Yfirlit rafrænna undirskrifta

Þessi grein gefur yfirlit yfir rafrænar undirskriftir og lýsir hvernig hægt er að nota þær.

Hvað er rafræn undirskrift?

Rafræn undirskrift staðfestir deili á þeim aðila sem er í þann mund að hefja eða samþykkja ferli. Innan sumra atvinnugreina er rafræn undirskrift jafn bindandi að lögum og handskrifuð.

Reglur kveða á um rafrænar undirskriftir innan ýmissa atvinnugreina sem eru háðar opinberum reglugerðum, svo sem við lyfja-, matvæla- og drykkjarvöruframleiðslu og í flugvéla- og geimiðnaði og varnariðnaði. Þær eru einnig nauðsynlegar samkvæmt reglum 21 CFR hluta 11, sem gefnar eru út af Matvæla- og lyfjaeftirliti Bandaríkjanna (FDA).

Nóta

Rafræn undirskrift ein og sér er ekki það sama og stafræn undirskrift. Rafræn undirskrift er aðeins staðgengill handskrifaðra undirskrifta, en stafrænar undirskriftir hafa ítarlegri öryggiseiginleika. Með stafrænum undirskriftum er hægt að kanna hvort notandi eða vinnsla hafi átt við gögn. Einnig er hægt að staðfesta stafrænar undirskriftir án þess að eigandi skírteinis sem var notað til undirskriftar geti þráttað fyrir það. Rafrænar undirskriftir deila nokkrum eiginleikum með stafrænum undirskriftum, eins og lýst er hér fyrir neðan.

Rafrænar undirskriftir

Hægt er að nota rafrænar undirskriftir fyrir mikilvæg viðskiptaferli. Rafrænar undirskriftir eru innbyggður hluti sumra ferla. Hægt er að búa til kröfur um rafrænar undirskriftir fyrir hvaða gagnagrunn eða svæði sem er.

Rafrænar undirskriftir deila nokkrum eiginleikum með stafrænum undirskriftum. Allir notendur sem skrifa undir skjöl þurfa að hafa gilt dulritað skírteini. Þegar skjal er undirritað er einkalykillinn sem tengist skírteininu sannprófaður. Upplýsingar um rafrænar undirskriftir eru skráðar í kladda til þess að hægt sé að rekja slóð aðgerða. Til að setja upp rafrænar undirskriftir, sjá Setja upp rafrænar undirskriftir.

Notendur sem þarfnast aðgangs að rafrænar undirskriftir

Þrenns konar notendur krefjast vanalega öryggisaðgangs að rafrænum undirskriftum: Stjórnendur rafrænna undirskrifta, áritendur og endurskoðendur rafrænna undirskrifta.

Stjórnandi rafrænna undirskrifta

Stjórnandi rafrænna undirskrifta setur upp kröfur um rafrænar undirskriftir, almennar færibreytur og samþykkjendur og fær viðvörum um það þegar sannvottun undirskriftar mistekst. Sjálfgefið er að notandi sem tilheyrir upplýsingatæknistjóra öryggishlutverkinu hefur leyfi til að stjórna rafrænum undirskriftum.

Áritari

Áritari skrifar undir skjöl og ferli sem þarfnast undirskrifta. Sjálfgefið er að notandi sem tilheyrir kerfisnotanda öryggishlutverkinu hefur heimild til að undirrita skjöl rafrænt.

Nóta

Áritari kann að þurfa viðbótarheimildir til að fá aðgang að gögnum sem tengjast skjölum eða ferlum sem er skrifað undir. Notendur sem gera breytingar á gögnum og þurfa að skrifa undir þær verða að hafa heimildir til að breyta gögnunum. Notandi sem skrifar undir fyrir hönd annars notanda gæti ekki þurft aðgang að gögnunum. Dæmi af þessari gerð notanda er yfirmaður sem skrifar undir fyrir breytingar starfsmanns.

Endurskoðandi rafrænna undirskrifta

Endurskoðandi rafrænna undirskrifta skoðar kladda gagnagrunns og kladda undirskrifta sem er aðgengilegur úr kladda gagnagrunnsins. Sjálfgefið er að notandi sem tilheyrir upplýsingatæknistjóra öryggishlutverkinu hefur leyfi til að endurskoða rafrænar undirskriftir.

Ef þú notar annað hlutverk en Upplýsingatæknistjóri skaltu ganga úr skugga um að hlutverkinu sé úthlutað eftirfarandi réttindi:

• Skoða mistök rafrænna undirskrifta
• Skoða gagnagrunnskladda

Rafræn undirskrift skjals

Sækja skírteini

Áður en skjöl eru undirrituð rafrænt í þarf að biðja um skírteini.

Nóta

Microsoft SQL Server eiginleikar eru notaðir til að stofna skírteini og virkja rafræna undirritun. Ekki þarf að hafa annað umhverfi fyrir skírteini eða lykla.

Þegar þú biður um skírteini eru opinn lykill og einkalykill stofnaðir fyrir þig. Einkalykillinn er dulritaður með aðgangsorði sem aðeins þú veist hvað er. Þegar þú undirritar skjöl rafrænt er auðkenni þitt sannprófað þegar þú færir inn aðgangsorðið.

Til að biðja um vottorð, á síðunni Valkostir , á Reikningar flipanum, smelltu á Fáðu vottorð.

Þú þarft að slá inn og staðfestu aðgangsorðið sem þú notar vegna undirskrifta. Aðgangsorðið er notað til að verja lykilinn þinn og heimila notkun skírteinisins. Aðgangsorðið er ekki vistað í gagnagrunninum og er ekki aðgengilegt öðrum, þ.m.t. kerfisstjóra.

Ef þú manst ekki aðgangsorðið sem þarf til að tengjast skírteininu þarf að endurstilla skírteinið. Endurstilling þess hefur ekki áhrif á skjöl sem þú hefur undirritað með því. Til að endurstilla vottorðið skaltu smella á Valkostir síðuna Endurstilla vottorð.

Rafræn undirskrift skjals

Síðan Undirrita skjal birtist þegar þú gerir breytingu sem krefst rafrænnar undirskriftar.

1. Á síðunni Undirrita skjal skaltu smella á Skjal flipann til að skoða breytingarnar á skjalinu.
2. Á flipanum Undirskrift skaltu velja ástæðukóða.
3. Færið inn athugasemd ef athugasemd er krafist.
4. Ef notandaauðkenni þitt birtist ekki í reitnum Undirritari skaltu velja það á listanum.
5. Færið inn staðsetningu þína, ef þörf er á þessum upplýsingum.
6. Smelltu á Í lagi.

Skrifa undir fyrir breytingar annars notanda

Stundum þarf notandi að skrifa undir fyrir breytingar annars notanda. Til dæmis gæti stjórnandi þurft að skrifa undir breytingar sem starfsmaður gerir á uppskrift. Notaðu þetta ferli til að gera notanda að áritara fyrir annan notanda.

Nóta

Þegar notandi skrifar undir fyrir breytingar annars notanda verður undirskriftin að vera veitt á vinnustöð notandans sem gerði breytingarnar. Notandinn getur ekki vistað breytinguna fyrr en undirskrift hefur verið innt af hendi.

Fylgið eftirfarandi skrefum til að tilgreina samþykkjendur.

1. Á síðunni Valkostir , á flipanum Reikningar , smelltu á Tilgreina samþykkjandi.
2. Í reitnum Auðkenni notanda samþykkjandi skaltu velja auðkenni notandans sem þarf að skrá sig fyrir breytingum annars notanda.
3. Í reitnum Skráðu þig fyrir notandaauðkenni skaltu velja auðkenni notandans sem þarf að skrifa undir.