Paga a pena automatizar este proceso?
Agora toca considerar o esforzo que levará construír a solución e decidir se está xustificado. Isto implica ponderar o valor empresarial fronte ao custo da automatización do proceso. Valor empresarial é o beneficio continuo que a empresa recibe do proxecto.
O custo de non facer nada
Para descubrir se paga a pena automatizar o proceso, primeiro debe entender o custo de non resolver o problema.
Como parte da definición do valor empresarial que espera obter a partir da solución de Microsoft Power Platform, ten que entender mellor o que lle custa á súa organización resolver o problema da forma actual. Noutras palabras, medir o custo de non facer nada.
Para calcular o custo actual, identifique o tempo dedicado a realizar o proceso actual e multiplíqueo polo custo das persoas que o realizan. Pode medir o custo anual determinando o custo de executar o proceso integramente unha vez e multiplicalo polo número de veces que faga o proceso nun ano. Engada outros custos como licenzas de software, papel, correo, etc.
Exemplo: o custo do proceso de gasto actual
O primeiro que debemos entender é, canto lle está custando á organización continuar facendo o proceso de informe de gastos manualmente? Isto é o que descubrimos cando falamos cos nosos compañeiros:
Descubrimos que tarda aproximadamente unha hora cada semana en reunir todos os seus recibos e cubrir o informe de gastos manual. Abhay indicou que hai uns 140 informes de gastos por semana. Tamén aprendemos que o custo total cargado de cada membro do equipo é de aproximadamente 90$/h.
(140 informes de gastos × 1 hora/semana) × 90$ = 12.600$/semana
52 semanas × 12.600$ = 655.200$ ao ano
Nick non está revisando nin aprobando os informes de gastos; Todo iso cae ante Abhay e o equipo para completar. Debido a que Nick non controla regularmente os gastos do equipo, unha oportunidade importante para controlar os gastos, vixiar a fraude e optimizar os hábitos de gasto do equipo está a perderse.
Abhay compartiu connosco que o equipo gasta aproximadamente 15 minutos por informe de gasto, recibe de media 140 informes por semana, e envía de volta o 25 por cento dos que faltan información.
Revisión inicial: 140 informes de gastos × Revisión de 15 minutos = 35 horas
Revisión inicial: 35 horas × 90$ = 3.150$ á semana = 163.800$/ano
Revisión do proceso: 35 informes de gastos × Revisión de 15 minutos = 8,75 horas
Revisión do traballo: 8,75 horas × 90$/h = 787,50$/semana = 40.950$/ano
Custo semanal total: 3.937,50$
Custo anual total: 204.750$
Despois de comprobar que o informe de gastos é exacto, tarda aproximadamente 7 minutos por informe de gastos en buscar os códigos xerais de contabilidade para cada categoría de gastos e escribilos en cada liña de gastos do informe.
140 informes de gastos × 7 minutos de codificación = 16,5 horas/semana = 1.485$/semana = 77.220$/ano
Tárdanse aproximadamente 10 minutos por informe de gastos en crear un diario de pagamento no sistema financeiro para tramitar o pagamento e que apareza no informe financeiro de Charlotte.
140 informes de gastos × 10 minutos = 23,8 horas/semana = 2.142$/semana = 111.384$/ano
Carlota quere revisar o orzamento cada semana, pero non é capaz de obter o informe ata o xoves, despois de que Abhay completase a revisión e recuperase os informes que faltaban información. (Aínda que isto non é un custo monetario, ten un impacto no negocio).
Todo o proceso ten un custo para a empresa:
655.200$ + 204.750$ + 77.220$ + 111.384$ = 1.048.554$
Nota
Pode indicarnos as súas preferencias para o idioma da documentación? Realice unha enquisa breve. (teña en conta que esa enquisa está en inglés)
Esta enquisa durará sete minutos aproximadamente. Non se recompilarán datos persoais (declaración de privacidade).
Comentarios
https://aka.ms/ContentUserFeedback.
Proximamente: Ao longo de 2024, retiraremos gradualmente GitHub Issues como mecanismo de comentarios sobre o contido e substituirémolo por un novo sistema de comentarios. Para obter máis información, consulte:Enviar e ver os comentarios