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Gestione del budget

  • Articolo

Questo articolo descrive la funzionalità di gestione del budget all'interno di FinOps Framework e spiega come implementarla in Microsoft Cloud.

Definizione

Con "gestione del budget" si fa riferimento al processo di supervisione e monitoraggio dei piani finanziari e dei limiti in un determinato periodo per gestire e controllare efficacemente la spesa.

Analizzare l'utilizzo cronologico e le tendenze dei costi e adeguare i piani futuri per una stima realistica e fattibile dei costi mensili, trimestrali e annuali. Ripetere il processo per ogni livello dell'organizzazione per avere un quadro completo dei budget dell'organizzazione.

Configurare avvisi e azioni automatizzate per informare gli stakeholder ed evitare eccedenze del budget. Esaminare la varianza imprevista del budget e intraprendere azioni appropriate. Esaminare e modificare regolarmente i budget per garantirne l'accuratezza e in modo da mantenerli sempre aggiornati in base a eventuali cambiamenti della situazione finanziaria dell'organizzazione.

Una gestione efficace del budget consente alle organizzazioni di operare nel rispetto della propria disponibilità e di raggiungere gli obiettivi finanziari prefissati. I costi imprevisti possono influire sulle decisioni e sulle iniziative aziendali esterne e ciò potrebbe a sua volta diffondere impatti negativi.

Introduzione

Quando si inizia a gestire i costi nel cloud, è possibile che i budget finanziari non siano mappati a ogni sottoscrizione e gruppo di risorse. È possibile che non sia ancora stato eseguito il mapping tra budget e account di fatturazione. Ciò non costituisce un problema. Per prima cosa configurare gli avvisi relativi ai costi. L'importo esatto usato non è importante, ma risulta utile avere un punto di riferimento per capire quando i costi stanno aumentando.

  • Per iniziare, creare un budget mensile in Gestione dei costi nell'ambito principale gestito, indipendentemente dal fatto che si tratti un account di fatturazione, un gruppo di gestione, una sottoscrizione o un gruppo di risorse.
    • Se non sa da dove iniziare, impostare l'importo del budget in base al costo dei mesi precedenti. È anche possibile impostarlo in modo che l'importo sia di molto superiore al valore desiderato, affinché sia possibile rilevare un incremento particolarmente elevato dei costi, se non si è interessati a variazioni con incrementi più piccoli. Indipendentemente dall'impostazione, è sempre possibile modificare la configurazione in un secondo momento.
    • Se si vuole fornire una soglia di avviso più realistica, vedere Stimare il costo iniziale del progetto cloud.
    • Configurare uno o più avvisi sui costi effettivi o previsti da inviare agli stakeholder.
    • Se è necessario arrestare in modo proattivo la fatturazione prima che i costi superino una determinata soglia per una sottoscrizione o un gruppo di risorse, eseguire un'azione automatica quando vengono attivati gli avvisi.
  • In caso di dubbi sui costi di rollover da un mese a quello successivo man mano che si accumulano per il trimestre o l'anno, creare budget trimestrali e annuali.
  • Se non si è interessati all'eccedenza, ma si vuole comunque rimanere informati sui costi, salvare una vista nell'analisi dei costi e sottoscrivere gli avvisi pianificati. Condividere quindi un grafico delle tendenze dei costi per gli stakeholder. Questo può contribuire a promuovere la responsabilizzazione e la consapevolezza sulla variazione dei costi nel tempo, prima di sforare il budget.
  • Valutare l'opportunità di sottoscrivere gli avvisi di anomalia per ogni sottoscrizione per assicurarsi che tutti siano a conoscenza delle anomalie quando vengono identificati.
  • Ripetere questi passaggi per configurare gli avvisi per gli stakeholder di ogni ambito e applicazione da monitorare per ottenere la massima visibilità e responsabilità.
  • Valutare la possibilità di analizzare periodicamente i costi rispetto al budget per garantire che i costi rimangano in linea con le aspettative.

Sviluppo a partire dalle basi

Finora sono stati definiti avvisi granulari e mirati relativi ai costi per ogni ambito e applicazione e idealmente i costi vengono analizzati come indicatore KPI da tutti gli stakeholder durante le riunioni. Considerare i punti seguenti per perfezionare ulteriormente il processo di gestione del budget:

  • Perfezionare la granularità del budget per consentire un controllo più mirato.
  • Incoraggiare tutti i team ad acquisire la proprietà delle allocazioni e delle spese del budget.
    • Informarli dell'impatto delle loro azioni sul budget complessivo e consentire loro di prendere decisioni informate.
  • Semplificare il processo per apportare modifiche al budget, assicurando che i team comprendano facilmente il processo e lo seguano.
  • Automatizzare la creazione del budget con nuove sottoscrizioni e gruppi di risorse.
  • Se non è già stato fatto, usare strumenti di automazione come App per la logica di Azure o Avvisi per eseguire azioni automatizzate quando vengono attivati gli avvisi del budget. Gli strumenti possono essere particolarmente utili nelle sottoscrizioni di test.

Altre informazioni su FinOps Foundation

Questa capacità fa parte di FinOps Framework di FinOps Foundation, un'organizzazione senza fine di lucro dedicata al progresso della gestione e dell'ottimizzazione dei costi del cloud. Per altre informazioni su FinOps, inclusi playbook, programmi di training e certificazione utili e altro ancora, vedere l'articolo relativo alla gestione del budget nella documentazione di FinOps Framework.

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