Descrizione dei pagamenti e delle liquidazioni fornitori
Quando si paga un prodotto o un servizio ordinato a un fornitore, è necessario ricevere e immettere fatture, generare e inviare pagamenti fornitore e gestire le liquidazioni dei fornitori.
Esistono più metodi per immettere un pagamento fornitore, inclusi l'uso di una proposta di pagamento, l'immissione manuale di un pagamento una tantum e i pagamenti anticipati. Tali metodi vengono gestiti in Contabilità fornitori > Pagamenti > Giornale di registrazione pagamenti.
Creazione di pagamenti fornitore tramite una proposta di pagamento
Spesso le proposte di pagamento si usano per creare pagamenti fornitore, poiché la query può essere usata per selezionare rapidamente le fatture fornitore da pagare in base a criteri quali la data di scadenza e lo sconto di cassa.
Le organizzazioni usano spesso le proposte di pagamento per creare pagamenti fornitore, poiché la query per la proposta di pagamento può essere usata per selezionare rapidamente le fatture fornitore da pagare in base alla data di scadenza, lo sconto di cassa e altri criteri.
Di seguito è riportato un esempio. Fabrikam collabora con fornitori che hanno emesso le fatture elencate nella seguente tabella:
| Fornitore | Fattura | Data fattura | Importo fattura | Data di scadenza | Data sconto di cassa | Importo sconto di cassa |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 3050 | 1001 | 15 giugno | 500,00 | 15 luglio | 29 giugno | 10,00 |
| 3050 | 1002 | 20 giugno | 600,00 | 20 luglio | 4 luglio | 12,00 |
| 3075 | 1003 | 15 giugno | 250,00 | 28 giugno | 0,00 | |
| 3100 | 1004 | 17 giugno | 100,00 | 17 luglio | 1 luglio | 1,00 |
Il 1° luglio, il contabile che gestisce i pagamenti a Fabrikam paga i fornitori. Usa una proposta di pagamento per completare questa attività in modo più efficiente.
Opzione 1: per sconto di cassa
Il contabile seleziona Sconto di cassa come tipo di proposta. Immette l'intervallo di date 26 giugno-10 luglio. Nella proposta vengono incluse le seguenti fatture:
1002, perché la data di sconto del 4 luglio è compresa nell'intervallo delle date di pagamento.
1004, perché la data di sconto del 1° luglio è compresa nell'intervallo delle date di pagamento.
Nella proposta non vengono incluse le seguenti fatture:
1001, perché la data di sconto del 29 giugno è già scaduta, quindi questa fattura non è più idonea per lo sconto di cassa.
1003, perché questa fattura non ha una data di sconto.
Opzione 2: per data di scadenza
Il contabile seleziona Per scadenza come tipo di proposta. Immette l'intervallo di date 26 giugno-10 luglio. Nella proposta viene inclusa la seguente fattura:
- 1003, perché la data di scadenza del 29 luglio è compresa nell'intervallo delle date di pagamento.
Nella proposta non vengono incluse le seguenti fatture:
1001, perché la data di scadenza del 15 luglio non è compresa nell'intervallo delle date di pagamento.
1002, perché la data di scadenza del 20 luglio non è compresa nell'intervallo delle date di pagamento.
1004, perché la data di scadenza del 17 luglio non è compresa nell'intervallo delle date di pagamento.
Opzione 3: per data di scadenza e sconto di cassa
Il contabile seleziona Data di scadenza e sconto di cassa come tipo di proposta. Immette l'intervallo di date 26 giugno-10 luglio. Nella proposta vengono incluse le seguenti fatture:
1003, perché la data di scadenza del 29 luglio è compresa nell'intervallo delle date di pagamento.
1002, perché la data di sconto del 4 luglio è compresa nell'intervallo delle date di pagamento.
1004, perché la data di sconto del 1° luglio è compresa nell'intervallo delle date di pagamento.
Nella proposta non viene inclusa la seguente fattura:
- 1001, perché la data di sconto del 29 giugno è già scaduta, quindi questa fattura non è più idonea per lo sconto di cassa; inoltre, la data di scadenza del 15 luglio non è compresa nell'intervallo di date.
Per altre informazioni sulla creazione di pagamenti fornitore tramite una proposta di pagamento, accedere ai collegamenti corrispondenti nell'unità Riepilogo alla fine di questo modulo.
Pagamenti anticipati
Le organizzazioni potrebbero emettere pagamenti anticipati ai fornitori per beni o servizi prima che tali beni o servizi vengano forniti.
È possibile usare due metodi per emettere pagamenti anticipati ai fornitori: fatturazione per pagamento anticipato e giustificativi giornale di registrazione per pagamento anticipato. Per ridurre al minimo il rischio, è possibile tenere traccia dei pagamenti anticipati definendo il pagamento anticipato in un ordine fornitore. Per questo metodo è necessario creare una fattura di pagamento anticipato associata a un ordine fornitore. Questo metodo è indicato come fatturazione per pagamento anticipato. Le organizzazioni che non desiderano tenere traccia dei pagamenti anticipati con la stessa precisione o non ricevono una fattura di pagamento anticipato dal fornitore possono usare giustificativi giornale di registrazione per pagamento anticipato anziché il metodo di fatturazione per pagamento anticipato. È possibile creare giustificativi giornale di registrazione per pagamento anticipato creando scritture contabili e contrassegnandole come tali. Con questo metodo, non è possibile tenere traccia di quali pagamenti anticipati vengono effettuati a un fornitore a fronte di quali ordini fornitore. Tuttavia, è possibile contrassegnare un pagamento anticipato registrato per la liquidazione a fronte di un ordine fornitore.
Per altre informazioni sui pagamenti anticipati, accedere ai collegamenti corrispondenti nell'unità Riepilogo alla fine di questo modulo.
Liquidazioni
La liquidazione è il processo di applicazione di un pagamento a una fattura.
Di seguito è riportato un esempio di liquidazione.
Liquidare un pagamento fornitore parziale e liquidare completamente il pagamento finale prima della data dello sconto
In questo scenario si effettuano pagamenti parziali per una fattura fornitore e si applica uno sconto di cassa.
Fabrikam acquista merci dal fornitore 3064. Il fornitore concede a Fabrikam uno sconto di cassa dell'1% se la fattura viene pagata entro 14 giorni. Le fatture devono essere pagate entro 30 giorni. Il fornitore concede a Fabrikam anche sconti di cassa sui pagamenti parziali. I parametri di liquidazione si trovano nella pagina Parametri contabilità fornitori.
Fattura fornitore del 25 giugno
Il 25 giugno il contabile immette una fattura per 1.000,00 per il fornitore 3064. Può visualizzare questa transazione nella pagina Transazioni fornitore.
Dalla pagina Fornitori il contabile apre la pagina Liquida transazioni. Può usare la pagina Liquida transazioni per visualizzare le date e gli importi degli sconti di cassa. La data di scadenza è il 25 luglio ed è disponibile uno sconto di cassa di -10,00 se la fattura viene pagata entro il 9 luglio.
Pagamento parziale il 1° luglio usando la pagina Liquida transazioni
Il contabile può creare un giornale di registrazione pagamenti per questo pagamento aprendo la pagina Giornale di registrazione pagamenti in Contabilità fornitori. Crea un nuovo giornale di registrazione e immette una riga per il fornitore 3064. Quindi, apre la pagina Liquida transazioni in modo da poter contrassegnare la fattura per la liquidazione. Il contabile contrassegna la fattura e modifica il valore nel campo Importo da liquidare in -500,00. Nota che il valore nel campo Importo sconto di cassa è -10,00 per la fattura completa e che il valore nel campo Importo sconto di cassa da applicare è -5,05. Pertanto, sta liquidando -505,05 di questa fattura.
Il contabile vuole liquidare esattamente metà della fattura. Pertanto, cambia il valore del campo Importo da liquidare in -495,00. L'importo totale che viene liquidato è ora 500,00. Tale importo include lo sconto di cassa di -5,00.
Il contabile chiude la pagina Liquida transazioni. Nel giornale di registrazione viene creata una riga di pagamento per 495,00, quindi contabilizza la registrazione. Può rivedere le transazioni fornitore nella pagina Transazioni fornitore. Il contabile nota che la fattura ha un saldo di -500,00, con un pagamento di 495,00 e uno sconto di cassa di 5,00.
Importo residuo pagato l'8 luglio
Il contabile paga il resto della fattura per il fornitore 3064 l'8 luglio, che rientra nel periodo dello sconto di cassa. Crea il giornale di registrazione pagamenti l'8 luglio e contrassegna la transazione per la liquidazione. Il contabile nota che l'importo da liquidare è 495,00. Il valore nel campo Sconto di cassa stimato è -5,00, perché in precedenza era stato applicato lo sconto di 5,00.
Il contabile registra il giornale di registrazione pagamenti e rivede le transazioni fornitore nella pagina Transazioni fornitore. Il saldo della fattura è ora 0,00.
Il seguente video spiega i metodi di pagamento del fornitore.
Descrizione dei pagamenti fornitore
A seconda dei requisiti aziendali, è possibile usare diversi processi per il pagamento del fornitore.