Vinna með þjónustusamninga og þjónustusamningstilboð

Hægt er að stofna þjónustusamning annað hvort handvirkt eða úr þjónustusamningstilboði. Hægt er að nota þjónustusamningstilboð sem aðdraganda að þjónustusamningi þar sem fyrirtækið gerir viðskiptamanni tilboð og fær samþykki hans svo að unnt sé að breyta tilboðinu í þjónustusamning. Ferlið við stofnun þjónustusamnings annars vegar og þjónustusamningstilboðs er nokkuð svipað.

Að stofna þjónustusamning eða þjónustusamningstilboð:

1. Veldu táknið, fara í Þjónustusamningur eða Þjónustsamningstilboð og velja síðan viðkomandi tengil.
2. Stofna nýjan þjónustusamning eða þjónustusamningstilboð.
3. Fylla þarf út reitinn Nr.. . Þá birtist svargluggi, sem spyr hvort fylla eigi út í reitinn með almennum gögnum úr samningssniðmáti. Ef stofna á slíkan þjónustusamning eða þjónustusamningstilboð er hnappurinn Já valinn. Síðan Þjónustusamn.sniðmát - Listi opnast.
4. Velja skal viðeigandi sniðmát og velja svo Í lagi til að nota það til að stofna þjónustusamninginn eða þjónustusamningstilboðið.
5. Í Númer viðskiptamanns reitinn skal velja viðskiptavin.
6. Ef ekki á að dreifa upphæð ársmismunar sjálfkrafa skal velja Heimila ójafnaðar upphæðir gátreitinn. Gildin í reitunum Árleg upphæð og Reiknuð árleg upphæð eru ekki sjálfkrafa jöfnuð. Ef forritið á sjálfkrafa að dreifa árlegum mismun sem gæti verið vegna breytingar á þjónustusamningi skal hafa gátreitinn Heimila ójafnaðar upphæðir auðan.
7. Bæta við samningslínum í þjónustusamninginn eða þjónustusamningstilboðið.
8. Aðrir reitir eru fylltir út eins og þörf er á.

Þjónustusamningstilboði breytt í þjónustusamning:

Þegar viðskiptamaður tekur tilboði um þjónustusamning er því breytt í þjónustusamning. Um leið geturðu stofnað þjónustureikning fyrir upphafstímabil samningsins ef upphafsdagsetning hans er fyrr en upphaf næsta reikningstímabils.

Eftir að þú lýkur eftirfarandi skrefum er þjónustusamningur stofnaður með stöðuna Undirritað. Ef þjónustureikningur er stofnaður fyrir upphafstímabil samningsinser reikningsfærð upphæð reiknuð út sem hér segir, eftir því hvort samningurinn er sundurliðaður eða ekki.

Fyrir sundurliðaða samninga er reikningsfærð upphæð reiknuð út á eftirfarandi hátt:

• Reikningsfærð upphæð = samtals reikningsfærð upphæð fyrir hverja samningslínu.
• Reikningsfærð upphæð vegna hverrar samningslínu = ((tilboðsvirði ÷ 12) × fjöldi mánaða í upphafstímabili) + ((tilboðsvirði ÷ fjöldi daga í ári) × fjöldi daga sem eftir er af upphafstímabili).
• Ef samningslínan rennur út áður en upphafstímabili lýkur verður lokadagsetningin einnig lokadagsetning upphafstímabilsins í línunni.

Fyrir samninga sem eru ekki sundurliðaðir, er reikningsfærð upphæð reiknuð út á eftirfarandi hátt:

• Reikningsfærð upphæð = (árleg upphæð ÷ fjöldi daga í ári) × fjöldi daga í upphafstímabili.
• Ef samningslínan rennur út áður en upphafstímabili lýkur verður lokadagsetningin einnig lokadagsetning upphafstímabilsins.

1. Veldu táknið, fara í Þjónustsamningstilboð og velja síðan viðkomandi tengil.
2. Opna skal þjónustusamningstilboð sem breyta á í þjónustusamning.
3. Velja Gera samning aðgerð.
4. Ef upphafsdagsetning samningsin er fyrir upphafstímabil næsta reikningstímabils geturðu stofnað þjónustureikning fyrir upphafstímabil samningsins. Velja Já.

Þjónustureikningurinn er bókaður í þjónustureikning samningsins, þó að samningur hafi verið greiddur fyrirfram.

Til að búa til Samningsþjónustukreditreikninga

Samningsþjónustukreditreikninga má nota þegar viðskiptamaður ógildir fyrirframgreiddan þjónustusamning eða tekur þjónustuvöru úr fyrirframgreiddum samningi. Einnig nýtast þeir við að leiðrétta rangan þjónustureikning.

1. Veldu táknið, fara í Þjónustukreditreikningar og velja síðan viðkomandi tengil.

2. Nýr þjónustukreditreikningur er stofnaður.

3. Fylla þarf út reitinn Nr.. .

4. Í Númer viðskiptamanns reitnum, er ritað númer viðskiptamannsins í þjónustusamninginn.

   Á Reikningsfæra sjást upplýsingar sem voru afritaðar af spjaldinu Viðskiptamaður. Ef bóka á kreditreikninginn á annan viðskiptamann en þann sem tilgreindur er á flýtiflipanum Almennt er fært inn númer þess viðskiptamanns í reitinn Reikn.færist á viðskm. reitinn. .

   Athugasemd

   Hægt er að bera kreditreikninginn saman við skjalið sem var upphaflega bókað á síðunni Bókaðir þjónustureikningar. Veldu táknið, fara í Bókaðir þjónustureikningar og velja síðan viðkomandi tengil.

5. Fylltir eru út Bókunardags. og Dagsetning fylgiskjals.

6. Í kreditreikningslínurnar eru færðar upplýsingar um vörurnar sem er skilað eða sem eru fjarlægðar, eða uppbót sem á að senda. Hægt er að nota keyrsluna Sækja fyrirframgreiddar samningsfærslur.

Til að stofna handvirkt kreditreikning þegar samningslínur eru fjarlægðar úr þjónustusamningi er farið á síðuna Þjónustusamningur , flýtiflipann Sundurl. reikningur, skal velja gátreitinn Sjálfvirkir kreditreikningar.

Til að stofna handvirkt kreditreikning þegar samningslínur eru fjarlægðar úr þjónustusamningi er farið í síðuna Þjónustusamningur og aðgerðin Kreditreikningur valin.

Uppfærsla og mat á samningum

Stundum þarf að breyta skilmálum samninga eftir að þeir eru stofnaðir. Yfirleitt er viðeigandi samningur opnaður á síðunni Þjónustusamningur og honum breytt eins og þurfa þykir.

Hægt er að breyta stöðu samningsins, sem í fyrstu er stillt á Læst, bæta við og fjarlægja samningslínur og hætta við samning. Hægt er að sjá hvernig fyrirtækið stendur sig hvað varðar gróða og tap með því að fá flýtigreiningu á fyrirtækinu með eiginleikanum framvinda samnings.

Samningslínum bætt við þjónustusamning eða samningstilboð:

Þegar viðskiptamaður kaupir nýja vöru og vill að hún sé innifalin í þjónustusamningi eða samningstilboði sem til er fyrir er hægt að skrá vöruna sem þjónustuvöru og bæta henni við samninginn eða samningstilboðið sem nýrri samningslínu.

1. Veldu táknið, fara í Þjónustusamningar og velja síðan viðkomandi tengil.
2. Opna skal viðeigandi þjónustusamning eða þjónustusamningstilboð sem bæta á nýrri samningslínu við.
3. Veldu aðgerðina Opna samning til að opna þjónustusamninginn eða samningstilboðið þannig að hægt sé að gera breytingar.
4. Á flýtiflipanum Sundurl. reikningur skal velja reitinn Heimila ójafnaðar upphæðir ef breyta á árlegri upphæð og skipta mismun árlegrar upphæðar handvirkt í samningslínunum. Annars skal hreinsa gátreitinn í reitnum Heimila ójafnaðar upphæðir. Það verður til þess að kerfið velur að skipta mismun árlegrar upphæðar sjálfkrafa í samningslínunum þegar árlegu upphæðinni hefur verið breytt. 
5. Í flýtiflipanum Línur er þjónustuvara eða vara, eða textalýsing sett inn í hverja samningslínu. Einnig er hægt að setja inn samningstilboðslínur. Hægt er að stofna marga samninga fyrir hverja þjónustuvöru til að hún verði tekin með í mismunandi þjónustusamningum eða samningstilboðum á sama tíma.
6. Staðfesta og leiðrétta númerin í reitunum Línuafsl. %, Afsl.upphæð línu, Svartími, Þjónustutímabil og öðrum reitum eftir þörfum.

Samningslínur fjarlægðar

Nauðsyn gæti reynst að eyða samningslínum úr þjónustusamningi um leið og samsvarandi þjónustuvörur eru fjarlægðar úr þjónustusamningnum. Yfirleitt er fjarlægð samningslína sem er útrunnin eða sem svarar til þjónustuvörunnar sem hefur bilað.

1. Veldu táknið, fara í Þjónustusamningar og velja síðan viðkomandi tengil.
2. Opna skal þjónustusamninginn sem fjarlægja á samningslínur úr.
3. Veldu aðgerðina Opna samning til að opna þjónustusamninginn þannig að hægt sé að gera breytingar.
4. Veldu samningslínuna sem á að fjarlægja. Fylla inn í reitinn Samningur útrunninn - dags. með dagsetningunni þegar á að fjarlægja línuna. T.d. er hægt að færa inn dagsetninguna sem þjónustuvaran bilaði.
5. Veldu Fjarlægja línur úr samningi. Þá opnast síðan Fjarlægja línur úr samningi.
6. Fylltu út sjálfgefnar síur Samningsnr., afmörkunin Nr. þjónustuvöru og afmörkunin Tegund samnings. Ef þörf krefur er hægt að setja fleiri afmarkanir eða breyta þeim sem fyrir eru.
7. Fylltu út reitirna á flýtiflipanum Valkostir og veldu svo aðgerðina Eyða línum.

Athugasemd

Ef samningurinn er ekki sundurliðaður þarf að uppfæra virðið í reitnum Árleg upphæð á flýtiflipanum Sundurl. reikningur á síðunni Þjónustusamningur svo að ljóst sé að þjónustuvaran hafi fallið út úr samningnum.

Ef samningurinn er sundurliðaður og fyrirframgreiddur og búið er að bóka reikninga vegna hans er hægt að búa til kreditreikning fyrir samninginn. Veljið aðgerðina Stofna kreditreikning. Þetta er óþarfa ef gátreiturinn í reitnum Sjálfv. kreditreikningar í flýtiflipanum Reikningsupplýsingar er valinn. Í því tilviki er kreditreikningur stofnaður sjálfkrafa næst þegar samningslína er fjarlægð.

Kostnaður og gildi þjónustulínu

Á þjónustusamningslínum eru upphæðirnar í Línukostnaður og Línuvirði reiknaðar á eins og lýst er í eftirfarandi töflum.

Valkostir línukostnaðar	Description
Þjónustuvara	Kostnaðurinn er sóttur sjálfkrafa úr reitnum Sjálfgefinn samningskostnaður í töflunni Þjónustuvara og afritaður í reitinn Línukostnaður. Eftirfarandi reikniregla er notuð til að reikna línukostnaðinn: Kostnaðarverð í sölu x Samningsvirði % ÷ 100
Vara	Kostnaðurinn er sjálfkrafa sóttur í reitinn Kostn.verð í töflunni Vara og gildið í reitnum Samningsvirðis % í töflunni Þjónustukerfisgrunnur. Eftirfarandi reikniregla er notuð til að reikna línukostnaðinn: Kostnaðarverð * Samningsvirðis % / 100.
Textalýsing	Gildið í reitnum Línukostnaður er stillt á núll.

Valkostir línuvirðis	Description
Þjónustuvara	Verðið er sótt sjálfkrafa úr reitnum Sjálfgefið samningsvirði í töflunni Þjónustuvara og afritað í reitinn Línuvirði.
Vara	Háð gildinu í reitnum Reikningsaðferð samningsvirðis í töflunni Þjónustukerfisgrunnur er upphæðin sótt úr reitnum Ein.verð eða Kostn.verð í töflunni Vörur. Að því loknu er þetta gildi margfaldað með efninu í reitnum Samningsvirðis % í töflu í Þjónustukerfisgrunninum og deilt í 100. Upphæðin er afrituð í reitinni Línuvirði. ATHUGASEMD: Ef reiturinn Reikningsaðferð samningsvirðis er stilltur á Ekkert er efnið í reitnum Línuvirði ekki reiknað.
Textalýsing	Innihald reitsins Línuvirði er stillt á núll.

Samningsafslætti bætt við þjónustusamningstilboð

Hægt er að bæta við samningsafsláttum af þjónustu vegna samningstilboða og þjónustusamninga. Afslátturinn getur átt við varahluti í tilteknum þjónustuvöruflokkum, vinnustundum forða í tilteknum forðaflokkum og á tilteknum þjónustukostnaði.

1. Veldu táknið, fara í Þjónustsamningstilboð og velja síðan viðkomandi tengil.
2. Veljið tilboð sem á að bæta afslætti við.
3. Velja aðgerðina Þjónustuafsláttur. Síðan Samnings/þjónustuafsláttur opnast.
4. Til að búa til nýjan þjónustusamningsafslátt skal velja aðgerðina Nýtt.
5. Fyllið út reitina í línunni eins og þörf er á. Haltu bendlinum yfir reit til að lesa stutta lýsingu..

Ábending

Til að bæta samningsafslætti beint við þjónustusamning eru farnar svipaðar leiðir á síðunni Þjónustusamningur.

Skipt um eiganda þjónustusamninga:

Verið getur að skipta þurfi um eiganda þjónustusamnings. Ef þjónustuvara í þjónustusamningi er skráð í mörgum samningum í eigu sama viðskiptavinar sem ekki hefur verið hætt við er eiganda allra þjónustusamninga sem innihalda þessa þjónustuvöru og allra annarra þjónustuvara sem innifaldar eru í þessum samningum uppfærður sjálfkrafa.

Athugasemd

Í þessu tilviki eru aðeins teknir með samningar sem ekki hefur verið hætt við. Ekki er hirt um stöðu samningstilboða.

Mikilvægt

Þjónustuvörur og samningar geta tengst. Skipt um eiganda þjónustusamninga getur haft áhrif á eftirfarandi vensl.

Gerum t.d. ráð fyrir að þjónustuvara nr. 8 innfalin í samningunum SC00003 og SC00015. Samningur SC00015 inniheldur einnig þjónustuvöru nr. 15 sem er einnig innifalin í samningi SC00080. Í þessu tilviki yrði eiganda breytt í öllum þremur samningunum og í þjónustuvörunum.

1. Veldu táknið, fara í Þjónustusamningar og velja síðan viðkomandi tengil. Opna skal viðeigandi þjónustusamning sem breyta á eiganda fyrir.
2. Veldu aðgerðina Opna samning til að opna samninginn þannig að hægt sé að gera breytingar.
3. Veljið aðgerðina Skipta um viðskiptavin. Síðan Breyta viðsk.mann í samningi birtist.
4. Í Samningsnr. og Þjónustuvörunr. sjást númer samningsins og þjónustuvörunnar sem valinn viðskiptamaður á. Ef viðskiptamaðurinn á fleiri en einn samning sem felur í sér fleiri en eina þjónustuvöru þá verður gildið í þessum reitum Mörg. Til að sjá lista yfir tengda samninga eða þjónustuvörur skal velja þessi reitargildi.
5. Í Númer nýs viðskiptamanns reitinn skal velja nýjan viðskiptavin.
6. Í reitnum Nýr sendist-til-kóði skal velja aðsetur.
7. Veldu hnappinn Í lagi til að breyta viðskiptamanni og sendist-til - kóða þjónustusamninganna.
8. Veldu Læsa samningi til að læsa samningnum og ganga úr skugga um að breytingarnar verði hluti samningsins.

Til að uppfæra verð þjónustusamninga

Hægt er að uppfæra verð vegna þjónustusamninga með því að tilgreina prósentu verðuppfærslu.

1. Veldu táknið, fara í Uppfæra þjónustusamningsverð og velja síðan viðkomandi tengil.
2. Velja þjónustusamninginn.
3. Á reitnum Uppfæra til dags., er færð inn dagsetning. Keyrslan uppfærir verð vegna samninga sem á að uppfæra verðið á eða fyrir þennan dag.
4. Í reitinn Verðuppfærslu % er færð inn prósentan sem á að uppfæra verðið með.
5. Í reitnum Aðgerð er valið að Uppfæra samningsverð.

Bókun fyrirframgreiddra samningsfærslna

Ef tíðkast að greiða þjónustusamninga fyrirfram þarf reglubundið að bóka fyrirframgreiddar samningsfærslur, og þar með að flytja fyrirframgreiðslur af fyrirframgreiddum samningsreikningum til venjulegra samningsreikninga.

Áður en hægt er að bóka fyrirframgreiddar samningsfærslur þarf að tilgreina númeraröð í reitnum Nr.röð bók.fyrirfr.gr.skjala á síðunni Þjónustukerfisgrunnur.

1. Veldu táknið, fara í Bóka fyrirframgr. samn.færslur og velja síðan viðkomandi tengil.
2. Á Bóka til dags. er dagsetning færð inn. Keyrslan bókar fyrirframgreiddar þjónustufærslur með bókunardagsetningu fram að þessari dagsetningu.
3. Í reitnum Bókunardags. er færð inn dagsetningin sem á að nota sem bókunardagsetningu í færslubókarlínunni.
4. Í reitnum Aðgerð er valið Bóka fyrirframgreiddar samningsfærslur.
5. Veljið Í lagi til að bóka færslurnar.

Breyting á þjónustusamningsstöðu

Þegar þjónustusamningurinn er undirritaður er gildið í reitnum Breyta stöðu sjálfkrafa stillt á Læst. Ef breyta þarf upplýsingum í þjónustusamningi eða þjónustusamningstilboði verður fyrst að breyta stöðu samningsins eða samningstilboðsins úr Læst í Opið. Athygli er vakin á því að ekki er hægt að stofna þjónustureikninga fyrir þjónustusamninginn með breytingarstöðuna Opið. Þegar samningur eða samningstilboð hefur verið leiðrétt verður að breyta stöðunni aftur í Læst til að hægt verði að stofna þjónustureikninga og fjárhagsfærslur fyrir þjónustusamninginn, að meðtöldum breytingum sem gerðar hafa verið.

Athugasemd

Reiturinn Breytingarstaða tengist ekki reitnum Losunarstaða í þjónustupöntunarhausnum, sem stýrir vöruhúsameðhöndlun þjónustuvara.

Afturköllun þjónustusamnings:

Hugsanlega þarf að hætta við þjónustusamning þegar samningurinn er útrunninn eða hætt hefur verið við hann.

Athugasemd

Þú getur ekki opnað samning eftir að honum hefur verið lokað.

1. Veldu táknið, fara í Þjónustusamningar og velja síðan viðkomandi tengil.

2. Opna skal viðeigandi þjónustusamning til að hætta við hann.

3. Veldu aðgerðina Opna samning til að opna þjónustusamninginn þannig að hægt sé að gera breytingar.

4. Í reitnum Ástæðukóti afturköllunar veljið viðeigandi ástæðukóta. Til að bæta við fleiri ástæðukóðum skal velja Ítarlegt.

   Ef gátreiturinn í reitnum Nota ástæðukóta afturk. samn. á síðunni Þjónustukerfisgrunnur er valinn þarf að tilgreina ástæðukóta afturköllunar þegar hætt er við samninga.

5. Í reitnum Staða er valið Hætt við.

6. Ef óbókaðir reikningar, eða kreditreikningar eða opnar fyrirframgreiddar færslur eru til staðar fyrir samninginn sem á að hætta við birtast staðfestingarboð. Í boðaglugganum er valið Nei til að fara aftur í samninginn og bóka skjölin eða Já til að halda áfram afturköllunarferli.

Skráning þjónustusamning eða samningstilboðs

Hægt er að skrá þjónustusamninga og samningstilboð hvenær sem er til að vista afrit samnings eða samningstilboðs í kerfinu. Business Central skráir þjónustusamninga sjálfkrafa þegar þjónustutilboði er breytt í þjónustusamning, eða þegar hætt er við þjónustusamning. Hægt er að skrá samning eða tilboð með því að velja Skrá samning á Þjónustusamningar eða Þjónustusamningstilboð síðunum. Til að skoða vistaða samninga með tilboðum skal leita að Skráðir samningar.

Sjá einnig

Setja upp þjónustusamninga
Þjónustukerfi
Umbreyta þjónustusamningum sem innihalda VSK upphæðir

Finna fríar kennslueiningar fyrir viðskiptafræði miðlægt hér á