Descrizione dell'elaborazione degli ordini cliente
Come accennato in precedenza, i venditori elaborano i dettagli specifici di una soluzione per il cliente nelle opportunità. Dopo che il venditore ha definito i dettagli e il cliente è pronto per una proposta formale, il venditore presenta un'offerta al cliente. L'offerta definisce le informazioni sui prezzi e le quantità dei prodotti.
È possibile creare le offerte manualmente o direttamente da un'opportunità. Le offerte create dalle opportunità includono dettagli importanti del record dell'opportunità, ad esempio le informazioni sui prezzi e le eventuali voci collegate aggiunte automaticamente. È possibile aggiungere e rimuovere singole voci del prodotto in base alle esigenze.
Quando viene creata, l'offerta ha lo stato Bozza. È possibile modificare le bozze di offerte e aggiungere o rimuovere prodotti da esse. Quando è pronta per essere presentata a un cliente, l'offerta deve essere attivata. Un'offerta attivata è di sola lettura. Quando è attivata, l'offerta è pronta per la presentazione al cliente. È possibile generare le offerte come documenti di Microsoft Word o PDF.
In genere, il cliente non firma la prima versione dell'offerta che gli viene presentata. È normale che un cliente richieda la rimozione di articoli o la rettifica delle quantità. L'offerta può ad esempio includere inizialmente dieci telecamere di sicurezza, ma il cliente decide per il momento di volerne solo cinque.
In Dynamics 365 Sales le offerte attive non si possono modificare. Le modifiche alle offerte si eseguono tramite revisioni. Se si aggiorna un'offerta, la versione originale viene chiusa e conservata per fini cronologici e viene creata una nuova versione con un numero di revisione aggiornato. Tale processo assicura che tutte le versioni precedenti dell'offerta siano accessibili in qualsiasi momento. Una volta che il venditore applica le modifiche necessarie, è possibile attivare l'offerta aggiornata per poi presentarla al cliente.
Dopo che il cliente ha confermate un'offerta, questa si chiude ed è possibile generare un ordine. Quando chiude l'offerta, il venditore può scegliere di convertirla in ordine. Inoltre, se l'offerta è stata generata da un'opportunità, è possibile scegliere di chiudere anche l'opportunità. È importante ricordare che, una volta accettata, l'offerta non può essere modificata.
Ordini e fatture
Dopo il ciclo di vita dell'offerta, quando il cliente è pronto a proseguire nel processo di acquisto, probabilmente effettuerà un ordine. Un ordine è un impegno di acquisto di prodotti o servizi da parte di un cliente. La maggior parte degli ordini viene creata come risultato diretto di un'offerta accettata. In alcuni momenti, tuttavia, potrebbe essere necessario creare un ordine non correlato a un'offerta.
Quando le offerte sono convertite in ordini, il contenuto dell'offerta viene aggiunto al record dell'ordine e l'offerta viene chiusa. I prodotti e gli articoli nell'ordine possono essere modificati secondo necessità. Se un ordine viene creato manualmente, è necessario aggiungere tutte le informazioni richieste per l'ordine, ad esempio il potenziale cliente, il nome e i dati sul listino prezzi.
I prodotti e i prezzi di un ordine possono essere aggiornati in base alle esigenze. Gli ordini rappresentano in genere l'ultima fase di un processo di vendita. Le organizzazioni devono pertanto garantire che le informazioni sui prezzi ad esse relative siano corrette. A tal fine, possono limitare prodotti e prezzi, bloccando e sbloccando i prezzi in base alle esigenze. Il blocco dei prezzi viene usato per garantire che vengano usati solo i prodotti esistenti con il modello di prezzo corrente. Quando il prezzo è bloccato, non è possibile sovrascrivere le informazioni sul prezzo nell'ordine. Sbloccando i prezzi, è possibile sovrascrivere qualsiasi campo prezzi, se necessario.
Dopo l'emissione di un ordine, è necessario evaderlo. L'evasione dell'ordine comporta la fornitura dei servizi o prodotti che il cliente ha richiesto nell'ordine. Dynamics 365 Sales consente agli utenti di tenere traccia del momento in cui si evadono gli ordini. L'evasione può essere contrassegnata come completa o parziale.
Dopo l'evasione di un ordine, è possibile creare una fattura. Le fatture sono richieste di pagamento da parte di un'azienda ai propri clienti. Le fatture possono essere correlate agli ordini, ma non è obbligatorio. Il metodo più comune per generare una fattura nel sistema è quello di crearla direttamente da un ordine. Quando si crea la fattura, tutti i prodotti associati all'ordine vengono automaticamente aggiunti alla fattura. Dopo la creazione, è possibile aggiungere all'ordine altri prodotti o servizi o rimuoverli dall'ordine stesso.
Dopo che una fattura è stata creata, è possibile aggiungere e modificare le singole voci in base alle esigenze, in modo analogo agli ordini. Inoltre, proprio come gli ordini, le informazioni sui prezzi possono essere bloccate e sbloccate secondo necessità.
Dopo il pagamento da parte del cliente, è possibile contrassegnare la fattura come pagata. Quando si contrassegna una fattura come pagata, è possibile selezionare una delle due opzioni:
Completata: il cliente paga interamente la fattura.
Parziale: il cliente paga solo una parte della fattura.