Configurazione dell'area di lavoro Periodo finanziario e della programmazione di chiusura
Fine anno e fine periodo sono momenti di intenso lavoro per gli addetti alla contabilità di ogni società. Durante i primi giorni di ogni periodo e del nuovo anno fiscale è necessario impegnarsi per chiudere il periodo e l'anno precedenti e iniziare quelli successivi. Microsoft Dynamics 365 Finance fornisce un'area di lavoro facile da usare per la creazione e la gestione dei processi di chiusura.
Configurazione dei processi di chiusura
Per configurare i processi di chiusura, sono necessari i passaggi seguenti:
- Esecuzione dell'elaborazione della chiusura del periodo.
- Definizione del team e del calendario di lavoro.
- Creazione dei modelli di chiusura.
Elaborazione della chiusura del periodo
In genere, le organizzazioni chiudono la contabilità generale e quella ausiliaria alla fine di ogni periodo e di ogni anno fiscale per preparare sia i report finanziari interni che i rendiconti finanziari esterni. L'obiettivo del processo di chiusura è quello di completare tutte le transazioni finanziarie in corso e di registrare la transazione finale nella contabilità generale. Nell'ambito del processo di chiusura, a ogni reparto sono assegnate attività da completare entro una data richiesta per chiudere il periodo. Dopo la chiusura, non è più possibile registrare altre transazioni per il periodo o l'anno specifico.
Finance consente di definire una programmazione di chiusura in un modello e di applicare quest'ultimo a un periodo. In questo modo le persone responsabili delle attività e i responsabili che sovrintendono ai processi di chiusura possono visualizzare gli stati delle attività stesse, mentre i responsabili della programmazione di chiusura generale sono in grado di monitorare l'avanzamento in modo più efficiente.
Requisiti del setup
Il processo di chiusura prevede attività eseguite da persone specifiche in determinati giorni. La programmazione è spesso basata sul giorno della settimana corrispondente al primo giorno di un periodo. Per gestire la chiusura del periodo in Dynamics 365 Finance, è necessario accertarsi di definire tutti i parametri seguenti:
- Calendari: indica i giorni considerati lavorativi per il processo di chiusura.
- Aree attività: rappresenta i gruppi coinvolti nel processo di chiusura, ad esempio Contabilità fornitori, Contabilità clienti e Gestione articoli.
- Attività: attività eseguite durante una chiusura.
- Ruoli per chiusura: ruoli da assegnare alle persone responsabili dell'esecuzione delle attività. A un ruolo per la chiusura si può assegnare solo una persona.
- Risorse: persone che eseguono le attività. A ogni risorsa vengono assegnati uno o più ruoli di chiusura.
Ognuno di questi parametri è descritto in dettaglio nelle prossime sezioni. Per configurare i parametri relativi alla chiusura, andare a Contabilità generale > Periodo chiuso > Chiusura periodo finanziario.
Report valore di magazzino
È possibile usare il report Valore di magazzino per eseguire la riconciliazione tra la contabilità generale e l'inventario. Per altre informazioni sul report Valore di magazzino, consultare Report valore di magazzino
Definizione del team e del calendario di lavoro
La definizione del team e del calendario di lavoro implica la definizione dei ruoli di chiusura, delle risorse, delle aree di attività e del calendario.
Ruoli per la chiusura
I ruoli per la chiusura sono descrizioni generiche della persona che gestisce una particolare attività. Il sistema assegna alle attività ruoli per la chiusura anziché risorse specifiche per semplificare il cambiamento della persona che eseguirà un'attività in futuro. Il cambiamento della persona assegnata a un ruolo per la chiusura comporterà la modifica di tutte le attività assegnate a tale ruolo per le nuove programmazioni generate.
Risorse
Per risorse si intendono le persone che eseguono il lavoro correlato alla chiusura. Per aggiungere una risorsa per un processo di chiusura del periodo, è necessario prima definire la risorsa come lavoratore nel sistema. A una risorsa è possibile assegnare molti ruoli per la chiusura.
Se una risorsa viene spostata in un nuovo reparto o lascia un'organizzazione, è possibile assegnarne i ruoli per la chiusura a una risorsa diversa. Tutte le attività assegnate a questo ruolo per la chiusura vengono assegnate alla nuova risorsa per le programmazioni future. Grazie a questo approccio risulta più semplice cambiare la persona responsabile di una serie di attività. Se una programmazione di chiusura è già stata generata, è necessario modificare manualmente le assegnazioni per una nuova risorsa.
A un dipendente, ad esempio, potrebbero essere assegnati due ruoli per la chiusura (Addetto fatturazione contabilità clienti e Addetto pagamenti contabilità clienti) e di conseguenza tale dipendente deve eseguire tutte le attività di competenza dei ruoli specifici.
Una persona potrebbe supervisionare un periodo di chiusura, senza però svolgere alcuna delle singole attività relative alla chiusura stessa. È pertanto necessario definire tale persona come una risorsa in modo che possa visualizzare le informazioni sullo stato per un determinato periodo di chiusura.
Aree attività
Le aree attività consentono agli utenti di applicare un filtro in base a un gruppo specifico, per consentire a un responsabile, ad esempio, di controllare lo stato di tutte le attività della contabilità fornitori durante una particolare chiusura.
È possibile definire un numero illimitato di aree attività e assegnare ciascuna attività a una sola area attività.
Calendario
In Dynamics 365 Finance non si usano i calendari fiscali per definire una programmazione di chiusura, ma la funzionalità di chiusura periodo dispone di propri calendari. In alcune organizzazioni, ad esempio, il team finanziario lavora durante il fine settimana per completare la chiusura, mentre in altre l'ultimo giorno di chiusura del mese dipende dal giorno in cui cade il primo giorno del mese stesso.
La funzionalità calendario consente di definire una programmazione generale che potrebbe includere o meno i fine settimana ed è possibile anche modificare i calendari per aggiungere festività e fine settimana in base alle esigenze.
Un aspetto da considerare quando si definisce il calendario è ciò che accade alla fine dell'anno fiscale. La chiusura di un periodo o di un anno fiscale si verifica raramente l'ultimo giorno di un periodo o di un anno fiscale. La chiusura dell'ultimo periodo e quella di fine anno si verificano nell'anno fiscale successivo. È consigliabile creare un calendario con una data di fine lontana nel futuro. È possibile inoltre creare un calendario valido per anni e usarlo per le attività di chiusura sia del periodo sia dell'anno fiscale.
Lo screenshot seguente mostra un calendario di cinque giorni che copre due anni fiscali.
Per creare un calendario, completare i campi obbligatori nella pagina Calendario per programmazione attività.
Per modificare i giorni da considerare come lavorativi, usare la pagina Modifica calendario. Questa pagina consente di modificare i giorni del fine settimana in un giorno lavorativo durante la chiusura di fine anno o del periodo oppure di modificare i giorni festivi in giorni non lavorativi.
Creazione dei modelli di chiusura
È possibile usare i modelli di chiusura per creare l'elenco generico delle attività, specificando inoltre il responsabile dell'attività e la relativa data di scadenza dell'attività. Inoltre, è possibile creare un collegamento facoltativo per passare a una pagina in Finance o a un URL esterno in cui la risorsa può completare l'attività.
Definizione delle attività
Per attività si intende un'azione o una parte di lavoro da completare in un determinato giorno compreso nella programmazione di chiusura. Ogni attività può essere assegnata a una sola persona. Se un'attività richiede due persone, sarà necessario dividere il lavoro in due o più attività.
Quando si creano le attività, decidere il livello di dettaglio e le parole da usare per descrivere ciascuna attività e le eventuali dipendenze tra le attività. Un'organizzazione, ad esempio, potrebbe richiedere che tutte le fatture fornitore in sospeso e i giornali di registrazione pagamenti della contabilità fornitori siano registrati prima di completare la rivalutazione della valuta nella contabilità fornitori.
I menu Dipendenze e Allegati vengono visualizzati quando si seleziona il pulsante con i puntini di sospensione (...) sopra la griglia delle attività.
Creazione della programmazione modello
La programmazione modello riunisce tutti gli elementi della configurazione, ovvero un elenco di attività o di impegni. Per ogni attività nell'elenco, si completeranno i componenti seguenti:
Area attività: definire un'area di attività per raggruppare le attività e filtrarne l'elenco.
Data di scadenza: definire la data in relazione alla fine del periodo (0 è l'ultimo giorno del periodo, 1 è il primo giorno del periodo successivo). Immettere un valore positivo o negativo oppure 0 (zero). È anche possibile specificare un'ora del giorno per la data di scadenza.
Ruolo per chiusura: il ruolo per la chiusura viene assegnato a una singola risorsa in un momento qualsiasi. Quando dal modello si genera una programmazione, la risorsa assegnata al ruolo per la chiusura viene assegnata anche all'attività generata dal modello.
Società: assegnare una o più società all'attività. Possono esistere attività da completare per tutte le società, mentre altre sono univoche e specifiche per una singola società. Definire la programmazione in base al momento in cui un'attività deve essere completata per ogni società. Se la data di scadenza relativa è diversa per una o più società, potrebbe essere necessario creare un'attività univoca.
Collegamenti attività: un collegamento consente agli utenti di accedere direttamente alla pagina in Dynamics 365 Finance oppure a un URL usato per completare l'attività. È possibile specificare un solo collegamento per ciascuna attività. Se sono presenti più pagine o URL, valutare la possibilità di dividere l'attività in più attività.
È possibile scegliere i collegamenti nelle voci di menu raggruppate per modulo. Non è possibile creare i propri collegamenti senza aggiungere la voce di menu alla pagina del menu del modulo. È possibile collegare i report di Financial Reporting a un'attività tramite l'URL presente nella visualizzazione del report. Le voci di menu tra cui è possibile scegliere sono visualizzate in base al modulo.
Dipendenza: selezionare una o più attività da completare prima dell'attività corrente.
Allegati: includere allegati che contengono istruzioni specifiche, moduli esterni da completare o cartelle di lavoro di Microsoft Excel per semplificare l'attività. Gli allegati assegnati all'attività modello verranno copiati nella programmazione generata. Ogni società che usa Dynamics 365 Finance dispone di un proprio set di attività per la chiusura di un periodo o di un anno fiscale.
L'elenco seguente mostra le attività comuni che si può scegliere di usare:
- Registrazione di tutte le transazioni per la fine del periodo.
- Verifica che tutti i giornali di registrazione siano registrati.
- Liquidazione di fatture e pagamenti in Contabilità fornitori e Contabilità clienti.
- Liquidazione delle transazioni contabili (facoltativo).
- Rivalutazione della valuta estera per i moduli di Contabilità fornitori, Contabilità clienti, Gestione cassa e banche e Contabilità generale per generare perdite o profitti non realizzati.
- Elaborazione di eventuali allocazioni richieste.
- Riconciliazione della contabilità ausiliaria con la contabilità generale.
- Registrazione manuale delle rettifiche di fine periodo.
- Inserimento nel giornale di registrazione delle transazioni e revisione del report Giornale di registrazione contabilità generale.
- Esecuzione di un consolidamento usando una società di consolidamento o la creazione di report finanziari.
- Generazione di rendiconti finanziari di fine periodo usando la creazione di report finanziari.
- Impostazione dei periodi contabili su In sospeso in modo che non si verifichino ulteriori registrazioni. Per un controllo migliore, è anche possibile limitare un periodo a un gruppo specifico di utenti mentre si eseguono le attività di fine periodo. Si consiglia di non usare lo stato Chiuso in modo permanente perché non è possibile riaprire un periodo chiuso definitivamente.
La granularità della programmazione di chiusura può essere definita in base alle esigenze.
Definizione di programmazioni di chiusura del periodo
Dopo aver configurato i modelli di chiusura, sarà possibile definire una nuova programmazione di chiusura selezionando Programmazioni chiusura nella pagina Configurazione chiusura periodo finanziario. Le informazioni fornite per una programmazione includono:
- Nome breve per la programmazione (può essere semplice come 02-2022).
- Nome descrittivo per la programmazione.
- Data di inizio e di fine periodo.
Nota
Per la chiusura di un anno fiscale usare l'intero anno.
- Modello di chiusura da usare per definire la programmazione.
- Calendario che specifica i giorni lavorativi.
- Società per cui definire la programmazione. Per selezionare una o più società, usare l'elenco a discesa. Per ogni società selezionata verrà creata una programmazione con attività.
Quando si definisce una programmazione di chiusura, si verificano le azioni seguenti:
- Aggiunta alla programmazione di ogni attività elencata nel modello. L'area attività assegnata all'attività verrà inserita nella riga di programmazione.
- Calcolo della data/ora di scadenza dell'attività in base alla data di fine specificata per il periodo durante la definizione della programmazione.
- Assegnazione delle risorse a ciascuna attività esaminando il ruolo per la chiusura associato all'attività e la risorsa attualmente assegnata a tale ruolo.
- Generazione delle dipendenze delle attività in base al modello.
La data di scadenza per eventuali attività non completate entro il valore indicato nel campo Data di scadenza viene visualizzata in rosso e viene visualizzato anche un simbolo di avviso.
Analisi e modifica della programmazione
La persona responsabile della programmazione generale deve esaminarla e modificarla in base alle esigenze. Se la persona responsabile di un'attività, ad esempio, non lavora alla scadenza dell'attività, è possibile riassegnare l'attività a una persona diversa. Solo le persone elencate come risorse nella configurazione di fine periodo finanziario sono disponibili per la selezione. Se una persona ne deve sostituire un'altra, è possibile aggiungerla come risorsa senza assegnarle un ruolo per la chiusura.
Potrebbe essere necessario, inoltre, modificare manualmente le date di scadenza in base all'assenza di una persona o ad altre attività che possono verificarsi in quel momento specifico.
Quando si seleziona Modifica per modificare un'attività, si apporteranno le modifiche nella pagina Modifica attività seguente.
La programmazione è disponibile non appena viene generata. Non è possibile generare la programmazione, modificarla e quindi rilasciarla al team. Apportare le modifiche nella stessa sessione in cui la programmazione è stata generata la prima volta.
Gestione del processo di chiusura
Per gestire il processo di chiusura, sarà necessario rivedere e aggiornare le attività, rivedere lo stato e completare la chiusura.
Analisi e aggiornamento delle attività
È possibile esaminare lo stato di attività specifiche per una chiusura periodo in più modi diversi, tra cui il più semplice è quello di usare l'area di lavoro Chiusura periodo finanziario. Quando si apre un'area di lavoro, non viene visualizzato alcun elemento fino a quando non si seleziona la programmazione di chiusura.
Una volta selezionata la programmazione, nell'area di lavoro vengono visualizzate le attività in base ai diritti di sicurezza di cui dispone l'utente. Alcuni utenti possono visualizzare solo le attività assegnate loro, mentre altri ruoli, come i responsabili, possono visualizzare tutte le attività per la programmazione, con possibilità quindi di gestire le attività di chiusura del proprio team. I riquadri mostrano le attività scadute, quelle in scadenza in data odierna, quelle che non possono ancora essere eseguite a causa della presenza di dipendenze e quelle aperte o non completate.
Per modificare la programmazione nell'area di lavoro Chiusura periodo finanziario, è possibile aggiungere attività e modificare assegnazioni. Quando si completa un'attività, l'ora e l'identificatore utente vengono registrati per indicare il completamento. A ogni attività sono associati eventuali allegati del modello. È possibile includere allegati durante l'esecuzione di un'attività per fornire la prova del completamento o la documentazione da conservare per le attività.
È anche possibile usare la pagina Tutte le attività di chiusura periodo finanziario disponibile nel gruppo Periodo chiuso nel menu del modulo Contabilità generale. Questa pagina consente di visualizzare più colonne nella pagina, di aggiungere avvisi, di impostare filtri personalizzati e di visualizzare le attività in più programmazioni di chiusura. All'inizio di ogni anno fiscale potrebbero essere presenti attività che si sovrappongono rispetto all'ultimo periodo dell'anno precedente e alla chiusura di fine anno.
Per visualizzare i dettagli di ogni singola attività, selezionare il nome dell'attività nella pagina Tutte le attività di chiusura periodo finanziario nell'area di lavoro Chiusura periodo finanziario. Questa operazione permette di visualizzare la pagina specifica usata per completare l'attività. Se si seleziona l'attività Registra fatture fornitore in sospeso, ad esempio, verrà visualizzata la pagina Fatture fornitore in sospeso, come mostrato nello screenshot di seguito.
Nelle pagine delle aree di lavoro e di tutte le attività di chiusura del periodo finanziario sono presenti avvisi in relazione alla programmazione. Se un'attività è scaduta, ad esempio, viene visualizzato un punto esclamativo (!), mentre se un'attività non può essere completata perché le dipendenze non sono ancora risolte viene visualizzato un lucchetto.
Stato
Il modo migliore per visualizzare lo stato consiste nell'usare i riquadri nell'area di lavoro Chiusura periodo finanziario. Questi riquadri contengono una rapida vista generale di una programmazione di chiusura e altre informazioni, come il numero delle attività completate e scadute e quello delle attività che non possono essere completate a causa di dipendenze non risolte. È possibile creare riquadri personalizzati da aggiungere a quest'area di lavoro per monitorare lo stato di aree attività/reparti singoli oppure usare qualsiasi filtro significativo per il processo di chiusura.
Completamento della chiusura
Al termine della chiusura, la programmazione risulterà bloccata e non potrà più essere modificata. È possibile bloccare la programmazione anche se tutte le attività non sono state completate. Quando una programmazione è bloccata, non viene più visualizzata nell'area di lavoro Chiusura periodo finanziario. È possibile aprire la pagina Tutte le attività di chiusura periodo finanziario per visualizzare la cronologia. È anche possibile sbloccare la programmazione, se necessario.
