הבנה ופתרון בעיות בתשובות ' מחוץ למשרד '

התשובות ' מחוץ למשרד ' (' מחוץ למשרד ') עשויות להיות מעט מסתוריות. כיצד הם פועלים? מדוע לפעמים הם אינם מועברים למשתמשים אחרים, ומה אתה עושה אם אינם מקבלים אותם? מאמר זה דן בסיביות ובפיסות התשובות של התשובות מתוך הפרספקטיבה של תצורת Exchange Online. עם זאת, חלק גדול מדיון זה חל גם על תצורה מקומית.

(דרך אגב, אם תהית אי פעם מדוע "מחוץ למשרד" מקוצרת כמילה "מתחת" במקום כ-"אווו", ראה פרסום בלוג זה).

מהן תשובות של ' מחוץ למשרד '?

משתמשים באופן אוטומטי – תשובות הם כללי תיבת דואר נכנס המוגדרים בתיבת הדואר של המשתמש על-ידי הלקוח. כללי ' אני ' הם כללים בצד השרת. לכן, הם מופעלים ללא קשר לשאלה אם הלקוח פועל.

ניתן לקבוע את התצורה של תשובות אוטומטיות באופן הבא:

מנהלי מערכת יכולים להגדיר תשובות בM365 מפורטל הניהול של בשמו של משתמשים.

אם האפשרות תשובות אוטומטיות מופעלת, רק תשובה אחת נשלחת לכל שולח גם אם נמען מקבל הודעות מרובות משולח.

בנוסף לשימוש בפונקציונליות המוכללת של הלקוח של הלקוח, אנשים משתמשים לעתים בכללים כדי ליצור הודעת ' מחוץ למשרד ' בזמן שהיא אינה נמצאת.

על-ידי עיצוב, הגנה על Exchange Online משתמשת בבריכת המסירה של הסיכון הגבוה (HRDP) כדי לשלוח תשובות של הודעות. הסיבה לכך היא שתשובות של הודעות בעדיפות נמוכה הן הודעות בעדיפות נמוכה.

סוגים של כללי ' אני '

קיימים שלושה סוגים של כללי ' אני ':

  • פנימי
  • חיצוניים
  • שולחים מוכרים (רשימת אנשי קשר)

כללים אלה מוגדרים בנפרד בתיבת הדואר של המשתמש. כל כלל כולל את הכיתה והשם של הודעות משויכות. שם הכלל מאוחסן במאפיין PR_RULE_MSG_NAME. הטבלה הבאה מפרטת את הכיתה והשם של ההודעה המשויכות לכל כלל מאלה.

סוג מחלקת הודעות PR_RULE_MSG_NAME
פנימי שולבת. Rule. Version2. Message Microsoft. Exchange. KnownExternalSenders. Global
חיצוניים שולבת. Rule. Version2. Message Microsoft. Exchange. AllExternalSenders. Global
שולחים ידועים שולבת. ExtendedRule. Message Microsoft. Exchange. KnownExternalSenders. Global

הערה

בנוסף לכללים של ' אני ', כללים אחרים (כגון כלל דואר הזבל) כוללים גם את ה -IPM. ExtendedRule. class של הודעת ההודעה. המשתנה MSG_NAME קובע כיצד ייעשה שימוש בכלל.

פרטי הכלל של ' אני '

כל כללי תיבת הדואר הנכנס ניתנים להצגה באמצעות הכלי MFCMapi , באופן הבא::

  1. היכנס לכלי.
  2. בחר את הפרופיל המשויך לתיבת הדואר המכילה את הכללים של ' מחוץ למשרד '
  3. בחלק העליון של חנות המידע, בחר תיבת דואר נכנס ולאחר מכן לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על פתיחת הטבלה ' תוכן משויך'.

כללי MFCMapi:

צילום מסך של כללי MFCMapi.

תבניות כללים של MFCMapi:

צילום מסך 1 מתוך התבניות ' כללי ' בMFCMapi.

היסטוריית תגובות

תגובה של ' מחוץ למשרד ' נשלחת פעם אחת לכל נמען. רשימת הנמענים שאליה מתבצעת התגובה של ' מחוץ למשרד ' מאוחסנת בהיסטוריה של ' הנקה ', אשר מנוקה כאשר המצב של ' משתנה ' משתנה (זמין או לא זמין) או כאשר הכלל ' משתנה ' משתנה. היסטוריית השימוש ב-MFCMapi מאוחסנת בתיבת הדואר של המשתמש, וניתן להציג אותה באמצעות הכלי ב: Freebusy Data > PR_DELEGATED_BY_RULE.

צילום מסך 2 של תבניות הכללים של MFCMapi.

הערה

אם ברצונך לשלוח תגובה לשולח בכל פעם, במקום פעם אחת בלבד, באפשרותך להחיל את ההודעה "השתמש במענה באמצעות הודעה ספציפית" במקום להשתמש בכלל של ' שרתי '. כלל חלופי זה שולח תגובה בכל פעם שההודעה מתקבלת.

פתרון בעיות של הבעיה

הסעיפים הבאים דנים בחלק מהתרחישים שבהם תשובות של ' לא נשלחות לשולח '. הם כוללים תיקונים אפשריים ולעתים קרובות יותר נראו בעיות תצורה של הגדרת התצורה שייתכן שחווית.

אם נראה שתשובה של ' אני ' לא נשלחה עבור כל המשתמשים בדייר, כלל תעבורה הוא בדרך כלל אשם. סמן את כל כללי התעבורה שעשויים לחול על תיבת הדואר המושפעת על-ידי שימוש בשלב 2 במאמר זה.

אם אתה חושד שבעיית המסירה מתבצעת, העבר מעקב אחר הודעות מהדייר של Office 365. עבור הודעות מסוימות, השולח של ההודעה המקורית הופך לנמען במהלך המעקב. אתה אמור להיות מסוגל לקבוע אם התשובה הפנימית הופעלה ונשלחה לנמען חיצוני או לנמען פנימי. המעקב אחר הודעות יציין בבירור אם כלל תעבורה חוסם את התגובה הטובה ביותר.

קיים תרחיש אחד ששווה לסמן כאשר הוא מגיע לכללי תעבורה החוסמים תשובות של הודעות. נניח שהעברת את רשומת ה-MX לתוכנית נגד דואר זבל של ספקים חיצוניים. יצרת כלל תעבורה כדי לדחות כל הודעת דואר אלקטרוני שנשלחת מכל כתובת IP שאינה התוכנית למניעת דואר זבל של ספקים חיצוניים.

כלל התעבורה ייראה בערך כך:

תיאור

אם ההודעה: מתקבלת מחוץ לארגון
בצע את הפעולות הבאות: דחה את ההודעה וכלול את ההסבר ' אינך מ> רשאים לעקוף את רשומת ה-MX! ' באמצעות קוד המצב: ' 5.7.1 '
למעט אם ההודעה: כתובות ip של שולח שייכות לאחד מהטווחים הבאים: ' 1xx. 1xx. 7x. 3x '
ManuallyModified: False
SenderAddressLocation: מעטפה

מכיוון שלכללים של הבית יש שביל החזרה ריק (<>), כלל ' מתאים באופן בלתי צפוי לכלל התעבורה ', והתגובות של ' מחוץ למערכת ' נחסמות.

כדי לפתור בעיה זו, שנה את המאפיין "התאם שולח בהודעה" כללי תעבורה לכותרת "כותרת עליונה או מעטפה" כדי שההמחאות יבוצעו גם נגד השדות מאת(הנקראים גם "כותרת עליונה מתוך"), שולח או השב-אל . לקבלת מידע נוסף אודות תנאי כללי זרימת דואר, עיין בסעיף ' שולחים ' במאמר זה.

צילום מסך 3 של תבניות הכללים של MFCMapi.

הגדרת תיבת דואר של JournalingReportNdrTo

אם תיבת הדואר המושפעת מוגדרת מתחת JournalingReportNdrTo להגדרה, התשובות של ' לא יישלחו ' עבור תיבת דואר זו. בנוסף, הודעות דואר אלקטרוני של רישום ביומן עשויות גם הן להיות מושפעות. שיטה מומלצת היא ליצור תיבת דואר ייעודית עבור JournalingReportNdrTo ההגדרה. לחלופין, באפשרותך להגדיר את תיבת הדואר הייעודית לכתובת חיצונית.

לקבלת מידע נוסף אודות פתרון בעיה זו, עיין במאמר זה.

כתובת SMTP להעברה מופעלת בתיבת הדואר

אם תיבת הדואר של המשתמש המושפע מופעלת באמצעות SMTP , התשובות של המשתמש לא ייווצרו. ניתן לבדוק זאת בכל אחד מהמיקומים הבאים:

  • בהגדרות תיבת הדואר של המשתמש בלקוח (כגון OWA):

    צילום מסך של כתובת SMTP להעברה.

  • ב-PowerShell:

    Get-Mailbox -Identity Daniel | fl DeliverToMailboxAndForward, ForwardingSmtpAddress, ForwardingAddress
    

    צילום מסך של בדיקת העברה של כתובת SMTP באמצעות PowerShell.

  • במאפייני המשתמש בפורטל M365:

    צילום מסך של בדיקת העברה של כתובת SMTP באמצעות פורטל.

לקבלת מידע אודות האופן שבו ניתן לפתור בעיה זו, עיין במאמר זה.

סוג התשובה של ' מחוץ למשרד ' המוגדר בתחומים מרוחקים

עליך להקדיש תשומת לב לסוג התשובה של ' מחוץ למשרד ' המוגדר בתחומים מרוחקים , משום שהדבר ישפיע על התשובה הבאה. אם התצורה של סוג התשובה הינה שגויה, ייתכן שתשובה שאינה מפיקה כלל.

קיימים ארבעה סוגי תשובות של הובאות:

  • חיצוניים
  • ExternalLegacy
  • InternalLegacy
  • ללא

לקבלת מידע נוסף אודות סוגי ' אלה ', עיין בערך AllowedOOFType במקטע "Parameters" של Set-RemoteDomain.

באפשרותך לבדוק את סוג התשובה של ' מרכז הניהול של Exchange > ' > מתחומים מרוחקים.

צילום מסך של בדיקת סוג מענה המשתמש באמצעות הפורטל.

לחלופין, באפשרותך להפעיל את ה-cmdlet הבא של PowerShell:

Get-RemoteDomain | ft -AutoSize Name, DomainName, AllowedOOFType

צילום מסך של בדיקת תשובה באמצעות PowerShell.

כדוגמה, נניח שברשותך ארגון משולב הכולל תיבות דואר המתארחות הן ב-Exchange מקומי והן ב-Exchange Online. לפי עיצוב, רק הודעות חיצוניות בתרחיש זה יישלחו ל-Exchange באופן מקומי אם AllowedOOFType מוגדר כחיצוני. כדי לשלוח הודעות מקומיות פנימיות כדי לבצע Exchange מקומי בסביבה היברידית, עליך להגדיר את AllowedOOFType ל- InternalLegacy.

באפשרותך גם לקבל את האפשרות ברמת קביעת התצורה של תיבת הדואר (ExternalAudience: ידוע) כדי לשלוח תשובות חיצוניות בלבד לאנשים המופיעים כאנשי הקשר שלך. הפקודה לבדיקת התצורה היא כדלקמן:

Get-MailboxAutoReplyConfiguration daniel | fl ExternalAudience

צילום מסך של בדיקת תצורת התשובה של התשובה באמצעות PowerShell.

בלוקים של תחום מרוחק משיב מענה

הגדרה אחרת בתחומים מרוחקים היא זו שאתה משתמש בה כדי לאפשר או למנוע הודעות המתקבלות מתשובות אוטומטיות מתוכניות דואר אלקטרוני של לקוח בארגון שלך.

ניתן למצוא אפשרות זו ב- Exchange מרכז > הדואר של מרכז הניהול של Exchange > Remote domains.

צילום מסך של בדיקת החסימה של השב באמצעות הפורטל.

לחלופין, באפשרותך להפעיל את ה-cmdlet הבא של PowerShell:

Get-RemoteDomain | ft -AutoSize Name, DomainName, AutoReplyEnabled

צילום מסך של בדיקת החסימה של השב באמצעות PowerShell.

הערה

אם ערך ההגדרה הוא false, לא יישלחו תשובות אוטומטיות למשתמשים בתחום זה. הגדרה זו מקבלת קדימות על-פני התשובות האוטומטיות המוגדרות ברמת תיבת הדואר או מעבר לסוג המנה (כפי שהוזכר קודם לכן). זכור ש- false הוא ערך ברירת המחדל עבור תחומים מרוחקים חדשים שאתה יוצר וגם עבור התחום המרוחק המוכלל בשם "default" ב-Exchange Online.

אם הודעת הדואר האלקטרוני מסומנת כהודעת זבל ונשלחת לדואר זבל, תשובה אוטומטית אינה נוצרת כלל

זה די מובן מאליו.

מעקב אחר הודעות מראה כשל במסירה

כאשר אתה חוקר בעיה של תשובה מעניינת, ייתכן שתמצא את ערך השגיאה הבא במעקב אחר הודעות:

"550 5.7.750 שירות לא זמין. הלקוח נחסם לשליחה מתחומים לא רשומים.

אם אתה מוצא ערך זה, עליך להושיט יד לתמיכה של Microsoft כדי ללמוד מדוע בלוק התחום הלא רשום נאכף.

בעיות נוספות של ' עוד '

כאשר אתה יוצר, קובע תצורה או מנהל תשובות של הודעות מסוימות, ייתכן שתיתקל גם בבעיות הבאות.

שליחה של הודעת i ישנה או כפולה

אם נשלחה תשובה ישנה או כפולה של השעה, בדוק אם יש כלל של תיבת דואר נכנס כפולה ומחק אותה אם אתה מוצא אחת.

אם אין כלל תיבת דואר נכנס נוסף, בעיה זו עלולה להתרחש גם אם היסטוריית המקור מגיעה למגבלה שלה. היסטוריית ההצעות מכילה מגבלה של ערכי 10,000. אם מגיע סף זה, לא ניתן להוסיף משתמשים חדשים לרשימת ההיסטוריה. במצב זה, התשובות של ' הודעות מיידיות ' ימשיכו להישלח לנמענים שאינם ברשימה – תשובה אחת לכל הודעה הנשלחת על-ידי הנמענים. כל המשתמשים שכבר נמצאים ברשימה לא יקבלו תשובות כפולות של המשתמש.

כדי לפתור בעיה זו, השתמש באחת מהשיטות הבאות.

שיטה 1

  1. הסר את הכללים של ' מחוץ למשרד ' ואת התבניות של כללי ' אני ' מתיבת הדואר. כדי לאתר את הכללים, עיין בסעיף פרטי הכלל של הכלל .
  2. הפוך ללא זמין ולאחר מכן הפעל מחדש את התכונה ' מחוץ לתיבת הדואר '.
  3. בדוק שוב אם התכונה ' אני ' פועלת כמצופה והתסמינים אינם מתרחשים.

שיטה 2

אם פעולת שירות 1 אינה פותרת את הבעיה, הסר את היסטוריית התגובה של ' שיטה '.

  1. הפוך תשובות אוטומטיות ללא זמינות ב-Outlook אם הן זמינות כעת ויוצאות מ-Outlook.

  2. היכנס לכלי MFCMapi ובחר אפשרויות כלים > Options.

  3. בחר את תיבות הסימון הבאות:

    • שימוש בדגל הMDB_ONLINE בעת שיחה OpenMsgStore
    • שימוש בדגל הMAPI_NO_CACH בעת שיחה OpenEntry
  4. בחר Session > כניסת הפעלה.

  5. בחר את פרופיל Outlook עבור תיבת הדואר ולחץ פעמיים כדי לפתוח אותה.

  6. הרחב את הגורם המכיל של הבסיס ולאחר מכן בחר Freebusy Data.

  7. בעמודה שמות אחרים , לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על המאפיין PR_DELEGATED_BY_RULE שמכיל את תג 0X3FE30102 , הצבע על ערוך כזרם ולאחר מכן בחר בינארי.

  8. בחר את כל הטקסט בתיבה זרם (בינארי) ומחק אותו.

שתי הודעות שונות שנשלחות

אם שלחת שתי הודעות שונות, ואתה לא מוצא כלל כללי בתיבת דואר נכנס נוסף, העבריין הוא כנראה כלל של ' בלקוח Outlook '. כדי לבדוק ולמחוק כלל כזה, בצע את הפעולות הבאות:

  1. בלקוח Outlook, בחר File > Automatic Replies > כללי תשובות אוטומטיות של קובץ.

  2. בחר את כלל המנה ולאחר מכן בחר מחק כלל.

    מחיקת כלל מענה אוטומטי

לא ניתן להפוך תשובות אוטומטיות לזמינות והודעת שגיאה מתקבלת

כאשר אתה מנסה לגשת לתשובות אוטומטיות מלקוח Outlook, אתה מקבל את הודעת השגיאה הבאה:

"אין אפשרות להציג את הגדרות התשובה האוטומטית מכיוון שהשרת אינו זמין כעת. נסה שוב מאוחר יותר.

כדי לעזור לצמצם בעיה זו, בצע את הפעולות הבאות:

  • ודא שפרוטוקול EWS מופעל בתיבת הדואר. תשובות של ' מסתמך על פרוטוקול זה '. (שים לב שייתכן שיחלפו כמה שעות עד שהפרוטוקול יופעל מחדש.)

  • הפוך את התכונה ' אני ' לזמינה על-ידי הפעלת ה-cmdlet הבא:

    Set-MailboxAutoReplyConfiguration <identity> -AutoReplyState Enabled
    
  • בדוק אם התכונה ' אני ' פועלת כמצופה.

  • אם הבעיה עדיין קיימת, סקור את מיכסת הכללים בתיבת הדואר:

    Get-mailbox -identity <mailbox> | fl RulesQuota
    

    צילום מסך של בדיקת זהות תיבת דואר.

    כברירת מחדל, הפרמטר RulesQuota מכיל ערך מרבי של 256 KB (262,144 בתים). פעולה זו נקבעת לפי גודל הכללים, ולא את מספר הכללים.

  • הסר את הכללים של ' מחוץ למשרד ' ואת התבניות של כללי ' אני ' מתיבת הדואר. כדי לאתר את הכללים, עיין בסעיף פרטי הכלל של הכלל . לאחר הסרת הכללים, באפשרותך להפעיל מחדש את התכונה ' אלה ' ולאחר מכן לבדוק שוב.

תגובה אוטומטית נשלחת גם אם האפשרות ' מושבתת ' אינה זמינה

בתרחישים מסוימים, הודעות מסוג ההודעה עדיין נשלחות אף על פי שהתכונה אינה זמינה. מצב זה עשוי להתרחש אם הכלל נוצר באופן ידני באמצעות התבנית ' מחוץ למשרד'.