Informazioni sulle opzioni per l'implementazione dei numeri dei giustificativi nei giornali di registrazione
Il nome del giornale di registrazione è una delle impostazioni più importanti nell'elaborazione dei giornali di registrazione. Aiuta a impostare i giornali di registrazione per scopi specifici in base all'area funzionale, agli scambi interaziendali, alle rettifiche dei ratei, alle correzioni di errori e così via. Definisce inoltre le regole per il numero del giustificativo.
Nella pagina Nomi giornale di registrazione è possibile accedere al menu a discesa Serie giustificativi nella sezione Numero del giustificativo. È possibile selezionare la sequenza numerica da questo menu a discesa, che svolge il ruolo più importante nella numerazione dei giustificativi. La sequenza numerica può essere continua o non continua. Un sequenza numerica continua assicura che il sistema non salti alcun numero quando assegna il numero del giustificativo, tuttavia i numeri potrebbero non essere usati in sequenza. È possibile usare in sequenza i numeri di una sequenza numerica non continua, ma la sequenza numerica potrebbe saltare dei numeri. L'uso di sequenze numeriche continue può rallentare le prestazioni, pertanto è opportuno adottare questa tipologia solo per rispondere a requisiti legali presenti nel proprio paese o nella propria area geografica.
Assegnazione numero in fase di registrazione
È possibile abilitare la funzionalità Assegnazione numero in fase di registrazione selezionando la relativa opzione nell'area Numero del giustificativo.
L'abilitazione della funzione Assegnazione numero in fase di registrazione permette al sistema di migliorare le prestazioni in fase di inserimento e di assegnare una sequenza di numeri di giustificativo al momento della registrazione anziché al momento dell'immissione. Quando questa impostazione è attivata per un giornale di registrazione, viene assegnato un numero di giustificativo temporaneo al momento dell'immissione.
La pagina Nomi giornali di registrazione include il menu a discesa Nuovo giustificativo nella sezione Numero del giustificativo. Questo campo presenta tre valori che definiscono il sistema di numerazione di un nuovo giustificativo in un giornale di registrazione.
In relazione al saldo
L'impostazione In relazione al saldo è la configurazione più comune per i nuovi numeri di giustificativo in un giornale di registrazione. Consente di creare un nuovo numero di giustificativo dalla sequenza numerica quando si crea una nuova riga del giornale di registrazione.
La riga del giornale di registrazione potrebbe avere un conto di contropartita che bilancia l'importo. In tal caso, la successiva riga del giornale di registrazione preleverà un nuovo numero di giustificativo dalla sequenza numerica.
Se il numero del giornale di registrazione non ha un conto di contropartita, la riga del giornale di registrazione successiva riporterà lo stesso numero di giustificativo. Il sistema continuerà a usare lo stesso numero di giustificativo fino a quando l'importo del giornale di registrazione non sarà bilanciato, dopodiché sceglierà un nuovo numero di giustificativo dalla sequenza numerica.
Manuale
È anche possibile impostare una configurazione Manuale: in questo caso, l'utente immette manualmente il numero del giustificativo. Il numero di giustificativo deve seguire il formato della sequenza numerica selezionata nella pagina Nomi giornale di registrazione.
La sequenza numerica dovrà avere l'opzione Manuale selezionata, per consentire l'inserimento manuale del numero del giustificativo.
Un solo numero di giustificativo
La configurazione Un solo numero di giustificativo assicura la presenza di un unico numero di giustificativo per tutte le righe del giornale di registrazione. Questa funzionalità supporta più transazioni di giornali di registrazione secondari nel contesto di un unico giustificativo.
La funzionalità Un solo numero di giustificativo può causare problemi in diversi processi finanziari quali la liquidazione, il calcolo delle imposte, lo storno della transazione, la riconciliazione dal giornale di registrazione secondario al conto di contabilità generale e altro ancora.
Vi sono tuttavia scenari in cui l'approccio con Un solo numero di giustificativo è preferibile, tra cui:
Una banca registra un singolo prelievo per effettuare pagamenti a più fornitori. I riepiloghi dei pagamenti fornitori vengono gestiti tramite un unico giustificativo.
Gli effetti attivi e passivi richiedono l'utilizzo dell'opzione Un solo numero di giustificativo, perché le transazioni spostano il saldo del cliente o del fornitore da un conto CoGe di contabilità clienti/contabilità fornitori a un altro, in base allo stato del pagamento.
Nel caso in cui un'attività periodica di rimborso venga eseguita dal modulo Contabilità clienti per una transazione di pagamento anticipato, crea una transazione per spostare il saldo da un cliente a un fornitore.
