Creare e gestire le cassette postali inattiveCreate and manage inactive mailboxes

Microsoft 365 consente di conservare il contenuto delle cassette postali eliminate.Microsoft 365 makes it possible for you to retain the contents of deleted mailboxes. Questa funzionalità è denominata cassette postali inattive.This feature is called inactive mailboxes. Inactive mailboxes allow you to retain former employees' email after they leave your organization.Inactive mailboxes allow you to retain former employees' email after they leave your organization. Una cassetta postale diventa inattiva quando un blocco per controversia legale o un criterio di conservazione (creato nel Centro sicurezza e conformità in Office 365 o Microsoft 365) viene applicato alla cassetta postale prima che l'account utente corrispondente venga eliminato.A mailbox becomes inactive when a Litigation Hold or a retention policy (created in the security and compliance center in Office 365 or Microsoft 365) is applied to the mailbox before the corresponding user account is deleted. I contenuti di una cassetta postale inattiva vengono mantenuti per tutta la durata del blocco applicato alla cassetta postale prima che fosse resa inattiva.The contents of an inactive mailbox are retained for the duration of the hold that was placed on the mailbox before it was made inactive. In questo modo gli amministratori, i responsabili della conformità e i responsabili dei record possono utilizzare Ricerca contenuto per cercare ed esportare il contenuto di una cassetta postale inattiva.This allows administrators, compliance officers, and records managers to use Content Search to search and export the contents of an inactive mailbox. Le cassette postali inattive non possono ricevere posta elettronica e non vengono visualizzate nella rubrica condivisa o in altri elenchi dell'organizzazione.Inactive mailboxes can't receive email and aren't displayed in your organization's shared address book or other lists.

Importante

Continuando a investire in modi diversi per conservare il contenuto delle cassette postali, stiamo annunciando il ritiro delle In-Place blocchi nell'interfaccia di amministrazione di Exchange.As we continue to invest in different ways to preserve mailbox content, we're announcing the retirement of In-Place Holds in the Exchange admin center. Ciò significa che è necessario utilizzare i blocchi per controversia legale e i criteri di conservazione per creare una cassetta postale inattiva.That means you should use Litigation Holds and retention policies to create an inactive mailbox. A partire dal 1° luglio 2020 non sarà possibile creare nuovi blocchi In-Place in Exchange Online.Starting July 1, 2020 you won't be able to create new In-Place Holds in Exchange Online. Tuttavia, sarà comunque possibile modificare la durata del blocco di un'In-Place blocco su una cassetta postale inattiva.But you'll still be able to change the hold duration of an In-Place Hold placed on an inactive mailbox. Tuttavia, a partire dal 1° ottobre 2020, non sarà possibile modificare la durata del blocco.However, starting October 1, 2020, you won't be able to change the hold duration. You'll only be able to delete an inactive mailbox by removing the In-Place Hold.You'll only be able to delete an inactive mailbox by removing the In-Place Hold. Le cassette postali inattive esistenti In-Place conservazione verranno mantenute finché il blocco non viene rimosso.Existing inactive mailboxes that are on In-Place Hold will still be preserved until the hold is removed. Per ulteriori informazioni sul ritiro dei blocchi In-Place, vedere Ritiro degli strumenti legacy di eDiscovery.For more information about the retirement of In-Place Holds, see Retirement of legacy eDiscovery tools.

Preparazione prima della creazione di una cassetta postale inattivaPreparations before creating an inactive mailbox

  • Per rendere inattiva una cassetta postale, è necessario assegnare una licenza di Exchange Online Piano 2 in modo che sia possibile applicare un blocco per controversia legale o un criterio di conservazione alla cassetta postale prima che venga eliminata.To make a mailbox inactive, it must be assigned an Exchange Online Plan 2 license so that a Litigation Hold or a retention policy can be applied to the mailbox before it's deleted. Le licenze di Exchange Online Piano 2 fanno parte di un abbonamento a Office 365 Enterprise E3 ed E5.Exchange Online Plan 2 licenses are part of an Office 365 Enterprise E3 and E5 subscription. Se a una cassetta postale è assegnata una licenza di Exchange Online Piano 1 o chiosco Exchange Online (che fanno parte rispettivamente di una sottoscrizione a Office 365 E1 e F1), è necessario assegnarle una licenza Archiviazione Exchange Online separata in modo che sia possibile applicare un blocco alla cassetta postale prima che venga eliminata.If a mailbox is assigned an Exchange Online Plan 1 or Exchange Online Kiosk license (which are part of an Office 365 E1 and F1 subscription respectively), you would have to assign it a separate Exchange Online Archiving license so that a hold can be applied to the mailbox before it's deleted. Per ulteriori informazioni, vedere Archiviazione Exchange Online.For more information, see Exchange Online Archiving.

  • Le licenze associate alla cassetta postale di Exchange Online eliminata saranno disponibili dopo l'eliminazione dell'account utente corrispondente.The licenses associated with the deleted Exchange Online mailbox will be available after you delete the corresponding user account. È quindi possibile assegnare tali licenze a un altro utente.You can then assign those licenses to another user.

  • Se un blocco per controversia legale o un criterio di conservazione (configurato per conservare o conservare ed eliminare il contenuto) non viene applicato a una cassetta postale prima che venga eliminata, il contenuto della cassetta postale non verrà conservato o individuabile.If a Litigation Hold or a retention policy (that's configured to retain or retain and then delete content) isn't applied to a mailbox before it's deleted, the contents of the mailbox won't be retained or discoverable. Tuttavia, è possibile recuperare la cassetta postale eliminata entro 30 giorni dall'eliminazione; se non viene recuperata entro 30 giorni, la cassetta postale e il suo contenuto vengono eliminati definitivamente.However, the deleted mailbox can be recovered within 30 days of deletion, but the mailbox and its contents will be permanently deleted after 30 days if it isn't recovered.

  • For more information about Litigation Hold, see In-Place Hold and Litigation Hold.For more information about Litigation Hold, see In-Place Hold and Litigation Hold. Per ulteriori informazioni sui criteri di conservazione, vedere Informazioni sui criteri di conservazione e sulle etichette di conservazione.For more information about retention policies, see Learn about retention policies and retention labels.

Creare una cassetta postale inattivaCreate an inactive mailbox

Rendere inattiva una cassetta postale implica due passaggi: 1) applicare un blocco per controversia legale o applicare un criterio di conservazione e 2) eliminare la cassetta postale o l'account utente corrispondente.Making a mailbox inactive involves two steps: 1) placing the mailbox on Litigation Hold or applying a retention policy to it, and 2) deleting the mailbox or corresponding user account. Quando la cassetta postale è inattiva, il contenuto viene conservato finché non vengono rimossi i criteri di conservazione o il blocco.After the mailbox is inactive, its contents are retained until the hold or retention policy is removed.

Passaggio 1: Applicare il blocco per controversia legale a una cassetta postale o applicare un criterio di conservazioneStep 1: Place a mailbox on Litigation Hold or apply a retention policy

L'applicazione del blocco per controversia legale a una cassetta postale o l'applicazione di un criterio di conservazione (configurato per conservare o conservare ed eliminare il contenuto) mantiene il contenuto nella cassetta postale prima che venga eliminata.Placing a mailbox on Litigation Hold or applying a retention policy (that's configured to retain or retain and then delete content) retains the contents in the mailbox before it's deleted. Con entrambi i tipi di blocchi viene conservato tutto il contenuto della cassetta postale, compresi gli elementi eliminati e le versioni originali degli elementi modificati.Both types of holds will retain all mailbox content, including deleted items and original versions of modified items. Gli elementi eliminati e modificati vengono conservati nella cassetta postale inattiva per un determinato periodo oppure finché non viene eliminata definitivamente la cassetta postale inattiva rimuovendo il blocco o i criteri di conservazione applicati alla cassetta postale inattiva.Deleted and modified items are retained in the inactive mailbox for a specified period, or until you permanently delete the inactive mailbox by removing the hold or retention policy that's applied to the inactive mailbox.

Se un blocco è già applicato a una cassetta postale o se un criterio di conservazione è già applicato a una cassetta postale, è necessario eliminare l'account utente corrispondente come illustrato nel passaggio 2.If a hold is already placed on a mailbox, or if a retention policy is already applied to a mailbox, then all you have to do is delete the corresponding user account as explained in Step 2.

Per le procedure dettagliate per applicare il blocco per controversia legale a una cassetta postale o l'applicazione di un criterio di conservazione, vedere:For step-by-step procedures for placing a mailbox on Litigation Hold or applying a retention policy, see:

Nota

Per i blocchi per controversia legale e i criteri di conservazione, è possibile creare un blocco indefinito o in base al tempo.For Litigation Holds and retention policies, you can create an indefinite hold or on a time-based hold. In caso di un blocco indefinito, il contenuto della cassetta postale inattiva viene conservato per sempre, finché il blocco non viene rimosso o finché la durata del blocco non viene modificata.In an indefinite hold, the contents of the inactive mailbox will be retained forever, or until the hold is removed or until the hold duration is changed. Una volta rimosso il blocco o il criterio di conservazione (presumendo che la cassetta postale sia stata eliminata più di 30 giorni prima), la cassetta postale inattiva verrà contrassegnata per l'eliminazione definitiva e il suo contenuto non sarà conservato e non potrà essere trovato.After the hold or retention policy is removed (assuming that the mailbox was deleted more than 30 days ago), the inactive mailbox will be marked for permanent deletion and the contents of the mailbox will no longer be retained or discoverable. In un blocco basato sul tempo o in un criterio di conservazione, è necessario specificare la durata del blocco.In a time-based hold or retention policy, you specify the duration of the hold. La durata si applica ai singoli elementi e viene calcolata a partire dalla data in cui ciascun elemento è stato ricevuto o creato.This duration is on a per-item basis and is calculated from the date a mailbox item was received or created. Dopo che il blocco per un elemento della cassetta postale scade e che tale elemento viene spostato o si trova nella cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale inattiva, l'elemento viene definitivamente eliminato (cancellato) dalla cassetta postale inattiva dopo la scadenza del periodo di conservazione dell'elemento eliminato.After the hold expires for a mailbox item, and that item moved to or is located in the Recoverable Items folder in the inactive mailbox, the item is permanently deleted (purged) from the inactive mailbox after the deleted item retention period expires.

Passaggio 2: Eliminare la cassetta postaleStep 2: Delete the mailbox

Dopo l'archiviazione della cassetta postale o l'applicazione di un criterio di conservazione, il passaggio successivo consiste nell'eliminare la cassetta postale.After the mailbox is placed on hold or a retention policy is applied to it, the next step is to delete the mailbox. Il modo migliore per eliminare una cassetta postale è eliminare l'account utente corrispondente nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.The best way to delete a mailbox is to delete the corresponding user account in the Microsoft 365 admin center. Per informazioni sull'eliminazione di account utente, vedere Eliminare un utente dall'organizzazione.For information about deleting user accounts, see Delete a user from your organization.

Nota

È inoltre possibile eliminare la cassetta postale utilizzando il cmdlet Remove-Mailbox in PowerShell di Exchange Online. Per ulteriori informazioni, vedere Eliminare o ripristinare le cassette postali utente in Exchange Online.You can also delete the mailbox by using the Remove-Mailbox cmdlet in Exchange Online PowerShell. For more information, see Delete or restore user mailboxes in Exchange Online.

Visualizzare un elenco di cassette postali inattiveView a list of inactive mailboxes

Per visualizzare un elenco delle cassette postali inattive nell'organizzazione:To view a list of the inactive mailboxes in your organization:

  1. Passare a https://protection.office.com e accedere con le credenziali di un account amministratore dell'organizzazione.Go to https://protection.office.com and sign in using the credentials for an administrator account in your organization.

  2. Fare clic su Conservazione governance delle > informazioni.Click Information governance > Retention.

  3. Nella pagina Conservazione fare clic su Altri puntini di sospensione della barra di spostamento e quindi su Cassette  postali inattive.On the Retention page, click MoreNavigation Bar ellipses, and then click Inactive mailboxes.

    Nella pagina Conservazione, fare clic su Altro e quindi su Cassette postali inattive per visualizzare un elenco delle cassette postali inattive

    Viene visualizzata la pagina Cassette postali inattive.The Inactive mailboxes page is displayed. Si noti il numero totale di cassette postali inattive nell'organizzazione.Note the total number of inactive mailboxes in your organization is displayed.

    Viene visualizzato un elenco di tutte le cassette postali inattive nell'organizzazione

In alternativa, è possibile eseguire il seguente comando in PowerShell di Exchange Online per visualizzare l'elenco delle cassette postali inattive.Alternatively, you can run the following command in Exchange Online PowerShell to display the list of inactive mailboxes.

 Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted

È possibile fare clic sull'icona Esporta risultati di ricerca per visualizzare o scaricare un file CSV contenente informazioni aggiuntive sulle cassette postali  inattive nell'organizzazione.You can click Export search results icon Export to view or download a CSV file that contains additional information about the inactive mailboxes in your organization.

È inoltre possibile eseguire il comando seguente per esportare l'elenco delle cassette postali inattive e altre informazioni in un file CSV.You can also run the following command to export the list of inactive mailboxes and other information to a CSV file. In questo esempio, il file CSV viene creato nella directory corrente.In this example, the CSV file is created in the current directory.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoType

Nota

È possibile che una cassetta postale inattiva abbia lo stesso indirizzo SMTP di una cassetta postale utente attiva.It's possible that an inactive mailbox may have the same SMTP address as an active user mailbox. In questo caso, il valore della proprietà DistinguishedName o ExchangeGuid può essere utilizzato per identificare in modo univoco una cassetta postale inattiva.In this case, the value of the DistinguishedName or ExchangeGuid property can be used to uniquely identify an inactive mailbox.

Ricerca ed esportazione del contenuto di una cassetta postale inattivaSearch and export the contents of an inactive mailbox

È possibile accedere al contenuto della cassetta postale inattiva utilizzando lo strumento Ricerca contenuto nel Centro sicurezza & conformità.You can access the contents of the inactive mailbox by using the Content Search tool in the Security & Compliance Center. When you search an inactive mailbox, you can create a keyword search query to search for specific items or you can return the entire contents of the inactive mailbox.When you search an inactive mailbox, you can create a keyword search query to search for specific items or you can return the entire contents of the inactive mailbox. You can preview the search results or export the search results to an Outlook Data (PST) file or as individual email messages.You can preview the search results or export the search results to an Outlook Data (PST) file or as individual email messages. For step-by-step procedures for searching mailboxes and exporting search results, see the following topics:For step-by-step procedures for searching mailboxes and exporting search results, see the following topics:

Ecco alcuni aspetti da tenere presenti quando si eseguono ricerche nelle cassette postali inattive.Here are a few things to keep in mind when searching inactive mailboxes.

  • Se una ricerca di contenuto include una cassetta postale utente e tale cassetta postale viene resa inattiva, la ricerca di contenuto continuerà a cercare nella cassetta postale inattiva quando si esegue nuovamente la ricerca dopo che diventa inattiva.If a content search includes a user mailbox and that mailbox is made inactive, the content search will continue to search the inactive mailbox when you rerun the search after it becomes inactive.

  • In alcuni casi, un utente può avere una cassetta postale attiva e una cassetta postale inattiva con lo stesso indirizzo SMTP.In some cases, a user may have an active mailbox and an inactive mailbox that have the same SMTP address. In questo caso, verrà cercata solo la cassetta postale specifica selezionata come posizione per una ricerca di contenuto.In this case, only the specific mailbox that you select as a location for a content search will be searched. In altre parole, se si aggiunge la cassetta postale di un utente a una ricerca, non è possibile presupporre che verranno cercate sia le cassette postali attive che quelle inattive. verrà cercata solo la cassetta postale aggiunta esplicitamente alla ricerca.In other words, if you add a user's mailbox to a search, you can't assume that both their active and inactive mailboxes will be searched; only the mailbox that you explicitly add to the search will be searched.

  • È consigliabile evitare di avere una cassetta postale attiva e una cassetta postale inattiva con lo stesso indirizzo SMTP.We strongly recommend that you avoid having an active mailbox and inactive mailbox with the same SMTP address. Se è necessario riutilizzare l'indirizzo SMTP attualmente assegnato a una cassetta postale inattiva, è consigliabile recuperare la cassetta postale inattiva o ripristinare il contenuto di una cassetta postale inattiva in una cassetta postale attiva (o l'archivio di una cassetta postale attiva), quindi eliminare la cassetta postale inattiva.If you need to reuse the SMTP address that is currently assigned to an inactive mailbox, we recommend that you recover the inactive mailbox or restore the contents of an inactive mailbox to an active mailbox (or the archive of an active mailbox), and then delete the inactive mailbox.

Modificare la durata del blocco per una cassetta postale inattivaChange the hold duration for an inactive mailbox

Dopo aver reso inattiva una cassetta postale, è possibile modificare la durata del blocco o il criterio di conservazione applicato alla cassetta postale inattiva.After a mailbox is made inactive, you can change the duration of the hold or the retention policy applied to the inactive mailbox. Per le procedure dettagliate, vedere Modificare la durata del blocco per una cassetta postale inattiva in Office 365.For step-by-step procedures, see Change the hold duration for an inactive mailbox in Office 365.

Recuperare una cassetta postale inattivaRecover an inactive mailbox

Se l'ex dipendente torna nell'organizzazione oppure se un nuovo dipendente viene assunto per ricoprire il ruolo del dipendente rimosso, è possibile recuperare i contenuti della cassetta postale inattiva.If a former employee returns to your organization, or if a new employee is hired to take on the job responsibilities of the departed employee, you can recover the contents of the inactive mailbox. Quando si recupera una cassetta postale inattiva, la cassetta postale viene convertita in una nuova cassetta postale, il contenuto e la struttura della cassetta postale vengono conservati e la cassetta postale viene collegata a un nuovo account utente.When you recover an inactive mailbox, the mailbox is converted to a new mailbox, the contents and folder structure of the inactive mailbox are retained, and the mailbox is linked to a new user account. Dopo essere stata recuperata, la cassetta postale inattiva non esiste più.After it's recovered, the inactive mailbox no longer exists. Per procedure dettagliate e ulteriori informazioni su come eseguire il ripristino di una cassetta postale inattiva, vedere Recuperare una cassetta postale inattiva in Office 365.For step-by-step procedures and more information about happens when you recover an inactive mailbox, see Recover an inactive mailbox in Office 365.

Ripristinare il contenuto di una cassetta postale inattiva in un'altra cassetta postaleRestore the contents of an inactive mailbox to another mailbox

Se un altro dipendente assume le responsabilità di un ex dipendente o se un'altra persona deve accedere al contenuto della cassetta postale inattiva, è possibile ripristinare (o unire) il contenuto della cassetta postale inattiva in una cassetta postale esistente.If another employee takes on the job responsibilities of a former employee, or if another person needs access to the contents of the inactive mailbox, you can restore (or merge) the contents of the inactive mailbox to an existing mailbox. Quando si ripristina una cassetta postale inattiva, il contenuto viene copiato in un'altra cassetta postale.When you restore an inactive mailbox, the contents are copied to another mailbox. La cassetta postale inattiva viene conservata e rimane inattiva.The inactive mailbox is retained and remains an inactive mailbox. La cassetta postale inattiva può comunque essere cercata utilizzando eDiscovery, i suoi contenuti possono essere ripristinati in un'altra cassetta postale oppure può essere recuperata o eliminata in un secondo momento.The inactive mailbox can still be searched using eDiscovery, its contents can be restored to another mailbox, or it can be recovered or deleted at a later date. Per procedure dettagliate, vedere Ripristinare una cassetta postale inattiva in Office 365.For step-by-step procedures, see Restore an inactive mailbox in Office 365.

Eliminare una cassetta postale inattivaDelete an inactive mailbox

Se non è più necessario conservare il contenuto di una cassetta postale inattiva, è possibile eliminare definitivamente la cassetta postale inattiva rimuovendo il blocco o rimuovendo il criterio di conservazione applicato alla cassetta postale inattiva.If you no longer need to retain the contents of an inactive mailbox, you can permanently delete the inactive mailbox by removing the hold or removing the retention policy applied to the inactive mailbox. Se la cassetta postale è stata eliminata più di 30 giorni prima, verrà contrassegnata per l'eliminazione definitiva dopo la rimozione del blocco e non sarà più recuperabile.If the mailbox was deleted more than 30 days ago, the mailbox will be marked for permanent deletion after you remove the hold, and the mailbox will become non-recoverable. Se la cassetta postale è stata eliminata negli ultimi 30 giorni, è ancora possibile recuperarla dopo aver rimosso il blocco o il criterio di conservazione.If the mailbox was deleted within the last 30 days, you can still recover the mailbox after removing the hold or retention policy. Per le procedure dettagliate per la rimozione di un blocco o di un criterio di conservazione per eliminare definitivamente una cassetta postale inattiva, vedere Eliminare una cassetta postale inattiva.For step-by-step procedures for removing a hold or a retention policy to permanently delete an inactive mailbox, see Delete an inactive mailbox.