Utilizzare le comunicazioni in Advanced eDiscoveryWork with communications in Advanced eDiscovery

Advanced eDiscovery consente ai reparti legali di semplificare i processi relativi al monitoraggio e alla distribuzione delle notifiche di blocco a scopo giudiziario.Advanced eDiscovery allows legal departments to simplify their processes around tracking and distributing legal hold notifications. Lo strumento di comunicazione del responsabile consente ai reparti legali di gestire e automatizzare l'intero processo di conservazione a livello legale, dalle notifiche iniziali, ai promemoria e alle escalation, tutto in un'unica posizione.The custodian communications tool enables legal departments to manage and automate the entire legal hold process, from initial notifications, to reminders, and to escalations, all in one location.

Un avviso di blocco a livello legale (noto anche come conservazione per controversia legale) è una notifica inviata dal reparto legale di un'organizzazione a dipendenti, personale contingente o responsabile dei dati che potrebbero essere rilevanti per un'indagine legale.A legal hold (also known as a litigation hold) notice is a notification sent from an organization’s legal department to employees, contingent staff, or custodians of data that may be relevant to a legal investigation. Queste notifiche incaricano i responsabile di conservare le informazioni archiviate elettronicamente, nonché qualsiasi contenuto che possa essere rilevante per una questione legale attiva o imminente.These notifications instruct custodians to preserve electronically stored information as well as any content that may be relevant to an active or impending legal matter. I team legali devono sapere che ogni responsabile ha ricevuto, letto, compreso e ha accettato di rispettare le istruzioni fornite.Legal teams must know that each custodian has received, read, understood, and has agreed to comply with the given instructions.

Un'organizzazione ha il compito di conservare le informazioni rilevanti quando viene a sapere di un'imminente controversia o di un'indagine normativa.An organization has a duty to preserve relevant information when it learns about an impending litigation or regulatory investigation. Per conformarsi ai requisiti di conservazione di un'indagine, l'organizzazione deve informare immediatamente i potenziali responsabile del loro dovere di conservare le informazioni pertinenti.To comply with the preservation requirements of an investigation, the organization should immediately inform potential custodians about their duty to preserve relevant information.

Con Advanced eDiscovery, i team legali possono creare e personalizzare il flusso di lavoro di notifica di blocco a livello legale.With Advanced eDiscovery, legal teams can create and customize their legal hold notification workflow. Lo strumento di comunicazione del responsabile consente ai team legali di configurare le comunicazioni e i flussi di lavoro seguenti:The custodian communications tool lets legal teams to configure the following notices and workflows:

  1. Avviso di rilascio: Un avviso di blocco a livello legale viene emesso (o avviato) da una notifica dell'ufficio legale ai responsabile che potrebbero avere informazioni pertinenti sulla questione.Issuance notice: A legal hold notice is issued (or initiated) by a notification from the legal department to custodians who may have relevant information about the case matter. Questo avviso indica ai responsabile di conservare tutte le informazioni che potrebbero essere necessarie per l'individuazione.This notice instructs the custodians to preserve any information that may be needed for discovery.

  2. Avviso di riemissione: Durante un caso, i responsabile potrebbero essere tenuti a conservare contenuto aggiuntivo (o meno contenuto) rispetto a quanto richiesto in precedenza.Re-Issuance notice: During a case, custodians may be required to preserve additional content (or less content) than was previously requested. Per questo scenario, è possibile aggiornare l'avviso di blocco esistente e rilascirlo ai responsabile.For this scenario, you can update the existing hold notice and re-issue it to custodians.

  3. Avviso di rilascio: Una volta risolta una questione e il responsabile non è più soggetto a un requisito di conservazione, il responsabile può essere rilasciato dal caso.Release notice: Once a matter is resolved and the custodian is no longer subject to a preservation requirement, the custodian can be released from the case. Inoltre, è possibile informare il responsabile che non è più necessario conservare il contenuto e fornire istruzioni su come riprendere la normale attività di lavoro per quanto riguarda i dati.Additionally, you can notify the custodian that they are no longer required to preserve content, and provide instructions about how to resume their normal work activity with regard to their data.

  4. Promemoria e escalation: In alcuni casi, l'emissione di un avviso non è sufficiente per soddisfare i requisiti di individuazione legale.Reminders and escalations: In some instances, just issuing a notice isn't enough to satisfy legal discovery requirements. Con ogni notifica, i team legali possono pianificare una serie di flussi di lavoro di promemoria e escalation per il follow-up automatico con i responsabili che non rispondono.With each notification, legal teams can schedule a set of reminder and escalation workflows to automatically follow up with unresponsive custodians.

    • Promemoria: Dopo l'emissione o la riemissione di un avviso di blocco a un gruppo di responsabili, un'organizzazione può impostare promemoria per avvisare i responsabili che non rispondono.Reminders: After a legal hold notice has been issued or re-issued to a set of custodians, an organization can set up reminders to alert unresponsive custodians.

    • Escalation: In alcuni casi, se un responsabile non risponde anche dopo un insieme di promemoria per un periodo di tempo, il team legale può impostare un flusso di lavoro di escalation per notificare ai responsabili che non rispondono e al loro manager.Escalations: In some cases, if a custodian remains unresponsive even after a set of reminders over a period of time, the legal team can set up an escalation workflow to notify unresponsive custodians and their manager.

Per ulteriori informazioni sulla gestione del processo di comunicazione del responsabile, vedere gli argomenti seguenti:For more information about managing the custodian communication process, see the following: