Confidentialité et accès aux données

Importante

Cet article concerne l’application Analyse du temps de travail héritée et ne reflète pas les fonctionnalités disponibles sur la plateforme Viva Insights mise à jour. Accédez à la documentation actuelle pour les insights avancés de Viva Insights ici : documentation des insights avancés.

Connaître les droits des employés est un élément clé pour garantir la réussite d’un programme utilisant Microsoft Viva Insights. Il est important de prendre en compte les lois et réglementations en constante évolution concernant les relations employeur-employé, la confidentialité, les données personnelles et les politiques de l’entreprise, avant d’utiliser les fonctionnalités web Viva Insights.

Viva Insights n’encode pas de stratégie spécifique. Au lieu de cela, il donne le contrôle aux administrateurs pour configurer le produit afin qu’il soit cohérent avec les lois, réglementations et stratégies d’entreprise applicables. Votre organization choisit les données à utiliser dans l’application.

Importante

Consultez vos équipes juridiques et ressources humaines avant d’activer Microsoft Viva Insights pour votre organization.

Vous décidez qui obtient pour voir quelles données

Les organisations décident qui a accès aux données Viva Insights. Les utilisateurs principaux doivent recevoir une formation appropriée en matière de confidentialité, dans les politiques de l’entreprise et dans d’autres domaines applicables, avant d’être autorisés à accéder aux données.

Les niveaux d’autorisation suivants permettent d’accéder aux données Viva Insights :

• Analyste (accès limité) a accès aux Insights organisationnels dans Microsoft Teams et Viva Insights avec des fonctionnalités d’analyse où la taille de groupe minimale est appliquée.
• L’analyste dispose d’un accès complet à toutes les fonctionnalités du produit, à l’exception des fonctionnalités d’administrateur.
• Le rôle Administrateur a accès aux fonctionnalités d’administrateur uniquement (telles que certains paramètres d’analyste et source de données dans Viva Insights).
• Le responsable de programme a accès à Viva Insights dans Teams et dans Viva Insights, où les responsables de programme peuvent également explorer les métriques dans les cas où la taille minimale du groupe est appliquée. Ils ont également accès aux plans dans Viva Insights et à ses pages Gérer et Suivre, où ils peuvent configurer des plans et suivre la progression des plans actifs ou terminés.
• Personnes les responsables qui respectent la taille minimale de l’équipe peuvent accéder aux Viva Insights dans Teams et dans Viva Insights via les paramètres du gestionnaire. Ils peuvent également explorer les métriques relatives à leur équipe spécifique et accéder aux plans dans Viva Insights, où ils peuvent configurer des plans et suivre la progression du plan.

Vous contrôlez les données que Viva Insights utilise

Vous avez un contrôle total sur les données utilisées et la façon dont elles sont utilisées dans Viva Insights. Viva Insights utilise le courrier électronique Microsoft 365, les métadonnées de calendrier et les données externes exportées à partir d’un système RH pour calculer le temps que les groupes au sein de votre organization passent dans les réunions, les e-mails, les appels et les conversations.

Viva Insights traite les données organisationnelles du système RH et les données de collaboration de Microsoft 365 pour fournir aux analystes un pool unifié de données à analyser.

Données de l’organisation

Les données organisationnelles sont des informations contextuelles sur vos employés (par exemple, la fonction, le niveau, l’emplacement) et peuvent provenir des ressources humaines, des systèmes d’information ou d’autres magasins de données métier. Viva Insights combine les métadonnées de messagerie, de calendrier, d’appel et de messagerie instantanée Microsoft 365 avec les données organisationnelles que vous choisissez d’utiliser. Avec ces données, elles fournissent des informations riches et exploitables sur les tendances de communication et de collaboration de votre entreprise pour vous aider à prendre des décisions commerciales plus efficaces.

Le jeu de données de l’organisation est combiné avec les métadonnées Microsoft 365 pour produire le jeu de données complet qui est analysé à des fins d’insights. Les jeux de données sont combinés à l’aide des adresses e-mail des utilisateurs, mais les adresses e-mail ne sont jamais affichées dans Viva Insights via des tableaux de bord ou des résultats de requête.

D’autres informations fournies dans le jeu de données de l’organisation sont exposées dans Viva Insights et dans Viva Insights. Veillez à ce que le jeu de données n’inclue pas de données personnelles (telles que l’ID d’employé). Pour plus d’informations, consultez Préparer des données organisationnelles.

Données de collaboration de Microsoft 365

Les métadonnées de messagerie, de calendrier, d’appel et de message instantané Microsoft 365 constituent la base de toutes les analyses dans Viva Insights. La première étape consiste donc à déterminer les utilisateurs que vous souhaitez inclure. Lorsque vous choisissez un utilisateur à inclure, Viva Insights utilise les informations suivantes sur les éléments de la boîte aux lettres et du calendrier de cet utilisateur :

item	Auteur	destinataire	subject	Chronologie	status	Lieu
email	sender	destinataires	ligne d’objet	heure d’envoi
Réunion	organizer	Invités	ligne d’objet	heure planifiée	status participants	emplacement planifié
Appel	organizer	Invités		heure planifiée, heure de jointure de l’appel, durée de l’appel	status d’appel/de jointure
conversation	expéditeur de messagerie instantanée initiale	destinataires		Heure d’envoi de la messagerie instantanée

Importante

Les pièces jointes et le texte dans le corps des e-mails et des réunions ne sont jamais utilisés par Viva Insights. De plus, les e-mails et les réunions gérés par des droits, confidentiels et privés sont totalement exclus.