Verkstjórnun

Verkefnastjórnun gerir þér kleift að búa til verkefni sem þarf að ljúka til að ráða (inn um borð), segja upp (fyrir utan) og flytja (skipti) starfsmenn. Verkefnastjórnun notar hugtakið gátlista. Gátlisti er yfir lista yfir verkefni sem fara um borð, fara út um borð eða umskipti. Verkefnastjórnun notar gátlista til að flokka verkefni saman og úthluta þeim á einstaklinga eða hópa. Virkni gátlistans fyrir um borð, brottför og umskipti er svipuð.

Yfirlit yfir gátlista

Gátlisti er hópur verkefna. Gátlistar gefa þér sveigjanlega leið til að flokka verkefni og þau er hægt að endurnýta (til dæmis þegar þú ræður fleiri starfsmenn). Þú getur búið til eins marga gátlista og þú þarft og þú getur úthlutað sömu verkefnum á marga gátlista.

Dæmi

Eftirfarandi dæmi sýna hvernig gátlista er hægt að nota í inngönguferlinu. Hins vegar, vegna þess að virkni gátlista fyrir um borð, brottför og umskipti er svipuð, eiga upplýsingarnar einnig við um brottför og umskipti.

Sem hluti af inngönguferlinu geta starfsmenn mannauðs (HR) búið til verkefni sem fylgjast með framvindu komandi og nýlega ráðinna starfsmanna. Vegna þess að inngönguferlið gæti verið breytilegt, eftir staðsetningu starfsmanns eða landfræðilegri staðsetningu, geturðu búið til marga gátlista um borð til að koma til móts við mismunandi ráðningaraðstæður.

Dæmi 1

Sérhver starfsmaður sem er ráðinn í Bandaríkjunum verður að ljúka verkefnum eins og að fylla út eyðublöð fyrir staðgreiðslu skatta. Hins vegar gætu verkefni eins og að úthluta fyrirtækisbíl aðeins átt við um starfsfólk á stjórnendastigi. Í þessu tilviki er hægt að búa til tvo gátlista um borð: starfsmenn í Bandaríkjunum og aðeins stjórnendur. Síðan, þegar miðstigsstjóri er ráðinn í Bandaríkjunum, er starfsmenn í Bandaríkjunum gátlisti valinn. Hins vegar, þegar framkvæmdastjóri er ráðinn til starfa í Bandaríkjunum, eru báðir gátlistarnir valdir til að tryggja að öll nauðsynleg verkefni um borð sé lokið.

Dæmi 2

Í fyrirtæki eru bæði árstíðabundnir starfsmenn og fastir starfsmenn í fullu starfi. Þótt sum verkefni (eins og að sannreyna komutíma nýja starfsmannsins) eigi við um starfsmenn af báðum gerðum, þá eiga sum viðbótarverkefni aðeins við um venjulega starfsmenn í fullu starfi. Í þessu tilviki geturðu búið til tvo gátlista. Báðir gátlistarnir innihalda þau verkefni sem eiga við bæði árstíðabundið og venjulegt fullt starf, en aðeins einn gátlisti inniheldur þau verkefni sem eru sértæk fyrir fasta starfsmenn í fullu starfi.

Verkefnastjórnun vinnusvæði

Verkefnastjórnun vinnusvæðið sýnir öll verkefni sem hafa verið úthlutað einstaklingum í inngöngu-, brottför- og umbreytingarferlum. Til að skoða verkefnin fyrir ferli skaltu velja viðeigandi flipa í efra vinstra horninu: Onboarding, Offboarding, eða Umskipti. Sjálfgefið er að aðeins HR-sérfræðingar hafa aðgang að Verkefnastjórnun vinnusvæðinu.

Onboarding flipi inniheldur Byrjar bráðum lista sem sýnir starfsmenn sem koma inn og Nýlegt ráðningar listi sem sýnir nýráðna starfsmenn. Í báðum listum er aðeins hægt að velja einn starfsmann. Þegar starfsmaður er valinn birtast öll verkefni sem tengjast inngöngu þess starfsmanns hægra megin á síðunni. Onboarding flipi inniheldur einnig Öll verkefni lista sem sýnir öll verkefni fyrir alla starfsmenn sem koma eða nýlega ráðnir. Að lokum inniheldur það lista yfir tímabær verkefni og lista yfir verkefni sem eru úthlutað til núverandi notanda.

Offboarding flipi inniheldur lista yfir starfsmenn sem eru að hætta í fyrirtækinu og lista yfir starfsmenn sem þegar hafa yfirgefið fyrirtækið. Í báðum listum er aðeins hægt að velja einn starfsmann. Þegar starfsmaður er valinn birtast öll verkefni sem tengjast brottför viðkomandi starfsmanns. Offboarding flipi inniheldur einnig Öll verkefni lista sem sýnir öll verkefni fyrir alla starfsmenn sem hætta eða hætta. Að lokum inniheldur það lista yfir tímabær verkefni og lista yfir verkefni sem eru úthlutað til núverandi notanda.

Umskipti flipi inniheldur Öll verkefni lista sem sýnir öll verkefni fyrir alla starfsmenn sem munu skipta um stöðu eða hverjir hafa nýlega skipt um stöðu. Það er líka listi yfir tímabær verkefni og listi yfir verkefni sem eru úthlutað til núverandi notanda.

Á öllum þremur flipunum geta starfsmannaaðstoðarmenn og stjórnendur lokið eftirfarandi verkefnum:

• Notaðu gátlista fyrir starfsmann
• Uppfærðu stöðu verkefnis
• Endurúthlutaðu verkefni
• Uppfærðu gjalddaga verks

Nóta

Sjálfgefið er að Onboarding flipi sýnir starfsmenn sem voru ráðnir á síðustu sjö dögum. Til að breyta þessari stillingu, á síðunni Manauðsfæribreytur , á flipanum Almennt í Nýlegar ráðningar reitur, sláðu inn tímaramma. Upplýsingarnar á listanum Nýlegar ráðningar er hægt að sýna fyrir ákveðinn fjölda daga, mánaða eða ára. Til dæmis, til að skoða listann yfir starfsmenn sem voru ráðnir á síðustu 14 dögum skaltu stilla Tímabil sviði til 14 og Eining sviði til Dagar. Á síðunni Manauðsfæribreytur geturðu einnig uppfært tímabil fyrir lista yfir starfsmenn sem hætta og hætta sem eru sýndir á Offboarding flipi. Þessar stillingar eiga einnig við um starfsmannastjórnun vinnusvæðið.

Að setja upp verkefni

Þú getur búið til verkefni fyrir sig og síðan endurnýtt þau í mörgum gátlistum. Til að búa til verkefni, á síðunni Uppsetning um borð , á Tasks flipanum, velurðu Nýtt.

Þú getur úthlutað búið verkefni á marga gátlista með því að velja verkefnið og velja síðan Beita á gátlista á valmyndinni.

Að öðrum kosti geturðu bætt verkefnum beint við gátlista. Til að bæta verkefni við gátlista, á síðunni Uppsetning um borð , á flipanum Gátlisti , búðu annaðhvort til nýr gátlisti til að bæta verkefninu við, eða bæta verkefninu við núverandi gátlista.

Til að breyta verki í bókasafninu skaltu velja Breyta á verkefnasafnsvalmyndinni. Ef verkefnið er tengt einhverjum gátlistum munu þeir gátlistar birtast á síðunni Breyta verkefni . Ef þú vilt að verkefnin í einhverjum gátlistum séu uppfærð með breytingunum skaltu velja þá gátlista í Sækja um gátlista hlutann.

Til að eyða verkefnum úr safninu skaltu velja Eyða möguleikann. Ef verkefni er tengt einhverjum gátlista mun þessi aðgerð ekki eyða verkinu af þeim gátlista. Verkefnið verður að fjarlægja af gátlistanum í sérstakri aðgerð.

Nóta

Ef þú bætir verkefni beint á gátlista geturðu ekki endurnýtt það í öðrum gátlistum.

Eftirfarandi tafla lýsir reitunum sem eru tiltækir þegar þú býrð til verk með annarri hvorri aðferð.

Svæði	lýsing
Verkefni	Sláðu inn heiti verkefnisins.
lýsing	Sláðu inn lýsingu á verkefninu.
Valfrjálst	Tilgreindu hvort verkefnið sé valfrjálst og sé eingöngu til upplýsinga.
Verkefnatengill	Sláðu inn vefslóð ytri vefsíðu eða tiltekinnar síðu í appinu þar sem notandinn ætti að klára verkefnið. Nánari upplýsingar er að finna í Verkefnistenglar hlutann.
Úthlutunargerð	Hægt er að úthluta verkefnum til ákveðins starfsmanns, stöðu eða hóps staða, yfirmanns viðkomandi starfsmanns (þ.e. starfsmannsins sem er hluti af inngöngu-, brottfarar- eða breytingaferlinu) eða viðkomandi starfsmanns. Veldu tegund verkefnis. Nánari upplýsingar er að finna í Verkefnategundum hlutanum.
Úthlutað til	Veldu tiltekinn starfsmann, stöðu eða hóp af stöðum til að úthluta verkefninu til.
Tengiliður	Tilgreindu þann sem á að hafa samband við ef spurningar vakna um verkefnið.
Gjalddagajöfnun	Tilgreindu fjölda daga fyrir eða eftir inngöngu-, uppsagnar- eða umbreytingardagsetningu sem verkefnið á að skila. Nánari upplýsingar er að finna í Gjaldadagar verkefna og reitinn fyrir gjalddagajöfnun hlutanum.
Fyrirmæli	Sláðu inn leiðbeiningar til að klára verkefnið. Fyrir frekari upplýsingar, sjá Leiðbeiningar hlutann.

Verkefnistenglar

Verkatengill veitir tengil á ytri vefsíðu eða síðu í Dynamics 365 appinu. Þú getur tilgreint verktengil ef sá sem er úthlutað verkefni ætti að fara á tiltekna vefsíðu eða ákveðna síðu í Dynamics 365 appinu til að klára það verkefni. Þegar þú býrð til verktengil geturðu valið einn af eftirfarandi valkostum:

• Valmyndaratriði – Ef þú velur þennan valkost birtist listi yfir allar síður í Dynamics 365 appinu. Veldu síðu á listanum.

• URL – Ef þú velur þennan valkost skaltu slá inn vefslóð vefsíðunnar sem þú vilt að sá sem er úthlutað verkefninu fari á. Tilgreind síða getur verið síða sem er ekki hluti af Dynamics 365 appinu.

• Upplýsingar um starfsmann – Ef þú velur þennan valkost skaltu velja einn af eftirfarandi valkostum:

  • Sjálfsafgreiðsluaðgerðir starfsmanna – Þessi valkostur sýnir lista yfir síður sem eru tiltækar í Sjálfsafgreiðslu starfsmanna. Notaðu það ef verkefnið sem var úthlutað starfsmanni um borð verður að vera lokið í Sjálfsafgreiðslu starfsmanna. Til dæmis, ef þú vilt að starfsmaðurinn slær inn persónulegar tengiliðaupplýsingar sínar skaltu velja Sjálfsafgreiðsluaðgerðir starfsmanna og síðan Persónuupplýsingar>Persónuupplýsingar.
  • Aðgerðir starfsmannastjórnunar – Þessi valkostur sýnir lista yfir síður sem tengjast skráningu starfsmanns, en eru ekki aðgengilegar starfsmanninum. Til dæmis, ef þú vilt að eigandi verkefna slær inn upplýsingar sem eru sértækar um starfsmann um borð, eins og launaupplýsingar, skaltu velja Starfsaðgerðir starfsmanna og velja síðan Bætur>Föst bætur.

Verkefnagerðir

Þegar starfsmaður er ráðinn, sagt upp eða fluttur til er hægt að velja einn eða fleiri gátlista. Eftir að gátlisti hefur verið valinn og ráðningar-, uppsagnar- eða flutningsferlinu er lokið eru verkefni búin til og þeim úthlutað til notenda til að fylgjast með framförum.

Þegar verkefni er búið til er því úthlutað til ákveðins notanda. Notandinn sem verkefni er úthlutað á fer eftir úthlutunargerðinni sem er valin fyrir það verkefni. Eftirfarandi gildi eru fáanleg í Tegund verkefnis reit:

• Vinnumaður – Úthlutaðu verkefninu til ákveðins starfsmanns. Eftir að þú hefur valið þetta gildi skaltu velja starfsmanninn í Úthlutað til sviði.

• Staða – Úthlutaðu verkefninu á tiltekna stöðu. Eftir að þú hefur valið þetta gildi skaltu velja stöðuna í reitnum Úthlutað til .

  Til dæmis mun upplýsingatæknifræðingur alltaf sjá um að útbúa fartölvu fyrir nýjan starfsmann. Í þessu tilviki, þegar þú býrð til fartölvustillingarverkefnið skaltu velja Staðsetning sem úthlutunargerðina og velja síðan IT verkfræðingur sem staða. Síðan, þegar starfsmaður er ráðinn og gátlistinn er úthlutað, er fartölvustillingarverkefninu úthlutað hverjum starfsmanni sem er í upplýsingatækniverkfræðingsstöðu á þeim tíma þegar ráðningaraðgerðin er slegin inn.

• Hópur – Úthlutaðu verkefninu í hóp staða (verkefnahópur). Eftir að þú hefur valið þetta gildi skaltu velja hópinn í reitnum Úthlutað til . Fyrir frekari upplýsingar, sjá Setja upp verkefnahópa (valfrjálst) hlutann.

• Framkvæmdastjóri – Úthlutaðu verkefninu til yfirmanns starfsmanns sem verið er að ráða, segja upp eða flytja.

  Mikilvægt

  Þegar gátlisti er notaður, ef engin staða er úthlutað starfsmanni sem er ráðinn, sagt upp eða fluttur, er ekki hægt að ákvarða yfirmanninn. Í þessu tilviki er verkefninu úthlutað eiganda gátlistans. Fyrir frekari upplýsingar, sjá Uppsetning gátlista kafla.

• Starfsmaður – Úthluta starfsmanninum sem verið er að ráða, segja upp eða flytja til.

Gjalddagar verks og reiturinn Gjalddagajöfnun

Gjalddagar verkefna miðast við upphafsdegi ráðningar, uppsagnardag eða umbreytingardagsetningu. Sumum verkefnum þarf að ljúka fyrir upphafsdag starfsmanns, en öðrum verkefnum er hægt að ljúka eftir. Þegar þú skilgreinir verkefni seturðu reitinn Gjalddagsetning til að tilgreina gjalddaga sem er miðað við upphafsdag, uppsagnardag eða umbreytingardagsetningu. Til dæmis þarf upplýsingatæknifræðingur að útbúa fartölvu fyrir nýjan starfsmann tveimur dögum fyrir upphafsdag þess starfsmanns. Í þessu tilviki, þegar þú býrð til fartölvustillingarverkefnið skaltu stilla Skipta gjalddaga reitinn á -2. Síðan, ef upphafsdagur starfsmanns er 5. maí, mun verkefnið eiga skilað 3. maí.

Nóta

Gjalddaga er hægt að breyta eftir að verkefnið er búið til.

Gjalddagar eru reiknaðir út frá dagatalinu sem tengist gátlistanum. Fyrir frekari upplýsingar, sjá Uppsetning gátlista kafla.

Fyrirmæli

Flókin verkefni gætu þurft mörg skref eða sá sem framkvæmir verkefnið gæti þurft að veita frekari upplýsingar. Í reitnum Leiðbeiningar geturðu slegið inn leiðbeiningar eða viðbótarupplýsingar til að hjálpa þeim sem er úthlutað verkefninu að klára það.

Að setja upp gátlista

Gátlisti er hópur verkefna. Þú getur búið til eins marga gátlista og þú þarft og þú getur úthlutað sömu verkefnum á marga gátlista.

Til að búa til nýtt verkefni á gátlista skaltu velja Nýtt á Verkefni valmyndastikunni. Þegar þú býrð til nýtt verkefni geturðu valið að bæta því við verkefnasafnið svo hægt sé að deila því á marga gátlista. Þú getur aðeins bætt verkefninu við bókasafnið ef Nota verkefni á bókasafn valkosturinn er stilltur á Já. Ef þú bætir verkefninu við verkefnasafnið geturðu líka bætt því við aðra gátlista á sama tíma með því að velja þá gátlista í Sækja um gátlista hlutann. Ef þú bætir verkefninu ekki við bókasafnið verður það aðeins til á gátlistanum sem þú býrð það til.

Til að breyta verkefni á gátlistanum skaltu velja Breyta. Ef verkefnið er tengt einhverjum gátlistum munu þeir gátlistar birtast á síðunni Breyta verkefni . Ef þú vilt að verkefnin í öðrum gátlistum séu uppfærð með breytingunum skaltu velja þá gátlista í Sækja um gátlista hlutann.

Til að fjarlægja verkefni af gátlistanum skaltu velja Fjarlægja. Þessi aðgerð fjarlægir bara verkefni af gátlistanum. Það eyðir þeim ekki úr verkefnasafninu. Til að eyða verki úr safninu, farðu á verkefnasafnssíðuna og veldu Eyða.

Þegar þú býrð til gátlista tilgreinir þú eiganda og dagatal.

Ef reiturinn Tegð verks fyrir verkefni er stilltur á Staða, Stjórnandi, eða Hópur, en ekki er hægt að leiða neinn ákveðinn einstakling af verkefnagerðinni, þá verður verkefninu úthlutað eiganda gátlistans. Hér eru nokkur dæmi um aðstæður þar sem verkefnum verður úthlutað til eiganda gátlistans:

• Engin staða er skipuð þeim starfsmanni sem verið er að ráða eða segja upp. Vegna þess að starfsmaðurinn hefur ekki úthlutun í stöðu er ekki hægt að ákvarða yfirmann hans.
• Reiturinn Tegund verkefna er stilltur á Staða, en enginn starfsmaður er skipaður í stöðuna á þeim tíma sem verkefni er búið til. Til dæmis er Uppsetning fartölvu verkefnið úthlutað stöðunúmeri 000876 (Tækniþjónustusérfræðingur). Á þeim tíma sem starfsmaður er ráðinn er enginn starfsmaður skipaður í stöðu 000876. Þess vegna verður verkefni búið til fyrir eiganda gátlistans.
• Reiturinn Verkefnagerð er stilltur á Group, en enginn starfsmaður er skipaður í stöður í hópnum hjá tíma þegar verkefnið er búið til.

Dagatalið sem er tilgreint fyrir gátlista er notað til að reikna út gjalddaga verkefna sem eru hluti af þeim gátlista. Virkir og óvirkir dagar eru skilgreindir í uppsetningu dagatalsins. Virkir dagar eru teknir með þegar gjalddagi verkefna er reiknaður og óvirkir dagar eru undanskildir. Óvirkir dagar fela í sér helgar og frídaga.

Eftir að dagatal er sett upp er það tengt við gátlistasniðmát. Þannig er gjalddagi hvers verks á gátlistanum reiknaður út á sama hátt. Þú getur sett upp mörg dagatöl, en aðeins eitt dagatal getur tengst hverjum gátlista.

Uppsetning verkefnahópa (valfrjálst)

Stundum ber hópur einstaklinga ábyrgð á verkefni. Til dæmis gæti hópur upplýsingatæknistarfsmanna verið ábyrgur fyrir því að undirbúa fartölvur fyrir nýráðningar.

Til að setja upp verkefnahóp skaltu fylgja þessum skrefum.

1. Á síðunni Hópverkefni skaltu velja Nýtt.
2. Sláðu inn nafn (til dæmis IT fartölvu) og lýsingu fyrir hópinn.
3. Veljið Vista.
4. Á Meðlimir flýtiflipanum skaltu velja Bæta við.
5. Í reitnum Stöður veljið allar stöður sem bera ábyrgð á verkefninu.

Eftir að verkefnahópur er búinn til er hann tiltækur fyrir val þegar verkefni er búið til. Til að velja ákveðinn hóp fyrir verkefni verður þú að velja Group í Verkefnagerð. Hópurinn sem þú bjóst til verður síðan tiltækur fyrir val í reitnum Úthlutað til .

Mikilvægt

Ef verkefni er úthlutað í hóp er verkefnið merkt sem Lokið þegar einn aðili í hópnum lýkur því. Verkefni eru búin til við ráðningu, uppsögn eða umskipti. Þær eru búnar til fyrir notendur sem eru úthlutaðir í stöður sem eru með í hópnum.

Uppsetning verkefnahópa (valfrjálst)

Um borð, brottför eða umbreytingarferli geta falið í sér mörg verkefni. Til að auðvelda þér að úthluta öllum nauðsynlegum verkefnum á gátlista geturðu búið til valfrjálsa verkefnahópa til að flokka tengd verkefni. Til dæmis verða starfsmanna-, upplýsingatækni- og launadeildir hver um sig að ljúka sérstökum verkefnum til að ráða nýjan starfsmann. Þess vegna býrðu til eftirfarandi verkefnahópa: HR, IT og Launskrá. Síðan, þegar þú býrð til verkefni, geturðu tengt einn af þessum verkefnahópum við það.

Þegar þú vilt bæta verkefni við gátlista geturðu síað verkefnalistann eftir verkefnahópnum sem viðkomandi verkefni er úthlutað í. Til dæmis, þegar þú býrð til gátlistasniðmát geturðu síað listann þannig að aðeins upplýsingatækniverkefnin sem eru úthlutað IT verkefnahópnum séu sýnd. Þess vegna getur þú tryggt að aðeins viðkomandi upplýsingatækniverkefni séu valin.

Notkun gátlista

Þegar starfsmaður er ráðinn, sagt upp eða fluttur er hægt að velja einn eða fleiri gátlista. Gjalddagar verkefna og úthlutanir starfsmanna eru búnar til eftir að ráðningar-, uppsagnar- eða umbreytingarferli er lokið. Til dæmis, þegar þú velur hnappinn ráða eða ráða og bæta við upplýsingum hnappinn, eru verkefni búin til fyrir einstaklinga, byggt á á tegund verkefnisins.

Gjalddagi er úthlutað hverju verki með því að bæta við eða draga frá gjalddagajöfnun frá upphafsdegi starfsmanns. Nánari upplýsingar er að finna í Gjaldadagar verkefna og reitinn fyrir gjalddagajöfnun hlutanum.

Ef þú ert að nota starfsmannaaðgerðir eru verkefnin búin til þegar Ljúka hnappurinn er valinn eða aðgerðin er samþykkt.

Í Verkefnastjórnun vinnusvæðinu er hægt að setja gátlista á starfsmann með því að velja starfsmanninn á einföldu listasíðunni eða upplýsingasíðunni og velja síðan Nota gátlista. Gildi Markdagsetning reitsins verður notað til að reikna út gjalddaga verkefna. Venjulega ætti markdagsetningin að passa við ráðningar-, uppsagnar- eða breytingadag starfsmanns.

Þú getur líka sett gátlista á starfsmann með því að opna Worker síðu hans og velja Gátlistar á valmyndinni.

Að klára verkefni

Á síðunni Sjálfsafgreiðslu starfsmanna getur starfsmaður skoðað öll þau verkefni sem honum eru úthlutað. Fyrir hvert úthlutað verkefni, Verk, Lýsing, Leiðbeiningar og Tengiliðir gildi eru sýnd. Að auki, fyrir hvert verkefni, getur starfsmaðurinn opnað tengda ytri vefsíðu eða tengda síðu í Dynamics 365 appinu.

Einnig er hægt að birta verkefni á sjálfgefna mælaborðinu. Til að birta verkefni á sjálfgefna mælaborðinu:

1. Farðu í Notandavalkostir – Kjörstillingar – Verkefnastjórnun
2. Veldu Sýna verkefni á sjálfgefnu mælaborði til Á.

Nóta

Kveikt verður á Verkefnastjórnun eiginleikanum í Eiginleikastjórnun til að möguleikann birtist í Notendavalkostir.

Hægt er að merkja verkefni sem Í vinnslu, Hætt við eða Lokið. Ef verkefni var úthlutað til hóps verður það merkt sem Lokið þegar einn aðili í hópnum lýkur því.

Einnig er hægt að endurúthluta verkefnum.