Impostazione delle regole di trasferimento batch
Le transazioni in un modulo vengono innanzitutto registrate in un giornale di registrazione secondario. Ad esempio, la registrazione di una fattura fornitore verrà registrata nel giornale di registrazione secondario Contabilità fornitori (AP).
Il giornale di registrazione secondario AP determina i conti interessati da una transazione e l'importo da registrare in ciascun conto. Il giornale di registrazione secondario AP incide inoltre sui saldi delle entità supportate da esso, quali saldi fornitore, saldi cliente e saldi bancari. Questi saldi sono tenuti solo nei giornali di registrazione secondari, non in contabilità generale.
Nel giornale di registrazione secondario le transazioni vengono registrate immediatamente all'atto della registrazione. Il giornale di registrazione secondario fornisce informazioni alla contabilità generale ma non costituisce la contabilità generale. Le transazioni registrate nel giornale di registrazione secondario devono essere trasferite nella contabilità generale.
Opzioni di configurazione
Data la quantità di attività in tutti i moduli del sistema, i trasferimenti alla contabilità generale potrebbero rappresentare un collo di bottiglia. Per questo motivo, i trasferimenti non avvengono contestualmente alle registrazioni nel giornale di registrazione secondario ma vengono effettuate successivamente. È possibile configurare le impostazioni di trasferimento per controllare la quantità di trasferimenti successivi.
Sono disponibili due opzioni per la registrazione nella contabilità generale: Asincrono e Batch programmato.
- Asincrono: pressoché in tempo reale. Il giornale di registrazione secondario trasferirà le voci alla contabilità generale prima che qualsiasi utente possa accedere alla contabilità generale e notare che tali voci non sono presenti. Il trasferimento viene effettuato non appena possibile.
- Batch programmato: vengono effettuati trasferimenti alla contabilità generale a intervalli regolari. È possibile configurare la frequenza con cui viene eseguito un processo batch per i trasferimenti.
Selezione della configurazione migliore per il proprio ambiente
La configurazione migliore dipende dal fatto che sia accettabile o meno un ritardo nel trasferimento e nella disponibilità delle informazioni in contabilità generale. Se si usa un batch programmato e si programma il batch ogni cinque minuti, le transazioni potrebbero non essere visibili in contabilità generale per cinque minuti. D'altra parte, più transazioni si raggruppano insieme, migliori saranno le prestazioni del sistema.
L'opzione migliore è usare Asincrono e passare a Batch programmato se si verificano conflitti nella contabilità generale a causa di trasferimenti frequenti.
Andare a Contabilità generale e selezionare Impostazioni contabilità generale. Nella pagina Parametri di contabilità generale selezionare Regole di trasferimento batch per configurare il campo Modalità di trasferimento.
Si può notare che è presente un'opzione di trasferimento Sincrono. Questa opzione era disponibile nelle versioni precedenti del prodotto, ma non è più disponibile. Se si prova a selezionare Sincrono si riceve una notifica che indica che questa opzione non è più supportata. L'opzione Sincrono causava la registrazione immediata in contabilità generale ogni volta che si effettuava una registrazione nel giornale di registrazione secondario. Ciò ritardava la registrazione nel giornale di registrazione secondario e poteva causare conflitti nella contabilità generale.
È possibile configurare le opzioni seguenti nella pagina Regole di trasferimento batch.
| Colonna | Opzioni | Descrizione |
|---|---|---|
| Tipo di regola | Società, Documento | È possibile usare metodi di trasferimento diversi per le diverse società e i diversi moduli. In questa colonna, selezionare se questa regola si applica a un documento specifico, a una società specifica o a tutte le società. |
| Una società di consolidamento o eliminazione potrebbe non aver bisogno di effettuare le registrazioni con la stessa frequenza di una società operativa. | ||
| Tipo di documento di origine | Se il tipo di regola è Società, selezionare Tutte o una società/persona giuridica specifica. Se il tipo di regola è Documento, è necessario selezionare un tipo di documento di origine specifico, tra cui Ordine fornitore o Fattura progetto. | I fogli presenze vengono registrati alla fine del periodo relativo. Non è necessario elaborare immediatamente i fogli presenze. Si può scegliere di usare Batch programmato per i fogli presenze per raggruppare tutti insieme i fogli presenze e ottenere così il massimo vantaggio. |
| Riepiloga voci contabili | Sì, No | Se si seleziona Sì, è possibile riepilogare tutte le voci contabili in contabilità generale registrate nella stessa stringa di conto alla stessa data con la stessa valuta e la stessa registrazione. Ciò riduce il numero di voci di contabilità generale nel sistema. I dettagli restano comunque disponibili nei giornali di registrazione secondari. |
| Gruppo di notifica | Gruppo utenti | Talvolta si verificano errori e le voci non vengono trasferite correttamente. In questo caso, il gruppo specificato verrà informato. Se si desidera separare i gruppi di utenti informati per i diversi tipi di documento, usare il tipo di regola Documento e immettere più regole di trasferimento. |
Il video mostra come usare le regole di trasferimento batch nelle fatture fornitore. La configurazione tratterà i parametri di contabilità generale e come creare una fattura fornitore per l'elaborazione di un ordine fornitore. Una volta registrata la fattura, è possibile usare Trasferisci ora per eseguire il batch selezionato.
Revisione delle voci che non vengono registrate in contabilità generale
In rare circostanze, le voci potrebbero non venire trasferite dal giornale di registrazione secondario alla contabilità generale. È disponibile un modulo per rivedere le transazioni bloccate. Andare a Contabilità generale > Attività periodiche > Inserimenti nel giornale di registrazione secondario non ancora trasferiti.
Se è presente una voce che non è stata trasferita alla contabilità generale, si presenta come nello screenshot seguente.
Le voci potrebbero non essere state trasferite a causa di un cambiamento nella struttura dei conti o della sospensione di un conto o di una dimensione. È possibile esaminare le voci del giornale di registrazione secondario per determinare il motivo per cui non sono state trasferite selezionando Visualizza contabilità dal menu.
Quando si determina il motivo per cui una voce non viene trasferita nella contabilità generale, è possibile selezionare Trasferisci ora o Trasferimento in batch per trasferire le voci in contabilità generale.
La pagina Trasferimento batch per giornali di registrazione secondari consente di selezionare un tipo di documento di origine specifico (o tutti i tipi) e un anno/periodo fiscale per il trasferimento. A seconda dell'impostazione su Sì o No dell'opzione Riepilogo, il trasferimento in batch può ridurre il numero di voci in contabilità generale.
Ottimizzazione delle prestazioni di trasferimento del giornale di registrazione secondario alla contabilità generale
È disponibile una funzione che è possibile abilitare nell'area di lavoro Gestione funzionalità denominata Ottimizzazione delle prestazioni di trasferimento dal giornale di registrazione secondario alla contabilità generale. Questa funzione modifica la modalità di trasferimento Asincrono affinché funzioni in un modo più simile alla modalità di trasferimento Batch programmato. Le transazioni più piccole vengono raggruppate e trasferite insieme alla contabilità generale. Questa funzionalità è abilitata per impostazione predefinita.
Andare ad Amministrazione sistema > Impostazione > Automazioni processi per configurare le esecuzioni in batch. Se il trasferimento dai giornali di registrazione secondari viene effettuato meno velocemente del previsto, modificare l'intervallo di ripetizione di questa attività. Può essere opportuno modificarlo per eseguire i batch con maggiore frequenza.
Per l'esecuzione dell'automazione processi, il processo batch Processo di sistema polling automazione processi deve essere in esecuzione. Questo processo dovrebbe essere eseguito ogni minuto per cercare le nuove attività da elaborare. I trasferimenti di voci dai giornali di registrazione secondari alla contabilità generale possono venire ritardati se questo processo non viene eseguito con frequenza sufficiente.