Informazioni sui criteri e sulle etichette di conservazioneGet started with retention policies and retention labels

Indicazioni per l'assegnazione di licenze di Microsoft 365 per sicurezza e conformità.Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance.

Pronti per iniziare a gestire i dati della tua organizzazione, conservando il contenuto che occorre mantenere ed eliminando il contenuto non necessario?Ready to start governing your organization's data by retaining the content that you need to keep, and deleting the content that you don't? Usare le seguenti indicazioni generali per iniziare:Use the following high-level guidance to get started:

  1. Comprendere il funzionamento della conservazione in Microsoft 365, e identificare se necessario usare criteri o etichette di conservazione oppure una combinazione tra i due: Informazioni sulla conservazioneUnderstand how retention works in Microsoft 365, and then identify whether you need to use retention policies or retention labels, or a combination: Learn about retention

  2. Identificare le impostazioni di conservazione e le azioni necessarie per i criteri dell'organizzazione o le normative di settore.Identify the retention settings and actions that are required by your organization policies or industry regulations.

    Nell'ambito di questo processo di valutazione, determinare se si userà Gestione dei record.As part of this assessment, determine whether you will use records management.

  3. Creare criteri di conservazione e etichette di conservazione, in base alle impostazioni e azioni di conservazione identificate.Create retention policies and retention labels, based on the retention settings and actions that you identified.

    Per le etichette di conservazione, potrebbe risultare utile usare un piano di archiviazione per definire e perfezionare le etichette di conservazione in un foglio di calcolo.For retention labels, you might find it useful to use file plan to define and refine your retention labels in a spreadsheet. Successivamente, importare il foglio di calcolo per creare le etichette.Then, import that spreadsheet to create your labels.

  4. Pubblicare e applicare le etichette di conservazione.Publish and apply your retention labels. Anche se i criteri di conservazione sono pensati per una configurazione "imposta e dimentica", le etichette di conservazione sono blocchi predefiniti riutilizzabili che possono essere usati in più criteri e incorporati nei flussi di lavoro degli utenti.While retention policies are designed for "set it and forget it" configuration, retention labels are reusable building blocks that can be used in multiple policies and can be incorporated into user workflows. Vedere l'elenco degli scenari comuni per identificare il modo in cui è possibile usare le etichette di conservazione.See the list of common scenarios to help you identify how retention labels can be used.

Requisiti di abbonamento e licenza per i criteri e le etichette di conservazioneSubscription and licensing requirements for retention policies and retention labels

I criteri, le etichette di conservazione e i requisiti di licenza per gli utenti in base alle caratteristiche da usare sono supportati da una serie di abbonamenti diversi.A number of different subscriptions support retention policies and retention labels and the licensing requirements for users depend on the features you use.

Per visualizzare le opzioni di licenza da assegnare agli utenti per trarre vantaggio dalle funzionalità di conformità di Microsoft 365, vedere Indicazioni per l'assegnazione di licenze di Microsoft 365 per sicurezza e conformità.To see the options for licensing your users to benefit from Microsoft 365 compliance features, see the Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance. Per la conservazione, vedere la sezione Governance delle informazioni e il relativo file PDF o Excel per i requisiti di licenza a livello di funzionalità.For retention, see the Information Governance section and related PDF or Excel download for feature-level licensing requirements.

Autorizzazioni necessarie per la creazione e gestione dei criteri ed etichette di conservazionePermissions required to create and manage retention policies and retention labels

Ai membri del team di conformità che creeranno e gestiranno i criteri e le etichette di conservazione è necessario assegnare autorizzazioni per il Centro conformità Microsoft 365.Members of your compliance team who will create and manage retention policies and retention labels need permissions to the Microsoft 365 compliance center. Per impostazione predefinita, l'amministratore del tenant (amministratore globale) ha accesso a questa posizione e può fornire l'accesso ai responsabili della conformità e ad altre persone senza concedere loro tutte le autorizzazioni di un amministratore del tenant. Per concedere le autorizzazioni per questa amministrazione limitata, è consigliabile aggiungere gli utenti al gruppo di ruoli di amministratore Amministratore di conformità.By default, the tenant admin (global administrator) has access to this location and can give compliance officers and other people access without giving them all the permissions of a tenant admin. To grant permissions for this limited administration, we recommend that you add users to the Compliance Administrator admin role group.

In alternativa all'utilizzo di questo ruolo predefinito, è possibile creare un nuovo gruppo di ruoli e aggiungere a questo gruppo il ruolo Gestione conservazione.Alternatively to using this default role, you can create a new role group and add the Retention Management role to this group. Per sola lettura, usare Gestione conservazione solo visualizzazione.For a read-only role, use View-Only Retention Management.

Per altre informazioni su gruppi di ruoli e ruoli, vedere Autorizzazioni nel Centro sicurezza e conformità.For more information about role groups and roles, see Permissions in the Security & Compliance Center.

Per istruzioni su come aggiungere utenti a gruppi di ruoli e assegnare i ruoli, vedere Concedere agli utenti l'accesso al Centro sicurezza e conformità.For instructions to add users to role groups and assign roles, see Give users access to the Security & Compliance Center.

Queste autorizzazioni sono necessarie solo per creare, configurare e applicare criteri di conservazione ed etichette di conservazione.These permissions are required only to create, configure, and apply retention policies and retention labels. La persona che configura tali criteri ed etichette non ha bisogno di accedere al contenuto.The person configuring these policies and labels doesn't require access to the content.

Scenari comuni sui criteri e le etichette di conservazioneCommon scenarios for retention policies and retention labels

Usare la seguente tabella per eseguire il mapping dei requisiti aziendali relativi agli scenari di conservazione supportati dai criteri e le etichette di conservazione.Use the following table to help you map your business requirements to retention scenarios supported by retention policies and retention labels.

Operazione da eseguireI want to ... DocumentazioneDocumentation
Configurare in modo efficiente le azioni di conservazione ed eliminazione tramite i servizi di Microsoft 365:Efficiently set retain and delete actions by Microsoft 365 service:
- Exchange- Exchange
- SharePoint- SharePoint
- OneDrive- OneDrive
- Gruppi di Microsoft 365- Microsoft 365 Groups
- Skype for Business- Skype for Business
- Microsoft Teams- Microsoft Teams
- Rete Yammer- Yammer network
Creare e configurare criteri di conservazioneCreate and configure retention policies
Consentire ad amministratori e utenti di applicare manualmente azioni di conservazione ed eliminazione per documenti e messaggi di posta elettronica:Let admins and users manually apply retain and delete actions for documents and emails:
- SharePoint- SharePoint
- OneDrive- OneDrive
- Outlook e Outlook sul Web- Outlook and Outlook on the web
Creare etichette di conservazione e applicarle nelle appCreate retention labels and apply them in apps
Consentire agli amministratori del sito di impostare azioni di conservazione ed eliminazione predefinite per tutto il contenuto di una raccolta, una cartella o un set di documenti di SharePointLet site admins set default retain and delete actions for all content in a SharePoint library, folder, or document set Creare etichette di conservazione e applicarle nelle appCreate retention labels and apply them in apps
Consentire agli utenti di applicare automaticamente azioni di conservazione ed eliminazione ai messaggi di posta elettronica con le regole di OutlookLet users automatically apply retain and delete actions to emails by using Outlook rules Creare etichette di conservazione e applicarle nelle appCreate retention labels and apply them in apps
Consentire agli amministratori di applicare azioni di conservazione ed eliminazione a un modello di analisi dei documenti, in modo che vengano applicate automaticamente ai documenti identificati in una raccolta di SharePoint.Let admins apply retain and delete actions to a document understanding model, so that these are automatically applied to identified documents in a SharePoint library Creare etichette di conservazione e applicarle nelle appCreate retention labels and apply them in apps
Applicare automaticamente azioni di conservazione ed eliminazione ai documenti e ai messaggi di posta elettronicaAutomatically apply retain and delete actions to documents and emails Applicare automaticamente un'etichetta di conservazione al contenutoApply a retention label to content automatically
Avviare il periodo di conservazione quando si verifica un evento, ad esempio:Start the retention period when an event occurs, such as:
- Dipendenti che lasciano l'organizzazione- Employees leave the organization
- Scadenza contratti- Contracts expire
- Fine del ciclo di vita del prodotto- End of product lifetime
Avviare la conservazione al verificarsi di un eventoStart retention when an event occurs
Limitare le modifiche ai criteri per soddisfare i requisiti normativi o garantire la protezione da amministratori non autorizzatiRestrict changes to policies to help meet regulatory requirements or safeguard against rogue administrators Usare la protezione dell'archiviazione per limitare le modifiche ai criteri di conservazione e ai criteri per le etichette di conservazioneUse Preservation Lock to restrict changes to retention policies and retention label policies
Assicurarsi il tutto sia revisionato e approvato prima di eliminare il contenuto al termine del periodo di conservazioneMake sure somebody reviews and approves before content is deleted at the end of its retention period Revisioni per l'eliminazioneDisposition reviews
Monitorare come e dove le impostazioni di conservazione ed eliminazione sono applicate agli elementiMonitor how and where retain and delete settings are applied to items Monitoraggio delle etichette di conservazioneMonitoring retention labels
Usare una soluzione di gestione dei record singola per documenti e messaggi di posta elettronicaUse a single records management solution for documents and emails Informazioni sulla gestione dei recordLearn about records management

Se si usano etichette di conservazione per la gestione dei record, esistono ulteriori scenari, univoci per le etichette di conservazione, che consentono di contrassegnare il contenuto come record.If you use retention labels for records management, there are additional scenarios that are unique to retention labels that mark content as a record. Vedere Scenari comuni per la gestione dei record.See Common scenarios for records management.

Documentazione per l'utente finale per la conservazioneEnd-user documentation for retention

La maggior parte dei criteri di conservazione funzionano in modo discreto in background senza interazione dell'utente. Pertanto, richiedono poca documentazione per gli utenti.Most retention policies work unobtrusively in the background without user interaction, and so need little documentation for users. I criteri di conservazione per Teams informano gli utenti quando i loro messaggi sono stati eliminati attraverso un collegamento a Messaggi di Teams sui criteri di conservazione.Retention policies for Teams inform users when their messages have been deleted with a link to Teams messages about retention policies.

Poiché le etichette di conservazione sono presenti nelle app di Microsoft 365, assicurarsi di fornire indicazioni agli utenti finali e all'help desk prima di distribuire le etichette alla rete di produzione.Because retention labels have a UI presence in Microsoft 365 apps, make sure you provide guidance for end users and your help desk before you deploy these labels to your production network.

La documentazione per gli utenti finali più efficace è costituita dalle indicazioni e istruzioni personalizzate per i nomi e le configurazioni delle etichette di conservazione scelte.The most effective end-user documentation will be customized guidance and instructions you provide for the retention label names and configurations you choose. Per informazioni su un pacchetto di download da usare per formare gli utenti e guidare l'adozione, leggere il post di blog seguente: Formazione dell’utente finale sulle etichette di conservazione in M365 - Come velocizzare l'adozione.See the following blog post for a download package that you can use to train users and drive adoption: End User Training for Retention Labels in M365 – How to Accelerate Your Adoption.

Nella sezione seguente sono disponibili anche le istruzioni per gli utenti di base: Applicare manualmente le etichette di conservazione.You will also find basic user instructions in the follow section: Manually apply retention labels.