Fjárhagsáætlunargerð

Markmiðið þessarar kennslu er að veita leiðsögn í fyrir skoðun á uppfærslum á virkni Microsoft Dynamics 365 Finance á svæðum fjárhagsáætlunargerðar. Tilgangur þessarar kennslu er að sýna dæmu um fljóta uppsetningu fyrir kerfi fjárhagsáætlunargerðar og sýna hvernig fjárhagsáætlunargerð má sinna með því að nota þessa uppsetningu. Þessi æfing mun leggja sérstaka áherslu á eftirfarandi viðskiptaferla eða verk:

• Búa til stigveldi fyrirtækis fyrir fjárhagsáætlun og grunnstilla öryggi notenda
• Skilgreina aðstæður fjárhagsáætlunargerðar, fjárhagsáætlunarsúlur, útlit og Excel sniðmát
• Búa til og virkja ferli fjárhagsáætlunargerðar
• Búa til fjárhagsáætlunarskjal með því að draga í rauntölur frá fjárhag
• Nota úthlutanir til að lagfæra gögn fjárhagsáætlunarskjals
• Breyta gögnum fjárhagsáætlunarskjals í Excel

Forkröfur

Fyrir þetta kennsluefni þarf að fá aðgang að umhverfi Microsoft Dynamics 365 Finance með sýnigögnum Contoso og fá stjórnendaréttindi fyrir þetta tilvik. Ekki nota í einkavafra, - það þarf að skrá sig út úr hvaða reikningi sem er í vafranum ef þörf krefur og skrá svo inn með notendaheimildum kerfisstjóra. Þegar þú skráir þig inn VERÐUR haka við gátreitinn "Haltu mér innskráðri". Þetta stofnar varanlega vafraköku sem Excel-smáforritið þarf. Ef innskráning í forrit er gerð í gegnum annan vafra en IE kemur upp kvaðning um að skrá inn í Excel-smáforritið. Þegar þú smellir á "skrá inn" í Excel appinu opnast IE sprettigluggi og þegar þú skráir þig inn VERTU haka við gátreitinn "Haltu mér skráður inn". Ef ekkert gerist þegar smellt er á "Skrá inn" í Excel-smáforritið ætti að hreinsa lotur úr skyndiminni IE.

Yfirlit yfir atburðarás

Julia vinnur sem stjórnandi fjármála í Contoso Entertainment Systems í Þýskalandi (DEMF). Þegar FY2016 nálgast þarf Julia að vinna að uppsetningu fjárhagsáætlunar félagsins fyrir komandi ár. Undirbúningur fjárhagsáætlunarinnar lítur svona út:

1. Julia notar rauntölur fyrra árs sem upphafspunkt til að stofna fjárhagsáætlun.
2. Byggt á raunum fyrra árs, býr Julia til áætlun fyrir 12 mánuði á komandi ári
3. Julia endurskoðar fjárhagsáætlunina með framkvæmdastjóranum. Þegar þessu er lokið gerir Julia nauðsynlegar breytingar á fjárhagsáætluninni og lýkur undirbúningi fjárhagsáætlunar.

Uppsetningarskema Fjárhagsáætlunargerðar fyrir aðstæðurnar lítur svona út:

Júlía notar eftirfarandi Excel-sniðmát til að undirbúa fjárhagsáætlun:

Æfing 1: Uppsetning

Verkefni 1: Búa til stigveldi skipulagsheilda

Þar sem allt fjárhagsáætlunarferlið gerist í fjármáladeild, þarf Julia að stofna mjög einfalda stigveldisskipan – samanstendur af aðeins fjármáladeild.

1.1. Farðu í stigveldi fyrirtækis (Fyrirtækisstjórnun > Fyrirtæki > Stigveldi fyrirtækja) og smelltu á hnappinn Nýtt.

1.2. Færið inn heiti fyrir stigveldi fyrirtækis í heitisreitnum og smellið á hnappinn Úthluta málefni.

1.3. Veljið tilgang fjárhagsáætlunargerðar, smellið á hnappinn Bæta við og úthlutið nýstofnaðri stigveldisskipan.

1.4. Endurtakið ofantalin skref fyrir málefni öryggisskipulags. Loka skjámyndinni þegar þessu er lokið.

1.5. Í skjámyndinni Stigveldi fyrirtækis skaltu smella á Skoða. Smelltu á Breyta í hönnuði stigveldis og stofnaðu stigveldi með því að smella á Setja inn.

1.6. Veljið fjármáladeild fyrir stigveldi fjárhagsáætlunar.

1.7. Þegar því er lokið smellirðu á Birta og Loka. Veldu 1/1/2015 sem gildisdagsetningu fyrir stigveldisbirtingu.

Verkefni 2: Setja upp Öryggi notanda

Fjárhagsáætlunargerð notar sérstakar öryggisreglur til að skilgreina aðgang að gögnum fjárhagsáætlunargerðar. Julia þarf að veita sjálfri sér aðgang að fjárhagsáætlunargerðinni.

2.1. Skipta yfir í DEMF-lögaðilasamhengi.

2.2. Farið á Fjárhagsáætlun > Uppsetning > Fjárhagsáætlunargerð > Skilgreining fjárhagsáætlunargerðar. Í flipanum Færibreytur skal stilla gildi fyrir öryggislíkan á Byggt á öryggisfyrirtækjum.

2.3. Farið í Kerfisstjórnun > Notendur > Notendur. Veita stjórnanda (Julia Funderburk) hlutverk fjárhagsáætlunarstjóra.

2.4. Veljið hlutverk notanda og smellið á Úthluta fyrirtækjum.

2.5. Veljið "Veita skilgreindum fyrirtækjum aðgengi". Veldu Stigveldi fyrirtækis sem var búið til í fyrsta þrepinu. Veldu fjárhagstengipunkt og smelltu á hnappinn Leyfa með undirgreinum.

Mikilvægt!Gakktu úr skugga um að þú sért í DEMF lögaðilasamhengi þegar þú framkvæmir þetta verkefni, þar sem skipulagsöryggi er beitt fyrir hvern lögaðila

Verkefni 3: Stofna atburðarás

3.1. Farið á Fjárhagsáætlun>Uppsetning > Fjárhagsáætlunargerð > Skilgreining fjárhagsáætlunargerðar. Á síðunni Atburðarás: Takið eftir aðstæðum sem verða notaðar síðar í þessu ferli: Raunupphæðir Fyrra árs og Fjárhagáætlun.

Athugið: Þú getur búið til nýjar aðstæður fyrir þessa æfingu ef þess er óskað og notað þær í staðinn.

Athugið: þar sem Julia notar ekki formlegt samþykkisferli við gerð fjárhagsáætlunar munum við sleppa uppsetningu verkflæðis, stigs og verkflæðisstiga í þessari tilraunastofu og munum nota núverandi uppsetningu fyrir sjálfvirkt – samþykkja verkflæði. Sjá viðauka fyrir þessa vinnuflæðisstillingu.

4. verkefni: Stofna fjárhagsáætlunardálka

Dálkar fyrir Fjárhagsáætlunargerð er annað hvort gjaldmiðilsdálkar eða magndálkar sem er hægt að nota í skjalinu fyrir fjárhagsáætlun.u Í dæminu okkar er nauðsynlegt að stofna dálk fyrir rauntölur fyrra árs og 12 dálka sem hver stendur fyrir einn mánuð fjárhagsársins. Hægt er að stofna dálka annaðhvort með því að smella einfaldlega á hnappinn Bæta við og fylla inn í gildi, eða með aðstoð gagnaeiningar. Í þessari æfingu munum við nota gagnaeiningu til að fylla inn i gildin.

4.1. Í Fjárhagsáætlun>Uppsetningu > Fjárhagsáætlunargerð > Skilgreining fjárhagsáætlunargerðar opnarðu dálkasíðuna. Smelltu á hnappinn Office í efra hægra horni í skjámyndinni og veljið Dálka (óafmarkaða).

4.2. Kerfið mun opna Excel-vinnubókina sem á að nota til að fylla út gildi. Ef beðið er um það skal smella á Leyfa breytingar og Treysta þessu forriti.

4.3. Við munum þurfa fleiri dálka til að fylla gildin inn í. Smellt er á hönnun hægra megin til að bæta dálkum við hnitanetið.

4.4. Smellið á litla blýantstáknið við PlanColumns til að sjá tiltæka dálka til að bæta við hnitanetið.

4.5. Tvísmelltu á hvert tiltækt svæði til að bæta þeim við Valið svæði og smellið á Uppfæra.

4.6. Bætið við öllum dálkum sem þarf að stofna í Excel-töflunni. Notaðu aðgerð AutoFill í Excel til að bæta línum á fljótlegan hátt. Gangið úr skugga um að línum sé bætt við sem hluta af töflu (þegar flett er lóðrétt, ætti að vera unnt að sjá haus dálks efst á hnitanetinu).

4.7. Farðu til baka í forritið og endurræstu síðuna. Birt gildi munu birtast.

Verkefni 5: Búa til útlit og sniðmát fjárhagsáætlunarskjals

Útlit ákvarðar hvernig hnitanet fyrir fjárhagsáætlunargerðarskjalið lítur út þegar notandi opnar skjal fjárhagsáætlunargerðar. Einnig er hægt að skipta um útlit fyrir skjal fjárhagsáætlunargerðar til að sjá sömu gögn frá mismunandi sjónarhornum. Nú, með dálka sem eru skilgreindir til að nota með fjárhagsáætlunarskjalinu okkar, þarf Julia að búa til útlit fjárhagsáætlunarskjals, sem myndi líta svipað út og Excel töfluna sem notuð er til að búa til fjárhagsáætlunargögn (sjá kafla Yfirlit yfir atburðarás í þessari tilraunastofu)

5.1. Í Fjárhagsáætlun>Uppsetningu > Fjárhagsáætlunargerð > Skilgreining fjárhagsáætlunargerðar opnarðu útlitssíðuna. Búa til nýtt útlit fyrir færslu fyrir mánaðarlega fjárhagsáætlun:

• Taka MA + BU víddasamstæðu til að innifela aðalreikninga og viðskiptaeiningar í útlitinu.
• Skrá alla fjárhagsáætlunardálka sem voru stofnaðir í fyrra skrefi í hlutanum Einingar. Gera allt nema rauntölur fyrra árs breytanlegt.
• Smellið á hnappinn Lýsingar til að velja hvaða fjárhagsvíddir skuli birta Lýsingar í hnitanetinu.

Miðað við skilgreiningu á fjárhagsáætlunarútliti er hægt að stofna Excel sniðmátið sem nota á sem aðra leið til að breyta gögnum fjárhagsáætlunar. Eins og Excel sniðmát þarf að passa við skilgreiningu á uppsetningu fjárhagsáætlunar, er ekki hægt að breyta fjárhagsáætlunaruppsetningu eftir myndun Excel sniðmáts, því ætti að gera þetta verkefni eftir að allir þættir í uppsetningu hafa verið skilgreindir.

5.2. Fyrir útlit sem var stofnað í skrefi 5.1. skref er smellt á hnappinn Sniðmát > Mynda. Staðfesta viðvörunarboðin. Til að skoða sniðmátið, smellið á Sniðmát > Skoða.

Athugið: Gakktu úr skugga um að velja "Vista sem" og veldu staðinn þar sem sniðmátið á að vera geymt til að breyta því. Ef notandi velur „Opna“ í glugganum án þess að vista, verða breytingarnar sem gerðar hafa verið á skránni ekki geymdar þegar henni er lokað.

5.3. < Valfrjálst skref> Breyttu Excel sniðmáti til að það líti notendavænna út – bættu við heildarformúlum, hausreitum, sniði osfrv. Vistaðu breytingarnar og hladdu upp skránni í skipulag fjárhagsáætlunar með því að smella á Layout > Hlaða upp.

Verkefni 6: Stofna ferli fjárhagsáætlunargerðar

Julia þarf að stofna og virkja nýja fjárhagsáætlunargerð með því að sameina alla uppsetninguna hér að ofan til að byrja að færa inn fjárhagsáætlanir. Ferli fjárhagsáætlunargerðar skilgreinir hvaða fyrirtækisfjárhagsáætlanir, verkflæði, útlit og sniðmát verður notað til að stofna fjárhagsáætlunargerð.

6.1. Farðu í Fjárhagsáætlun > Uppsetning > Fjárhagsáætlunargerð > Ferli fjárhagsáætlunargerðar og stofnaðu nýja færslu.

• Ferli fjárhagsáætlunargerðar - DEMF fjárhagsáætlun FY2016
• Fjárhagsáætlunarhringrás - FY2016
• Höfuðbók - DEMF
• Sjálfgefið reikningsskipulag – Framleiðsla P&L
• Stigveldi fyrirtækis – velja stigveldi sem er stofnað í upphafi verkefnisins
• Verkflæði fjárhagsáætlunargerðar – úthluta Sjálfvirkt – Samþykkja verkflæði fyrir fjármáladeild
• Varðandi stigsreglur og sniðmát fjárhagsáætlunargerðar, fyrir hvert verkflæði Fjárhagsáætlunargerðarstigs skal ákveða hvort aðgerðin Bæta línum við og Breyta línum er leyfð, og hvaða sjálfgefna snið á að nota

Athugið: Þú getur búið til viðbótarútlit skjala og úthlutað þeim til að vera tiltækt á verkflæðisstigi fjárhagsáætlunargerðar með því að smella á hnappinn Önnur útlit.

6.2. Veljið Aðgerðir > Virkja til að virkja þetta verkflæði fjárhagsáætlunargerðar.

Æfing 2: Eftirlíking af ferli

Verkefni 7: Mynda upphafsgögn fyrir fjárhagsáætlunargerð úr Almennri höfuðbók

7.1. Fara í Fjárhagsáætlun > Reglubundið > Mynda fjárhagsáætlun úr Almennri höfuðbók. Fylla út reglubundnar færibreytur og smellið á Mynda.

7.2. Farðu í Fjárhagsáætlun > Fjárhagsáætlunargerðir til að finna fjárhagsáætlunargerð útbúna með Myndunarferlinu.

7.3. Opna upplýsingar skjals með því að smella á tengilinn Skjalnúmer. Fjárhagsáætlunargerð birtist eins og skilgreint er í uppsetningu sem stofnuð var í þessari æfingu.

Verkefni 8: Stofna fjárhagsáætlun fyrir núverandi ár byggt á rauntölum fyrra árs.

Hægt er að nota úthlutunaraðferðir í fjárhagsáætlunargerð til að auðveldlega afrita upplýsingar um fjárhagsáætlanir úr einum aðstæðum í aðrar / dreifa þeim yfir mörg tímabil / úthluta á víddir. Við notum úthlutanir til að stofna fjárhagsáætlun fyrir núverandi ár frá rauntölum fyrra árs.

8.1. Veljið allar línur á hnitanetinu á fjárhagsáætlunarskjalinu og smellið á úthluta fjárhagsáætlun.

8.2. Veljið úthlutunaraðferð, tímabilslykil, aðstæður Uppruna og endastaðar og smellið á Úthlutun.

Raunverulegar upphæðir fyrra árs verða afrituð yfir á áætlun núverandi árs og úthluta þeim yfir tímabil með því að nota tímabilslykilinn Sölukúrfa.

Verkefni 9: Aðlaga fjárhagsáætlunargerðarskjalið með því að nota Excel og ljúka við skjalið

9.1. Smellið á hnappinn Vinnublað til að opna innihald skjalsins í Excel.

9.2. Þegar Excel-vinnubókin opnast skal leiðrétta númer í fjárhagsáætlunargerðarskjalinu og smella á hnappinn Birta.

9.3. Farðu til baka í skjal fjárhagsáætlunargerðar. Smellt er á Verkflæði > Senda til að samþykkja skjalið sjálfvirkt.

Þegar verkflæði lýkur breytist stig fjárhagsáætlunargerðarskjala í Samþykkt.

Viðauki

Samþykkja sjálfvirkt uppsetningu verkflæðis.

Svar. Fjárhagsáætlun > Uppsetning > Fjárhagsáætlunargerð > Vinnuflæði við fjárhagsáætlun. Búðu til nýtt verkflæði með sniðmáti verkflæðis fjárhagsáætlunargerðar:

Þetta verkflæði mun aðeins innihalda eitt verk - Fjárhagsáætlunargerð stigstilfærslu.

Vista og virkja verkflæðið.

B. Farið á Fjárhagsáætlun > Uppsetning > Fjárhagsáætlunargerð > Skilgreining fjárhagsáætlunargerðar. Á flipanum Stig skal stofna 2 stig – Upphafleg og Sent inn.

C. Farið á Fjárhagsáætlun > Uppsetning > Fjárhagsáætlunargerð > Skilgreining fjárhagsáætlunargerðar. Í flipanum Verkflæðisstig skal tengja verkflæðið Samþykkja sjálfvirkt sem var stofnað í þrepi A með stigunum Upphaflegt og Sent inn.