Kötelezettségek számlaegyeztetése – áttekintés
A kötelezettségek számlaegyeztetése a szállítói számla, a beszerzési rendelés és a termékbevételezés egyeztetési folyamatát jelenti.
Az egyeztetett dokumentumok közötti különbségeket egyeztetési eltéréseknek nevezzük. Az egyeztetési eltéréseket a rendszer összeveti a megadott tűréshatárokkal. Amennyiben az egyezési eltérés meghaladja a tűréshatár-százalékot vagy összeget, a Szállítói számla lapon, illetve a Számlázási előzmények és egyeztetési részletek lapon egyeztetési eltérés ikonok jelennek meg.
Például beszerzési rendelést visz be 1,00 darabáron 1000 telepet tartalmazó egyetlen sorral. Megtörténik a beszerzési rendelés jóváhagyása és elküldése a szállító számára. A szállító leszállítja az 1000 telepet, a rendszerbe beviszik az 1000 telepet 1,00 egységárral tartalmazó termékbevételezést. A telepek készletárát a rendszer ezzel az árral frissíti.
Számla érkezik 1000 telepről 1,10 darabárral. A jogi személyekre vonatkozó irányelvek az ilyen kategóriájú cikkekhez 5 százalék nettó egységár-különbözeti tűrést engednek meg. 1,05 elfogadható lenne árként, de 1,10 nem. A számla adatainak bevitelekor a rendszer felismeri az áregyeztetési eltérést, és a számlát menteni lehet, amíg meg nem történik az eltérés feloldása.
A Kötelezettségek számlaegyeztetés következő típusai használhatók:
- Számlaösszegek egyeztetése – a számla végösszegének egyeztetése a beszerzési rendelés végösszegekkel. Az ilyen típusú számlaegyeztetés a legkevésbé részletes, így ez a lehetőség olyan ellenőrzések beállítására használható, amelyek minimálisra csökkentik a számlaegyeztetés áttekintésére fordítandó munkaidőt.
- Kétes egyeztetés – a számlán szereplő árinformációk egyeztetése a beszerzési rendelésen szereplő árral.
- Három módszeres egyeztetés – a számlán szereplő árinformációk egyeztetése a beszerzési rendelésen szereplő árral. Ezenkívül a számlán szereplő mennyiségadatok és a számlához kiválasztott termékbevételezéseken szereplő mennyiségadatok egyeztetése.
- Költségek egyeztetése – a számlán szereplő költséginformációk (összegek) egyeztetése a beszerzési rendelés költségének adataival (összegekkel).
Jegyzet
A számlaellenőrzés más formái a szállítói számla irányelveinek segítségével hajthatóak végre.
A kétirányú és a háromirányú egyeztetés mindig az egységár alapján egyezteti az árinformációkat. Úgy is beállíthatja ezeket az egyeztetési módokat, hogy az árinformációk egyeztetése a teljes ár alapján történjen.
- Nettó egységár-egyeztetés – a két vagy háromes egyeztetés árának egyeztetése a számla egyes sor nettó egységárának és a beszerzési rendelés megfelelő nettó egységárának összehasonlításával. A nettó egységár számítása a következő képlettel történik: A sorban szereplő Nettó összeg / A sorban szereplő Mennyiség
- Teljes árak egyeztetése – a két vagy háromes egyeztetés árának egyeztetése a számla egyes sorai nettó összegének (teljes ár) és a beszerzési rendelés megfelelő nettó összegének összehasonlításával. A nettó összeget a következő képlet határozza meg: (Egységár * Sor mennyisége) + Sordíjak - Sorengedmények. Százalékos áregyeztetés esetén összehasonlítja a tranzakció pénznemértékét. Az összegek összeggel való egyeztetésekor a könyvelési pénznem értékeit összehasonlítja a rendszer. Beszerzésirendelés-sor részleges számlázásakor a teljes ár egyeztetés érvényesítése az adott sor utolsó számláján történik.
A számlaegyeztetési számításokat általában automatikusan végzi el a rendszer, amikor a szállítói számla lapján szerkeszti a szállítói számlákat . Másik lehetőségként a számlaegyeztetés igény szerinti időpontban is végrehajtható. A jogi személy igény szerinti számlaegyeztetését a Számlaellenőrzés lapon található Kötelezettségek paraméterei oldal Automatikusan frissíti a számlafejléc állapotát vezérli. A számlaegyeztetés a számla-ellenőrzési folyamat részeként is végezhető. A számlaegyeztetés eredményeit a szállítói számla lapján és a kapcsolódó számlaegyeztetési lapokon lehet megtekinteni.
Számlaösszegek egyeztetése
A számlaösszegek egyeztetése annak biztosításában nyújt segítséget, hogy a számlák végösszegei és a várható összegek egy elfogadható eltérésnél nagyobb mértékben ne különbözzenek. Hat összesítést hasonlít össze a számlaösszegek egyeztetési részletei oldalon , az alábbi táblázatnak megfelelő módon. Ha a számlaösszegek egyeztetésének megengedhető tűréshatára 20%, akkor az engedmény teljes összegének 100%-os eltérése egyeztetési eltérésként jelenik meg.
| Összeg mező | Tényleges számlaösszeg | Várt számlaösszeg | Eltérés százaléka | Egyeztetési állapot |
|---|---|---|---|---|
| Egyenleg | 495,00 | 495,00 | 0% | Megfelelt |
| Összengedmény | 0,00 | 9,90 | 100% | Sikertelen |
| Költségek | 64,90 | 64,90 | 0% | Megfelelt |
| Forgalmi adó | 139,98 | 137,50 | 2% | Megfelelt |
| Lekerekítés | 0,00 | 0,00 | 0% | Megfelelt |
| Számla összege | 699,88 | 687,50 | 2% | Megfelelt |
A számlaösszegek egyeztetését a jogi személy esetében a Kötelezettségek paraméterei lapon be- és bekapcsolt számlaösszegek egyeztetése vezérli. A rendszer a várt számlaösszegek és a tényleges Számlaösszegek egyeztetését hajtja végre. A várt számlaösszegek számítása a beszerzési rendelésben található árak, költségek és áfaadatok, valamint a számlán szereplő mennyiségek alapján történik.
Teljes árak kétirányú egyeztetése
Kétirányú egyeztetés használatával elősegítheti annak biztosítását, hogy a beszerzési rendelésen, illetve a számlán szereplő áradatok közti eltérés az elfogadható tűréshatárokon belül maradjon. Összehasonlíthatja az összes, a számla egyes soraiban feltüntetett nettó összegekre vonatkozó árinformációt és az összes függőben lévő, illetve korábban feladott számlasort a megfelelő beszerzési rendelési sorral. Ezt teljes árak egyeztetésének nevezzük.
A teljes árak egyeztetése történhet százalék, összeg, vagy százalék és összeg alapján.
Ha a teljes beszerzési ár tűréshatárát százalékban adja meg, akkor öt mező összehasonlítására kerül sor, a következő táblázatban bemutatottak szerint. Mivel a teljes beszerzési ár tűréshatára 10 %, 50 %-os eltérés a teljes árban egyeztetési eltérésként jelenik meg.
| Egyeztetési állapot | Számla nettó összege | Várható nettó összeg | Nem egyeztetett teljes beszerzési ár (eltérés összege) | Nem egyeztetett teljes beszerzési ár százalékos értéke (eltérés százalékos értéke) | Beszerzési ár teljes tűréshatárának százaléka |
|---|---|---|---|---|---|
| Megfelelt | 105,00 | 100,00 | 5,00 | 5% | 10% |
| Sikertelen | 150,00 | 100,00 | 50,00 | 50% | 10% |
Ha a teljes beszerzési ár tűréshatárát összegként adja meg, akkor öt mező összehasonlítására kerül sor, a következő táblázatban bemutatottak szerint. Mivel a teljes beszerzési ár tűréshatárának összege 100,00, 105,00 összegű eltérés a teljes árban egyeztetési eltérésként jelenik meg.
| Egyeztetési állapot | Számla nettó összege | Várható nettó összeg | Nem egyeztetett teljes beszerzési ár (eltérés összege) | Nem egyeztetett teljes beszerzési ár a könyvelés pénznemében (eltérés összege) | Beszerzési ár teljes tűréshatára |
|---|---|---|---|---|---|
| Megfelelt | 150,00 | 100,00 | 50,00 | 50,00 | 100,00 |
| Sikertelen | 205,00 | 100,00 | 105,00 | 105,00 | 100,00 |
Ha a teljes árak egyeztetése egy százalékos tűréshatár és egy tűréshatár-összeg (más néven túllépési határ) alapján történik, sorok egyeztetési eltéréseinek megállapításakor a rendszer mindkét tűréshatárt tekintetbe veszi. Ha a százalékos érték és az összeg bármelyike meghaladja a tűréshatárt, az egyeztetési eltérésként jelenik meg, amint a következő táblázat 150,00 és 205,00 sorai mutatják.
| Egyeztetési állapot | Számla nettó összege | Várható nettó összeg | Nem egyeztetett teljes beszerzési ár százalékos értéke (eltérés százalékos értéke) | Beszerzési ár teljes tűréshatárának százaléka | Nem egyeztetett teljes beszerzési ár a könyvelés pénznemében (eltérés összege) | Beszerzési ár teljes tűréshatára |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Megfelelt | 105,00 | 100,00 | 5% | 10% | 5,00 | 100,00 |
| Sikertelen | 150,00 | 100,00 | 50% | 10% | 50,00 | 100,00 |
| Sikertelen | 205,00 | 100,00 | 105% | 10% | 105,00 | 100,00 |
A kétoldali egyeztetést a jogi személy esetében a Kötelezettségek paraméterei oldal Soregyeztetési irányelvmezője vezérli . Az Egyeztetési irányelv felülbírálatának engedélyezése mezőben megadott beállítástól függően az Egyeztetési irányelv oldalon, illetve a Beszerzési rendelés lapon egy adott szállító, cikk vagy cikk, illetve cikk és szállító kombinációjához is kiválaszthat kétoldali egyeztetést.
Az árösszegek egyeztetését a jogi személy esetében a Kötelezettségek paraméterei oldal Árösszegekegyeztetése mezője vezérli . Ugyanezen a lapon adhatja meg a teljes beszerzési ár tűréshatárának százalékos értékét és a tűréshatár összegét (a túllépési határt).
Nettó egységárak kétirányú egyeztetése
Kétirányú egyeztetés használatával elősegítheti annak biztosítását, hogy a beszerzési rendelésen, illetve a számlán szereplő áradatok közti eltérés az elfogadható tűréshatárokon belül maradjon. Összehasonlíthatja a számlán szereplő minden egyes cikkre vonatkozó nettó egységár-adatokat. Ezt nettó egységárak egyeztetésének nevezzük.
A számlaegyeztetési részleteket tartalmazó lapon kilenc sor összegét hasonlítja össze a táblázat, amint azt a következő táblázat mutatja. Ha a nettó egységárak egyeztetésének megengedhető ártűréshatára 10%, akkor a nettó egységár 22,61%-os eltérése egyeztetési eltérésként jelenik meg.
| Sor mező | Számlaérték | Beszerzési rendelés értéke | Eltérés százaléka | Egyeztetési állapot |
|---|---|---|---|---|
| Egységár | 55,40 | 55,38 | 0% | Megfelelt |
| Áregység | 1,00 | 1,00 | 0% | Megfelelt |
| Beszerzések költségei | 50,00 | 0,00 | 100% | Sikertelen |
| Kedvezmény | 0,00 | 0,00 | 0% | Megfelelt |
| Engedményszázalék | 0,00 | 0,00 | 0% | Megfelelt |
| Többsoros engedmény | 0,00 | 0,00 | 0% | Megfelelt |
| Többsoros kedvezmény százaléka | 0,00 | 0,00 | 0% | Megfelelt |
| Nettó összeg | 271,60 | 221,52 | 22,61% | Sikertelen |
| Nettó egységár | 67,9000 | 55,3800 | 22,61% | Sikertelen |
A kétoldali egyeztetést a jogi személy esetében a Kötelezettségek paraméterei oldal Soregyeztetési irányelvmezője vezérli . Az Egyeztetési irányelv felülbírálatának engedélyezése mezőben megadott beállítástól függően az Egyeztetési irányelv oldalon, illetve a Beszerzési rendelés lapon egy adott szállító, cikk vagy cikk, illetve cikk és szállító kombinációjához is kiválaszthat kétoldali egyeztetést.
A nettó egységár-egyeztetést a jogi személy esetében a Kötelezettségek paraméterei oldal Számlaegyeztetés-ellenőrzési engedélyezése mezője vezérli. Az ártűréshatár nettó százalékos értéke konfigurálható cikkekhez, cikkcsoportokhoz, szállítókhoz, szállítócsoportokhoz, cikk- és szállítókombinációkhoz vagy jogi személyhez az Ártűréshatárok lapon.
Teljes árak és nettó egységárak kétirányú egyeztetése
Teljes árakat és nettó egységárakat együttesen is egyeztethet. Ez a példa a következő beállításokat feltételezi:
- A nettó egységár-különbözeti tűréshatár az USB Meghajtó cikk esetén 10%.
- A teljes árak egyeztetési tűréshatára a jogi személy esetén 15 %, illetve 500,00.
A beszerzési rendelés tartalmazza a következő sort.
| Cikkszám | Mennyiség | Egységár | Nettó összeg |
|---|---|---|---|
| USB Meghajtó | 1000 | 10,00 | 10000,00 |
Három számlát viszünk be a következő táblázatnak megfelelően. A 3. Számla esetén számlaegyeztetési eltérés lép fel, mivel az 1880,00 értékű eltérés meghaladja a teljes beszerzési árra vonatkozó, 500,00 értékű tűréshatár összeget. Teljes árak egyeztetésekor a számla nettó összege minden korábban feladott számlát tartalmaz a mellett a számla mellett, amellyel jelenleg dolgozik.
| Cikkszám | Mennyiség | Egységár | Nettó összeg | Áregyeztetés | Teljes ár egyeztetése |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Számla: USB Meghajtó | 800 | 10,80 | 8640,00 | Megfelelt | Megfelelt |
| 2. Számla: USB Meghajtó | 100 | 10,80 | 1080,00 | Megfelelt | Megfelelt |
| 3. Számla: USB Meghajtó | 200 | 10,80 | 2160,00 | Megfelelt | Sikertelen |
| Összesen | 11880,00 |
Háromirányú egyeztetés
A háromirányú egyeztetés segítségével biztosíthatja, hogy a beszerzési rendelésen, illetve a számlán szereplő áradatok közti eltérés az elfogadható tűréshatárokon belül maradjon, illetve hogy a számlán és a megfelelő termékbevételezéseken szereplő mennyiség megegyezzen.
A Számlaösszegek egyeztetésének részletei oldalon a kétirányú egyeztetésnek megfelelő sorértékek összehasonlítására kerül sor. Ezenkívül a számlán szereplő mennyiségeket is egyezteti a rendszer a már bevételezett mennyiségekkel. Amennyiben a számlán szereplő mennyiség eltér az egyeztetett termékbevételezési mennyiségtől, mennyiségegyeztetési hiba lép fel.
| Sor mező | Számlaérték | Beszerzési rendelés értéke | Eltérés százaléka | Egyeztetési állapot |
|---|---|---|---|---|
| Egységár | 55,40 | 55,38 | 0% | Megfelelt |
| Áregység | 1,00 | 1,00 | 0% | Megfelelt |
| Beszerzések költségei | 50,00 | 0,00 | 100% | Sikertelen |
| Kedvezmény | 0,00 | 0,00 | 0% | Megfelelt |
| Engedményszázalék | 0,00 | 0,00 | 0% | Megfelelt |
| Többsoros engedmény | 0,00 | 0,00 | 0% | Megfelelt |
| Többsoros kedvezmény százaléka | 0,00 | 0,00 | 0% | Megfelelt |
| Nettó összeg | 271,60 | 221,52 | 22,61% | Sikertelen |
| Nettó egységár | 67,9000 | 55,3800 | 22,61% | Sikertelen |
| Sor mező | Számlaérték | Egyeztetési állapot |
|---|---|---|
| Számlázási mennyiség | 4,00 | |
| Az összes egyeztetett termékbevételezés | 0,00 | Sikertelen |
A háromoldalas egyeztetést a jogi személy esetében a Kötelezettségek paraméterei oldal Soregyeztetési irányelvmezője vezérli . Az Egyeztetési irányelv felülbírálatának engedélyezése mezőben megadott beállítástól függően az Egyeztetési irányelv oldalon, illetve a Beszerzési rendelés lapon kiválasztható egy adott szállító, cikk vagy cikk, illetve cikk és szállító kombinációjának háromoldalú egyeztetése.
Költségek egyeztetése
A költségek egyeztetése annak biztosításában nyújt segítséget, hogy a költségek összegei és a várható összegek egy elfogadható százalékos eltérésnél nagyobb mértékben ne különbözzenek. A program összehasonlítja a számlára és a beszerzési rendelésre vonatkozó egyes költségkódok végösszegét a Költségértékek összehasonlítása – Számla: oldal beállítással, amint azt a következő táblázat mutatja. Ha a költségkód engedélyezett tűréshatára 25%, akkor a licencdíjkód 99,999,999,999.99%- eltérési százaléka egyezési eltérésnek számít.
Jegyzet
A 99999999999,99 %-os eltérés azt jelenti, hogy a beszerzési rendelés alapján várt érték 0 és a számlán pozitív tényleges érték szerepel.
| Költségek egyeztetési állapota | Számla költségkódja | Tényleges számított összérték | Várt számított összérték | Különbözet összege | Eltérés százaléka | Százalékos tűréshatár |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Sikertelen | Licenc | 25 | 0 | 25 | 99999999999,99% | 25% |
| Megfelelt | Fuvardíj | 200 | 200 | 0 | 0% | 25% |
| Sikertelen | Sürgős | 4 | 2 | 2 | 100% | 25% |
A költségegyeztetést a jogi személy esetében a Kötelezettségek paraméterei lapon be- és bekapcsolt Költségek egyeztetése vezérli. A költségekre vonatkozó különbözeti tűréshatárokat a Költségtűréshatár lapon állíthatja be.
Jegyzet
A költségegyeztetés csak olyan költségkódok esetén hajtható végre, amelyekhez a Beszerzési rendelés és számla értékeinek összehasonlítása ki van választva a Költségkód oldalon.
Kapcsolódó funkció
A szállítói számlák gyakran a tényleges szállítmányoknak megfelelő termékbevételezéseken alapulnak, nem a beszerzési rendeléseken. Időnként a számlázott összegek nem egyeznek meg a beszerzési rendelés összegekkel, és időnként a leszállított mennyiségek nem egyeznek meg a számlázott mennyiségekkel. A következő módszerekkel megkönnyítheti ezeknek az adatoknak a kezelését:
- Hozzon létre szállítói számlákat termékbevételezések alapján. Számlák létrehozásakor automatikus javaslatként megjelennek a termékbevételezések, és kiválaszthatja, hogy melyik termékbevételezést kívánja használni. Amennyiben szükséges, több beszerzési rendelésből is kiválaszthat adott termékbevételezési sortételeket.
- Tekintse meg és hagyja jóvá a számlán szereplő számlázott mennyiség és a termékbevételezésen szereplő bevételezett mennyiség közti mennyiségi különbségeket. Ha különböznek az értékek, elmentheti a számlát és később egyeztetheti azt egy másik termékbevételezéssel, vagy módosíthatja a számlázott mennyiséget úgy, hogy megegyezzen a bevételezett mennyiséggel.
- Vigye be az eredeti bevételezési rendelésben fel nem tüntetett számlaösszegeket, hogy a számla adatai megegyezzenek a szállítótól kapott számláéival. Összehasonlíthatja a beszerzési rendelés költségeit a számlák költségeivel. Ha szükséges, költségeket adhat a számlákhoz és számlasorokhoz rendelheti azokat.
- Tekintse meg és hagyja jóvá a számlán szereplő nettó egységár és a beszerzési rendelésen szereplő nettó egységár közti eltéréseket. Az árkülönbözeti tűréshatár-százalékok beállíthatóak jogi személyekre, szállítókra vagy cikkekre vonatkozóan. Ha a szállítói számlasor ára nem az elfogadható ártűréshatárba van beszámítva, a számlát mentheti addig, amíg jóvá nem hagyja feladásra, vagy amíg nem kap korrekciót a szállítótól.
A további tudnivalókat lásd a Három módszeresegyeztetés irányelvei és a Kötelezettségek számlaegyeztetési ellenőrzés beállítása.