Beszerzés és forrás áttekintése
A cikk áttekintést nyújt a beszerzés és forrás modulban elérhető funkciókról.
A Beszerzés és forrás modul kezeli az összes lépést a termék- és szolgáltatásigény azonosításától, a termék beszerzésén keresztül egészen a kézhezvételig, számlázásig, illetve a szállító felé esedékes kifizetés feldolgozásáig. A beszerzési folyamatokat beszerzési irányelvek és munkafolyamatok megadásával tudja az üzleti igényekhez igazítani.
Termék- és szolgáltatásigény azonosítása
A termékre vagy szolgáltatásra vonatkozó igény felmerülhet igénylések következtében, például amikor egy alkalmazottnak szüksége van egy adott termékre. A termékkatalógusok létrehozhatók a rendelkezésre álló termékek kiválasztásához, amelyek közül lehet választani, vagy olyan termékekre vonatkozó kéréseket lehet benyújtani, amelyek még nem állnak rendelkezésre a katalógusban, lehetővé téve a beszerzési osztály számára, hogy mérlegelje, hogyan lehet a terméket szállítani.
A kiadási korlátok felhasználhatók az igénylések kiadásainak korlátozására, a beszerzési munkafolyamat pedig lehetővé teszi, hogy a megrendelés előtt jóváhagyást kérjen. Szükség esetén lehetőség van a költségvetési alapok elosztásának megadására is.
A beszerzési részleg azonosítja a szükséges termékek és szolgáltatások lehetséges szállítóit, mely alapján elképzelhetően ajánlatkérést küld több potenciális szállító részére. Lehetőség nyílik az igénylendő termék specifikációinak megosztására, a potenciális szállítók pedig meg tudják tekinteni ezeket, és ellenőrizni tudják, hogy képesek-e azoknak megfelelő terméket szállítani le. Az ajánlattevők visszaküldik ajánlataikat, amelyeket a beszerzési osztály ezután felülvizsgál, mielőtt kiválasztják azt a szállítót, akitől beszerzést kívánnak végezni.
A beszerzési rendelések tartalmaznak egy olyan lehetőséget, amely, az átfogóbb ajánlatkérési folyamat helyett, egy beszerzési értesítőt küld ki a szállítóknak. A beszerzési lekérdezés segíthet olyan feltételek meghatározásában, mint az árak, kedvezmények és a megrendelés beérkezési dátuma. Amennyiben a szállítókat úgy állítja be, hogy azok a Szállítói portált használják, úgy nem aktív a beszerzési értesítő funkció. Ebben az esetben a rendelés aSzállítói portálon kerül megosztásra, a visszaigazolási kérés kiküldését követően pedig a szállító képes közvetlenül visszaigazolni a rendelést.
A beszállítói katalógusok segítségével információt lehet gyűjteni a szállítók által szállítható termékválasztékról. A szállítók maguk tudják közzétenni a saját katalógusukat, így könnyebb a katalógus naprakészen tartása. Egy termékhez csatolhat engedélyezett szállítói listát is, ami elősegítheti a szállító kiválasztását új beszerzési rendelések megnyitásakor, illetve a nem kívánt szállítók mellőzését.
Beszerzés
A beszerzési rendeléseket többféle módon lehet létrehozni, többek között:
- Az általános tervezés eredményeként, amely olyan igényt azonosított, amely vásárlást igényel. Ez a folyamat tervezett beszerzési rendeléseket hoz létre, és ezek kiadásakor beszerzési rendelések jönnek létre.
- Beszerzést eredményező beszerzési igénylések feldolgozása következtében.
- Beszerzési szerződések feldolgozása során, ahol is a rendszer beszerzési rendeléseket hoz létre megállapodásokból származó kiadott megrendelések formájában. Erre jellemzően akkor kerül sor, ha beszerzési szerződéseket használ a keretrendelések jelölésére.
- Manuálisan, ha a létrehozott megrendelés nem egy másik dokumentumon alapul.
A beszerzési jóváhagyási munkafolyamatokkal konfigurált beszerzési megrendelések jóváhagyást igényelnek, mielőtt jóváhagyásként rögzítenék őket, és ez szükséges a megrendelés további feldolgozása előtt.
A beszerzési rendelések Jóváhagyása megerősíti, hogy szerződéses viszony áll fenn a szállítóval. A beszerzési rendelés ezután fokozatosan több állapoton halad keresztül, mígnem végül számlázásra vagy törlésre kerül.
Beszerzési rendelés létrehozásakor a rendszer több mezőt előre kitölt a Szállítók oldalon tárolt szállítói információkból származó alapértelmezett értékekkel. Ennek megfelelően, Önnek csak egy korlátozott számú mezőt kell kitöltenie a beszerzési rendelésen, de akár felül is írhatja az alapértelmezett értékeket.
Árak és engedmények
Az árak és kedvezmények tartalmaznak információkat az általuk kínált árakról, kedvezményekről és visszatérítési feltételekről. Az árakat és engedményeket jelölhetik kereskedelmi megállapodások. A kereskedelmi megállapodások olyan szállítói árlisták, melyek rögzítik az árakat vagy engedményeket, valamint a megállapodás konkrét érvényességi idejét. Az árak és engedmények rögzíthetők és jelölhetők beszerzési szerződések, illetve olyan feltételek segítségével, mint például adott mennyiségű vagy értékű áru megvásárlására vonatkozó olyan vállalások, melyek a kialkudott feltételek alapfeltételei. A szállítókkal olyan árengedmény-megállapodások köthetők, amelyek alapján bizonyos termékek vagy termékcsoportok beszerzése a beszerzés összegétől vagy mennyiségétől függően árengedményt eredményezhet a szállítótól.
Szállítási lehetőségek
A beszerzési rendeléshez kapcsolódó szállítási folyamat tekintetében több lehetőség áll a rendelkezésére. A megrendelt termékeket fel tudja osztani szállítási ütemezésekbe, mely esetben a megrendelt mennyiség tervezett szállítása különböző időpontokban történik. További szállítási lehetőség az értékesítési rendelésből indított közvetlen szállítás, mely esetén a rendszer automatikusan létrehozza az értékesítési rendeléshez kapcsolódó szállítólevelet, a termék átvételének, a értékesítési rendelésben történő rögzítésével egy időben. A beszerzési rendelés lehet része egy vállalatközi rendelésláncnak is, más néven vállalatközi beszerzési rendelésnek, mely esetben a termékrendelés egy megfelelő vállalatközi értékesítési rendelésből kerül rendezésre. Ebben az esetben automatikusan sor kerül bizonyos lépések végrehajtására a kapcsolódó vállalatközi rendelések között.
Kiegészítő cikkek
A termékekhez be tud állítani kiegészítő cikkek is. Ennek célja a megrendelésre kerülő termékhez kapcsolódó további termékekre vonatkozó javaslattétel. A további termékek lehetnek szükségesek, vagy opcionálisak. Bizonyos esetekben a hozzáadott kiegészítő cikkek lehetnek egy másik, megvásárolt termék mellé adott ingyenes termékek.
Beszerzési rendelés költségei
A beszerzési rendeléshez hozzárendelhet díjakat is. Ez történhet automatikusan, automatikus díjak beállításával, vagy a díjak manuális hozzáadása útján. A díjakat a rendeléshez a fejléc szintjén, illetve a rendelési sor szintjén is hozzá tudja rendelni. A díjak könyvelése kapcsán több beállítási lehetőség áll a rendelkezésére. Be tudja például állítani, hogy egy díj termékköltségként kerüljön lekönyvelésre. Ilyen esetben a díjat a rendelés jóváhagyása előtt hozzá kell rendelni a rendelési sor szintjén. Van egy opció, amely segíthet a díjaknak a megrendelés fejlécéből a sorokhoz való hozzárendelésében.
A termék bevételezése és számlázása
A fizikai termékekre vonatkozó beszerzési rendelések jellemzően szükségessé teszik a raktárban végrehajtott beérkezésregisztrációt, majd a termékbevételezés regisztrációját a rendelés kapcsán. Az igénylések alapján létrejövő beszerzési rendelések konfigurációját be tudja úgy állítani, hogy a terméket igénylő munkavállaló részéről szintén szükséges legyen a bevételezés-visszaigazolás.
Egyes megrendelések olyan termékeket tartalmaznak, amelyek szolgáltatások vagy más, nem fizikai termékek, amelyek esetében nincs szükség raktári átvételre. Az ilyen termékek létrehozhatók szolgáltatásként, vagy használhat közvetlenül beszerzési kategóriákat az ilyen rendelésekre vonatkozó beszerzési rendelésen. Az ilyen rendelések esetén a termékbevételezés néha kihagyásra kerül, és a program közvetlenül leszámlázza a rendelést, vagy a termékbevételezés regisztrálása a beszerzési rendelésben történik, korábbi beérkezési regisztráció nélkül.
A termékbevételezés adott célra vonatkozó automatikus felhasználást eredményezhet. Ilyen például a közvetlen kiszállításos felhasználás, a projektet érintő felhasználás, illetve a termék tárgyi eszközként történő lekönyvelése.
Amikor a szállítótól szállítói számlák érkeznek, azokat először a számlaregiszterben lehet rögzíteni a megrendeléstől függetlenül, majd később a megrendeléssel szemben rekordként jóváhagyni. A szállítói számla a beszerzési rendeléssel együtt történő rögzítése magában foglalja a termékbevételezés és a számla egyeztetését is.
A számviteli felosztás megadható a beszerzési rendelésen, hogy leírja, hogyan kell a könyvelést elvégezni a főkönyvben, és azt is meghatározhatja, hogyan történik a költségvetési alapok felosztása, ha ez szerepel a konfigurációban.
A leszámlázott beszerzési rendelések a kötelezettséget rögzítik a szállítói számlába a kötelezettségeken belül, ahol lehetőség nyílik a szállítói kifizetés feldolgozására.
Szállító teljesítménye
A teljesítményt, illetve a beszerzés felülvizsgálatát beszerzési és kötelezettségjelentések támogatják, amelyek kitérnek a költések, illetve a szállítói teljesítmény elemzésére is.