Suggerimenti messaggio in Exchange Online
I suggerimenti messaggio sono messaggi informativi visualizzati agli utenti mentre compongono un messaggio. Mentre un nuovo messaggio è aperto e in fase di composizione, Exchange analizza il messaggio (inclusi i destinatari). Se viene rilevato un potenziale problema, l'utente riceve una notifica con un suggerimento messaggio prima di inviare il messaggio. Usando le informazioni contenute nel suggerimento messaggio, l'utente può modificare il messaggio per evitare situazioni indesiderate o report di mancato recapito (noti anche come messaggi di mancato recapito o messaggi di mancato recapito).
Come funzionano i Suggerimenti messaggio
I suggerimenti messaggio vengono implementati come servizio Web in Exchange. Quando un mittente compone un messaggio, il software client effettua una chiamata di tipo servizio Web di Exchange al server Accesso client per ottenere l'elenco dei Suggerimenti messaggio. Il server risponde inviando l'elenco di Suggerimenti messaggio appropriati per quel messaggio e il software client visualizza i Suggerimenti messaggio al mittente.
I seguenti scenari sono comuni in qualsiasi ambiente di messaggistica:
DDR risultanti da messaggi che violano le restrizioni relative ai messaggi a livello di organizzazione, ad esempio restrizioni relative alle dimensioni dei messaggi o numero massimo di destinatari per messaggio.
DDR risultanti da messaggi inviati a destinatari inesistenti, destinatari con restrizioni o utenti con cassette postali complete.
Invio di messaggi a utenti con la funzionalità Risposte automatiche configurata.
Tutti questi scenari prevedono che l'utente invii un messaggio e si aspetti che questo venga recapitato, ma riceva invece una risposta che lo informa che il messaggio non è stato recapitato. Anche nell'ipotesi migliore, ad esempio nel caso di risposta automatica, questi eventi provocano una perdita di produttività. Nel caso di un rapporto di mancato recapito, questo scenario potrebbe comportare una chiamata costosa all'help desk.
Vi sono altresì numerosi scenari in cui l'invio di un messaggio non provocherà un errore, ma potrebbe avere conseguenze indesiderate, se non addirittura imbarazzanti:
Messaggi inviati a gruppi di distribuzione estremamente numerosi.
Messaggi inviati a gruppi di distribuzione non appropriati.
Messaggi inavvertitamente inviati a destinatari esterni all'organizzazione.
Utilizzo della funzione Rispondi a tutti per un messaggio ricevuto come destinatario Ccn.
Tutti questi potenziali problemi possono essere mitigati se si informano gli utenti del possibile risultato dell'invio già mentre stanno componendo il messaggio. Ad esempio, se i mittenti ricevono una notifica che indica che le dimensioni del messaggio superano il valore massimo consentito, non tenteranno di inviare il messaggio. Analogamente, se i mittenti ricevono una notifica che informa che il messaggio verrà recapitato a persone esterne all'organizzazione, è più probabile che si assicurino che il contenuto e il tono del messaggio siano appropriati.
I seguenti client di messaggistica supportano i suggerimenti messaggio:
Outlook sul web (in precedenza noto come Outlook Web App)
Microsoft Outlook 2010 o versioni successive per Microsoft Windows
Suggerimenti messaggio disponibili in Exchange Online
Nella tabella seguente sono elencati i suggerimenti messaggio disponibili in Exchange Online.
| Avviso messaggio | Disponibilità | Scenario |
|---|---|---|
| Destinatario interno non valido | Outlook | Il mittente aggiunge un destinatario interno che non esiste. Ad esempio:
Il suggerimento indica il destinatario non valido e consente al mittente di rimuoverlo dal messaggio. |
| Cassetta postale piena | Outlook Outlook sul Web |
Il mittente aggiunge un destinatario interno la cui cassetta postale supera le dimensioni massime della cassetta postale (la quota ProhibitSendReceive nella cassetta postale o nell'organizzazione).
Il suggerimento indica il destinatario la cui cassetta postale è piena e consente al mittente di rimuoverlo dal messaggio. Il suggerimento è accurato al momento della visualizzazione. Se il messaggio non viene inviato immediatamente, l'avviso messaggio viene aggiornato ogni due ore. Ciò vale per i messaggi inviati nella cartella Bozze e riaperti dopo due ore. |
| Risposte automatiche | Outlook Outlook sul Web |
Il mittente aggiunge un destinatario* interno che ha attivato risposte automatiche.
Il suggerimento messaggio indica che per il destinatario sono attivate le risposte automatiche e vengono visualizzati anche i primi 175 caratteri del testo di risposta automatica. Il suggerimento è accurato al momento della visualizzazione. Se il messaggio non viene inviato immediatamente, l'avviso messaggio viene aggiornato ogni due ore. Ciò vale per i messaggi inviati nella cartella Bozze e riaperti dopo due ore. *Se il destinatario è esterno, ma il dominio del destinatario è configurato come dominio remoto, le impostazioni AllowedOOFType e IsInternal determinano se il mittente riceve la risposta automatica interna, la risposta automatica esterna o nessuna risposta automatica. |
| Personalizzato | Outlook Outlook sul Web |
Il mittente aggiunge un destinatario interno con un suggerimento messaggio personalizzato configurato.
Un suggerimento personalizzato può essere utile perché fornisce informazioni specifiche su un destinatario. Ad esempio, è possibile creare un suggerimento personalizzato per un gruppo di distribuzione in cui viene spiegato il suo obiettivo, così da ridurne l'errato utilizzo. Per altre informazioni, vedere Configurare suggerimenti messaggio personalizzati per i destinatari. I suggerimenti messaggio personalizzati non vengono visualizzati se il mittente non è autorizzato a inviare messaggi al destinatario (viene invece visualizzato il suggerimento messaggio destinatario con restrizioni). |
| Destinatario con limitazioni | Outlook Outlook sul Web |
Il mittente aggiunge un destinatario a cui non è consentito inviare messaggi (le restrizioni di recapito sono configurate tra il mittente e il destinatario).
Il suggerimento messaggio indica il destinatario non consentito e offre al mittente la possibilità di rimuovere il destinatario dal messaggio. Inoltre, informa chiaramente il mittente che il messaggio non può essere recapitato al destinatario con restrizioni. Se il destinatario con restrizioni è un gruppo di distribuzione che contiene gruppi annidati, i suggerimenti messaggio non vengono visualizzati. Inoltre, se al gruppo con restrizioni (AcceptMessagesOnlyFromDLMembers) sono inclusi gruppi, i suggerimenti messaggio non vengono visualizzati. Se il destinatario con restrizioni è esterno o è un gruppo di distribuzione che contiene destinatari esterni, il suggerimento messaggio verrà visualizzato al mittente. Tuttavia, i suggerimenti messaggio seguenti non vengono visualizzati (se applicabile):
|
| Destinatari esterni | Outlook Outlook sul Web Outlook Mobile |
Il mittente aggiunge un destinatario* esterno o un gruppo di distribuzione che contiene destinatari esterni.
Il suggerimento messaggio informa il mittente che il messaggio lascerà l'organizzazione, che può aiutarli a prendere le decisioni corrette su formulazione, tono e contenuto. Per impostazione predefinita, questo suggerimento è disattivato. È possibile attivarlo utilizzando il cmdlet Set-OrganizationConfig. Per informazioni dettagliate, vedere Suggerimenti messaggio sulle relazioni dell'organizzazione. *Se il destinatario è esterno, ma il dominio del destinatario è configurato come dominio remoto, l'impostazione IsInternal determina se il mittente riceve questo suggerimento messaggio (il suggerimento messaggio Destinatari esterni non si applica ai destinatari interni). Nota: il suggerimento messaggio Destinatari esterni non viene valutato per i destinatari del gruppo di distribuzione esterno in cui il gruppo di distribuzione si trova in un dominio remoto. Nota 2: Outlook Mobile supporta solo il suggerimento messaggio Destinatari esterni per Microsoft 365 o Office 365 e per le cassette postali di Exchange locali che usano LMA (Hybrid Modern Authentication). Durante la composizione dei messaggi di posta elettronica di training della simulazione di phishing per Office 365, è necessario abilitare i suggerimenti per i destinatari esterni usando il comando powershell seguente: |
| Pubblico esteso | Outlook Outlook sul Web |
Il mittente aggiunge un gruppo di distribuzione con più membri rispetto alle grandi dimensioni del gruppo di destinatari configurate (le dimensioni predefinite sono più di 25 membri). Per informazioni dettagliate, vedere Configurare le grandi dimensioni del gruppo di destinatari per l'organizzazione.
Il numero di membri del gruppo di distribuzione non viene calcolato ogni volta. Le informazioni sul gruppo di distribuzione vengono invece lette dai dati delle metriche del gruppo. |
| Destinatario moderato | Outlook Outlook sul Web |
Il mittente aggiunge un destinatario moderato (un destinatario che richiede l'approvazione del messaggio). Il suggerimento messaggio identifica il destinatario moderato e informa il mittente che la moderazione potrebbe comportare un recapito ritardato. Il suggerimento messaggio non viene visualizzato se:
|
| Rispondi a tutti in Ccn | Outlook sul Web | Un destinatario ccn seleziona Rispondi a tutti un messaggio. Il suggerimento messaggio viene visualizzato nel messaggio di risposta. I destinatari ccn che si rivelano ad altri destinatari non sono universalmente validi e il suggerimento messaggio lo spiega. |
| Messaggio troppo grande | Outlook | Il messaggio è maggiore delle dimensioni massime consentite per il messaggio.
Il suggerimento messaggio viene visualizzato se le dimensioni del messaggio violano una delle restrizioni seguenti per le dimensioni dei messaggi:
Nota: i limiti delle dimensioni dei messaggi per i connettori non vengono valutati per questo suggerimento messaggio. |
Restrizioni dell'avviso messaggio
Gli avvisi messaggio sono soggetti alle seguenti restrizioni:
I Suggerimenti messaggio non sono supportati quando si lavora nella modalità offline di Outlook.
Quando un messaggio è indirizzato a un gruppo di distribuzione, i suggerimenti per i singoli destinatari che sono membri del gruppo di destinazione non vengono esaminati. Tuttavia, se uno dei membri sono destinatari esterni, viene visualizzato il suggerimento Messaggio destinatari esterni, che mostra al mittente il numero di destinatari esterni nel gruppo di distribuzione.
Se il messaggio è indirizzato a più di 200 destinatari, i suggerimenti per le singole cassette postali non vengono esaminati per non creare problemi a livello di prestazioni.
I suggerimenti messaggio personalizzati sono limitati a 175 caratteri.
Anche se le versioni precedenti di Exchange Server popolano completamente i suggerimenti di posta, Exchange Online visualizzeranno solo fino a 1000 caratteri.
Se il mittente inizia a comporre un messaggio e lo lascia aperto per un certo periodo di tempo, gli avvisi messaggio Risposte automatiche e Cassetta postale piena verranno esaminati ogni due ore.