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Architettura delle informazioni in SharePoint moderno

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I siti di SharePoint più efficaci consentono ai visitatori di trovare le informazioni rapidamente, in modo da prendere decisioni appropriate, conoscere la situazione corrente, accedere agli strumenti utilizzati in modo frequente e interagire con i colleghi per risolvere problemi specifici.

Anche se la funzione di ricerca è disponibile, la maggior parte dei visitatori inizia l’esperienza sul Web esplorando. Questi schemi vengono mantenuti anche nei siti Web interni. Una buona esperienza di spostamento nel sito mostra ai visitatori un quadro completo delle informazioni disponibili e, insieme alla home page, forniscono una "storia" completa.

Contenuto dell'articolo:

Obiettivi dell'architettura delle informazioni

È consigliabile pianificare il percorso di spostamento adottando sempre il punto di vista dell’utente. Pianificare una struttura di spostamento efficace implica considerare, non solo le informazioni che si desidera presentare, ma anche prevedere le informazioni che il visitatore desidera o ha bisogno di usare. Pertanto, l’organizzazione e l’applicazione delle etichette ai collegamenti di spostamento è fondamentale nell’ottica dell’usabilità e della reperibilità.

Esperienze di spostamento Intranet e del sito di successo consentono agli utenti di:

  • Trovare informazioni: gli utenti hanno bisogno di trovare documenti, file e collegamenti che siano più rilevanti per il lavoro che svolgono senza perdere tempo a setacciare i contenuti. Assicurarsi di presentare prima solo le informazioni più importanti e con priorità alta.
  • Agire: gli utenti in genere hanno in mente un'attività specifica quando visitano un sito. Assicurati che le attività comuni siano integrate nella struttura di spostamento come etichette e collegamenti in modo che possano essere facilmente identificate e accessibili.
  • Comprendere la struttura aziendale: gli utenti dovrebbero essere in grado di avere un'idea di come è strutturata l'organizzazione a prima vista. Assicurarsi di incorporare la gerarchia e la struttura dello spostamento del sito e Intranet.

Organizzarsi

Non esiste un modo corretto di organizzare il collegamenti di spostamento. Si effettueranno scelte diverse in base al tipo di sito che si vuole creare e ai visitatori. L'organizzazione dei concetti può includere:

  • Servizi
  • Prodotti
  • Attività
  • Gruppi di destinatari (se i visitatori possono identificare chiaramente il gruppo a cui appartengono, ad esempio studenti o docenti)
  • Aree o funzioni di competenza

Mentre si organizzano le esigenze degli utenti e aziendali, prendere in considerazione quanto segue:

  • Come può l'architettura delle informazioni ridurre il carico cognitivo per gli utenti? - Il carico cognitivo è la quantità di informazioni che una persona può elaborare in un dato momento. La gestione del carico cognitivo dell'utente aiuta a prevenire il sovraccarico di informazioni e sprecare tempo nella ricerca di risorse. Assicurarsi di comprendere le esigenze dei tuoi visitatori prima di implementare l'architettura delle informazioni.
  • Qual è il corrente modello mentale degli utenti? - I modelli mentali sono i modelli esistenti usati dagli utenti durante l'interazione con un sito Web o un'applicazione. Le informazioni sono più facili da individuare quando si trovano in una posizione che corrisponde al modello mentale dell'utente.
  • In che modo l'architettura dell'informazione può aiutare gli utenti a prendere decisioni migliori e più efficienti? - Il processo decisionale può essere incredibilmente faticoso. Gli architetti dell'informazione possono aiutarci a prendere decisioni fornendo determinate informazioni nei momenti chiave.

La navigazione predefinita per tutti i siti di SharePoint include principalmente il tipo di contenuto. Per i siti di comunicazione, la struttura di spostamento predefinita include i documenti, le pagine e il contenuto del sito. Queste categorie sono utili durante la creazione del sito, ma solitamente non aggiungono valore per i visitatori, una volta che il sito è pronto per il lancio. Il motivo è che il consumatore di un sito di comunicazione in genere non è interessato al tipo di contenuto, ma piuttosto allo scopo o all’oggetto del contenuto. Per i siti di comunicazione, è consigliabile eliminare la struttura di spostamento pronta all'uso e sostituirla con qualcosa di più allineato con le istruzioni fornite nella sezione relativa allo spostamento locale di questa guida.

La struttura predefinita per i siti dei team include collegamenti ai servizi correlati forniti da Microsoft 365 per i team moderni, incluso un collegamento al blocco appunti condiviso e alle conversazioni del team di Outlook. Questi rappresentano le tipiche funzioni di cui hanno bisogno i team per collaborare in modo efficace e che gli utenti hanno difficoltà a reperire senza l'esperienza fornita dalla struttura di spostamento. È possibile integrare o perfezionare tali collegamenti per i siti dei team, tuttavia l’esperienza di spostamento predefinita è un buon punto di partenza. È più probabile riuscire a mantenere la maggior parte di questi collegamenti rispetto a un sito di comunicazione.

Dare priorità all'usabilità e alla reperibilità

L'obiettivo principale per pianificare lo spostamento è quello di rendere i siti utilizzabili e il loro contenuto individuabile. Il modo migliore per garantire che lo spostamento raggiunga l’obiettivo consiste nell'eseguire un test. Esistono diversi approcci convenienti da utilizzare per garantire l’efficacia di un progetto di struttura di spostamento, ad esempio:

  • Ordinamento per scheda: principalmente utile per la pianificazione dello spostamento.
  • Test di struttura: utile per verificare i percorsi di spostamento consigliati.
  • Test di usabilità: scenari basati sulle attività utili per la verifica completa del sito e per lo spostamento nella pagina.

Queste due risorse offrono una panoramica sulle tecniche e sugli strumenti per verificare l'usabilità e la reperibilità della strategia di spostamento:

Scrivere etichette chiare e intuitive

Le parole usate per la spostamento sono importanti, non solo perché lo spazio è limitato, ma anche perché le etichette sono la guida per i visitatori verso un contenuto. Ogni etichetta è una promessa: se si seleziona questo collegamento si dovrebbero ricevere le informazioni necessarie.

Affinché le etichette mantengano le promesse, è necessario assicurarsi che siano:

  • Specifica: indicare ai visitatori esattamente cosa troveranno quando selezionano il collegamento. Se la destinazione del collegamento include criteri e procedure, assicurarsi che l'etichetta includa entrambi i termini.
  • Completa: descrivere il contenuto con la raccolta di etichette. Non sarà necessario creare un collegamento per ogni singola pagina o documento della struttura, ma la struttura di spostamento deve fornire un quadro completo del contenuto del sito.
  • Concisa: mantenere le etichette brevi e mirate.
  • Familiare: non creare parole nuove nelle etichette. Tenere sempre a mente i visitatori. Se si usa un termine sconosciuto, questo creerà confusione, con il risultato che i visitatori non troveranno ciò di cui hanno bisogno.
  • Caricamento anticipato : assicurarsi che le etichette siano "analizzabili". Ad esempio, le informazioni aziendali sono migliori delle informazioni sull'azienda.
  • Chiara: per quanto possibile, creare etichette che si escludano a vicenda, almeno per le categorie principali. È perfettamente accettabile avere un collegamento secondario visualizzato in più categorie, soprattutto se i visitatori si aspettano di trovarlo in più posizioni, ma è necessario poter distinguere facilmente le categorie principali l’una dall’altra.
  • Mirata: non è consigliabile mostrare agli utenti i collegamenti ai siti privati a cui non hanno accesso. Se appropriato, usare le funzionalità di targeting dei destinatari affinché SharePoint assegni i collegamenti di spostamento ai visitatori per i quali funzioneranno. Considerare che esistono eccezioni a queste linee guida. Ad esempio, si può scegliere di usare la struttura di spostamento per facilitare agli utenti l’individuazione dei siti ai quali non hanno accesso oggi, ma a cui potrebbero avere accesso in futuro. Se si forniscono collegamenti per la navigazione ai siti privati, assicurarsi che il proprietario del sito sia a conoscenza che potrebbe ricevere numerose richieste di accesso!

Molte linee guida per l'usabilità consigliano di limitare l’apertura automatica di nuove finestre per i visitatori del sito. Nella maggior parte dei casi l'apertura di un collegamento nella stessa finestra consente ai visitatori di usare il pulsante Indietro per tornare al sito. Quando un visitatore vuole aprire un collegamento in una nuova finestra, le linee guida consigliano di consentire di scegliere questa possibilità facendo clic con il pulsante destro del mouse sul collegamento. Un'eccezione a questa regola è il consiglio di aprire sempre i documenti in una nuova finestra, per impedire agli utenti di chiudere inavvertitamente la finestra del browser chiudendo il documento.

Per impostazione predefinita, i collegamenti di spostamento nei siti moderni di SharePoint si aprono in un collegamento che punta a:

  • una pagina o a un sito nello stesso tenant (nello stesso sito o in un altro sito): i collegamenti verranno aperti nella medesima scheda.
  • un documento (nello stesso sito o sito diverso): i collegamenti verranno aperti in una nuova scheda.
  • un sito oppure a un documento esterni (nel sito internet): i collegamenti verranno aperti in una nuova scheda.

Nei siti di SharePoint classici con le funzionalità di pubblicazione, è possibile scegliere di aprire i collegamenti in una nuova finestra. In questo modo è possibile considerare il contesto per i visitatori del sito e stabilire se può essere utile aprire un collegamento in una nuova finestra. Nei siti moderni di SharePoint non è possibile in alcun modo scegliere come aprire i collegamenti di spostamento. Questo significa che i collegamenti seguiranno le linee guida predefinite, ma comunque è necessario prestare particolare attenzione alle etichette dei collegamenti per assicurarsi che i visitatori sappiano che chiuderanno il sito selezionando il collegamento.

Assicurarsi che l'etichetta di navigazione descriva in modo accurato la destinazione, una posizione in un sito completamente diverso o un'applicazione, e se il pulsante Indietro non funziona, è consigliabile usare un modo alternativo per visualizzare il collegamento, ad esempio il testo della Web part dove è possibile scegliere se aprire un collegamento in una nuova finestra.

Attualmente, solo la Web part testo consente di creare un collegamento ipertestuale e scegliere il modo in cui si apre il collegamento. Se si aggiunge un collegamento ipertestuale al testo, è possibile scegliere di aprirlo in una nuova scheda.

Testare usabilità e rintracciabilità con utenti reali

Dopo aver stabilito una struttura di base per le esperienze di spostamento a livello globale, hub o locale, è consigliabile testare il modello con utenti reali. Creare attività e chiedere agli utenti di completare le attività. Chiedere agli utenti di "riflettere a voce alta" mentre cercano informazioni e risorse. Verificare dove è possibile apportare miglioramenti, quindi implementare e testare nuovamente le modifiche. Pianificare di rivedere le esperienze di spostamento globale, hub e locale di base man mano che l'azienda cambia e cresce.

Ulteriori informazioni sulle nozioni di base di spostamento, ad esempio su come scrivere etichette efficaci, come testare la rintracciabilità e come utilizzare gli stili di menu.

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