Usare le comunicazioni in eDiscovery (Premium)

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Microsoft Purview eDiscovery (Premium) consente ai reparti legali di semplificare i processi relativi al rilevamento e alla distribuzione delle notifiche di blocco legale. Lo strumento di comunicazione responsabile consente ai reparti legali di gestire e automatizzare l'intero processo di blocco legale, dalle notifiche iniziali, ai promemoria e alle escalation, il tutto in un'unica posizione.

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Un avviso di blocco legale (noto anche come blocco per controversia legale) è una notifica inviata dal reparto legale di un'organizzazione ai dipendenti, al personale contingente o ai responsabili dei dati che possono essere rilevanti per un'indagine legale. Queste notifiche indicano ai responsabili di conservare le informazioni archiviate elettronicamente e qualsiasi contenuto che possa essere rilevante per una questione legale attiva o imminente. I team legali devono sapere che ogni responsabile ha ricevuto, letto, compreso e ha accettato di rispettare le istruzioni specificate.

Un'organizzazione ha il dovere di conservare le informazioni pertinenti quando viene a conoscenza di un'imminente controversia legale o di un'indagine normativa. Per rispettare i requisiti di conservazione di un'indagine, l'organizzazione deve informare immediatamente i potenziali responsabili del loro dovere di conservare le informazioni pertinenti.

Con eDiscovery (Premium), i team legali possono creare e personalizzare il flusso di lavoro di notifica di blocco legale. Lo strumento di comunicazione responsabile consente ai team legali di configurare le notifiche e i flussi di lavoro seguenti:

  1. Avviso di rilascio: Un avviso di blocco legale viene emesso (o avviato) da una notifica da parte dell'ufficio legale ai responsabili che possono avere informazioni rilevanti sulla questione. Questo avviso indica ai responsabili di mantenere tutte le informazioni necessarie per l'individuazione.

  2. Avviso di ri-rilascio: Durante un caso, i responsabili possono essere tenuti a conservare più contenuto (o meno contenuto) rispetto a quanto richiesto in precedenza. In questo scenario, è possibile aggiornare l'avviso di blocco esistente ed effettuare una riemissione ai responsabili.

  3. Avviso di rilascio: Una volta risolto un problema e il responsabile non è più soggetto a un requisito di conservazione, il responsabile può essere rilasciato dal caso. Inoltre, è possibile notificare al responsabile che non è più necessario conservare il contenuto e fornire istruzioni su come riprendere la normale attività lavorativa e i relativi dati.

  4. Promemoria ed escalation: In alcuni casi, la semplice emissione di un avviso non è sufficiente per soddisfare i requisiti di individuazione legale. Con ogni notifica, i team legali possono pianificare un set di promemoria ed escalation per aggiornare automaticamente i responsabili che non rispondono.

    • Promemoria: Dopo che un avviso di blocco legale è stato emesso o ripubblicato a un set di responsabili, un'organizzazione può impostare promemoria per avvisare i responsabili che non rispondono.

    • Escalation: In alcuni casi, se un responsabile non risponde anche dopo un set di promemoria per un periodo di tempo, il team legale può configurare un flusso di lavoro di escalation per notificare i responsabili che non rispondono e il responsabile.

Per altre informazioni sulla gestione del processo di comunicazione del responsabile, vedere quanto segue: