Csoportok, csapatok és Viva Engage életciklusának vége

Microsoft 365-csoportok és a Microsoft Teams több csatlakoztatott szolgáltatással is együttműködik. Egy csoport vagy csoport törlésekor a csatlakoztatott szolgáltatások legtöbb információja is törlődik. Ez a cikk a törlés előtt a csoportból vagy csoportból való áthelyezéssel történő adatmegőrzési lehetőségeket ismerteti.

A már nem szükséges csoportok vagy csoportok esetében gyakori eljárás a fájlok áthelyezése a csapatból, és archiválásuk egy másik helyen, például egy SharePoint-dokumentumtárban. Ez a gyakorlat egy régi munkastíluson alapul, ahol az információk fájlokban és mappákban vannak tárolva, és a kommunikáció e-mailben történik.

Az alábbi táblázat a csoportokhoz és csoportokhoz társított szolgáltatásokat, valamint az egyes csoportokban található legfontosabb tartalomtípusokat ismerteti:

Szolgáltatás	Tartalomtípusok
Teams	Csatornabeszélgetések, csatornák fájljai
Űrlapok	Felmérés struktúrája és eredményei
OneNote	Notebook
Outlook	Posta és naptár
Planner	Projektállapot és tevékenységadatok
Power Automate	Munkafolyamatok
Power BI	Adatok, jelentések és irányítópultok
Webes Project	Projekttervek
Fejlesztési ütemterv	Ütemtervek
SharePoint	Fájlok, listák, Teams-csatorna wikiadatai
Stream	Videók
Microsoft Viva Engage	Beszélgetések

Csoport vagy csoport törlésekor a társított erőforrások többsége is törlődik. A kivételek közé tartoznak a következők:

• A Streamben a videók továbbra is a feltöltött/rögzített személy tulajdonában maradnak
• A Power Automate-ben a folyamatok továbbra is az őket létrehozó személy tulajdonában maradnak.
• A Webes Project projekt- és ütemtervadatai a CDS-ben maradnak, és külön állíthatók vissza.

A csoportok és csapatok 30 napig helyreállítható törlési állapotban maradnak, és bármikor visszaállíthatók. A 30 nap elteltével azonban ezek és a kapcsolódó erőforrások, például a szolgáltatások és a tartalom törlődnek a Microsoft 365-környezetből. Az adatmegőrzési szabályzattal védett tartalmak elektronikus feltárási kereséseken keresztül továbbra is elérhetők maradnak.

Életciklus végén megfontolandó szempontok a csoportosan csatlakoztatott szolgáltatások esetében

Három fő területet kell figyelembe vennie a csoport- és csoporttulajdonosoknak, valamint az informatikai rendszergazdáknak egy csoport vagy csoport törlésekor.

Content (Tartalom)

Meg kell őrizni a tartalmat, miután a csapat már nincs ott? Elegendő a Microsoft 365 adatmegőrzési képességeire támaszkodni, vagy az alkalmazások és szolgáltatások bizonyos tartalmai nem biztosítanak megőrzést? Meg kell őrizni a tartalmat rekordkezelés, archiválás vagy későbbi felhasználás és referencia céljából?

Az esetleges adatvesztés elkerülése érdekében ezeket a kérdéseket fel kell tenni a csapatok archiválása vagy törlése előtt.

Szolgáltatások

A tartalomnak a jelenlegi munkaűrlapon kell maradnia? Például a Power BI-jelentésnek továbbra is elérhetőnek kell lennie? Az űrlap eredményeinek elérhetőnek kell lenniük a vizualizáció összefoglaló nézetében? A SharePointban lévő listák bárhová csatolva vagy beágyazva vannak?

Ezeket a kérdéseket a mögöttes csoport törlése előtt kell feltenni, mert előfordulhat, hogy a tartalom exportálása nem elegendő.

Vendégek

Amikor vendégeket hívnak meg egy csapatba, a vendégfiók a gazdaszervezet Microsoft Entra ID jön létre, mielőtt hozzáadja őket a csapathoz. A csapat törlésekor a vendégek nem lesznek eltávolítva a Microsoft Entra ID. Bár a vendégek nem férhetnek hozzá azokhoz a csoportokhoz, webhelyekhez, csapatokhoz vagy tartalmakhoz, amelyeket nem osztottak meg velük, továbbra is használhatják a Microsoft Teams olyan funkcióit, mint a csevegések indítása, a hang- és videohívások, valamint az alkalmazások használata.

A csoport vagy csoport tulajdonosa meghívhat valakit a szervezeten kívülről, hogy vendég legyen a Microsoft Entra ID, ha hozzáadja őket egy csapathoz. A csapattulajdonos azonban nem távolíthatja el a vendéget a Microsoft Entra ID. A fiókok törlését csak globális rendszergazda vagy felhasználói rendszergazda végezheti el.

Fontos a vendégértékelések elvégzése és annak megértése, hogy a vendégeket el kell-e távolítani a Microsoft Entra ID a csapat törlésekor. Előfordulhat, hogy a vendégek a címtárban maradnak, például más csapatok tagjaként, vagy más Microsoft 365- vagy Azure-szolgáltatásokban.

Teams

A Teams-specifikus tartalmak elsősorban beszélgetések formájában érhetők el.

A csatornákban lévő beszélgetések nem másolhatók és nem helyezhetők át a Microsoft Teams natív funkcióival. A Graph API azonban exportálhatók.

Emellett, ha a Teamsre adatmegőrzési szabályzatot alkalmaz, a beszélgetések megmaradnak, és elektronikus feltárási kereséseken keresztül elérhetők lesznek. Az elektronikus feltárás (prémium) használatával rekonstruálhat egy Teams-csevegést.

Csapat archiválása

A csapat archiválásának előnye, hogy teljes hozzáférést biztosít a csapathoz. A felhasználók akkor is böngészhetnek a csatornabeszélgetésekben, és megnyithatnak fájlokat, ha nem aktívak. Emellett a csapatok archiválás nélkül is dolgozhatnak rajtuk (például ha egy projektet meghosszabbítanak).

Ha egy csapatot egy tulajdonos archivál, akkor a csoport tagjai csak olvashatóként kezelik a csoporton belüli tartalmakat, és ha kiválasztják, a társított SharePoint-webhelyet is. Ennek a műveletnek a célja annak biztosítása, hogy a csatornák beszélgetései megmaradjanak a meglévő állapotukban, valamint a SharePoint-alapú tartalmakat, például fájlokat és wikiket.

A SharePoint-webhelyen nincsenek látható módosítások. Fájlokat és listákat azonban nem lehet módosítani, mert a Microsoft 365-csoport SharePoint-engedélyei webhelylátogatókra vannak állítva. Ebbe beletartozik a csapat OneNote-jegyzetfüzete is, amelyet a SharePoint-webhely Webhelyeszközök tárában tárolnak.

Egy csapat archiválásakor a mögöttes Microsoft 365-csoportra továbbra is érvényes az elévülési szabályzat (ha be van állítva), így a tulajdonosnak továbbra is meg kell újítania a csapatot.

Bár a csapat csatornabeszélgetései és a SharePoint-webhely tartalma írásvédettre van állítva, a többi társított szolgáltatásra ugyanez nincs alkalmazva:

• A Planner-gyűjtők és -tevékenységek továbbra is létrehozhatók, módosíthatók és törölhetők.
• Az űrlapok továbbra is fogadhatnak beküldéseket.
• Az Outlook-postaláda továbbra is fogadhat e-maileket.
• A Power BI-irányítópultok, -jelentések és -adatok továbbra is módosíthatók.
• A projektek és ütemtervek továbbra is szerkeszthetők a Webes Projectben.
• A videók továbbra is feltölthetők, módosíthatók és törölhetők a Streamben.
• A Power Automate-ben továbbra is létrehozhat, módosíthat, törölhet és továbbra is futtathat folyamatokat. (Ezek azonban sikertelenek lesznek, ha az archivált csapat csatornáján kell üzenetet közzétenniük.)

Űrlapok

Bár az űrlapok áthelyezhetők egy adott fiókból egy csoportba, nem helyezhetők át és nem másolhatók át egyik csoportból a másikba. Egy csapat törlésekor három lehetőség áll rendelkezésre az űrlapokhoz.

Az űrlap duplikálása

Az űrlapok megoszthatóak sablonként, így más felhasználók saját fiókjukba vagy csoportjukba másolhatják azokat. Ez nem őrzi meg az eredménybeküldésekből származó adatokat; csak az űrlapszerkezetet, például a kérdéseket és a beállításokat.

Eredmények exportálása számolótáblába

Ha az űrlapválaszok adatait meg kell őrizni, ez az eredmények Excel-számolótáblába való exportálásával érhető el. Ez csak adatokként exportálja a kérdéseket és a válaszokat – nem tartalmazza az Űrlapok által létrehozott grafikonokat.

Az űrlap törlése

Bár a csoport törlése a társított űrlapok törlését is eredményezi, a csoporttagok közvetlenül törölhetik őket anélkül, hogy a csoport tulajdonosa. Ez azonban egy manuális lépés, amely nem biztosít további előnyt.

OneNote

A csoporthoz tartozó OneNote-jegyzetfüzetet a társított SharePoint-webhely Webhelyeszközök tárában tárolja a rendszer. Bár a jegyzetfüzetfájlok néha több különálló fájl között is eloszthatók, egymástól függetlenül nem másolhatók és nyithatók meg. Ehelyett a OneNote-jegyzetfüzet tartalmát az asztali OneNote ügyfélprogrammal kell áthelyezni vagy exportálni.

Lapok és szakaszok áthelyezése másik jegyzetfüzetbe

Ha oldalakat vagy szakaszokat helyez át egy másik jegyzetfüzetbe , a tulajdonosok törölhetik az adataikat, és csak a megőrzendő elemeket vehetik igénybe.

A teljes jegyzetfüzet exportálása csomagként

Ha a teljes jegyzetfüzetet meg kell őrizni a meglévő szerkezetével, exportálhatja OneNote-csomagfájlként , majd importálhatja egy új helyre. Ehelyett ez módszerként használható a meglévő többfájlos struktúra helyett egyetlen fájl tartalmának megőrzésére.

Nyomtatás PDF-fájlba

Azokban az esetekben, amikor a jegyzetfüzet tartalmának egy részét csak referenciaként vagy rekordként kell megőrizni, az egyes oldalak kinyomtathatók PDF-fájlba, és máshol tárolhatók.

Postaláda és naptár

Nem ritka, hogy a csoporthoz társított postaládát használják, még akkor is, ha sok beszélgetést folytattak a csoportcsatornákon belül. A postaláda csak azokat az e-maileket tárolja, amelyeket közvetlenül e-mailben küldtek neki, és nem tartalmaz közvetlenül a csatornákra küldött e-maileket.

Bizonyos esetekben a postaládában tárolt e-mailek lehetnek értekezletek értesítései, Planner-feladatfrissítések és egyéb alkalmazás- vagy rendszer által létrehozott üzenetek. fontos, hogy a postaláda tartalmát áttekintse annak megállapításához, hogy a tartalmat meg kell-e őrizni vagy törölni kell.

Ha adatmegőrzési szabályzatot alkalmaz az Exchange-ben, az e-maileket és a naptárelemeket a rendszer megőrzi és elérhetővé válik feltárási keresésekkel.

Levelek és naptár exportálása

A csoport vagy csoport tagjai exportálhatják a postaláda és a naptár tartalmát egy Outlook-adat-/személyes tárolófájlba (PST). A fájl ezután máshol is tárolható, vagy a tartalma importálható egy másik postaládába. Az előbbi nem ajánlott, mert a PST-fájl tartalma nem kereshető anélkül, hogy megnyitná az Outlookban, és maga a fájl idővel megsérülhet.

It által végrehajtott tartalommigrálás

A rendszergazdák külső eszközökkel felhasználói beavatkozás nélkül migrálhatják az e-maileket és a naptár tartalmát a postaládák között. Az egyik lehetséges tárolási hely lehet egy megosztott postaláda, amelyet kizárólag a csoportpostaláda tartalmának "archívumaként" hoztak létre.

Planner

Minden csoportnak vagy csapatnak több csomagja is lehet. A kiszállás során fontos biztosítani, hogy az egyes csomagokra vonatkozó megőrzési követelmények teljesüljenek. A többi szolgáltatáshoz hasonlóan a Plannerben is számos módszer létezik a külső tartalmakra.

Terv exportálása számolótáblába

Ha csak a terv másolatát kell megőriznie nyilvántartás céljából, a legegyszerűbb módszer a terv exportálása Excel-számolótáblába. Ez egy egyirányú művelet – nem lehet terveket importálni egy számolótáblából.

Fontos

A terv Excelbe való exportálása a terven belül a legtöbb információt tartalmazza, de nem tartalmaz megjegyzéseket, hivatkozásokat vagy fájlokat.

Tevékenységek másolása és áthelyezése másik tervbe

Bár a tevékenységek másik tervbe másolása vagy áthelyezése megoldásnak tűnik, az egyes tevékenységeket csak az ugyanazon csoporton belüli tervek között lehet másolni vagy áthelyezni . Ez nem készít biztonsági másolatot az adatokról, ha a csomaghoz társított csoportot törlik.

Teljes terv másolása

A teljes terv másolása is lehetséges. A másolás meglévő csoportra nem végezhető el. A terv másolása új csoportot hoz létre. Emellett a teljes terv másolása nem tartalmaz megjegyzéseket, hozzárendeléseket, hivatkozásokat, mellékleteket és dátumokat.

Power Automate

A Power Automate-ben létrehozott és egy csoporthoz vagy csoporthoz társított folyamatok nem tartoznak a csoporthoz. Ezek a létrehozó tulajdonában vannak, és csak meg vannak osztva más felhasználókkal és csoportokkal. Így a csoport vagy csoport törlése nem érinti őket.

A folyamat tulajdonjogának módosítása

Ha a folyamatnak folytatnia kell a működését, bármely tulajdonos hozzáadhat más felhasználókat vagy Microsoft 365-csoportokat tulajdonosként.

A folyamat exportálása

Ha a folyamatnak nem kell folytatnia a működését, de meg kell őrizni a lehetséges jövőbeli használatra, exportálhatja fájlként , és később újra importálhatja.

Power BI

A Power BI-adatok és -munkaterületek csoportoktól és csapatoktól függetlenül működhetnek, és más számítási feladatokhoz hasonlóan a kiszállás különböző módjait kínálják. A Power BI klasszikus munkaterületei egy Microsoft 365-csoporthoz vannak társítva, míg a modern munkaterületek nem – és csak megoszthatják a tartalmukat a csoporttal (egy folyamathoz hasonlóan).

Jelentések másolása másik munkaterületre

Ha a csoport vagy csoport törlése után szüksége van a jelentésre, az átmásolható a meglévő munkaterületről a Power BI egy másik munkaterületére.

Adatok exportálása irányítópultról vagy jelentésből

Ha azonban a jelentésnek már nem kell aktívnak lennie, de meg kell őriznie az adatokat, exportálhatja az Excelbe.

Project

A Project munkaszervezéshez létrehozott projektek és ütemtervek Microsoft 365-csoportokkal vannak társítva, és a Power BI-hoz hasonló megközelítésekkel rendelkeznek a kiszálláshoz.

Projekt hozzárendelése másik csoporthoz

Ha a projektet a csoport vagy csapat élettartama után is működőképes állapotban kell megőrizni, hozzárendelhető egy másik Microsoft 365-csoporthoz. Ezt az Dynamics 365 Felügyeleti központ használatával teheti meg.

Adatok exportálása a projektből vagy ütemtervből

A Dynamics 365 Felügyeleti központ használatával felhasználói adatokat exportálhat a projektből egy számolótáblába. Az adatok a Project-fájlba () is exportálhatók. MPP) és XML-fájlformátumok a PowerShell használatával.

SharePoint

A csoportcsatornákban lévő összes fájlt a társított csoport SharePoint-webhelyén tárolja a rendszer. Bizonyos esetekben a SharePointban a dokumentumokon kívül más tartalom is létezhet, például listákban vagy lapokon.

A fájlok tárolása általában három elsődleges helyen történik egy SharePoint-webhelyen:

• Lapok – Webhelylapok tár
• Lapokban használt képek – Webhelyeszközök tár
• Fájlok a csatornákban – Dokumentumtár
• Wikilapok – Teams wikiadattár

Ha a hely egy vagy több alwebhellyel rendelkezik, a kiszállás folyamatát minden alwebhelyen meg kell ismételni. Ha a csapat privát vagy megosztott csatornákat tartalmaz, minden csatornához külön SharePoint-webhely tartozik.

Amikor fájlokat távolít el egy csoportból vagy csoportból, fontos figyelembe venni, hogy azok megoszthatók olyan felhasználókkal, akik nem tagjai a csoportnak vagy csapatnak. Érdemes lehet tájékoztatni őket a közelgő változásról.

Fájlok letöltése

A Fent említett tárak egyikében a SharePointban tárolt fájlok letölthetők egy helyi számítógépre.

Fájlok áthelyezése

Emellett a fájlok áthelyezhetők egy másik helyre a SharePointon belül, például egy másik webhelyen lévő tárba.

Lista exportálása

A SharePoint-listákban tárolt adatok Excel-számolótáblába exportálhatók, és újra importálhatók egy másik webhely listáiba.

Másik lehetőségként a Power Automate vagy egy külső gyártótól származó eszköz is használható a lista webhelyek közötti áttelepítésére a függvények, listanézetek, formázás és egyéb attribútumok megőrzése érdekében.

"Exportálás" wikifájlok

A csoportcsatornákon belüli wikitartalmak html formátumú fájlban vannak tárolva a társított SharePoint-webhely dedikált tárában. Nem exportálhatók és importálhatók egy másik csatornás wikibe, de html-fájllá alakíthatók, és weblapként nyithatók meg.

Microsoft Stream

A Power Automate-hez hasonlóan a Csoporthoz vagy csoporthoz társított Streamben lévő videók valójában nem a csoport tulajdonában lesznek, és nem törlődnek a csoport törlésekor. A Streamben lévő videók tulajdonosa az a személy, aki feltöltötte vagy létrehozta a videót, még akkor is, ha felhasználókat vagy csoportokat ad hozzá tulajdonosként. A Teams-csatornán rögzített értekezletek tulajdonosa az a személy, aki elindította a felvételt.

További tulajdonosok hozzáadása

Mivel a videó megmarad a Streamben a csoport törlésekor, az eredeti tulajdonos megoszthatja a videót más felhasználókkal és csoportokkal, még tulajdonosként is.

A videó letöltése

Olyan esetekben, amikor a videót nem kell megőrizni a Streamben, vagy egy másik helyen, például egy rekordkezelő rendszerben kell tárolni, a tulajdonos helyileg letöltheti.

Microsoft Viva Engage

A Microsoft Teams beszélgetéseitől eltérően a Viva Engage a felhasználók és a rendszergazdák számára is lehetővé teszi a beszélgetések áthelyezését vagy exportálását.

Beszélgetések áthelyezése másik csoportba vagy közösségbe

A beszélgetéseket nem csak a tulajdonosok, hanem a rendszergazdák is áthelyezhetik egy másik Viva Engage csoportba. Ez a klasszikus Viva Engage és az új Viva Engage felületeken is lehetséges.

Hálózati adatok exportálása

Viva Engage hálózati rendszergazdák exportálják a hálózati adatokat. Ezzel azonban a teljes hálózat összes beszélgetését exportálja. Az eredményként kapott exportálás felsorolja a csoportazonosítót. Ezen azonosító alapján szűrheti a beszélgetéseket.

Kapcsolódó témakörök

Volt alkalmazott eltávolítása és az adatok védelmének biztosítása