A Nagyvállalati Microsoft 365-alkalmazások adatvédelmi szabályozása – áttekintés

  • Cikk

Megjegyzés:

A jelen titoktartási információk hatálya alá tartozó Office-termékek listáját az Office-termékekhez rendelkezésre álló adatvédelmi vezérlők című témakörben találhatja meg.

A Microsoft elkötelezett aziránt, hogy minden olyan információt és eszközt a rendelkezésére bocsásson, amely ahhoz szükséges, hogy megalapozott döntéseket tudjon hozni a Nagyvállalati Microsoft 365-alkalmazások Ön általi használatakor az Önre vonatkozó adatok gyűjtésének és felhasználásának módjáról.

A Nagyvállalati Microsoft 365-alkalmazások 1904-es verziójával kezdve új, frissített és továbbfejlesztett adatvédelmi eszközöket biztosítunk a következő területekhez:

  • Diagnosztikai adatok, amelyeket szervezet felhasználójának eszközén futó Office ügyfélszoftverrel kapcsolatosan gyűjt és továbbít a rendszer a Microsoft felé.
  • Kapcsolt szolgáltatások, amelyek felhőalapú funkciók használatával biztosítanak kibővített az Office-szolgáltatásokat az Ön és a felhasználói számára.

Ezen változások részeként új és továbbfejlesztett felhasználói felületi (UI) elemeket és adatvédelmi beállításokat vezetünk be.

A Nagyvállalati Microsoft 365-alkalmazások által a Microsoft számára küldött diagnosztikai adatok

A diagnosztikai adatok célját az Office naprakészen tartása és biztonságosságának fenntartása, a problémák azonosítása, diagnosztizálása és elhárítása, valamint a termékek fejlesztése jelenti. Ezek között az adatok között nem szerepel a felhasználó neve és e-mail-címe, a fájljainak tartalma, illetve az Office-tól független alkalmazásokkal kapcsolatos információk.

Ezeket a diagnosztikai adatokat a rendszer összegyűjti és elküldi a Microsoftnak a szervezet felhasználójának eszközén futó Office ügyfélszoftverről.

A Nagyvállalati Microsoft 365-alkalmazások ügyfélszoftver esetében a diagnosztikai adatgyűjtés három szintje közül választhat:

  • Szükséges: Az a minimális adatmennyiség, amely ahhoz szükséges, hogy az Office biztonságos és naprakész legyen, valamint az adott eszközön az elvárt módon futhasson.

  • Opcionális: Az opció kiválasztásával olyan további adatokat szolgáltat, amelyek segítséget nyújtanak a termékfejlesztésekben, valamint a problémák azonosításában, diagnosztizálásában és elhárításában. Ezek az adatok összesítve felhasználhatók gépi tanuláson alapuló élmények betanítása és javítása érdekében is, például az ajánlott műveletek, a szöveges előrejelzések és a környezetfüggő súgók javítására.

  • Egyik sem: A felhasználó eszközén futó Office ügyfélszoftverről a rendszer nem gyűjt diagnosztikai adatokat. Ez a beállítás azonban nagy mértékben korlátozza az Office felhasználói által tapasztalható problémák azonosítását, diagnosztizálását és elhárítását.

A szükséges diagnosztikai adatok többek között az eszközre telepített Office verzióját, illetve azokat az információkat tartalmazzák, amelyeket a rendszer akkor naplóz, amikor bizonyos dokumentumok megnyitásának hatására az Office alkalmazások összeomlanak. Az opcionális diagnosztikai adatok között szerepelhet például a dokumentumok mentéséhez szükséges idő, amely az eszközére való mentést érintő hibát jelezhet.

Ha úgy dönt, hogy elküldi nekünk az opcionális diagnosztikai adatokat, a rendszer a szükséges diagnosztikai adatokat is továbbítja azokkal.

Megjegyzés:

A rendszer akkor is elküldi a szükséges szolgáltatási adatokat a felhasználó eszközéről a Microsoftnak, ha az Egyik sem lehetőséget választja. További információt Az Office-hoz szükséges szolgáltatásadatok című cikkben talál.

Szervezete rendszergazdájaként az adatvédelmi beállításokat használva kiválaszthatja, hogy milyen szintű diagnosztikai adatokat küldjön a rendszer számunkra. Ha nem változat a beállításokon, akkor a rendszer az opcionális diagnosztikai adatokat is megküldi a Microsoft számára. Az opcionális diagnosztikai adatokat felhasználva az Office mérnöki csapata képes azonosítani, diagnosztizálni és elhárítani a hibákat, ezzel csökkentve ezek szervezetére gyakorolt hatását.

A felhasználók nem tudják módosítani az eszközhöz rendelt diagnosztikai adatgyűjtés szintjét, amikor egy Office programba a szervezeti azonosítójukkal jelentkeznek be – amit gyakran munkahelyi vagy iskolai fióknak nevezünk.

Ezek a diagnosztikai adatok nem tartalmazzák a felhasználók neveit, e-mail címeit, illetve Office-fájljaik tartalmát. Rendszerünk egy egyedi azonosítót hoz létre, amely a felhasználó diagnosztikai adataihoz kapcsolódik. Ha olyan diagnosztikai adatot kapunk, amely azt jelzi, hogy az alkalmazásaink 100 alkalommal összeomlottak, ennek az egyedi azonosítónak segítségével tudjuk beazonosítani, hogy a 100 összeomlást egyetlen felhasználó vagy 100 különböző idézte-e elő. Az egyedi azonosítót nem használjuk fel az egyes felhasználók beazonosítására.

Ha szeretné megtekinteni, hogy a rendszer milyen diagnosztikai adatokat küld a Microsoftnak, akkor a Microsoft Áruházból töltse le, majd telepítése fel az ingyenes Diagnosztikai adatok megjelenítője nevű alkalmazást.

További információért olvassa el az alábbi témaköröket:

A Nagyvállalati Microsoft 365-alkalmazások kapcsolt szolgáltatásai

A Nagyvállalati Microsoft 365-alkalmazások olyan ügyfélalkalmazásokat és kapcsolt szolgáltatásokat tartalmaz, amelyekkel hatékonyabban dolgozhat, kommunikálhat és működhet együtt másokkal. A OneDrive Vállalati verzióban tárolt dokumentumokban való együttműködés, illetve egy Word-dokumentum tartalmának különféle nyelvekre való lefordítása mind-mind kapcsolt szolgáltatásoknak minősülnek.

Tisztában vagyunk vele, hogy adott esetben annak beállítására is szükség lehet, hogy a felhasználók az Office alkalmazások használatakor milyen típusú kapcsolt szolgáltatásokat érhessenek el. Szervezete rendszergazdájaként az adatvédelmi beállításokon keresztül választhatja ki, hogy felhasználói a következő kapcsolt szolgáltatások közül melyekhez férhessenek hozzá:

  • Tartalomelemző szolgáltatások: Ezek a szolgáltatások az Office-tartalmat használják tervezési javaslatok szolgáltatásához, javaslatok szerkesztéséhez, adatbetekintésekhez és hasonló szolgáltatásokhoz. Ilyen például PowerPoint Tervező vagy a Fordító.

  • Online tartalmakat letöltő szolgáltatások: Ezek olyan szolgáltatások, amelyek sablonok, képek, 3D modellek, videók és referenciaanyagok keresését és letöltését teszik lehetővé a dokumentumok tartalmasabbá tételéhez. Például Office-sablonok vagy PowerPoint QuickStarter.

Beállíthatja például, hogy felhasználók az online tartalmakat letöltő kapcsolt szolgáltatásokat szabadon használhassák, a tartalomelemző szolgáltatásokat azonban nem. Ha ezeket az adatvédelmi beállításokat nem állítja be, felhasználói számára alapértelmezésként az összes kapcsolt szolgáltatás elérhető lesz.

Emellett olyan adatvédelmi beállítás is elérhető, amely lehetővé teszi az összes kapcsolt szolgáltatás kikapcsolását, és amely az egyéb kapcsolt szolgáltatásokat is kikapcsolja, mint például a dokumentumok közös szerkesztését és az online fájltárolást. Fontos megjegyezni azonban, hogy amikor a beállítás segítségével az összes kapcsolt szolgáltatást letiltja, bizonyos Office funkciók továbbra is elérhetők lesznek, többek között az Outlookon belüli postaláda-szinkronizáció, a Teams és Skype Vállalati verzió használata vagy az alábbiakban felsorolt nélkülözhetetlen szolgáltatások.

Ha úgy dönt, hogy felhasználói ne férhessenek hozzá bizonyos típusú kapcsolt szolgáltatásokhoz, akkor ezen szolgáltatások menüszalagon vagy menüben található gombja szürke színnel fog megjelenni, vagy a szolgáltatások használatakor hibaüzenet jelenik meg a felhasználók számára.

A felhasználók nem tudják ezeket a kapcsolt szolgáltatásokat be-vagy kikapcsolni, amikor egy Office programba a szervezeti azonosítójukkal jelentkeznek be – amit gyakran munkahelyi vagy iskolai fióknak nevezünk.

További információért olvassa el az alábbi témaköröket:

A Nagyvállalati Microsoft 365-alkalmazások opcionális kapcsolt szolgáltatásai

A Nagyvállalati Microsoft 365-alkalmazások fentebb említett kapcsolt szolgáltatásain felül egyéb opcionális kapcsolt szolgáltatások is elérhetők, amelyeket felhasználói szervezeti fiókjukkal érhetnek el, feltéve, ha ezeket engedélyezi a számukra. Ilyen például az Excel 3D térképek funkciója, amely a Binget használja.

A szervezete Microsofttal kötött kereskedelmi megállapodása nem terjed ki ezekre az opcionális kapcsolt szolgáltatásokra; ezekre külön felhasználási feltételek vonatkoznak. A Microsoft által közvetlenül a felhasználók számára biztosított opcionális kapcsolt szolgáltatásokra nem az Online Services használati feltételei, hanem a Microsoft szolgáltatási szerződés vonatkozik.

Mivel ezekre az opcionális kapcsolt szolgáltatásokra külön felhasználási feltételek vonatkoznak, ezért ezeket a fentebb említett kapcsolt szolgáltatásoktól külön kell kezelni. Szervezete rendszergazdájaként beállíthatja, hogy ezek az opcionális kapcsolt szolgáltatások elérhetők legyenek-e egy csoport vagy bizonyos felhasználók számára. Ha nem állítja be ezeket az adatvédelmi beállításokat, felhasználói számára alapértelmezetten az összes opcionális kapcsolt szolgáltatás elérhető lesz.

Annak ellenére, hogy Ön elérhetővé teszi felhasználói számára az opcionális kapcsolt szolgáltatásokat, a felhasználók csoportként kikapcsolhatják őket az adatvédelmi beállítások párbeszédpaneljén. Ezt csak akkor tehetik meg, ha a szervezeti azonosítójukkal (amit gyakran munkahelyi vagy iskolai fióknak nevezünk), és nem a személyes e-mail címükkel jelentkeznek be az Office-ba.

További információért olvassa el az alábbi témaköröket:

A kapcsolt szolgáltatások szükséges szolgáltatásadatai

A kapcsolt funkció használatakor a Microsoft adatokat küld és feldolgozza azokat a kapcsolt funkció biztosításához. Ezek az adatok döntő fontosságúak, mivel ezek teszik lehetővé teszik a felhőalapú kapcsolt funkció biztosítását. Ezekre az adatokra a szükséges szolgáltatási adatokként hivatkozunk.

A szükséges szolgáltatási adatok közé tartoznak a kapcsolódó felület működésének információi, amelyek az alapszolgáltatás biztonságos, naprakész állapotának megőrzéséhez, valamint az elvárt működéséhez szükségesek. Ha úgy dönt, hogy egy, a tartalmat elemző kapcsolt funkciót használ, például a Word fordítást, akkor a program a dokumentumban a begépelt és lefordítani kívánt szöveget a program elküldi elemzésre a kapcsolt funkció biztosításához. A szükséges szolgáltatási adatok magukban foglalhatják egy kapcsolt szolgáltatás működéséhez szükséges adatokat, például az Office-alkalmazás konfigurációs adatait.

További információt Az Office-hoz szükséges szolgáltatásadatok című cikkben talál.

Nagyvállalati Microsoft 365-alkalmazások – alapvető szolgáltatások

Egyes szolgáltatások nélkülözhetetlennek a Nagyvállalati Microsoft 365-alkalmazások funkciói számára, így azok nem tilthatók le. Ilyen például a licencelési szolgáltatás, amely ellenőrzi, hogy rendelkezik-e a megfelelő licencekkel a Nagyvállalati Microsoft 365-alkalmazások használatára. Az Ön által konfigurált többi házirend-beállítástól függetlenül az ezekre a szolgáltatásokra vonatkozó szükséges szolgáltatásadatokat a rendszer összegyűjti és továbbítja a Microsoft számára.

További információért tekintse meg az Alapvető szolgáltatások az Office-hoz című részt.