Pokretanje odobrenja iz biblioteke SharePoint dokumenata

U ovom se članku objašnjava kako stvoriti tijek odobravanja za nove dokumente (fakture) prilikom dodavanja u biblioteku dokumenata te kako priložiti dokument zahtjevu SharePoint za odobravanje.

U postupku odobravanja, svaki put kada se nova faktura doda u biblioteku SharePoint , šalje se zahtjev da netko pregleda njezin sadržaj. Ako je zahtjev odobren, datoteke fakture premještaju se u mapu.

Slijedite ove korake da biste dovršili ovaj vodič.

1. Stvorite dvije mape, na primjer: Ulazne fakture i Pregledane fakture.

   

2. Idite na Započnite odobrenje za novu datoteku da biste je premjestili u drugi predložak mape . Ovaj predložak pruža tijek koji je konfiguriran za postavljanje postupka odobravanja za biblioteku SharePoint dokumenata. Provjerite imaju li sve navedene veze zelenu provjeru, a zatim odaberite nastavi.

   

3. Kada stvorite tijek, konfigurirajte ove stavke.

   • Adresa web-mjesta – na kartici okidača SharePoint odaberite web-mjesto koje sadrži popis. Ako se SharePoint web-mjesto ne pojavljuje na popisu, samo napišite URL web-mjesta SharePoint .

   • ID mape: - Odaberite mapu u koju ćete staviti dolazne datoteke koje će se pregledati s odobrenjem.

   • Na kartici Stvaranje datoteke unesite istu adresu web-mjesta kao i prije, a zatim odaberite mapu u koju želite premjestiti datoteke nakon što su odobrene.

   • Na kartici Brisanje datoteke unesite istu adresu web-mjesta kao i prije. Ova akcija će izbrisati datoteku iz prve mape nakon što bude odobrena i kopirana u novu mapu.

     

4. Zamijenite akciju Započni odobrenje drugom akcijom odobravanja koja će vam omogućiti da joj priložite datoteke.

   • Izbrišite akciju Započni odobravanje iz toka.

     

   • Tamo gdje je nekada bila akcija odobravanja, odaberite okomitu crtu da biste dodali novu akciju.

     

   • Potražite, a zatim odaberite Start i pričekajte odobrenje.

     

   • Odaberite Odobri/odbaci – prvo da biste odgovorili kao vrstu odobrenja.

     

   • Dodijelite zahtjev za odobravanjem naslovom, a zatim ga dodijelite odobravatelju. Odobravatelj čak možete biti i vi!

     

   • Odaberite Pokaži dodatne mogućnosti, a zatim Naziv privitka – 1.

     S desne strane otvara se plutajuća ploča na kojoj ćete vidjeti sve podatke koje možete dobiti od okidača SharePoint .

   • Odaberite Naziv datoteke.

     

   • Odaberite Sadržaj privitaka – 1, a zatim Sadržaj datoteke.

     

5. Proširite karticu Uvjet pa u lijevom tekstnom okviru odaberite Ishod.

   Na taj način, ako odobravatelj odobri zahtjev, pokreće se akcija kopiranja datoteke u drugu mapu.

   

Završili smo s konfiguriranjem toka. Sada ćemo ga testirati.

1. Odaberite gumb Spremi u gornjem desnom kutu.

   Možda ćete dobiti poruku upozorenja od provjere tijeka. Sigurno ga je odbaciti.

   

2. Kada spremite tijek, odaberite gumb Testiraj .

   

3. Odaberite, odabrat ću akciju okidača, a zatim Spremi i testiraj.

   

4. Power Automate označava vam kada je protok u testnom načinu rada. Kada jest, dodajte novu datoteku u mapu ulaznih datoteka u biblioteci SharePoint dokumenata koju ste ranije naveli.

   

5. Sada možete vidjeti da tok teče.

   

Osoba kojoj ste dodijelili odobrenje sada prima zahtjev za odobravanje na različitim mjestima gdje ga može odobriti ili odbiti. Datoteka za pregled priložena je zahtjevu za odobravanjem radi jednostavne reference.

E-poštom

Ako se e-pošta ne prikazuje ispravno, provjerite imate li najnovija ažuriranja u aplikaciji Outlook ili koristite web-verziju programa Outlook.

U Power Automate, u odjeljku Odobrenja za akcijske stavke

Nakon što se zahtjev odobri ili odbije, izvršavanje tijeka se nastavlja. Ako je zahtjev odobren, datoteka koju ste stavili u ulaznu mapu premjestit će se u drugu mapu.

Čestitke! Uspješno ste pokrenuli tijek s mogućnostima odobravanja. Sada kada znate osnove, možete graditi na vrhu ovog toka kako biste ga prilagodili svojim specifičnim poslovnim potrebama.

Sljedeći koraci

• Stvaranje tijekova odobravanja