Fyrirframgreiðslureikningar samanborið við fyrirframgreiðslur

Þessi grein lýsir og ber saman aðferðirnar tvær sem fyrirtæki geta notað fyrir fyrirframgreiðslu (fyrirframgreiðslur). Önnur aðferðin stofnar fyrirframgreiðslureikning sem tengist innkaupapöntun. Hin aðferðin stofnar fylgiskjöl fyrirframgreiðslu með því að stofna færslur í færslubók og merkja þær sem fylgiskjöl fyrirframgreiðslna.

Fyrirtæki gæti gefið út fyrirframgreiðslur (fyrirframgreiðsla) til lánardrottna fyrir vörur eða þjónustu áður en þær vörur eða þjónustu hafa verið uppfylltar. Hægt er að nota tvær aðferðir til að gefa út fyrirframgreiðslur til lánardrottna. Til að lágmarka áhættu, er hægt að rekja fyrirframgreiðslur með því að skilgreina fyrirframgreiðslu á innkaupapöntun. Fyrir þessa aðferð, verður að stofna fyrirframgreiddum reikningi sem er tengd innkaupapöntun. Þessi aðferð er kallað reikningsfærsla fyrirframgreiðslu. Fyrirtæki sem vilja ekki rekja fyrirframgreiðslur jafn náið eða fá ekki fyrirframgreiðslureikning frá lánardrottni þeirra geta nota fylgiskjöl fyrirframgreiðslna í stað reikningsfærsluaðferð fyrirframgreiðslu. Hægt er að stofna færslubókafylgiskjöl fyrirframgreiðslu með því að stofna færslur í færslubók og merkja þær sem fylgiskjöl fyrirframgreiðslna. Fyrir þessa aðferð er ekki hægt að rekja hvaða fyrirframgreiðslu til lánardrottins eru gerðar á móti hvaða innkaupapantanir. Hins vegar er hægt að merkja bókaða fyrirframgreiðslu fyrir jöfnun á móti innkaupapöntun.

Hvenær á að nota reikningsfærslu fyrirframgreiðslu miðað við fyrirframgreiðslur

Fyrirframgreiðslurreikningsfærsla	Fyrirframgreiðslur
Skilgreina gildi fyrirframgreiðslu í innkaupapöntuninni.	Ekkert fyrirframgreiðslugildi er skilgreint í innkaupapöntuninni.
Fyrirframgreiðslureikning og endanlegan reikning verður að bóka.	Engin fyrirframgreiðslureikning verður að bóka.
Ábyrgð á fyrirframgreiðslunni er á uppgreiðslureikningnum, ekki viðskiptaskuldareikningnum.	Ábyrgð á fyrirframgreiðslunni er á reikningi viðskiptaskulda.
Staða lánardrottins endurspeglar ekki gildi fyrirframgreiðslu í gegnum ferlið.	Staða lánardrottins endurspeglar gildi fyrirframgreiðslu í gegnum ferlið.
reikningsfærsla Fyrirframgreiðslu er aðeins tiltæk í Viðskiptaskuldir.	Fyrirframgreiðslur eru í boði í Viðskiptaskuldir og Viðskiptakröfur.

Yfirlit yfir fyrirframgreiðsluferlið

Bókhaldsvenjur í mörgum löndum/svæðum krefjast þess að fyrirframgreiðslur frá viðskiptavini eða til lánardrottins séu ekki bókaðar á venjulega safnlykla viðskiptavinar eða lánardrottins. Í staðinn eru þessar greiðslur bókaðar á sérstakan fjárhagslykil fyrir fyrirframgreiðslur. Þegar sölupöntun eða innkaupapöntun er gerð er reikningur gefinn út á viðskiptavin eða lánardrottin. Við greiðslu reikningsins er fyrirframgreiðslan og fyrirframgreiðsla VSK á fjárhagslyklum fyrirframgreiðslu bakfærðar og reikningsupphæðirnar eru sjálfvirkt bókaðar á venjulega safnlykla. Til að búa til fyrirframgreiðslu skaltu fylgja þessum skrefum:

1. Settu upp færslusnið fyrir fyrirframgreiðslur.
2. Á viðskiptafæribreytur og viðskiptaviðskiptafæribreytur síðum, undir Fagbók og söluskattur , veldu nýja bókunarsniðið með því að nota Bókunarsniðið fyrir greiðslubók með fyrirframgreiðslu færibreytu.
3. Stofnið greiðslubók og síðan nýja greiðslu.
4. Hægt er að merkja greiðsluna sem fyrirframgreiðslu. Ef greiðsla er merkt sem fyrirframgreiðsla, greiðslan er bókuð í fjárhagslyklana sem eru skilgreindar í bókunarreglu sem er sett upp í skrefum 1 og 2. Þar að auki eru skattar reiknaðir, ef greiðsla er merkt sem fyrirframgreiðsla. Sumar yfirvöld krefjast þess að skattar séu greiddir þegar fyrirframgreiðsla er skráð, jafn vel þó enginn sé reikningurinn.
5. Bókið fyrirframgreiðsluna
6. Valfrjálst: Hægt er að jafna fyrirframgreiðsla við innkaupapöntun eða sölupöntun áður en reikningurinn er stofnaður. Á sölupöntun- eða innkaupapöntunarsíðunni, á Aðgerðarrúðunni, notaðu Jafna færslur.
7. Skrá reikning eftir ap lánardrottinn skilar vörum eða þjónustu. Ef fyrirframgreiðsla er jöfnuð við innkaupapöntun eða sölupöntun í skrefi 6, er fyrirframgreiðsla sjálfkrafa jaöfnuð við reikning sem þú stofnaðir. Ef þú jafnaðir ekki fyrirframgreiðsluna á móti innkaupapöntuninni eða sölupöntuninni geturðu jafnað hana handvirkt á móti reikningnum með því að nota Jafna færslur á síðunni viðskiptavinar eða lánardrottins. Upphæð fyrirframgreiðslu er síðan bakfærð úr tímabundna AP/AR fjárhagslykli. Þar að auki, ef skattar voru reiknuð eru þeir bakfærðar, vegna þess að reikningurinn hefur raunverulega skatta.

Yfirlit yfir reikningsfærsluferli fyrirframgreiðslu

Fyrirframgreiðslureikningar er algengur viðskiptaháttur. Lánardrottinn gefur út fyrirframgreiðslureikning til að krefjast innistæðu á kaupunum áður en innkaupapöntun er uppfyllt. Til dæmis gætu súmir lánardrottnar krafist fyrirframgreiðslu fyrir sérsniðna vörur eða þjónustu. Ef lánardrottni gefur út reikning sem biður um fyrirframgreiðslu, er hægt að nota eiginleikann reikningsfærslur fyrirframgreiðslu. Hægt er að skilgreina gildi fyrirframgreiðslu í innkaupapöntuninni, fyrirframgreiðslureikning er skráð og greidd, og síðan fyrirframgreiddum reikningi beitt á lokareikningur. Til að stofna fyrirframgreiðslu skal fylgja eftirfarandi skrefum:

1. Innkaupaaðilinn stofnar staðfestir og sendir svo hefur innkaupapöntun sem lánardrottinn hefur beðið um fyrirframgreiðslu fyrir. fyrirframgreiðslugildi er skilgreint í innkaupapöntuninni. sem hluti af samkomulaginu.
2. Lánardrottinn sendir inn fyrirframgreiðslureikning.
3. Samræmingaraðili viðskiptaskulda skráir fyrirframgreiðslureikning gagnvart innkaupapöntun, og síðan er fyrirframgreiðslureikningur greiddur.
4. Lánardrottinn sendir beiðni um greiðslu, sem vísað er til sem staðlaður reikningur lánardrottins. Eftir að lánardrottinn afhendir vörum eða þjónustu, og tengdir staðlaðir reikningar lánardrottna hafa borist, beitir samræmingaraðili viðskiptaskulda upphæð fyrirframgreiðslu sem var þegar greidd gegn staðlaða reikningnum.
5. Samræmingaraðili viðskiptaskulda greiðir og jafnar eftirstandandi upphæð staðlaða reikningsins.

Setja upp færibreytur til að virkja reikningsfærsluferli fyrirframgreiðslu

Skilgreina þarf fyrirframgreiðslureikning á Innkaupapöntun flipanum á Birgðabókun síðunni (Birgðastjórnun > Uppsetning > Bókun > Bókun). Fyrirframgreiðslureikningurinn er uppfærður, venjulega skuldfærður, þegar fyrirframgreiðslureikningurinn er bókaður. Staðan á fyrirframgreiðslureikningnum er bakfærð þegar staðallinn reikningur sem er notaður á fyrirframgreiðslureikninginn er bókaður. Ef þú jafnar ekki fyrirframgreiðslureikninginn við greiðslu áður en þú notar fyrirframgreiðslureikninginn á staðlaða reikninginn, eru bókhaldsfærslur frá bókuðum fyrirframgreiðslureikningi bakfærðar þegar staðallinn reikningur er bókaður.

Jöfnunaryfirlitsreikningur lánardrottna er skilgreindur á bókun lánardrottins prófílsins. Til að skilgreina sjálfgefna bókunarsniðið, farðu í Viðskiptaskuldir >Uppsetning > Viðskiptabreytur >Flipinn Fjárhagur og söluskattur > Bókunarsnið með reikningi lánardrottins fyrirframgreiðslu.

Umsóknarstefnan um fyrirframgreiðslu tilgreinir hvort uppgjörir fyrirframgreiðslureikningar verði sjálfkrafa notaðir á lokareikninginn sem var búinn til handvirkt. Reikningar sem eru búnir til með því að nota gagnaeiningu vísa ekki til Umsóknarstefnu um fyrirframgreiðslu. Setja þarf handvirkt jafnaða fyrirframgreiðslureikninga á reikninga sem voru búnir til með gagnaeiningu. Til að skilgreina stefnuna skaltu fara á Viðskiptaskuldir >Uppsetning > Viðskiptabreytur > Flipinn Fjárhagur og söluskattur > Umsóknarstefna um fyrirframgreiðslu. Ef reiturinn Umsókn um fyrirframgreiðslu er stilltur á Sjálfvirkt verður fyrirframgreiðslureikningurinn sjálfkrafa merktur til uppgjörs við lokareikning. Ef reiturinn er stilltur á Tilkynning birtist sjónræn vísbending um að fyrirframgreiðslureikningur sé tiltækur til notkunar þegar endanlegur reikningur er búinn til.

Stofna innkaupapöntun sem inniheldur upplýsingar um fyrirframgreiðslureikning

Þegar lánardrottinn segir þér að hann krefjist fyrirframgreiðslu fyrir vörur og þjónustu sem er í innkaupapöntun verður að skilgreina fyrirframgreiðsluvirði fyrir tengda innkaupapöntun. Farðu í Skuldir > Algengar > Innkaupapantanir > Allar innkaupapantanir og finndu kaup seljanda pöntun. Á aðgerðaglugganum, veldu flipann Kaup og velur síðan Fyrirframgreiðsla. Færið inn upplýsingar um fyrirframgreiðsluna, þar með talið lýsingu, virði fyrirframgreiðslunnar, hvort fyrirframgreiðsla er föst upphæð eða prósenta og kenni fyrirframgreiðslu tegund.

Nóta

Margar fyrirframgreiðsluskilgreiningar í innkaupapöntun eru ekki leyfðar. Ef leyfa þarf margar fyrirframgreiðslur í innkaupapöntun skal bóka greiðslurnar með greiðslubókinni í stað fyrirframgreiðslureiknings.

Fyrirframgreiðslan kann að vera fjarlægð úr innkaupapöntuninni nema þú hafir þegar jafnað greiðslu á móti bókuðum fyrirframgreiðslureikningi eða bókuðum stöðluðum reikningi. Til að fjarlægja fyrirframgreiðsluupplýsingar úr innkaupapöntuninni, farðu í Gjaldaskuldir > Algengar > Innkaupapantanir > Allar innkaupapantanir og finndu innkaupapöntun seljanda. Á aðgerðarrúðunni velurðu flipann Kaup og velur síðan Fjarlægja fyrirframgreiðslu.

Stofna og bóka fyrirframgreiðslureikning

Til að skrá fyrirframgreiðslureikning lánardrottins, farðu á síðuna Lánardrottinsreikningur . Veldu Fyrirframgreiðslureikning á síðunni Innkaupapantanir (Gjaldaskuldir > Algengar > Innkaupapantanir > Allar innkaupapantanir > Reikningarflipi > Fyrirgreiðslureikningur). Færið inn upplýsingar fyrir fyrirframgreiðslureikninginn, þ.m.t. reikningsnúmerið. Ekki er hægt að breyta magni fyrir fyrirframgreiðslureikning. Ef lánardrottinn hefur reikningsfært upphæð að hluta til fyrir virði fyrirframgreiðslunnar sem skilgreint er í innkaupapöntuninni er hægt að uppfæra einingarverðið til að endurspegla hlutavirðið.

Þegar fyrirframgreiðslureikningurinn er bókaður eru inneign lánardrottins og fyrirframgreiðslureikningur uppfærður. Fyrirgreiðsluforritið gildið á fyrirframgreiðsluskilgreiningunni sem er að finna í innkaupapöntuninni er uppfært. Sjálfgefnar fjárhagsvíddarfærslur fyrir bókaða fylgiskjal fyrirframgreiðslunnar verið tekið úr upplýsingum í haus innkaupapöntunarinnar.

Ef kveikt er á Læsa fjárhagsvíddir á reikningslínum á fyrirframgreiðslureikningi lánardrottins á eiginleikastjórnun síðunni, Ekki er hægt að uppfæra stærðirnar í haus eða línum fyrirframgreiðslu.

Bóka og jafna greiðslur fyrir fyrirframgreiðslureikning

Næst verður fyrirframgreiðslureikningurinn greiddur af Greiðsludagbók síðunni. Til að fá aðgang að greiðslubókum, smelltu á Greiðsludagbók > Dagbækur > Greiðslur > Greiðsludagbók. Eftir að uppgjör greiðslunnar hefur verið bókað á fyrirframgreiðslureikninginn verður Fyrirgreiðsluforritið eftir gildi innkaupapöntunarinnar uppfært.

Áður en staðlaði reikningurinn er bókaður fyrir fyrirframgreiðslureikninginn er hægt að bakfæra jöfnunina á greiðslunni í gegnum fyrirframgreiðslureikninginn. Hinsvegar, þegar staðlaður reikningur er notaður í fyrirframgreiðslureikningnum, verður ekki hægt að bakfæra greiðslujöfnunina í gegnum fyrirframgreiðslureikninginn.

Bóka staðlaðan reikning lánardrottins fyrir innkaupapöntunina og notið fyrirframgreiðslureikninginn á staðlaða reikninginn

Skrá venjulegan reikning frá lánardrottni. Sem hluti af þessu ferli er hægt að nota jafnaðan fyrirframgreiðslureikning í reikning lánardrottins þannig að virði reikningsins verður minnkað um upphæðina sem hefur þegar verið greidd. Ef fyrirframgreiðslureikningurinn er notaður í reikningi lánardrottins mun það tryggja að bókhaldsfærslur úr fyrirframgreiðslureikningnum verði bakfærðar.

Notkun fyrirframgreiðslureikningsins eftir bókun staðlaða reikningsins

Ef þú gleymir að setja fyrirframgreiðsluna á staðlaðan reikning lánardrottins við bókun lánardrottinsreiknings, verður uppgjöra fyrirframgreiðslan tiltæk til að eiga við aðra reikninga frá þessum lánardrottni frá seljendum síða (Gjaldskyldir > Almennir > Salendur > Allir söluaðilar > Reikningarflipi > Sæktu um).

Bakfærsla á notkunarferli fyrirframgreiðslu

Ef þú þarft að ójafna eða afturkalla beitingu fyrirframgreiðslureiknings frá venjulegum reikningi skaltu velja Andstæða aðgerðina frá seljendum síða (Gjaldskyldir > Almennir > Salendur > Allir söluaðilar > Reikningarflipi > Aftur á móti). Þegar notkun fyrirframgreiðslunnar er bakfærð er hægt að nota fyrirframgreiðsluna á annan staðlaðan reikning.