שיטות עבודה מומלצות לשיתוף קבצים ותיקיות עם משתמשים לא מאומתים

שיתוף לא מאומת (קישורים לכל אחד ) יכול להיות נוח והוא שימושי בתרחישים שונים. קישורים לכל אחד הם הדרך הקלה ביותר לשיתוף: אנשים יכולים לפתוח את הקישור ללא אימות, ובאפשרותך להעביר אותו לאחרים.

בדרך כלל, לא כל התוכן בארגון מתאים לשיתוף לא מאומת. מאמר זה מתאר את האפשרויות הזמינות כדי לסייע לך ליצור סביבה שבה המשתמשים שלך יכולים להשתמש בשיתוף לא מאומת של קבצים ותיקיות, אך במקום שבו קיימים אמצעי הגנה כדי לסייע בהגנה על תוכן הארגון שלך.

הערה

כדי ששיתוף לא מאומת יפעל, עליך להפוך אותו לזמין עבור הארגון שלך ולאתר או לצוות הבודד שבו אתה משתמש. ראה שיתוף פעולה עם אנשים מחוץ לארגון שלך לקבלת התרחיש שברצונך להפוך לזמין.

הגדרת תאריך תפוגה עבור קישורים לכל אחד

קבצים מאוחסנים לעתים קרובות באתרים, בקבוצות ובקבוצות לפרקי זמן ארוכים. מדי פעם קיימות מדיניות שמירת נתונים הדורשות שמירת קבצים במשך שנים. אם קבצים אלה משותפים עם אנשים לא מאומתים, הדבר עלול להוביל לגישה בלתי צפויה ולשינויים בקבצים בעתיד. כדי לצמצם אפשרות זו, באפשרותך לקבוע תצורה של מועד תפוגה עבור קישורים לכל אחד.

לאחר שתוקף הקישור 'כל אחד' יפוג, לא ניתן עוד להשתמש בו כדי לגשת לתוכן.

כדי להגדיר תאריך תפוגה עבור כל אחד מקשר ברחבי הארגון

1. פתח את מרכז הניהול של SharePoint, הרחב את מדיניות ולאחר מכן בחר שיתוף.
2. תחת בחר אפשרויות תפוגה והרשאות עבור קישורים לכל אחד, בחר בתיבת הסימון על קישורים אלה לפוג תוך ימים רבים אלה.
   
3. הקלד מספר ימים בתיבה ולאחר מכן בחר שמור.

אם תשנה את מועד התפוגה, קישורים קיימים ישמור את זמן התפוגה הנוכחי שלהם אם ההגדרה החדשה ארוכה יותר, או יעודכנו להגדרה החדשה אם ההגדרה החדשה קצרה יותר.

כדי להגדיר תאריך תפוגה עבור כל אחד מקשר לאתר ספציפי

1. פתח את מרכז הניהול של SharePoint, הרחב את אתרים ולאחר מכן בחר אתרים פעילים.
2. בחר את האתר שברצונך לשנות ולאחר מכן בחר שיתוף.
3. תחת הגדרות מתקדמות עבור קישורים לכל אחד, תחת קישורי תפוגה של כל אחד, נקה את תיבת הסימון זהה להגדרה ברמת הארגון.
   
4. בחר באפשרות תוקף קישורים אלה חייב לפוג תוך מספר ימים זה והקלד מספר ימים בתיבה.
5. לחץ שמור.

שים לב כי לאחר שתוקף הקישור 'כל אחד' יפוג, ניתן לשתף מחדש את הקובץ או התיקיה עם קישור 'כל אחד' חדש.

באפשרותך להגדיר תפוגת קישור לכל משתמש עבור אתר ספציפי באמצעות Set-SPOSite.

Set-SPOSite -Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing -OverrideTenantAnonymousLinkExpirationPolicy $true -AnonymousLinkExpirationInDays 15

הגדרת הרשאות קישור

כברירת מחדל, כל אחד מקשר לקובץ מאפשר לאנשים לערוך את הקובץ, וכל אחד מקישורים עבור תיקיה מאפשרים לאנשים לערוך ולהצג קבצים ולהעלות קבצים חדשים לתיקיה. באפשרותך לשנות הרשאות אלה עבור קבצים ולתיקיות, באופן עצמאי, לתצוגה בלבד.

אם ברצונך לאפשר שיתוף לא מאומת, אך אתה חושש מכך שאנשים לא מאומתים יוכלו לשנות את התוכן של הארגון שלך, שקול להגדיר את הרשאות הקובץ והתיקיה לתצוגה.

כדי להגדיר הרשאות עבור כל אחד מקישורים ברחבי הארגון

1. פתח את מרכז הניהול של SharePoint ובחר שיתוף.
2. תחת בחר אפשרויות תפוגה והרשאות עבור קישורים לכל אחד, בחר את הרשאות הקובץ והתיקיה שבהן ברצונך להשתמש.
   

כאשר הקישורים 'כל אחד' מוגדרים ל'תצוגה', המשתמשים עדיין יכולים לשתף קבצים ותיקיות עם אורחים ולהעניק להם הרשאות עריכה באמצעות קישורים של אנשים ספציפיים . קישורים של אנשים ספציפיים דורשים מאנשים מחוץ לארגון לבצע אימות כאורחים, ובאפשרותך לעקוב אחר פעילות אורח בקבצים ובתיקיות המשותפים עם קישורים אלה ולבצע ביקורת עבורם.

הגדרת סוג קישור המהווה ברירת מחדל לקישור המתאים רק לאנשים בארגון שלך

כאשר כל מי ששיתוף זמין עבור הארגון שלך, קישור ברירת המחדל לשיתוף מוגדר בדרך כלל לכל אחד. למרות שזה יכול להיות נוח למשתמשים, הדבר עשוי להגביר את הסיכון לשיתוף לא מאומת לא כונתי. אם משתמש שוכח לשנות את סוג הקישור בעת שיתוף מסמך רגיש, הוא עשוי ליצור בטעות קישור לשיתוף שאינו דורש אימות.

באפשרותך לצמצם סיכון זה על-ידי שינוי הגדרת הקישור המהווה ברירת מחדל לקישור שמתאים רק לאנשים בתוך הארגון שלך. לאחר מכן, משתמשים שברצונך לשתף עם אנשים לא מאומתים תצטרך לבחור אפשרות זו באופן ספציפי.

כדי להגדיר את קישור ברירת המחדל לשיתוף קבצים ותיקיה עבור הארגון:

1. פתח את מרכז הניהול של SharePoint ובחר שיתוף.

2. תחת קישורי קבצים ותיקיה, בחר רק אנשים בארגון שלך.

   

3. בחר 'שמור'

כדי להגדיר את קישור ברירת המחדל לשיתוף קבצים ותיקיה עבור אתר ספציפי:

1. פתח את מרכז הניהול של SharePoint, הרחב את אתרים ולאחר מכן בחר אתרים פעילים.

2. בחר את האתר שברצונך לשנות ולאחר מכן בחר שיתוף.

3. תחת סוג קישור ברירת מחדל לשיתוף, נקה את תיבת הסימון זהה להגדרה ברמת הארגון.

   

4. בחר באפשרות רק אנשים בארגון שלך ולאחר מכן בחר שמור.

מניעת שיתוף לא מאומת של תוכן רגיש

באפשרותך להשתמש מניעת אובדן נתונים ב- Microsoft Purview (DLP) כדי למנוע שיתוף לא מאומת של תוכן רגיש. מניעת אובדן נתונים יכולה לבצע פעולה בהתבסס על תווית הרגישות, תווית השמירה או המידע הרגיש של הקובץ עצמו.

כדי ליצור כלל DLP:

1. במרכז הניהול של Microsoft Purview, הרחב את מניעת אובדן נתונים ובחר פריטי מדיניות.

2. בחר צור מדיניות.

3. בחר מותאם אישית, בחר מדיניות מותאמת אישית ולאחר מכן בחר הבא.

4. הקלד שם עבור המדיניות ובחר הבא.

5. בדף הקצאת יחידות ניהול , בחר הבא.

6. בדף מיקומים להחלת המדיניות, בטל את כל ההגדרות למעט אתרי SharePointוחשבונות OneDrive ולאחר מכן בחר הבא.

7. בדף הגדרת הגדרות מדיניות , בחר הבא.

8. בדף התאמה אישית של כללי DLP מתקדמים, בחר צור כלל והקלד שם עבור הכלל.

9. תחת תנאים, בחר הוסף תנאי ובחר תוכן מכיל.

10. בחר הוסף ובחר את סוג המידע שעבורו ברצונך למנוע שיתוף לא מאומת.

11. תחת פעולות , בחר הוסף פעולה ובחר הגבל גישה או הצפן את התוכן במיקומים של Microsoft 365.

12. בחר באפשרות חסום רק אנשים שניתנו להם גישה לתוכן באמצעות האפשרות 'כל מי שיש לו את הקישור '.

    

13. בחר שמור ולאחר מכן בחר הבא.

14. בחר את אפשרויות הבדיקה ובחר הבא.

15. בחר שלח ולאחר מכן בחר סיום.

הגנה מפני קבצים זדוניים

כאשר אתה מאפשר למשתמשים אנונימיים להעלות קבצים, אתה נמצא בסיכון מוגבר להעלאת קובץ זדוני. באפשרותך להשתמש בתכונה קבצים מצורפים בטוחים כדי לבדוק קבצים מצורפים לדואר אלקטרוני בסביבה וירטואלית לפני שהם מועברים לנמענים ולקבצים בהסגר שנמצאים כלא בטוחים. לקבלת מידע נוסף, ראה קבצים מצורפים בטוחים ב- Microsoft Defender עבור Office 365.

באפשרותך גם להשתמש בתכונה 'מסמכים בטוחים' כדי לסרוק מסמכי Office פתוחים בתצוגה מוגנת אוכדי Application Guard עבור Office. לקבלת מידע נוסף, ראה מסמכים בטוחים ב- Microsoft 365 A5 או E5 Security.

הוספת מידע זכויות יוצרים לקבצים שלך

אם אתה משתמש בתוויות רגישות במרכז הניהול של Microsoft Purview, באפשרותך לקבוע את התצורה של סימון תוכן בתוויות כדי להוסיף סימן מים או כותרת עליונה או כותרת תחתונה באופן אוטומטי למסמכי Office של הארגון שלך. באופן זה, תוכל לוודא שקבצים משותפים מכילים מידע אודות זכויות יוצרים או בעלות אחרת.

כדי להוסיף כותרת תחתונה לקובץ עם תווית

1. פתח את מרכז הניהול של Microsoft Purview.
2. בניווט הימני, תחת פתרונות, הרחב את הגנת מידע ובחר תוויות.
3. בחר את התווית שבה ברצונך להוסיף סימון תוכן ולאחר מכן בחר ערוך תווית.
4. בחר הבא כדי להגיע לדף בחר הגדרות הגנה עבור פריטים עם תוויות ולאחר מכן בחר החל סימון תוכן. בחר הבא
5. בדף סימון תוכן , הגדר את סימון תוכןל'פועל'.
6. בחר את תיבת הסימון עבור סוג הטקסט שברצונך להוסיף ולאחר מכן בחר התאם אישית טקסט.
7. הקלד את הטקסט שברצונך להוסיף למסמכים שלך, בחר את אפשרויות הטקסט הרצויות ולאחר מכן בחר שמור.
   
8. בחר הבא כדי להגיע לסוף האשף ולאחר מכן בחר שמור תווית.
9. בחר בוצע.

כאשר סימון תוכן זמין עבור התווית, הטקסט שציינת יתווסף למסמכי Office כאשר משתמש מחיל תווית זו.

מאמרים קשורים

למד על תוויות רגישות

הגבלת חשיפה בשוגת לקבצים בעת שיתוף עם אנשים מחוץ לארגון שלך

יצירת סביבת שיתוף אורחים מאובטחת יותר