תיאור התכונה 'ארכיון אוטומטי' ב- Outlook

• חל על:

  Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365, Outlook 2010 with Business Contact Manager

מספר KB מקורי: 830119

מידע נוסף

תיבת הדואר שלך ב- Outlook גדלה ככל שפריטים נוצרים באותו אופן שבו ניירות נערם על שולחן העבודה שלך. בעולם המבוסס על נייר, מדי פעם תוכל לעיין במסמכים שלך בסדר אקראי ולאחסן את המסמכים החשובים, אך לעתים רחוקות לא נעשה בהם שימוש. באפשרותך לבטל מסמכים פחות חשובים, כגון עיתונים ומגזינים, בהתבסס על גילם.

באפשרותך להשלים במהירות את אותו תהליך ב- Outlook 2003 ובגרסאות מתקדמות יותר. באפשרותך להעביר באופן ידני פריטים ישנים לקובץ אחסון על-ידי בחירה באפשרות אחסן בארכיון בתפריט קובץ. לחלופין, באפשרותך להעביר פריטים ישנים באופן אוטומטי באמצעות התכונה 'ארכיון אוטומטי'. פריטים נחשבים ישנים כאשר הם מגיעים לגיל שאתה מציין. באמצעות התכונה 'ארכיון אוטומטי', באפשרותך למחוק או להעביר פריטים ישנים. Outlook יכול לאחסן בארכיון סוגים שונים של פריטים, אך הוא יכול לאתר רק קבצים המאוחסנים בתיקיית דואר אלקטרוני, כגון גיליון אלקטרוני של Microsoft Excel או מסמך Microsoft Word, המצורף להודעת דואר אלקטרוני. לא ניתן לאחסן בארכיון קובץ שאינו מאוחסן בתיקיית דואר אלקטרוני.

התכונה 'ארכיון אוטומטי' כוללת תהליך דו-שלבי. תחילה, עליך להפעיל את התכונה 'ארכיון אוטומטי'. שנית, עליך להגדיר את המאפיינים עבור התכונה 'ארכיון אוטומטי' עבור כל תיקיה שברצונך לאחסן בארכיון.

הערה

אם יש לך חשבונות Exchange מרובים באותו פרופיל Outlook, הגדרת ברירת המחדל של 'ארכיון אוטומטי' תחול על כל החשבונות. כדי למנוע בעיה זו, החל את ההגדרה ארכיון אוטומטי ברמת התיקיה.

ברמת התיקיה, באפשרותך לקבוע את הפריטים שיש לאחסן בארכיון ואת התדירות שבה הם מאוחסנים בארכיון. באפשרותך לאחסן תיקיות בודדות בארכיון באופן אוטומטי, או לקבוע תצורה של הגדרת ארכיון אוטומטי המהווה ברירת מחדל עבור כל התיקיות. לאחר מכן, קבע את התצורה של הגדרות 'ארכיון אוטומטי' עבור תיקיות בודדות שאין ברצונך להשתמש בהן בהגדרות ברירת המחדל של 'ארכיון אוטומטי'. התכונה 'ארכיון אוטומטי' פועלת באופן אוטומטי בכל פעם שאתה מפעיל את Outlook. Outlook בודק את מאפייני הארכיון האוטומטי של כל תיקיה לפי תאריך ומעביר פריטים ישנים לקובץ הארכיון. פריטים שמועברים לתיקיה 'פריטים שנמחקו' נמחקים.

Outlook 2003 ו-Outlook 2007

כברירת מחדל, כמה תיקיות Outlook מוגדרות כאשר התכונה 'ארכיון אוטומטי' מופעלת. הרשימה הבאה היא התיקיות שהתכונה 'ארכיון אוטומטי' מופעלת עבורן ואת תקופת ההתייזדקות המהווה ברירת מחדל עבור כל תיקיה:

• התיקיה 'לוח שנה' (שישה חודשים)
• התיקיה 'משימות' (שישה חודשים)
• תיקיית יומן (שישה חודשים)
• התיקיה 'פריטים שנשלחו' (חודשיים)
• התיקיה 'פריטים שנמחקו' (חודשיים)

התכונה 'ארכיון אוטומטי' אינה מופעלת באופן אוטומטי בתיקיות 'תיבת דואר נכנס', 'הערות', 'אנשי קשר' ו'טיוטות'. לא ניתן להשתמש בתכונה 'ארכיון אוטומטי' עם תיקיית אנשי הקשר, משום שלתיקיה 'אנשי קשר' אין מאפיין ארכיון.

עבור Outlook 2010 וגרסאות מאוחרות יותר:

כברירת מחדל, התכונה 'ארכיון אוטומטי' מבוטלת ב- Outlook 2010 ובגרסאות מתקדמות יותר. התכונה 'ארכיון אוטומטי' זמינה ב- Outlook 2003 וב- Outlook 2007 כברירת מחדל. אם לא תהפוך את התכונה 'ארכיון אוטומטי' ללא זמינה ב- Outlook 2003 או ב- Outlook 2007 ותבצע שדרוג ל- Outlook 2010 ואילך, התכונה 'ארכיון אוטומטי' תישאר זמינה.

ההבדל בין אחסון בארכיון לייצוא פריטים

בעת אחסון פריטים בארכיון, באפשרותך לאחסן את הפריטים בארכיון רק בקובץ תיקיות אישיות (.pst). בעת ייצוא פריטים, באפשרותך לייצא את הפריטים לסוגי קבצים שונים רבים, כולל קבצי .pst וקבצי טקסט מופרדים. מבנה התיקיות הקיים שלך נשמר בקובץ הארכיון החדש. אם ישנה תיקיית אב מעל התיקיה שאחספת בארכיון, תיקיית האב נוצרת בקובץ הארכיון. אך הפריטים הקיימים בתיקיה האב אינם מאוחסנים בארכיון. באופן זה, אותו מבנה תיקיות קיים בין קובץ הארכיון לבין תיבת הדואר שלך. תיקיות נותרות במקומן לאחר אחסוןן בארכיון, גם אם הן ריקות. ניתן לאחסן בארכיון רק סוג קובץ אחד, קובץ .pst

בעת ייצוא פריטים, הפריטים המקוריים מועתקים לקובץ הייצוא, אך הם אינם מוסרים מהתיקיה הנוכחית.

כיצד להפעיל את התכונה 'ארכיון אוטומטי'

עבור Outlook 2010 וגרסאות מאוחרות יותר:

1. בחר את הכרטיסיה קובץ ולאחר מכן בחר בכרטיסיה אפשרויות בתפריט קובץ.
2. בחר את הכרטיסיה הגדרות מתקדמות.
3. בחר הגדרות ארכיון אוטומטי.
4. בחר את תיבת הסימון ארכיון אוטומטי כל. הקלד מספר בתיבה ימים כדי לציין באיזו תדירות פועל תהליך הארכיון האוטומטי.
5. אם ברצונך לקבל הודעה לפני שהפריטים מאוחסנים בארכיון, בחר בתיבת הסימון הצג בקשה לפני ארכיון אוטומטי.
6. בתיבה קובץ ארכיון המהווה ברירת מחדל, הקלד שם קובץ עבור הפריטים המאוחסנים בארכיון שיש להעביר אלם, או בחר עיון כדי לבחור מתוך רשימה.
7. בחרו אישור פעמיים.

עבור Outlook 2007 ו- Outlook 2003:

1. בתפריט כלים , בחר אפשרויות ולאחר מכן בחר בכרטיסיה אחר.
2. בחר ארכיון אוטומטי.
3. בחר בתיבת הסימון ארכיון אוטומטי כל ולאחר מכן ציין באיזו תדירות יפעל תהליך הארכיון האוטומטי על-ידי הקלדת מספר בתיבה ימים .
4. אם ברצונך לקבל הודעה לפני שהפריטים מאוחסנים בארכיון, בחר בתיבת הסימון הצג בקשה לפני ארכיון אוטומטי.
5. בתיבה קובץ ארכיון המהווה ברירת מחדל, הקלד שם קובץ עבור הפריטים המאוחסנים בארכיון שיש להעביר אלם, או בחר עיון כדי לבחור מתוך רשימה.
6. בחרו אישור פעמיים.

כעת, לאחר שהפעלת את התכונה 'ארכיון אוטומטי', עליך להגדיר את מאפייני הארכיון האוטומטי עבור כל תיקיה.

חשוב

קובץ הנתונים של Outlook (.pst) שאתה בוחר כקובץ הארכיון המוגדר כברירת מחדל חייב להיות ממוקם במחשב המקומי. השימוש בקבצי .pst ברשת נתמך רק ב- Outlook 2010 ותחת תנאים ספציפיים מאוד. לקבלת מידע נוסף אודות המגבלות לשימוש בקובצי .pst ברשת, ראה מגבלות לשימוש בקבצים של תיקיות אישיות (.pst) דרך קישורי LAN ו- WAN.

כיצד להגדיר את מאפייני הארכיון האוטומטי עבור תיקיה

עבור Outlook 2010 וגרסאות מאוחרות יותר:

שיטה 1:

1. בחר את התיקיה שברצונך ארכיון אוטומטי.
2. בחר את הכרטיסיה תיקיה ולאחר מכן בחר הגדרות ארכיון אוטומטי.

שיטה 2:

1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה שברצונך ארכיון אוטומטי ולאחר מכן בחר מאפיינים.
2. בחר את הכרטיסיה ארכיון אוטומטי.
3. כדי להגדיר את מאפייני הארכיון האוטומטי עבור תיקיה זו, בחר את תיבת הסימון נקה פריטים שגילם עולה על.
4. כדי לציין מתי יש להעביר את הפריטים באופן אוטומטי לקובץ הארכיון, הקלד מספר בתיבה חודשים.
5. כדי לציין קובץ להעברת הפריטים המאוחסנים בארכיון, בחר העבר פריטים ישנים אל.
6. בתיבה העבר פריטים ישנים אל , הקלד שם קובץ עבור הפריטים המאוחסנים בארכיון. לחלופין , בחר עיון כדי לבחור מתוך רשימה ולאחר מכן בחר אישור.

עבור Outlook 2007 ו- Outlook 2003:

1. ברשימת התיקיות, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה שברצונך ארכיון אוטומטי ולאחר מכן בחר מאפיינים.
2. בחר את הכרטיסיה ארכיון אוטומטי.
3. כדי להגדיר את מאפייני הארכיון האוטומטי עבור תיקיה זו, בחר לנקות פריטים שגילם עולה על.
4. כדי לציין מתי יש להעביר את הפריטים באופן אוטומטי לקובץ הארכיון, הקלד מספר בתיבה חודשים.
5. כדי לציין קובץ להעברת הפריטים המאוחסנים בארכיון, בחר העבר פריטים ישנים אל.
6. בתיבה העבר פריטים ישנים אל , הקלד שם קובץ עבור הפריטים המאוחסנים בארכיון. לחלופין , בחר עיון כדי לבחור מתוך רשימה ולאחר מכן בחר אישור.