Esemény létrehozása

Az eseménytervezési folyamat Dynamics 365 Customer Insights - Journeys egy eseményrekord létrehozásával kezdődik. Az eseményrekord végigvezeti az eseménytervezés minden lépésén. A rekord összegyűjti az összes tervezési adatot, hivatkozásokat ad a kapcsolódó rekordokhoz, és üzleti folyamat idővonalát biztosítja. Miután létrehozta az eseményrekordot azt követheti a szervezőcsoport összeállítása, az előadók és előadások kezelése, a belépők elkészítése, valamint a helyszín hozzárendelése.

A legfelső szintű eseményrekord létrehozása

Az eseményrekord létrehozása az első lépés az esemény beállításakor Customer Insights - Journeys. Az adott eseménnyel kapcsolatosan minden vagy közvetlenül ebben az eseményrekordban lesz eltárolva, vagy más rekordokban, amelyek ehhez a rekordhoz kapcsolódnak.

Bár Customer Insights - Journeys számos nézetet kínál más bejegyzéstípusokhoz, a munka nagy részét valószínűleg közvetlenül a megfelelő eseményrekordban fogja elvégezni. Amikor az eseményrekordban dolgozik, megtekintheti és létrehozhatja a legtöbb kapcsolódó rekordtípust, és minden, amit tesz, automatikusan hozzá lesz rendelve az adott eseményhez.

Az összes eseményrekord listáját úgy tekintheti meg, hogy megnyitja az Események munkaterületet , és megnyitja az Események eseményeseményei>> lehetőséget. Innen a szabványos listanézet vezérlőelemei segítségével keresheti, rendezheti és szűrheti a listát egy meglévő esemény megnyitásához vagy egy új eseményrekord létrehozásához.

A Dynamics 365 sok más űrlapjához hasonlóan az eseményűrlap is tartalmazza a rá vonatkozó legfontosabb beállítások összegzését a lap tetején. Ugyanitt található az üzletifolyamat-idővonal, amelynek segítségével könnyen megszervezheti munkáját az eseménykezelési folyamat minden fázisában. Az alkalmazás tartalmaz egy standard eseményszervezési üzleti folyamatot, ez azonban testreszabható, hogy igazodjon az adott szervezet saját folyamatához.

Amikor először hoz létre új eseményt, meg kell adnia az egyes szükséges mezők értékeit (piros csillaggal jelölve). Javasoljuk, hogy töltse ki az üzleti szempontból kritikus fontosságú mezőket is (jelölje ki az egyes üzleti munkafolyamat-elemeket, majd töltse ki a kék pluszjellel jelölt elemeket). Minden kötelező és üzleti szempontból kritikus fontosságú mező az üzletifolyamat-oldal felső részén található, ahol gyorsan és könnyen kitölthetők. Az üzleti folyamatban megadott minden beállítás is látható lesz az esemény egyéb adatai között a lap alsóbb részein. Ezeket a beállításokat azután is megtekintheti és szerkesztheti, hogy a munkafolyamat következő fázisára lépett.

Miután minden kötelező mezőt kitöltött, elmentheti a rekordot. Az esemény tervezése során valószínűleg több napon keresztül, számos alkalommal fog visszatérni ehhez az eseményrekordhoz. Használja a munkafolyamatot egyfajta teendőlistaként, és kövesse nyomon az előrehaladását az egyes fázisok során.

A weblap fő részében megismétlődik a munkafolyamat által kért és megjelenített összes fontos információ és még sok minden más. A fő törzs több lapon helyezkedik el, amelyeken az oldal fő részének tetejénél biztosított hivatkozásokkal navigálhat. A tervezéssel kapcsolatos részletes adatokat bármikor megadhatja az oldal fő részén – nem kell várnia, amíg elér a munkafolyamat egy adott részéhez. Az alábbi részekben összefoglalót talál az egyes rendelkezésre álló lapok használatáról.

Az Általános lap

Itt az eseménnyel kapcsolatos alapvető információkat szerkesztheti és tekintheti át, többek között:

• Fontos információk: Tartalmazza az esemény nevét és egyéb alapvető adatokat. A következő beállítások állnak rendelkezésre:
  • Esemény neve: Adja meg az esemény nevét.
  • Esemény típusa: Válassza ki az esemény típusát. Ez az eseménytípus kizárólag tájékoztató célt szolgál, és nem befolyásolja a szolgáltatásokat. Használja az esemény könnyebb megkeresésére és azonosítására.
  • Regisztrációk száma: Az eseményre regisztrált személyek számát jeleníti meg. Az itt látható maximális érték 50 000, de a rendszerben ennél több regisztrációt is tárolhat.
  • Bejelentkezések száma: Az esemény során bejelentkezett résztvevők számát mutatja. Az itt megjeleníthető maximális érték 50 000, de a rendszerben ennél több bejelentkezést is tárolhat.
  • Esemény URL-címe: Az esemény webhelyének címét jeleníti meg. Ha az alapértelmezett helyet használja a Power Apps-portálokhoz, akkor az esemény URL-jének értéke írásvédett, és automatikusan történik a megadása. Ha a webhelyet egyéni helyen üzemelteti, jelölje be az Egyéni esemény URL-címe jelölőnégyzetet, és szerkessze az értéket itt. Az esemény URL-címe mező mellett található földgömb gomb segítségével nyissa meg az oldalt.
• Ütemezés: Beállításokat biztosít az esemény időzónájának, kezdési és befejezési dátumának megadásához. Az ütemezés szakasz az eseményig fennmaradó napokat is visszaszámolja. Itt ismétlődő eseményt is beállíthat. Ha módosítja a kezdési dátumot, amely már mentve volt, a rendszer megkérdezi, hogy szeretné-e módosítani a befejező dátumot és az előadás ütemezését ennek megfelelően.
• Idővonal: Mint a legtöbb entitástípus esetében a Dynamics 365 rendszerben, ebben a szakaszban is létrehozhat egy rekordot azokról a tevékenységekről (például hívásokról, e-mailekről és találkozókról), amelyeket Ön és mások végeznek az aktuális bejegyzéssel kapcsolatban. Megjegyzések megosztására is lehetőséget biztosít. Az ennek a területnek a felső részén található hivatkozások, gombok és menüpontok segítségével hozhat létre új elemeket vagy végezhet keresést, illetve szűkítést a listában.
• Az esemény streamelése online: Állítsa be az eseményt webináriumként, élő Teams-eseményként, Teams-értekezletként Microsoft Teams vagy csak a helyszínen.
• Hely: Adja meg az esemény helyét. A hely hierarchikus struktúrájú, és csak annyi részletet adhat meg itt, amennyi szükséges. Megadhat például csak egy épületet. Azonban egy terem megadásához először meg kell adnia az épületet, amelyben az a terem található. Ha szükséges, az egyes előadásokhoz különböző helyszínt is hozzárendelhet. Helyrekordokat innen hozhat létre, vagy választhat a meglévő helyszínrekordok közül. A hely típusú rekordok számos hasznos adatot tartalmazhatnak, mint például a cím, a létesítmények, a kapacitás stb.
• Helyszínre vonatkozó korlátozások: A helyszínre vonatkozó korlátozások szakasz csak helyszíni események esetén jelenik meg. Minden alkalommal, amikor új helyet állít be, az itt látható Maximális eseménykapacitás érték frissül, hogy megfeleljen az utoljára kiválasztott épülethez, helyiséghez vagy elrendezéshez konfigurált kapacitásnak (ha elérhető). Ezt az értéket szükség esetén manuálisan felülírhatja. Itt engedélyezheti a várólistát is az esemény megtelése után érkező regisztrációk kezelésére.
• Webinárium beállítása: A webinárium beállítása szakasz csak webinárium és hibrid események esetén jelenik meg. Az itt található beállításokkal beállíthatja a webinárium konfigurációját, és megkeresheti a webinárium megtekintéséhez és bemutatásához szükséges URL-címeket.

A Napirend lap

A Napirend lap részleteket tartalmaz az esemény során zajló munkamenetek ütemezéséről. A lap az aktuális eseményhez kapcsolódóan a következő megtekinthető, létrehozható és módosítható beállításokat tartalmazza:

• Saját napirend létrehozásának engedélyezése a regisztrálók számára: Ez a beállítás csak olyan eseményeknél érhető el, amelyekhez nincs beállítva belépő. Ez a naptár felett jelenik meg, amikor nincsenek megadva belépők, de rejtve marad, amikor a belépők definiálva vannak.
• Munkamenetek naptára: Az eseményhez definiált munkamenetek naptárát jeleníti meg. A naptár használatával is létrehozhat és szerkeszthet előadásokat. További információ: Marketingnaptárak használata.
• Munkamenetek listája: Minden munkamenet általában egyetlen prezentáció, osztály, beszélgetés vagy webinárium. Ez a táblázat megismétli a naptárban is látható információt. Itt is létrehozhat és szerkeszthet előadásokat.
• Munkamenet-sávok: Minden (külső) sáv összefüggő, nem ütköző munkamenetek gyűjteménye, amelyek valószínűleg ugyanannak a célközönség érdekesek lehetnek. A résztvevők regisztrálhatnak egy adott pályára, amelyet bérletekkel kezelhet. Lehetőség van ezenkívül belső ülésszakok létrehozására is, amelyeket nem fednek fel a látogatók számára, de segíthetnek a tervezés során.
• Előadó felszólalói hozzárendelés i elköteleződések : Mindegyik leképez egy előadót az eseményen zajló munkamenetre.
• Szponzorok: Az eseményt szponzoráló vállalatok.

Webhely és regisztrációs űrlap lap

Feljegyzés

Az eseményportál kezdőlapja (az esemény webhelye) jelenleg nem érhető el valós idejű utazások esetén. A regisztrációhoz szükséges marketingűrlapok azonban életképes alternatívaként szolgálhatnak az esemény részleteinek bemutatására és a regisztrációs folyamat megkönnyítésére.

A Webhely és űrlap lap lehetőséget biztosít a regisztrációs paraméterek beállítására. Először is eldöntheti, hogy hol szeretné, hogy a résztvevők regisztráljanak az eseményére:

• Önálló regisztrációs oldalon:
  • Akkor használja ezt a lehetőséget, ha regisztrációs oldalt szeretne létrehozni regisztrációs űrlapok használatával Customer Insights - Journeys , és az Customer Insights - Journeys oldalt tárolni szeretné.

    

• Saját weboldalán:
  • Használja ezt a lehetőséget, ha saját webhelyét szeretné használni a regisztrációk gyűjtésére. Ebben az esetben meg kell adnia az esemény URL-címét, és el kell döntenie, hogy szeretne-e regisztrációs űrlapokat használni Customer Insights - Journeys . Ebben az esetben átmásolhatja az űrlap Java scrip kódját, hogy beágyazza azt a webhelyére.

    

• Ennek az eseménynek nincs weboldala:
  • Akkor használja ezt a lehetőséget, ha máshol szeretné összegyűjteni a regisztrációkat, vagy egyáltalán nem szeretné gyűjteni őket.

A Regisztráció és részvétel lap

A Regisztráció és részvétel lapon megtekintheti, hogy ki regisztrált az eseményre, és ki vett részt. Ezen a lapon létrehozhat regisztrációkat és bejelentkezéseket is. A következő szakaszok állnak rendelkezésére:

• Eseményregisztráció: Ez a táblázat azoknak az embereknek a listáját tartalmazza, akik regisztráltak az eseményedre. Itt manuálisan is regisztrálhat embereket. Ha egyéni regisztrációs mezőket használ, akkor itt megtekintheti az egyes résztvevők által beküldött értékeket is.
• Bejelentkezés az eseményre: Itt láthatja, hogy ki vett részt az eseményen, és megadhatja a jelenléti íveket.

A További információk lap

A További információk lapon beállíthatja az eseménycsapatot, és rögzítheti az általános információkat, célokat és pénzügyi részleteket. Ezen a lapon a következő szakaszok állnak rendelkezésére:

• További információk: Adjon meg egy alapvető leírást, és vázolja fel céljait.
• Pénzügyek: Az esemény pénzügyi adatainak megtekintése és rögzítése. Az értékek irányítópult-diagramok és statisztikák formájában jelennek meg, de csak tájékoztató jellegűek, nem alkalmasak könyvelési és számviteli felhasználásra.
• Eseménycsapat tagjai: Állítsa be az eseménycsapatot az esemény megszervezésében segítséget nyújtó munkatársakra és külső partnerekre mutató hivatkozások hozzáadásával. A táblázatban látható minden csoporttag neve és beosztása, így könnyen megállapítható, hogy szükség esetén kit kell hívni, és mi az elérhetősége.

A Helyiségfoglalások lap

A Szobafoglalások lap egy naptárat biztosít, amely megjeleníti az aktuálisan megjelenített eseményhez és munkameneteihez rendelt szobákat. A nem lefoglalt szobák nem jelennek meg, sem a hozzárendelt szobák nélküli események vagy előadások. Ez a naptár írásvédett, így nem hozhat létre semmilyen előadást vagy foglalást itt. További információ: Marketingnaptárak használata.

A Helyreállítási elemek lap

A Helyreállítási elemek lap lehetővé teszi a rendszergazdák számára a testreszabási hibák nyomon követését, javítva ezzel az esemény-munkafolyamat létrehozásának folyamatát. Ez a lap testreszabási hibákat tartalmazó rácsot tartalmaz, és lehetőséget ad a rendszergazdáknak azok kezelésére. Események esetén tipikus hibák fordulnak elő az esemény weboldalain való regisztráció során.

Miután kiválasztotta a sorokat a Helyreállítási elemek lapon, törölheti az elemeket (amelyek törlik őket a blob-tárolóból), vagy kijavíthatja a problémát, és "helyreállíthat" minden olyan elemet, amivel újrajátssza a korábban meghibásodott funkciókat.

Feljegyzés

Ha vannak elemek a Helyreállítási elemek lapon, a rendszeren kívüli rendszergazda felhasználók értesítést kapnak, amely azt mondja: "Úgy tűnik, hogy néhány probléma van ezzel eseménnyel”. Kérjen segítséget a rendszeradminisztrátortól."

A Kapcsolódó menü

A Kapcsolódó menü az eseményekkel kapcsolatos témakörökre mutató hivatkozásokat tartalmaz, a tevékenységektől az előadókig. Ha a kapcsolódó menüben egy témakör jelöl ki, a kapcsolódó menütől balra egy új ideiglenes lap jelenik meg az adott témakörhöz.

Bár az ideiglenes lapon szerkesztheti és mentheti a kijelölt témakörrel kapcsolatos elemeket, az ideiglenes lap nem marad a Kapcsolódó menü mellett az esemény mentése és bezárása után.

Az esemény szervezőcsoportjának összeállítása

A szervezőcsoport az esemény szervezésében segédkező munkatársakat és külső kapcsolattartókat foglalja magában. Minden eseményrekord tartalmazza az összes csoporttag nevét és szerepét, valamint további információkra mutató hivatkozásokat, így könnyen áttekinthető, hogy szükség esetén kit kell hívni, és mi az elérhetősége.

• Megtekintheti és szerkesztheti az összes olyan csapattag listáját, akik az összes eseményen dolgoztak, dolgoznak vagy dolgozni fognak az Események esemény>eseménycsapattagjai> menüpontban. Ezen a területen állíthatja össze a különféle események szervezéséhez rendelkezésre álló személyek adatbázisát.
• Egy adott eseményhez társított csapattagok listáját megtekintheti és szerkesztheti, ha megnyitja az Események>eseményeseményeit>, megnyitja a megfelelő eseményt, és megnézi a További információk lap Esemény csapattagok szakaszát. Az Események lapon található lista ugyanúgy működik, mint az Esemény csapattagjai lapon, azzal a különbséggel, hogy csak az aktuális eseményhez rendelt csapattagokat jeleníti meg és adja hozzá.

Minden csoporttag rekordja társítható egy kapcsolattartói vagy felhasználói rekordhoz.

• A felhasználók olyan személyek, akik a szervezetnél dolgoznak, és Dynamics 365-licenccel rendelkeznek.
• A kapcsolattartók a kapcsolattartói adatbázisból származnak, amely tartalmazza az ügyfeleket, potenciális ügyfeleket, szállítókat, partnereket és más külső személyeket (vagy belső személyeket, akik nem használják a Dynamics 365 rendszert).

Amikor létrehozza egy új csoporttag rekordját, kiválaszthatja, hogy kívánja-e társítani egy felhasználói vagy kapcsolattartói rekordhoz. Ha a kapcsolattartói rekordhoz való társítást választja, a csoporttag rekordjában megjelennek az adott kapcsolattartói rekordból származó, vonatkozó információk. A felhasználói rekordok nem tartalmaznak kapcsolattartói adatokat, tehát ha a rekordot egy felhasználóhoz társítja, megjelenik ugyan a társítás, de az alkalmazás nem tölt be további adatokat. A csoporttag rekordja tartalmazza ezenkívül az adott személy szerepét, valamint azokat az eseményeket, amelyek szervezésében a csoporttag részt vett vagy jelenleg is részt vesz. Csapattagokat az Esemény csapattagjai listaoldalról vagy közvetlenül egy adott eseményrekordból hozhat létre.

A csapattagok listanézetének megtekintésekor a lista tartalmaz egy Felhasználó és egy Partnerek oszlopot is, de csak az egyik oszlopban jelenik meg érték. A listanézetben két lehetősége van: megnyithatja a felhasználói vagy kapcsolattartói rekordot a kívánt névre kattintva, vagy megnyithatja magát a csoporttagrekordot is, ha duplán kattint az adott sorba, de nem a személy nevére.

Események előadásainak és előadóinak kezelése

Az eseményajánlat fő elemei általában maguk az előadások és az előadók. Egy egyszerűbb esemény esetleg csak egy előadásból áll, míg egy konferencia több napon átívelő számos előadást is tartalmazhat.

Eseményhez tartozó előadások és ülésszakok beállítása

Az előadások az esemény történéseinek egy alcsoportját alkotják. Egy előadás általában egyfajta kisebb szeminárium vagy vitaindító előadás, de a fogalom valójában kifejezetten rugalmas, és szükség szerint alkalmazható. Ha például nem konferenciát, hanem szakvásárt rendez, az előadások képviselhetik az egyes standokat is.

Egy nagy konferencián több munkamenet is futhat egyidejűleg, és akár több munkamenet-sávot is tartalmazhat, amelyek több kapcsolódó és nem ütköző munkamenetet szerveznek célközönség szerint, így a résztvevők könnyen kiválaszthatják a legjobb pályát maguknak anélkül, hogy a teljes kínálatot tanulmányozniuk kellene. Később lehetősége lesz esemény- és előadásbelépők létrehozására is a jegykiadás kezeléséhez.

Kétféle pálya létezik: belső és külső. A belső szekciók a tervezési fázisban segítenek az előadások szervezési szempontból történő csoportosításában, például a felelős szervezők vagy a szükséges felszerelések szerint. A külső szekciók használata az előadások csoportosításához tartalom vagy célközönség alapján. A külső szekciók az ügyfelek számára rendelkezésre álló felületeken, például eseménywebhelyeken és mobilalkalmazásokban is megjelennek. Szükség szerint készíthet külön belépőtípust minden vonatkozó külső szekcióhoz, azonban a belső szekciókhoz nem lehet belépőt készíteni. Használja a Track Type (Pálya típusa ) beállítást az űrlap tetején a nyomvonal belső vagy külső értékre állításához.

Az eseményrekord Napirend lapján megtekintheti és beállíthatja az adott esemény munkameneteit és munkamenet-sávjait.

• Minden előadás egy adott eseményhez és előadóhoz van társítva, és magában foglalja az ütemezési adatokat is. A munkameneteket megtekintheti, létrehozhatja és szerkesztheti a naptár kijelzőjén vagy a táblázatban.
• Minden szekcióhoz hozzárendelhető egy közönségtípus és egy rövid leírás, majd egyesével kell hozzáadni az alárendelt előadásokat. Egy adott szekció minden előadásának ugyanahhoz az eseményhez kell tartoznia.

Az előadók beállítása és hozzárendelése

A következő lapokon kezelheti az előadókat és az előadói hozzárendeléseket:

• Események>résztvevőinek>hangszórói: Felsorolja az előző, aktuális vagy jövőbeli eseményekhez elérhető összes előadót, és lehetővé teszi új előadók beállítását.
• Események>Eseményesemények>: A megfelelő eseményrekord Napirend lapján dolgozhat az adott esemény előadói elfoglaltságának beállításához. Szükség szerint az előadói hozzárendelések beállítása során új előadói rekordokat is létrehozhat itt.

Előadói hozzárendelés beállításakor az előadót az aktuális eseményrekord valamely előadásához kell társítani. Előadói hozzárendelés beállítása:

• Léteznie kell egy előadói rekordnak.
• Ha előadás hozzárendelését is szeretné elvégezni, léteznie kell egy előadásrekordnak. (Egyetlen előadást tartalmazó események esetében előfordulhat, hogy nem létezik előadásrekord, hanem az alkalmazás magát az eseményt kezeli előadásként.)

Eseménybelépők létrehozása

Az eseménybelépők nem támogatottak Customer Insights - Journeys eseménykezelés.

Az eseményhelyszín beállítása

A helyszín egy olyan fizikai hely, ahol az adott eseményt vagy előadást tartják. Lehet akár egyetlen épület egyetlen teremmel, vagy egy épület számos termének egyike. Minden helyszín esetében számos fontos adatot megadhat, ideértve a helyszín nevét, elhelyezkedését, létesítményeit, kapacitását, elrendezését, az eseményeket, amelyeknek otthont adott vagy otthont fog adni és még sok mást. A helyszín létrehozását követően szükség szerint hozzárendelhet eseményeket és előadásokat.

Használja a különböző típusú helyszínentitásokat az Eseményhelyszín-kezelés> területen az esemény helyének hierarchikus modelljének létrehozásához. Később lehetősége lesz események és előadások hozzárendelésére a modellben szereplő minden helyszínhez. Csak annyi információt kell megadnia, amennyire szüksége van, tehát egy egyszerű, egy termes épület esetén nem szükséges termeket meghatározni, és egy egyszerű, egy elrendezéssel rendelkező teremhez nem szükséges elrendezéseket meghatározni. Azonban nem lehet termet épület nélkül létrehozni, és ugyanígy elrendezést sem terem nélkül.

A helyszínek modellezéséhez használja a következő entitásokat:

• Rendezvényhelyszín-kezelő>>épületek: Az épületek szabadon álló szerkezeteket képviselnek, amelyek helyiségekre oszthatók vagy nem.
• Rendezvényhelyszín-kezelő>>szobák: A szobák az épületek alegységeit képviselik, és mindegyiket hozzá kell rendelni egy, a rendszerben tárolt épületrekordhoz.
• Események>helyszínkezelési>elrendezései: Egy esemény során egyetlen helyiséget használhat többféle munkamenet megrendezésére, amelyek mindegyike a székek és egyéb létesítmények eltérő elrendezését igényelheti. A terem elrendezése gyakorlati következményekkel is járhat, például befolyásolhatja a terem befogadóképességét. Minden elrendezést társítani kell egy adott teremhez, de minden teremhez korlátlan számú elrendezés rendelhető hozzá.