מדיניות תפוגת תוקף של קבוצות Microsoft 365

עם העלייה בשימוש בקבוצות Microsoft 365 וב- Microsoft Teams, מנהלי מערכת ומשתמשים זקוקים דרך לנקות קבוצות בצוותים שאינם בשימוש. מדיניות תפוגת תוקף של קבוצות Microsoft 365 יכולה לעזור להסיר קבוצות לא פעילות מהמערכת לפתור את הבעיה.

כאשר פג תוקף קבוצה, כמעט כל השירותים המשויכים לה (תיבת הדואר, Planner, אתר SharePoint, צוות וכדומה) נמחקים אף הם.

כאשר פג תוקפה של קבוצה, היא "נמחקה זמנית", כלומר עדיין ניתן לשחזר אותה למשך עד 30 יום.

מנהלי מערכת יכולים לציין תקופת תפוגה וכל קבוצה לא פעילה שתגיע לסוף תקופה זו, והיא לא תחודש, תימחק. (אפשרות זו כוללת צוותים המאוחסנים בארכיון.) תקופת התפוגה מתחילה כאשר הקבוצה נוצרה, או בתאריך החידוש האחרון שלה. הבעלים של הקבוצה יישלח באופן אוטומטי הודעה לפני התפוגה, המאפשרת להם לחדש את הקבוצה עבור מרווח תפוגה אחר. הודעות תפוגה עבור קבוצות המשמשות ב- Teams מופיעות בהזנת הבעלים של Teams.

קבוצות בשימוש פעיל מתחדשות באופן אוטומטי כ- 35 יום לפני שתוקף הקבוצה פג. במקרה זה, הבעלים אינו מקבל הודעות חידוש. כל אחת מהפעולות הבאות תחדש קבוצה באופן אוטומטי:

• SharePoint - הצגה, עריכה, הורדה, העברה, שיתוף או העלאה של קבצים. (הצגת דף SharePoint אינה נחשבת לפעולה לחידוש אוטומטי.)
• Outlook - הצטרף לקבוצה או ערוך אותה, קרא או כתוב הודעה קבוצתית מהקבוצה וכתוב הודעה כגון (Outlook באינטרנט).
• Teams - בקר בערוץ צוותים.
• Viva Engage - הצג פרסום בתוך קהילה Viva Engage או הודעת דואר אלקטרוני אינטראקטיבית ב- Outlook.
• טפסים - הצגה, יצירה או עריכה של טפסים, או שליחת תגובה לטופס.

חשוב

בעת שינוי מדיניות התפוגה, השירות מחשב מחדש את תאריך התפוגה עבור כל קבוצה. היא תמיד מתחילה לספור מהתאריך שבו הקבוצה נוצרה ולאחר מכן מחילה את מדיניות התפוגה החדשה.

חשוב לדעת שתפוגת התוקף מבוטלת כברירת מחדל. מנהלי מערכת צריכים להפוך אותה לזמינה עבור הארגון שלהם אם הם רוצים להשתמש בה.

הערה

קביעת התצורה של מדיניות התפוגה עבור קבוצות Microsoft 365 והשימוש בה דורשות ממך להחזיק אך לא בהכרח להקצות רשיונות Microsoft Entra מזהה P1 או P2 עבור החברים בכל הקבוצות עליהן חלה מדיניות התפוגה. לקבלת מידע נוסף, ראה תחילת העבודה עם Microsoft Entra מזהה P1 או P2.

מי יכול לקבוע את התצורה של מדיניות התפוגה של קבוצות Microsoft 365 ולהשתמש בה?

תפקיד	מה הם יכולים לעשות
Office 365 כללי (ב- Azure, מנהל המערכת של החברה), מנהל משתמש	צור, קרא, עדכן או מחק את הגדרות מדיניות התפוגה של קבוצות Microsoft 365.
משתמש	חידוש או שחזור של קבוצת Microsoft 365 בבעלותם

כיצד להגדיר את מדיניות התפוגה

כפי שצוין לעיל, התפוגה מבוטלת כברירת מחדל. מנהל מערכת ידרש להפוך את מדיניות התפוגה לזמינה ולהגדיר את המאפיינים כך שהיא תהיה בתוקף. כדי להפוך אותה לזמינה, עבור אל Microsoft Entra מזהה>Groups>Expiration. כאן תוכל להגדיר את משך החיים של הקבוצה המהווה ברירת מחדל.

משך החיים של הקבוצה צוין בימים ובאפשרותך להגדיר אותו ל- 180, 365 או לערך מותאם אישית שתציין. הערך המותאם אישית חייב להיות לפחות 30 יום.

אם לקבוצה אין בעלים, הודעות הדואר האלקטרוני של התפוגה י עברו לדואר האלקטרוני שצוין.

באפשרותך להגדיר את המדיניות עבור כל הקבוצות שלך, רק קבוצות נבחרות (עד 500) או לבטל אותה לחלוטין על-ידי בחירה באפשרות ללא. בעת בחירה באפשרות ללא, כל הקבוצות הפעילות והממתינים לאימות לא יכלולו תאריך תפוגה. עם זאת, הקבוצות שתוקפן כבר פג אינן מושפעות.

שים לב כי בשלב זה לא ניתן להגדיר פריטי מדיניות שונים עבור קבוצות שונות.

כיצד התפוגה פועלת עם מדיניות השמירה

אם הגדרת מדיניות שמירה עבור קבוצות ב- פורטל התאימות של Microsoft Purview, מדיניות התפוגה פועלת בצורה חלקה עם מדיניות שמירה. כאשר פג תוקף קבוצה, השיחות והקבצים של הקבוצה בתיבת הדואר באתר הקבוצה נשמרים בגורמים המכילים של השמירה עבור מספר הימים הספציפי שהוגדר במדיניות השמירה. עם זאת, המשתמשים לא יראו את הקבוצה או את התוכן שלה לאחר התפוגה.

כיצד ומתי בעלים של קבוצה לומד אם התוקף של הקבוצות שלו עומד לפוג

אם הקבוצה נוצרה באמצעות Planner, SharePoint או כל יישום אחר, הודעות התפוגה יופיעו תמיד בדואר אלקטרוני. אם הקבוצה נוצרה באמצעות Teams, הבעלים של הקבוצה יקבל הודעת דואר אלקטרוני והודעה לחידוש דרך מקטע הפעילות. לא מומלץ להפוך תפוגת תוקף לקבוצה לזמינה אם לבעלים של הקבוצה שלך אין כתובת דואר אלקטרוני חוקית.

30 יום לפני התפוגה של הקבוצה, הבעלים של הקבוצה (או כתובות הדואר האלקטרוני שציינת עבור קבוצות שאין להן בעלים) יקבלו הודעת דואר אלקטרוני המאפשרת להם לחדש בקלות את הקבוצה. אם הוא לא יחדש אותו, הוא יקבל הודעת דואר אלקטרוני נוספת לחידוש 15 יום לפני התפוגה. אם הוא עדיין לא חידשת אותו, הוא יקבל הודעת דואר אלקטרוני אחת נוספת ביום שלפני התפוגה.

אם מסיבה כלשהי אף אחד מהבעלים או המנהלים לא מחדש את הקבוצה לפני שתוקפו פג, מנהל המערכת עדיין יכול לשחזר את הקבוצה עד 30 יום לאחר התפוגה. לקבלת פרטים, ראה: שחזור קבוצה של Microsoft 365 שנמחקה.

אחסון תוכן של קבוצה בארכיון

אם יש לך קבוצה שאין לך עוד בכוונתך להשתמש בה, אך ברצונך לשמור את התוכן שלה, ראה אחסון קבוצות, צוותים וקבוצות בארכיון Viva Engage מידע אודות אופן הייצוא של מידע מהשירותים השונים בקבוצות.

נושאים קשורים

המלצות לתכנון פיקוח על שיתוף פעולה

צור את תוכנית הפיקוח שלך לשיתוף פעולה

מבט כולל על מדיניות שמירה

הקצאת בעלים חדש לקבוצה מיותמת

קביעת התצורה של תפוגת תוקף קבוצות Microsoft 365