Introduction à la collaboration de fichiers dans Microsoft 365, optimisée par SharePoint

Tirez-vous le meilleur parti de la collaboration de fichiers dans Microsoft 365, ou vos utilisateurs stockent-ils toujours des fichiers localement ou sur des partages de fichiers réseau et les envoient-ils par e-mail ? Vous payez peut-être pour un autre service de stockage cloud et ne tirez pas parti de l’espace que vous obtenez avec votre abonnement Microsoft 365. Cet article décrit les avantages et les fonctionnalités clés de la collaboration de fichiers dans Microsoft 365. Il décrit également les étapes à suivre pour planifier et adopter la collaboration de fichiers Microsoft 365 dans votre organisation.

Les fonctionnalités de collaboration de fichiers dans Microsoft 365 sont à votre disposition, quelle que soit la taille de votre organisation. Si vous disposez d’une petite organisation, chaque utilisateur peut stocker ses fichiers dans sa bibliothèque individuelle dans OneDrive et vous ne souhaiterez peut-être qu’une seule équipe dans Microsoft Teams pour tous les membres de l’organisation.

Pourquoi utiliser le stockage de fichiers cloud Microsoft 365 ?

En tirant pleinement parti du stockage de fichiers basé sur SharePoint dans Microsoft 365, vous pouvez éviter d’acheter du stockage cloud auprès d’autres fournisseurs et profiter des avantages suivants :

Icône de fichier avec indicateur de disponibilité Accès aux fichiers en tout lieu

Icône d’un complexe de bureaux Sécurité de niveau entreprise

Icône de partage global Sécuriser le partage en dehors de l’organisation

Icône de collaboration Collaboration en temps réel et contrôle de version des fichiers

Icône de fichier avec loupe Intelligence qui permet aux utilisateurs de découvrir des fichiers

Accès en tout lieu

Lorsque les utilisateurs conservent des fichiers sur leur appareil local ou sur un partage réseau, ils n’ont pas de chance lorsqu’ils n’ont pas l’appareil avec eux ou qu’ils n’ont pas de connexion à votre réseau. Si un événement se produit sur l’appareil d’un utilisateur, les données peuvent ne pas être récupérables. Si l’appareil d’un utilisateur est mis à niveau, les données locales doivent être migrées. En stockant des fichiers dans le cloud, les utilisateurs peuvent y accéder à partir de tous leurs appareils, tels que leur téléphone et leur ordinateur personnel (selon ce que vous autorisez). Ils peuvent même accéder aux fichiers d’un navigateur à partir d’autres appareils auxquels ils font confiance. Par exemple, si deux collègues se rendent sur un site client et qu’un de leurs deux ordinateurs portables est à court de batterie, ils peuvent tous deux accéder à tous leurs fichiers en se connectant à portal.office.com sur l’autre ordinateur portable. Obtenez l’application mobile SharePoint.

Notes

Si vous êtes préoccupé par les utilisateurs qui se connectent à partir de bornes ou d’autres appareils partagés et non gérés, vous pouvez activer la déconnexion de session inactive.

Accès aux bibliothèques via l’application mobile OneDrive

Sécurité de niveau entreprise

Les fichiers stockés dans des emplacements de stockage basés sur SharePoint dans Microsoft 365 sont chiffrés en transit et au repos. (Vous pouvez chiffrer des fichiers à l’aide de votre propre clé si vous le souhaitez.) Les fichiers sont également analysés à la recherche de virus. En tant qu’administrateur, vous pouvez utiliser des outils dans Microsoft 365 pour sécuriser et surveiller davantage les fichiers dans le cloud Microsoft :

Planifier ces fonctionnalités

Sécuriser le partage en dehors de l’organisation

SharePoint alimente le partage de fichiers sécurisé dans Microsoft 365. Vous pouvez spécifier si vous souhaitez que des personnes extérieures à l’organisation puissent accéder aux fichiers sans s’authentifier (en vous connectant ou en fournissant un code de vérification). Vous pouvez même bloquer complètement le partage externe. Nous vous recommandons d’utiliser l’option de partage la plus permissive possible pour chaque ensemble de contenus. Si vous restreignez fortement le partage et que cela bloque la productivité des utilisateurs, les utilisateurs trouveront généralement d’autres façons de collaborer qui vous fourniront moins de supervision et de contrôle. Pour plus d’informations, consultez Partage de contrôle.

Capture d’écran de la boîte de dialogue de partage montrant un lien de partage pour les personnes au sein de l’organisation.

Collaboration en temps réel et gestion des versions

Lorsque les utilisateurs stockent des fichiers Office dans le cloud Microsoft 365, ils peuvent éviter de gérer les modifications apportées à différentes copies de fichiers. Au lieu de cela, ils peuvent collaborer sur une seule version à l’aide des applications de bureau ou des versions web d’Office. Les utilisateurs n’ont même pas besoin d’installer les applications de bureau Office pour modifier les fichiers Office. En savoir plus sur la collaboration et la co-création de documents. Lorsque plusieurs utilisateurs modifient un fichier Office en même temps, une notification leur indique que d’autres personnes travaillent dans le fichier et qu’elles peuvent voir où d’autres personnes travaillent dans le fichier.

Word Online vous montre où d’autres auteurs travaillent dans le document

L’historique des versions est également activé par défaut, de sorte que les utilisateurs peuvent afficher les modifications antérieures et restaurer si nécessaire. En savoir plus sur l’utilisation de l’historique des versions.

Boîte de dialogue Historique des versions avec 3 versions.

Intelligence qui permet aux utilisateurs de découvrir des fichiers

Lorsque les utilisateurs de l’organisation stockent régulièrement des fichiers dans le cloud Microsoft 365, ils peuvent rapidement trouver des fichiers récents et d’autres fichiers susceptibles d’être intéressants. Par exemple, ils peuvent découvrir les fichiers sur lesquels travaillent des collègues ou des collaborateurs fréquents. Plus d’informations

Le graphe Office collecte et analyse les signaux pour afficher le contenu pertinent

Principales fonctionnalités

La plupart des fonctionnalités de collaboration de fichiers dans Microsoft 365 sont disponibles, quel que soit le type d’abonnement ou la taille de votre organisation.

  • Outils de migration

  • Pièces jointes intelligentes

  • Un hub pour le travail d’équipe : Microsoft Teams

  • Accès à tous les fichiers dans OneDrive

  • Synchronisation pour l’accès hors connexion

  • Intégration à Microsoft Office

  • Canaux privés et partagés dans Teams

  • Audit et rapports

  • Hybride

  • Multi-Géo

Un hub pour le travail d’équipe : Microsoft Teams

Dans le passé, les utilisateurs devaient souvent basculer d’un outil à l’autre pour collaborer. Par exemple, les utilisateurs écrivent un document dans Word. Ensuite, ils basculent vers Outlook pour partager le document en tant que pièce jointe. Ou ils ouvriraient un navigateur pour charger le document sur un site SharePoint. Dans Microsoft 365, les utilisateurs peuvent utiliser Teams pour discuter, passer des appels et tenir des réunions en ligne. Ils n’ont pas à quitter Teams pour afficher et même modifier les fichiers qu’ils partagent. En savoir plus.

La bibliothèque de fichiers vous permet de collaborer sur des fichiers avec votre équipe

Notes

Lorsqu’un utilisateur attache un fichier à une conversation, il est automatiquement chargé dans la bibliothèque individuelle de l’utilisateur dans OneDrive. Lorsqu’un utilisateur attache un fichier à un canal Teams, il est automatiquement chargé dans la bibliothèque de cette équipe. Les fichiers partagés avec des groupes Yammer sont désormais également enregistrés dans SharePoint.

Accès à tous les fichiers dans OneDrive

Lorsque vos utilisateurs utilisent OneDrive, ils peuvent accéder à leurs fichiers SharePoint ou Microsoft Teams sur le web ou dans l’application mobile sans quitter OneDrive. Si vous souhaitez en savoir plus

Étant donné que les bibliothèques individuelles dans OneDrive sont alimentées par SharePoint, les utilisateurs peuvent facilement déplacer des fichiers entre des emplacements. Par exemple, si un utilisateur rédige un fichier dans sa bibliothèque individuelle dans OneDrive et souhaite plus tard qu’une équipe soit propriétaire du fichier, l’utilisateur peut simplement déplacer le fichier vers la bibliothèque de l’équipe.

Capture d’écran d’une liste de sites SharePoint sur le site web OneDrive.

Synchroniser pour l’accès hors connexion

Avec l’application de synchronisation OneDrive, les utilisateurs peuvent synchroniser des fichiers entre leur ordinateur et le cloud Microsoft 365. Lorsque les utilisateurs ajoutent, modifient ou suppriment un fichier ou un dossier localement, le fichier ou le dossier est ajouté, modifié ou supprimé dans le cloud, et inversement. Les utilisateurs peuvent travailler avec des fichiers synchronisés directement dans l’Explorateur de fichiers et les applications qu’ils utilisent. Chaque fois que l’utilisateur est en ligne, toutes les modifications qu’il ou d’autres utilisateurs apportent sont synchronisées automatiquement. Avec Les fichiers à la demande (disponibles avec Windows 10 et Mac), les utilisateurs peuvent facilement parcourir et organiser des fichiers dans OneDrive et SharePoint à l’aide de l’Explorateur de fichiers ou du Finder, mais les fichiers ne prennent pas de place sur l’ordinateur local. En savoir plus sur les fichiers à la demande.

Capture d’écran montrant les dossiers de synchronisation pour OneDrive et les sites.

Pièces jointes modernes dans Outlook

Si vos utilisateurs sont habitués à partager des fichiers en tant que pièces jointes dans Outlook, ils peuvent utiliser les mêmes étapes qu’ils connaissent pour partager un lien vers un fichier au lieu d’envoyer une copie par e-mail. Dans Outlook, les utilisateurs peuvent même modifier l’autorisation qu’ils accordent au destinataire. En savoir plus sur l’attachement de fichiers.

Les options modifier l’autorisation incluent les destinataires peuvent modifier et les destinataires peuvent afficher

Intégrer à Microsoft Office

Dans les applications Office, les utilisateurs peuvent facilement ouvrir des fichiers enregistrés dans le cloud Microsoft et enregistrer des documents dans OneDrive. En savoir plus. Lorsque les utilisateurs commentent un document Office et utilisent le signe avec le @ nom d’une personne, la personne mentionnée reçoit un courrier avec un lien vers le commentaire. Elle peut alors cliquer sur le lien pour accéder au document et à la conversation.

Un contact mentionné dans un commentaire

Canaux privés et partagés dans Teams

Teams dispose d’espaces de travail pour la conversation et la collaboration de fichiers appelés canaux. Bien que les canaux standard incluent tous les membres de l’équipe, les canaux privés vous permettent de collaborer avec un sous-ensemble de membres de l’équipe et les canaux partagés vous permettent de collaborer avec des personnes extérieures à l’équipe. Tous les types de canaux vous permettent de collaborer avec des personnes extérieures à votre organisation. Chaque canal privé et partagé possède son propre site SharePoint pour le stockage et la collaboration de fichiers.

Outils de migration

Vous pouvez choisir une ou plusieurs des options suivantes, en fonction du nombre et de l’emplacement des fichiers que vous souhaitez migrer.

  • Gestionnaire de migration. Copiez des partages de fichiers ou du contenu d’autres fournisseurs de cloud vers Microsoft 365. En savoir plus sur la migration de contenu vers Microsoft 365.

  • Outil de migration SharePoint. Pour migrer des sites et du contenu SharePoint Server, vous pouvez utiliser l’outil de migration SharePoint. Pour plus d’informations, consultez Vue d’ensemble de l’outil de migration SharePoint.

  • Déplacement de dossier connu. Si vos utilisateurs enregistrent la plupart de leurs fichiers dans leurs dossiers Bureau, Documents et Images, vous pouvez les déplacer en toute transparence vers OneDrive à l’aide du déplacement de dossier connu afin que les utilisateurs puissent continuer à travailler aux emplacements auxquels ils sont habitués.
    Activation de la protection sur le dossier Bureau, Images et Documents d’un utilisateur dans OneDrive

  • Avantage de la migration FastTrack. FastTrack vous fournit un ensemble de bonnes pratiques, d’outils, de ressources et d’experts. Les conseils incluent la migration de contenu à partir de partages de fichiers, d’environnements sources Box ou Google Drive, et l’introduction de fonctionnalités au rythme qui vous convient. L’avantage de migration de données FastTrack effectuera également des activités de migration de données spécifiques en votre nom si vous disposez de 500 licences ou plus. Pour plus d’informations, consultez la vue d’ensemble des avantages du Centre FastTrack. Pour commencer, accédez à FastTrack.Microsoft.Com, passez en revue les ressources et envoyez une demande d’assistance.

Hybride

Si votre organisation utilise SharePoint Server, la configuration d’un environnement hybride peut vous aider à passer au cloud à votre propre rythme. Les fonctionnalités hybrides vous permettent de lier les deux environnements de différentes façons pour rendre une expérience utilisateur plus transparente. Vous pouvez consolider les résultats de recherche entre SharePoint Server et Microsoft 365, consolider les profils utilisateur dans Microsoft 365 et migrer le stockage individuel de vos utilisateurs vers OneDrive. Commencez à explorer l’hybride.

Audit et rapports

Dans le Centre d’administration SharePoint, vous pouvez voir les rapports d’activité et d’utilisation SharePoint, puis accéder au Centre d’administration Microsoft 365 pour plus d’informations.

Écrans de création de rapports dans le Centre d’administration SharePoint

Multi-Géo

Si vous êtes une organisation multinationale avec des exigences de résidence des données, vous pouvez utiliser multigéographique dans Microsoft 365 pour spécifier où les fichiers sont stockés. Pour plus d’informations, consultez Fonctionnalités multigéographiques dans OneDrive et SharePoint dans Microsoft 365.

Recherche Microsoft permet aux utilisateurs de trouver des fichiers dans des sites SharePoint modernes et à partir de la page de démarrage SharePoint, Office.com, Bing, etc. En savoir plus sur l’expérience de recherche moderne dans SharePoint.

Options de gestion

En tant qu’administrateur général ou SharePoint de votre organisation, vous disposez de deux options pour gérer les sites et les paramètres SharePoint :

  • Centre d’administration SharePoint. Dans le Centre d’administration SharePoint, vous pouvez créer et supprimer des sites, gérer les paramètres de site et gérer les paramètres au niveau de l’organisation pour SharePoint et OneDrive. La page Sites actifs du Centre d’administration SharePoint vous permet d’afficher les sites SharePoint de votre organisation, notamment les sites de communication, les sites de canaux privés et partagés Teams et les sites qui appartiennent à des groupes Microsoft 365. Elle vous permet également de trier et de filtrer les sites, de rechercher un site en particulier et d’en créer de nouveaux. Prise en main du Centre d’administration SharePoint.

    Page Sites actifs dans le Centre d’administration SharePoint

  • Microsoft PowerShell. SharePoint Online Management Shell est un module PowerShell qui vous permet d’exécuter des opérations en ligne de commande. Il rend l’exécution des opérations par lots plus efficace et est la seule façon d’effectuer certaines tâches de gestion dans SharePoint et OneDrive. Prise en main de SharePoint Online Management Shell.

Conditions préalables

Achetez et attribuez des licences. SharePoint est fourni avec les plans Microsoft 365 et Office 365. Il s’agit également d’un plan autonome. Pour plus d’informations sur les fonctionnalités disponibles dans chaque plan, consultez la description du service SharePoint. Certaines fonctionnalités de sécurité, telles qu’Azure Information Protection, nécessitent un plan E3 ou E5. Cloud App Security, Advanced Threat Protection, Customer Lockbox, Customer Key, eDiscovery (Premium). Pour plus d’informations, consultez la description du service de plateforme Office 365.

Attribuez le rôle d’administrateur SharePoint. Les utilisateurs auxquels ce rôle est attribué ont accès au Centre d’administration SharePoint et peuvent modifier les paramètres SharePoint et OneDrive au niveau de l’organisation, créer et supprimer des sites, et modifier les propriétaires de sites et d’autres paramètres de site. En savoir plus sur le rôle d’administrateur SharePoint.

Estimer et tester votre bande passante réseau. Avant de déployer Microsoft 365 dans votre organisation, assurez-vous que votre réseau est configuré pour des performances optimales. Planification réseau et réglage des performances. Avant de déployer l’application de synchronisation, veillez à estimer également la bande passante dont les utilisateurs auront besoin pour la synchronisation.

Limites

Gérer les modifications de fonctionnalités

  • Pour en savoir plus sur les fonctionnalités bientôt disponibles, consultez la feuille de route Microsoft 365.

  • Pour rester au fait des dernières fonctionnalités de SharePoint déployées, reportez-vous au Centre de messages.

Planifier l’adoption des utilisateurs

L’adoption par l’utilisateur est importante pour la réussite globale de tout déploiement. Pour optimiser votre investissement, vous devez optimiser l’engagement de vos utilisateurs. Pour ce faire, commencez en vous concentrant sur trois facteurs de réussite critiques :

  • Les participants. Sécuriser la participation et le soutien de personnes clés au sein de votre organisation est essentiel pour assurer l’adoption par les utilisateurs. Ce support peut provenir de dirigeants d’entreprise, de responsables informatiques ou de toute autre personne ayant un intérêt direct à voir la collaboration de fichiers Microsoft 365 réussir dans votre organisation. Il est important d’avoir à la fois le soutien des dirigeants ou des chefs d’entreprise et des champions du produit pour aider à transmettre les connaissances à leurs pairs. Que vous déléguiez formellement le rôle de champion du produit ou que vous laissiez cette position se créer de façon organique, ces champions sont essentiels pour l’adoption des outils par les utilisateurs. Des études ont montré que les gens préfèrent apprendre d’un collègue que d’un employé informatique. Pour plus d’informations sur l’identification des parties prenantes clés, consultez le guide Identifier les parties prenantes clés. Pour plus d’informations sur la création d’une Communauté de champions durable, voir Mettre en place un programme de champions.

  • Les scénarios. Identifiez et définissez vos scénarios métier et comment ces scénarios s’alignent sur les avantages de la collaboration de fichiers dans Microsoft 365. Travailler avec vos principales parties prenantes pour identifier les objectifs des scénarios d’entreprise, et faites correspondre ces objectifs et les scénarios d’utilisation. Par exemple, un objectif commercial peut-être d’optimiser la productivité des utilisateurs ; un scénario d’utilisation clé vers ce but serait d’utiliser OneDrive pour accéder aux fichiers à partir d’appareils mobiles, PC et Mac. Pour plus d’aide sur ce processus, voir la Bibliothèque de productivité Office 365.

  • Présence et formation. Créer une présence via des campagnes de sensibilisation comme des annonces, des événements de lancement, des bulletins d’informations, des réunions communautaires, des concours et des cadeaux publicitaires est essentiel pour maximiser l’adoption des outils. En outre, donner aux utilisateurs des connaissances via des formations en classe et des guides en libre-service vous permet de leur donner envie d’utiliser OneDrive et Office 365. Pour plus d’informations sur la communication avec les utilisateurs et leur formation sur Office 365, voir le Planification du lancement d’Office 365 : Guide de communication et de formation.

De nombreuses ressources sont disponibles auprès de Microsoft pour vous aider à favoriser l’adoption utilisateur au sein de votre environnement de travail. Pour plus d’informations sur une stratégie recommandée d’adoption utilisateur de Microsoft 365, voir le Guide d’adoption de Microsoft 365 pour l’utilisateur final. Vous pouvez également contribuer à ou ajouter des commentaires liés à l’adoption des idées dans la communauté Driving Adoption Tech Community.

Configurer les paramètres

Pour préparer la collaboration de fichiers dans Microsoft 365, configurez les paramètres suivants.

Créer des sites

Lorsqu’un groupe Microsoft 365 est créé n’importe où dans Microsoft 365, un site SharePoint est automatiquement créé. Vous pouvez autoriser tous les utilisateurs à créer des groupes, uniquement certains utilisateurs, ou vous pouvez bloquer la création de groupes et les gérer de manière centralisée dans votre service informatique. Pour plus d’informations, consultez Gérer qui peut créer des groupes Office. Vous pouvez également utiliser une stratégie de nommage pour les groupes et définir une période d’expiration afin que les groupes qui ne sont plus utilisés soient supprimés. Pour plus d’informations, consultez Plan for governance in Microsoft 365 Groups. Si vous autorisez les utilisateurs à créer des groupes, vous pouvez également leur permettre de créer des sites d’équipe à partir de la page de démarrage SharePoint et de OneDrive et de gérer les paramètres de site par défaut. Pour plus d’informations, consultez Gérer la création de site.

Paramètres de création de site dans le Centre d’administration SharePoint

Partage

Pour configurer le partage externe dans votre organisation, vous devez vous assurer que les paramètres de plusieurs centres d’administration sont définis comme vous le souhaitez. Le partage avec des personnes extérieures à votre organisation est activé par défaut dans SharePoint, OneDrive et Teams. Collaborez avec des invités d’une équipe. Définissez le niveau de partage externe et le type de lien de partage par défaut.

Le partage avec des personnes extérieures à votre organisation dans des canaux partagés dans Teams nécessite une configuration supplémentaire. Pour plus d’informations, consultez Collaborer avec des participants externes dans un canal .

Niveaux d’autorisation de partage externe pour SharePoint et OneDrive

Sécurité

  • Concevez et déployez des étiquettes de rétention et des stratégies DLP pour protéger les fichiers sensibles et hautement confidentiels. Découvrir comment.

  • Bloquez ou limitez l’accès à partir d’appareils non gérés, déconnectez les utilisateurs inactifs sur des appareils non gérés ou autorisez l’accès à partir de plages d’adresses IP spécifiques uniquement. Pour plus d’informations sur la configuration des stratégies d’identité et d’accès aux appareils pour protéger le contenu, consultez les recommandations de stratégie pour la sécurisation des sites et fichiers SharePoint.

Paramètres de contrôle d’accès pour SharePoint

Stockage

Par défaut, le stockage de fichiers pour les sites d’équipe est géré automatiquement. Si vous préférez contrôler le stockage manuellement, consultez Gérer les limites de stockage de site. Pour plus d’informations sur la définition de l’espace de stockage par défaut pour des bibliothèques individuelles dans OneDrive, consultez Définir l’espace de stockage par défaut pour les utilisateurs de OneDrive. Pour plus d’informations sur la quantité de stockage fournie avec votre plan, consultez les limites de SharePoint.

Gérer les limites de stockage de site

Spécifier les bibliothèques de sites d’équipe à synchroniser automatiquement

Pour permettre aux utilisateurs d’accéder facilement aux fichiers de site d’équipe à partir de l’Explorateur de fichiers (car ils ont peut-être déjà accédé aux partages de fichiers réseau), vous pouvez spécifier des bibliothèques de sites d’équipe spécifiques à synchroniser automatiquement sur les ordinateurs de vos utilisateurs. Pour ce faire, utilisez l’objet de stratégie de groupe OneDrive « Configurer les bibliothèques de sites d’équipe pour qu’elles se synchronisent automatiquement ». Vos utilisateurs doivent exécuter Windows 10 et les fichiers OneDrive à la demande doivent être activés.