Che cos'è il cloud accounting?

Il cloud cambia il modo in cui l'IT tiene conto dei costi, come descritto in Creare un modello finanziario per la trasformazione cloud. Vari modelli di accounting IT sono molto più facili da supportare a causa del modo in cui il cloud alloca i costi. È quindi importante comprendere come tenere conto dei costi del cloud prima di iniziare un percorso di trasformazione del cloud. Questo articolo illustra i modelli di contabilità cloud più comuni per l'IT.

Accounting IT tradizionale (modello del centro di costo)

Spesso è corretto considerare l'IT un centro di costo. Nel modello di contabilità IT tradizionale, l'IT consolida il potere di acquisto per tutti gli asset IT. Come illustrato nell'articolo sui modelli finanziari, il consolidamento del potere di acquisto può includere licenze software, addebiti ricorrenti per le licenze CRM, acquisto di desktop per i dipendenti e altri costi ingenti.

Quando l'IT funge da centro di costo, il valore percepito dell'IT viene in gran parte considerato dal punto di vista della gestione dell'approvvigionamento. Questa percezione rende difficile per il consiglio di amministrazione o altri dirigenti comprendere il vero valore fornito dall'IT. I costi di approvvigionamento tendono a distorcere la percezione dell'IT in quanto appaiono superiori a qualsiasi altro valore aggiunto dall'organizzazione. Questo punto di vista spiega perché l'IT è spesso concentrato sulle responsabilità del direttore finanziario o del direttore operativo. Questa percezione dell'IT è limitata e può essere poco lungimirante.

Accounting IT centrale (modello del centro di profitto)

Per superare la visualizzazione del centro di costo dell'IT, alcuni CIO hanno optato per un modello IT centralizzato di accounting. Con questo tipo di modello, l'IT viene trattato come una business unit concorrente al pari delle business unit che producono ricavi. In alcuni casi, questo modello può essere completamente logico. Alcune organizzazioni, ad esempio, hanno una divisione di servizi IT professionali che genera un flusso di ricavi. Spesso i modelli IT centralizzati non generano ricavi significativi e diventa quindi difficile giustificare il modello.

Indipendentemente dal modello di ricavi, i modelli di contabilità IT centralizzata prevedono una modalità unica di contabilizzazione dei costi IT. In un modello IT tradizionale, il team IT registra i costi e li paga da fondi condivisi come il conto di gestione e manutenzione o un conto profitti e perdite dedicato.

In un modello di contabilità IT centrale, il team IT attribuisce i servizi forniti per contabilizzare il costo generale, la gestione e altre spese stimate. Fattura quindi alle business unit concorrenti i servizi attribuiti. In questo modello, il CIO deve gestire il conto profitti e perdite associato alla vendita di tali servizi. Possono così risultare costi IT gonfiati e conflitti tra l'IT centrale e le business unit, in particolare quando l'IT deve tagliare i costi o non è in grado di soddisfare i contratti di servizio concordati. Nei periodi di cambiamento tecnologico o di mercato, ogni nuova tecnologia causerebbe un'interruzione della gestione centrale del conto profitti e perdite IT, rendendo difficile la trasformazione.

Rifiuto di addebito

Uno dei primi passaggi comuni per modificare la percezione dell'IT come centro di costo è l'implementazione di un modello di chargeback per la contabilità. Questo modello è particolarmente comune nelle aziende più piccole o nelle organizzazioni IT molto efficienti. Con il modello di chargeback, tutti i costi IT associati a una business unit specifica vengono considerati come una spesa operativa nel budget di tale business unit. Si riducono così gli effetti dei costi cumulativi per l'IT, consentendo una più chiara comprensione dei valori aziendali.

In un modello locale legacy, il chargeback è difficile da realizzare perché è ancora necessario gestire le grosse spese in conto capitale e la svalutazione. Il passaggio continuativo da spese in conto capitale a spese operative associate all'utilizzo è un esercizio contabile complesso. Questa difficoltà è uno dei motivi principali alla base della creazione del modello di contabilità IT tradizionale e del modello di contabilità IT centrale. Il modello di spese operative per la contabilità dei costi cloud è quasi obbligatorio se si vuole distribuire in modo efficiente un modello di chargeback.

Non è tuttavia consigliabile implementare questo modello senza considerarne le implicazioni. Ecco alcune conseguenze specifiche di un modello di chargeback:

• Il chargeback comporta una riduzione significativa del budget IT complessivo. Per le organizzazioni IT poco efficienti o che richiedono competenze tecniche complesse per le operazioni o la manutenzione, questo modello può esporre tali spese in modo rischioso.
• La perdita di controllo è una conseguenza comune. Negli ambienti molto politicizzati, il chargeback può comportare la perdita di controllo e la riallocazione del personale all'azienda. Di conseguenza, si possono ridurre in modo significativo l'efficienza e la capacità dell'IT di soddisfare costantemente i contratti di servizio o i requisiti dei progetti.
• La difficoltà di gestione dei servizi condivisi è un'altra conseguenza comune. Se l'organizzazione si è espansa in seguito ad acquisizioni e ne sono conseguiti debiti tecnici, è probabile che sia necessario gestire un'elevata percentuale di servizi condivisi per mantenere tutti i sistemi funzionanti in modo efficace.

Le trasformazioni cloud includono soluzioni a queste e altre conseguenze associate a un modello di chargeback. Ognuna di queste soluzioni prevede tuttavia spese di implementazione e operative. Il CIO e il CFO devono valutare attentamente i vantaggi e gli svantaggi di un modello di chargeback prima di adottarne uno.

Showback o awareness-back

Per le aziende di dimensioni più grandi, un modello di showback o awareness-back è un primo passaggio più sicuro nella transizione dal centro di costo al centro di valore. Questo modello non influisce sulla contabilità finanziaria. Non viene infatti usato il conto profitti e perdite dell'organizzazione. Il cambiamento più importante riguarda la mentalità e la consapevolezza. In un modello di showback o awareness-back, l'IT gestisce il potere di acquisto centralizzato e consolidato come agente per l'azienda. Nei resoconti per l'azienda, l'IT attribuisce tutti i costi diretti alla business unit pertinente, riducendo così il budget percepito utilizzato direttamente dall'IT. L'IT pianifica anche i budget in base alle esigenze delle business unit associate, che consentono all'IT di valutare in modo più accurato i costi associati a iniziative puramente IT.

Questo modello offre un equilibrio tra un vero modello di chargeback e modelli più tradizionali di contabilità IT.

Impatto dei modelli di contabilità cloud

Assicurarsi di scegliere il modello di contabilità appropriato per la progettazione del sistema perché può influire sulle strategie di sottoscrizione, sugli standard di denominazione, sugli standard di assegnazione di tag e sulle progettazioni dei criteri.

Dopo aver lavorato con l'azienda per prendere decisioni in merito a un modello di contabilità cloud e ai mercati globali, è possibile apprendere altre informazioni su come ottenere di più con l'investimento nel cloud.

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