Télécharger données organisationnelles (premier chargement)

Les administrateurs doivent d’abord charger (importer) des données organisationnelles avant de pouvoir analyser des insights sur votre entreprise dans l’application Advanced Insights disponible avec Recommandations Microsoft Viva. Effectuez les étapes suivantes après la préparation des données, comme décrit dans Préparer les données organisationnelles.

Important

Utilisez les étapes suivantes uniquement si c’est la première fois que vous chargez des données d’organisation. S’il ne s’agit pas de votre premier chargement, consultez Télécharger données d’organisation (chargements ultérieurs) pour mettre à jour les données précédemment chargées.

Importer des tâches

La tâche d’importation de données organisationnelles comprend trois parties :

  1. File upload
  2. Mappage de champs
  3. Validation des données

Après avoir préparé les données sources, vous pouvez charger le fichier .csv et mapper les champs. Une fois les champs mappés, l’application valide les données. Une fois les données validées, la tâche globale d’importation de données est terminée. Si la validation des données échoue, vous pouvez choisir parmi quelques options décrites dans Validation fails.

Vidéo : Télécharger données organisationnelles

File upload

Une fois le traitement initial des données de collaboration terminé, la prochaine fois que vous ouvrez l’application, la page se met automatiquement à jour pour vous informer qu’il est temps de charger les données de votre organisation sous la forme d’un fichier .csv, comme suit :

  1. Dans Télécharger, sélectionnez Nom de votre chargement et entrez un nom.

  2. Si vous le souhaitez, sélectionnez Ajouter une description facultative et tapez une description.

  3. Cliquez sur Sélectionner un fichier, sélectionnez le fichier .csv à charger, puis sélectionnez Ouvrir après avoir examiné les considérations importantes de chargement suivantes :

    • Le fichier .csv que vous chargez doit être encodé en UTF-8.
    • Vérifiez que le fichier .csv n’est pas ouvert dans un autre programme lorsque vous commencez le processus de chargement.
    • Une fois le processus de chargement commencé, le processus est irréversible.
  4. Pour effectuer un nouveau chargement, sélectionnez Suivant. Cela affiche la table Des champs système. Accédez au mappage de champs.

Mappage de champs

Vous devez mapper les champs (colonnes) du fichier .csv source aux noms de champs que l’application reconnaît. Vous mappez ces champs pendant l’étape Télécharger, comme indiqué dans la barre de progression de la page d’installation :

Option Mapper les champs de données.

Cette page inclut des tables pour les champs système par défaut et des champs personnalisés pour le mappage des données pour le fichier de chargement. Ces types de champs sont décrits dans les sections suivantes.

Champs système par défaut

Les champs système par défaut représentent des attributs connus par Viva Insights et utilisés dans des calculs spécifiques au-delà du regroupement et du filtrage. Un champ système par défaut peut être obligatoire ou facultatif.

  • Les champs obligatoires sont identifiés de deux manières. Leurs lignes ont un ombrage foncé et apparaissent comme « Obligatoire » sous l’en-tête de colonne Source. Ces lignes représentent les données trouvées dans le fichier chargé. Pour que le chargement réussisse, vous devez mapper les champs requis avec une colonne de votre fichier .csv qui est le type de données correct.

    Important

    Chaque champ requis doit avoir une valeur valide et non Null dans chaque ligne. Cela signifie que, même si les noms de ces attributs ne sont pas présents dans le fichier .csv chargé, d’autres colonnes doivent être présentes dans le fichier .csv mappé à ces attributs.

  • Les champs facultatifs apparaissent sous les champs requis dans les lignes dont l’ombrage est plus clair. Ces lignes sont généralement rencontrées dans des champs système que l’application suggère d’utiliser. Vous n’avez pas besoin de mapper ces champs si votre organisation n’a pas de données pour eux.

Champs personnalisés

  • Les champs personnalisés sont affichés sur cette page sous les champs facultatifs. Les champs personnalisés sont des attributs facultatifs que vous pouvez créer. Sélectionnez une colonne dans votre fichier source.csv. Nommez la colonne, sélectionnez le type de données, puis sélectionnez l’option rapport.

Détails de la colonne de champ

  • La colonne source correspond à chacun des champs du fichier chargé.

  • Le nom analyse du temps de travail est le nom de l’application d’insights avancés de votre organisation.

  • Le type de données est le type de données des champs, tels que e-mail ou DateTime.

    Notes

    Si le type de données est Boolean, la valeur du champ booléen doit être TRUE ou FALSE.

  • Inclure dans le rapport vous permet de décider comment traiter les données sensibles du rapport qui seront générées sur l’opération d’importation. Si vous proposez les options suivantes pour chacune des colonnes de vos données sources :

    Mapper les colonnes de champ de données à inclure.

    • Afficher dans le rapport : permet l’affichage de la valeur réelle des données dans le rapport comme il a été importé dans le fichier de données de l’organisation.
    • Exclure du rapport : empêche l’apparition de la valeur de données dans le rapport. Pour des raisons de confidentialité des données, certains attributs (tels que ManagerID) reçoivent automatiquement la valeur « Exclure du rapport » et cette valeur ne peut pas être modifiée.
    • Hachage dans le rapport : dé-identifie les données sensibles. Cette option inclut les données du rapport qu’elle génère sur l’opération d’importation, mais au lieu d’afficher la valeur réelle qui a été extraite du fichier source, elle affiche une version hachée de la valeur , un format qui ne peut pas être lu.

Pour mapper des champs

Une fois que vous avez effectué les étapes de chargement de fichiers, procédez comme suit pour mapper les champs :

  1. Dans Télécharger, mappez les champs requis.

    Table des champs système.

    1. Déterminez laquelle des colonnes de votre fichier .csv correspond à la deuxième colonne de la table.
    2. Dans la colonne Source (première colonne de la table), sélectionnez le nom qui correspond au nom de l’attribut applicable.
    3. Sélectionnez ou entrez les valeurs applicables pour les autres colonnes, y compris le type de données et les options Rapport.
    4. Répétez ces étapes pour tous les champs système requis.

    Notes

    Pour plus d’informations, consultez les détails de la colonne Champ .

  2. Mappez les champs facultatifs et personnalisés, le cas échéant. Vous devez uniquement mapper les colonnes dans le fichier de données source (.csv) que votre organisation considère comme important pour l’analyse. Par exemple, si StartDate est important et que vos données contiennent ce champ, mappez-le.

    1. Dans la colonne Source (première colonne du tableau), sélectionnez les noms applicables pour les données que vous souhaitez charger.
    2. Sélectionnez ou entrez les valeurs des autres colonnes du tableau, telles que le type de données et les options de rapport.
    3. Répétez ces étapes pour tous les champs personnalisés qui sont importants pour votre organisation.
    Custom fields table
  3. Dans Envoyer pour validation, cochez la case pour vérifier que ces mappages sont corrects, puis sélectionnez Suivant. Vous verrez ensuite un avis indiquant que « votre fichier est en train de charger ».

Important

Vous devez rester connecté pendant le chargement du fichier, sinon le chargement sera annulé. Le chargement nécessite que cette page soit ouverte dans votre navigateur web pendant le chargement. Si vous fermez le navigateur (ou cette page de navigateur), le chargement échoue.

  1. L’étape suivante est la validation des données.

Validation de données

Une fois que vous avez effectué les étapes du mappage de champs, la page Télécharger affiche le message suivant :

Le fichier est en train de charger.

Une fois le fichier correctement chargé, la validation du fichier démarre :

Validation maintenant.

Dans la plupart des cas, la validation des fichiers doit s’effectuer très rapidement. Si votre fichier de données d’organisation est très volumineux, la validation peut prendre jusqu’à une ou deux minutes.

Au cours de cette étape, si vous décidez que les données que vous chargez ne sont pas les données correctes et que vous souhaitez charger un autre fichier de données à la place, sélectionnez Annuler.

Une fois cette phase terminée, le fichier a réussi ou échoué à la validation. Accédez à la section appropriée :

La validation réussit

Échec de la validation

La validation réussit

Si la validation réussit, dans la section Résultats de la validation , la page affiche la notification Succeeded , qui signale des informations sur les données qui ont été correctement chargées et validées :

La validation a réussi.

Une fois la validation réussie, Viva Insights traite vos nouvelles données.

Vous pouvez sélectionner les données Data sourcesOrganizational > pour afficher la page d’historique Télécharger. Vous pouvez ensuite sélectionner Réussites pour voir les flux de travail qui ont été validés (et chargés).

Dans cette page, vous avez les options suivantes :

  • Sélectionnez l’icône Affichage (œil) pour afficher un résumé des résultats de validation.
  • Sélectionnez l’icône Mappage pour afficher les paramètres de mappage du flux de travail.
  • Sélectionnez l’icône Validation (téléchargement) pour afficher la liste des avertissements de validation.

Notes

Chaque locataire ne peut avoir qu’un seul chargement en cours à la fois. Par conséquent, vous devez terminer le flux de travail d’un fichier de données, ce qui signifie que vous le guidez vers une validation réussie ou l’abandonnez, avant de commencer le flux de travail du fichier de données suivant. L’état ou l’étape du flux de travail de chargement s’affiche dans la barre de progression en haut de la page Télécharger.

Échec de la validation

Si la validation des données échoue, la page d’installation affiche une notification « impossible à valider » dans la zone de détails Télécharger. Cette page vous présente également les options de procédure à suivre.

Échec de la validation.

Avant de résoudre le problème, vous pouvez sélectionner Télécharger le journal des erreurs. Ce fichier journal décrit les problèmes dans vos données qui peuvent avoir provoqué les erreurs de validation. Utilisez ces informations pour décider de la prochaine — procédure à suivre pour corriger les données sources ou modifier vos paramètres de mappage. La section suivante décrit les options suivantes :

Options en cas d’échec de la validation

Nature des erreurs Sélection recommandée Description
Erreurs mineures, petit en nombre Sélectionner Modifier le mappage La page Mappage des champs s’affiche, sur laquelle vous pouvez modifier la façon dont vous mappez les champs de fichier source aux attributs, puis réessayez la validation. Vous pouvez le faire sans modifier et charger à nouveau le fichier source. Cela est préférable pour les erreurs mineures, telles que le mappage de la colonne incorrecte dans le fichier source à un attribut particulier.
Erreurs majeures Sélectionner Télécharger fichier La première page de chargement de fichier s’affiche. Envisagez cette option en cas d’erreurs majeures dans les données chargées à l’origine. Tout d’abord, modifiez le fichier de données source pour corriger ces erreurs, puis réessayez le processus de chargement et de validation avec le fichier corrigé.

Notes

L’application ne modifie ni ne renseigne les données manquantes dans les chargements RH, même pour EffectiveDate ou TimeZone. L’administrateur est chargé de corriger ces erreurs ou omissions.

Instructions pour corriger les erreurs dans les données

Cette section contient de l’aide pour corriger les données d’un fichier source chargé qui provoque des erreurs de validation.

Quand une ligne de données ou une colonne a une valeur non valide pour un attribut, le chargement entier échoue jusqu’à ce que le fichier source soit résolu (ou que le mappage modifie le type de validation de l’attribut d’une manière qui rend la valeur valide).

Règles pour les en-têtes de champ

Tous les noms d’en-tête ou de colonne de champ doivent :

  • Commencer par une lettre (pas un nombre)
  • Contenir uniquement des caractères alphanumériques (lettres et chiffres, par exemple Date1).
  • Avoir au moins une lettre minuscule (Hrbp) ; que des majuscules ne fonctionne pas (HRBP)
  • Correspondre exactement comme indiqué pour les attributs facultatifs Obligatoire et Réservé, y compris pour la sensibilité de la casse, tels que PersonId et HireDate
  • n’avez pas d’espaces vides ou de caractères spéciaux de début ou de fin (non alphanumériques, tels que @, #, %, &); si des espaces ou des caractères spéciaux sont inclus, qui seront supprimés du nom

Règles pour les valeurs de champ

Les valeurs de champ dans les lignes de données doivent respecter les règles de mise en forme suivantes :

  • Les valeurs de champ EffectiveDate et HireDate requises doivent être au format MM/JJ/AAAA
  • Les valeurs de champ PersonId et ManagerId requises doivent être une adresse de messagerie valide (par exemple, gc@contoso.com).
  • Les valeurs de champ TimeZone requises doivent être dans un Format Windows pris en charge
  • Les valeurs de champ Couche requises doivent contenir des nombres uniquement.
  • Les valeurs de champ HourlyRate requises doivent contenir uniquement des nombres, que l’application suppose en dollars américains pour les calculs et l’analyse des données.

Notes

L’application n’effectue actuellement pas de conversions monétaires pour les données HourlyRate. Tous les calculs et l’analyse des données supposent que les données sont en dollars américains.

Règles pour les caractères dans les valeurs de champ

Les règles de champ suivantes s’appliquent aux caractères des valeurs de champ :

  • Les caractères sur deux octets, tels que les caractères japonais, sont autorisés dans les valeurs de champ

  • Limitez la longueur des caractères des valeurs de champ dans les lignes à un maximum de 128 Ko, soit environ 1 024 x 128 caractères

  • Les caractères suivants ne sont pas autorisés dans les valeurs de champ :

    • tilde (~)
    • « nouvelle ligne » (\n)
    • Guillemets doubles ( » « )
    • Guillemets simples (' ')