Descrizione dei componenti principali della contabilità fornitori
La contabilità fornitori consente di gestire gli importi dovuti ai fornitori e presentati come passività nello stato patrimoniale aziendale sotto forma di debito a breve termine. Ad esempio, un ristorante potrebbe ricevere una spedizione di prodotti alimentari prima del relativo pagamento. Questo debito sarà registrato nella contabilità fornitori.
Fornitori
Un'azienda acquista beni e servizi dai fornitori. Ogni transazione di contabilità fornitori deve essere associata a un fornitore. Per creare, gestire e richiedere informazioni sui fornitori, è possibile usare la pagina Fornitori.
Quando si configura un nuovo fornitore in Finance, si consiglia di immettere sempre il maggior numero di informazioni possibile poiché tali dati verranno usati in tutto il sistema per fatture, pagamenti e report.
I dati di base vengono visualizzati automaticamente come predefiniti per tutte le transazioni che interessano il fornitore, ma le informazioni predefinite possono essere modificate in qualsiasi momento, se necessario.
Per altre informazioni sulla creazione dei fornitori, accedere ai collegamenti corrispondenti nell'unità Riepilogo e risorse alla fine di questo modulo.
Fatture fornitore
Per comprendere le fatture fornitori, è necessario prima vedere dove si collocano nell'ambito dei processi aziendali di contabilità fornitori, come illustrato nella figura seguente:
Quando si ordina un prodotto o un servizio a un fornitore, è necessario creare una richiesta di acquisto, stipulare contratti di acquisto e creare ordini fornitore. Quindi, nell'ambito della contabilità fornitori, si dovrà pagare il prodotto o il servizio. Questo processo comporta la ricezione e l'immissione di fatture, la generazione e l'invio dei pagamenti ai fornitori e la gestione delle liquidazioni dei fornitori.
È possibile immettere manualmente le fatture fornitore o riceverle elettronicamente tramite un'entità di dati. Quando si crea una fattura, è possibile anche allegarne una copia elettronica al record. Dopo che le fatture sono state immesse o ricevute, è possibile esaminarle e approvarle utilizzando un giornale di approvazione fatture o la pagina Fattura fornitore. È possibile usare l'abbinamento fatture, i criteri di fattura fornitore e il flusso di lavoro per automatizzare il processo di revisione, in modo che le fatture che soddisfano determinati criteri vengano approvate automaticamente e le rimanenti fatture vengano contrassegnate per la revisione da parte di un utente autorizzato.
Una fattura fornitore di un ordine fornitore consente di produrre fatture fornitore a partire da ordini fornitore quando i prodotti o i servizi vengono ricevuti in seguito a un ordine fornitore inviato a un fornitore. La fattura fornitore contiene un'intestazione e una o più righe per articoli o servizi. Una fattura fornitore completa il ciclo dall'ordine fornitore all'entrata prodotti fino alla fattura fornitore.
Sebbene alcune fatture fornitore possano essere collegate a un ordine fornitore, potrebbero contenere anche righe che non corrispondono alle righe di tale ordine. È inoltre possibile creare fatture fornitore non associate ad alcun ordine fornitore. Queste fatture fornitore potrebbero essere riferite a servizi regolari, ad esempio a una bolletta per l'energia elettrica. Quando si aggiunge un servizio regolare, non è necessario fare riferimento a un ordine fornitore.
Esistono diversi modi per immettere una fattura fornitore:
Il registro fatture fornitori consente di immettere rapidamente le fatture che non fanno riferimento a un ordine fornitore per poter iniziare ad accumulare la spesa. Aiuta gli impiegati non finanziari a inserire facilmente le fatture dei fornitori affinché un addetto finanziario possa registrarle in un secondo momento. Il giornale di registrazione approvazioni fatture fornitore permette di selezionare tali fatture e di registrarle nel saldo fornitore per stornare l'importo corrispondente.
Con un unico passaggio, il giornale di registrazione fatture fornitore consente di immettere rapidamente le fatture che non fanno riferimento a un ordine fornitore.
Insieme al pool fatture fornitore, il registro fatture fornitore consente di inserire rapidamente le fatture per accumulare la spesa. In un secondo momento, è possibile aprire gli ordini fornitore associati per registrare la fattura nel conto spese.
Le pagine Fatture fornitore aperte e Fatture fornitore in sospeso consentono di creare fatture fornitore da ordini fornitore confermati.
Ordine fornitore
Un ordine fornitore è un documento che rappresenta un contratto con un fornitore relativo all'acquisto di beni o servizi. Questo documento consente anche di tenere traccia delle entrate prodotti relative a un ordine e, successivamente, della contabilità delle fatture fornitore emesse per tale ordine.
La pagina Ordini fornitore contiene una panoramica degli ordini disponibili e consente di modificarli. Quando si apre un ordine fornitore, è possibile selezionare la Visualizzazione intestazione, che contiene le informazioni specificate una sola volta per ogni ordine fornitore, come i dettagli del fornitore. In alternativa, è possibile selezionare la Visualizzazione righe, in cui è possibile modificare le righe dell'ordine. In genere, durante la modifica degli ordini fornitore si passerà da una all'altra di queste due visualizzazioni. Gli addebiti non sono elencati direttamente nella pagina Ordini fornitore, ma sono accessibili tramite i menu nell'intestazione e nelle righe dell'ordine.
Esistono molti report che consentono di visualizzare informazioni su ordini fornitore, entrate di prodotti e fatture fornitore. Tali report sono disponibili nei moduli Approvvigionamento e Contabilità fornitori.
Le aree di lavoro Preparazione ordini fornitore e Ricevimento e follow-up ordini fornitore consentono di visualizzare gli elenchi di ordini fornitore con l'indicazione dei diversi stati attraverso i quali sono passati. Forniscono anche un riepilogo delle azioni che devono essere intraprese. L'area di lavoro Preparazione ordini fornitore è incentrata sulla creazione e revisione dell'ordine fornitore, l'elaborazione dell'ordine tramite l'approvazione e la conferma per il fornitore. L'area di lavoro Ricevimento e follow-up ordini fornitore è incentrata sull'elaborazione del ricevimento di beni o servizi rispetto agli ordini fornitore. Include elenchi che forniscono informazioni dettagliate su entrate merci scadute o con consegna imminente da parte del fornitore. Queste aree di lavoro non vengono usate per eseguire le operazioni correlate all'entrata merci gestite tramite il magazzino. Tali operazioni vengono eseguite nelle pagine dei moduli di gestione articoli e gestione magazzino. L'elaborazione delle fatture fornitore deve essere eseguita tramite l'area di lavoro Inserimento fatture fornitore e i pagamenti nell'area di lavoro Pagamenti fornitore.
Per altre informazioni sui vari passaggi per la gestione degli ordini fornitore, consultare i collegamenti nell'unità Riepilogo e risorse alla fine di questo modulo.
Criteri di abbinamento a tre elementi di verifica
Un "criterio di abbinamento a tre elementi di verifica" fa riferimento ai tre fattori (ordine fornitore, ricevimento di beni o servizi e fattura fornitore) che devono rispettare i livelli di tolleranza concordati ai fini di un pagamento appropriato e tempestivo.
L'esempio che segue illustra un abbinamento a tre elementi di verifica per la combinazione articolo e fornitore.
Riepilogo: un controllore presso la sede centrale di una persona giuridica denominata Fabrikam decide che tutte le fatture basate sugli ordini fornitore devono essere abbinate alle righe dell'ordine fornitore (abbinamento bidirezionale). Il contabile della divisione malese di Fabrikam può sostituire i criteri di abbinamento a un livello superiore di abbinamento per ordini fornitore specifici.
Il volume e gli importi sono ridotti e si sono verificati alcuni problemi con la consegna da parte di alcuni fornitori in Malaysia. Per questi motivi, il contabile imposta il livello di controllo per alcune combinazioni di articoli e fornitori acquistati in Malaysia in base a un abbinamento a tre elementi di verifica.
I criteri di abbinamento fatture in questo esempio aiutano le persone nei seguenti ruoli a raggiungere questi obiettivi:
Il controllore dell'azienda Fabrikam può aiutare le persone dell'organizzazione a identificare e risolvere i problemi relativi a ordini, ricevimento e pagamento di articoli (beni e servizi) dei fornitori.
Il contabile della divisione malese di Fabrikam può applicare i criteri aziendali e assicurarsi che le fatture vengano pagate solo dopo che sono state abbinate alle righe dell'ordine fornitore e all'entrata prodotti che rappresentano l'entrata di beni e servizi. Può anche aumentare il livello di controllo fino all'abbinamento a tre elementi di verifica per articoli specifici per controllare i costi operativi.
Prerequisiti
Il controllore imposta i criteri di abbinamento a livello di persona giuridica su Criteri di abbinamento a due elementi di verifica.
Imposta il campo Associa prezzi totali per la persona giuridica su Percentuale e immette il valore del 10% come percentuale di tolleranza.
Imposta sul 2% la tolleranza per il prezzo unitario per tutti gli articoli.
L'addetta alla contabilità imposta i criteri di abbinamento a livello di combinazione articolo e fornitore per l'articolo PH2500 - Computer e il fornitore Contoso su Criteri di abbinamento a tre elementi di verifica.
Un addetto agli ordini fornitore presso la divisione di Fabrikam in Malaysia emette ordini fornitore a Contoso relativi a tre articoli, come mostrato nella tabella seguente. Quando crea l'ordine fornitore, sostituisce i criteri di abbinamento per il mouse senza fili in modo che corrisponda a un abbinamento a tre elementi di verifica, anziché a due elementi di verifica.
| Numero articolo | Quantità | Prezzo unitario | Importo netto | Criteri di abbinamento (valore predefinito) | Criteri di abbinamento (della riga dell'ordine fornitore) |
|---|---|---|---|---|---|
| PH2500 - Computer | 2 | 2.500,00 | 5.000,00 | Criteri di abbinamento a tre elementi di verifica | Criteri di abbinamento a tre elementi di verifica |
| MM01 - Mouse wireless | 2 | 40,00 | 80,00 | Criteri di abbinamento a due elementi di verifica | Criteri di abbinamento a tre elementi di verifica |
| Unità USB | 200 | 10,00 | 2.000,00 | Criteri di abbinamento a due elementi di verifica | Criteri di abbinamento a due elementi di verifica |
Scenario
Gli articoli arrivano. Un addetto al reparto di ricevimento merci della divisione malese di Fabrikam viene interrotto e non registra immediatamente l'entrata del prodotto.
La persona che coordina la contabilità fornitori di Fabrikam immette e verifica la fattura presentata da Contoso. Verifica le informazioni seguenti:
Per gli articoli che richiedono l'abbinamento a tre elementi di verifica, la quantità nella riga della fattura corrisponde alla quantità ricevuta. La quantità ricevuta è indicata nell'entrata prodotti abbinata alla fattura.
Per gli articoli che richiedono l'abbinamento a due o tre elementi di verifica, i prezzi nella riga della fattura rientrano nei valori di tolleranza definiti nell'applicazione. Ciò include i seguenti tipi di abbinamento dei prezzi:
Abbinamento del prezzo unitario netto: il prezzo unitario netto nella riga della fattura corrisponde al prezzo unitario netto nella riga dell'ordine fornitore, entro la percentuale di tolleranza. In questo esempio, la tolleranza per il prezzo unitario netto è del +2%.
Abbinamento dei prezzi totali: l'importo netto nella riga della fattura corrisponde all'importo netto nella riga dell'ordine fornitore, entro la percentuale di tolleranza, l'importo di tolleranza o entrambi. In questo esempio, la tolleranza per i prezzi totali è del +10%.
La fattura cartacea di Contoso contiene le informazioni seguenti:
| Articolo | Quantità | Prezzo unitario | Importo netto |
|---|---|---|---|
| PH2500 - Computer | 2 | 2.500,00 | 5.000,00 |
| MM01 - Mouse wireless | 2 | 41,00 | 82,00 |
| Unità USB | 200 | 10,05 | 2.010,00 |
| Fattura totale | 7.092,00 |
La riga della fattura include le seguenti informazioni:
| Numero articolo | Quantità | Prezzo unitario | Importo netto riga | Criteri di abbinamento | Abbinamento quantità entrata prodotti | Abbinamento prezzi | Abbinamento totale prezzo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PH2500 - Computer | 2 | 2.500,00 | 5.000,00 | Criteri di abbinamento a tre elementi di verifica | Convalida non superata | Convalida superata | Convalida superata |
| MM01 - Mouse wireless | 2 | 41,00 | 82,00 | Criteri di abbinamento a tre elementi di verifica | Convalida non superata | Convalida non superata | Convalida superata |
| Unità USB | 200 | 10,05 | 2.010,00 | Criteri di abbinamento a due elementi di verifica | Convalida superata | Convalida superata |
Nota
Per la riga PH2500 - Computer, la colonna Abbinamento quantità entrata prodotti riporta un'icona di avviso, poiché la riga della fattura non è abbinata a un'entrata prodotti. Per la riga MM01 - Mouse senza fili, la colonna Abbinamento quantità entrata prodotti riporta un'icona di avviso, poiché la riga della fattura non è abbinata a un'entrata prodotti. La colonna Abbinamento prezzo unitario presenta un'icona di avviso, poiché la tolleranza del prezzo unitario netto del 2% è stata superata. Per la riga Unità USB, la colonna Abbinamento quantità entrata prodotti è vuota, poiché l'abbinamento a due elementi di verifica non corrisponde alle quantità della riga della fattura e della riga dell'entrata prodotti.
Se è necessaria l'approvazione per la registrazione di fatture con discrepanze di abbinamento fatture, selezionare l'opzione Approva registrazione con discrepanze di abbinamento nella pagina Dettagli abbinamento fatture prima che la fattura possa essere registrata con errori di abbinamento prezzi e quantità. Se non è richiesta l'approvazione, l'elaborazione della fattura può continuare se non sono presenti altri errori di registrazione.