérer le changement doit être établi bien avant le début de l’implémentation. Un bon plan de gestion du changement comprend la sensibilisation à l’initiative, les efforts visant à accroître le désir des participants d’apprendre et d’adopter le système, ainsi que suffisamment de connaissances et de formation pour soutenir le changement.

Pendant l’implémentation

Maintenant que le travail de terrain avant le début de l’implémentation est terminé, il est temps de démarrer l’exécution. Les éléments suivants fournissent des instructions sur la façon de procéder à l’implémentation.

1 : Le gérer comme un projet

Comme nous l’avons vu précédemment, l’implémentation d’un système de gestion de projet est semblable à tout autre projet. Une fois vos livrables définis, surveillez activement la réalisation des livrables en temps voulu.

2: Ne pas le laisser sombrer

Traditionnellement, l’implémentation moyenne d’un système de gestion de projet prend six mois à un an. Cela est dû au fait qu’un système de gestion de projet a toujours été considéré comme une série interconnectée de fonctionnalités et il est supposé qu’une fonctionnalité ne peut pas être fournie sans une autre. À l’ère des projets Agile, il s’agit d’une recette de catastrophe, et plus encore dans le cas d’un système de gestion de projet.

Essayez de diviser votre implémentation en packages de travail facilement livrables et de les fournir rapidement. Par exemple, supposons que l’un de vos livrables consiste à permettre à vos projets de passer par un workflow d’approbation. Dans ce cas, vous devez activer une instance Project Online, puis activer la fonctionnalité Création de projet à l’étape suivante. Vous créez ensuite un flux de travail d’approbation pour les projets sous la forme d’un livrable distinct, au lieu d’essayer de fournir toutes les fonctionnalités en même temps.

Cela vous permettra non seulement de marquer des victoires rapides, mais aussi de tester et de fournir des commentaires avant que l’implémentation ne soit trop éloignée des pistes. Cela alimentera l’appétit pour les utilisateurs, et validera également les hypothèses de conception et donnera une chance de les corriger.

3 : Ne pas concevoir pour les exceptions

Un piège courant dans lequel la plupart des implémentations de système de gestion de projet tombent est de passer beaucoup de temps à concevoir des scénarios qui sont plus une exception qu’un scénario standard. Cela fait non seulement perdre du temps et des ressources, mais fausse également l’implémentation en quelque chose qui ne satisfait pas le public principal.

Il est important de reconnaître qu’aucun outil ne peut répondre à 100 % des scénarios, et le meilleur choix consiste à choisir des solutions qui résolvent celles qui sont les plus critiques.

Une autre perspective serait la « paralysie de l’analyse ». L’indécisivité tue l’élan d’un projet. Il est important de disposer d’une équipe forte et d’un sponsor capables de prendre des décisions rapides avec suffisamment de données.

4 : Restez simple

Comme mentionné précédemment, il est tentant d’ouvrir les portes à un nouveau système de gestion de projet de marque, et de transformer chaque fonctionnalité et fonctionnalité sur et impressionner les utilisateurs. Toutefois, cette approche n’impressionne pas les utilisateurs, mais les surcharge. Personnes ne pouvez pas gérer trop de changements en une seule fois. Dans ce contexte, commencez par simplifier les choses. Vous pouvez toujours ajouter des fonctionnalités supplémentaires ultérieurement une fois que les utilisateurs se sont habitués au système.

5 : Données mesurables

L’une des principales raisons pour lesquelles un système de gestion de projet est implémenté est la possibilité de créer des rapports et la visibilité associée. Toutefois, pour générer des rapports et des tableaux de bord significatifs qui peuvent entraîner une prise de décision pilotée par les insights, il est important de réfléchir aux rapports pendant la création du système de gestion de projet. Dans de nombreux cas, les rapports font l’objet d’une analyse ultérieure, ce qui non seulement sape l’impact d’un système de gestion de projet, mais supprime également le « facteur wow ».

6 : Planifier la formation

On ne peut pas en dire assez sur le temps nécessaire à l’élaboration d’un plan de formation solide pour les utilisateurs. Il est important de se rendre compte que les gens apprennent de différentes façons, alors élaborez un plan de formation qui comprend du matériel écrit, vidéo, audio et en face à face.

En outre, la plupart des manuels de formation se concentrent uniquement sur les « tâches à faire » techniques dans l’outil, et ignorent des éléments tels que l’explication de la nécessité d’une certaine approbation ou la raison pour laquelle un membre de l’équipe doit mettre à jour ses tâches. Il est de la plus haute importance que le matériel de formation ne couvre pas seulement la procédure, mais qu’il mette également le temps d’expliquer les avantages de faire les choses d’une certaine façon.

Post-implémentation

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