Modificare la durata del blocco per una cassetta postale inattiva
Indicazioni per l'assegnazione di licenze di Microsoft 365 per sicurezza e conformità.
Una cassetta postale inattiva è lo stato della cassetta postale che viene usato per conservare il messaggio di posta elettronica di un ex dipendente dopo aver lasciato l'organizzazione. Una cassetta postale diventa inattiva quando viene applicato un blocco applicabile prima dell'eliminazione dell'oggetto utente di Microsoft 365. I tipi di blocchi seguenti avviano la creazione di una cassetta postale inattiva al momento dell'eliminazione dell'account utente:
Criteri ed etichette di conservazione di Microsoft 365 con solo conservazione o impostazioni di conservazione ed eliminazione.
Blocco associato a un caso di eDiscovery .
Blocco In-Place esistente.
Importante
Anche se uno dei blocchi precedenti forza l'inattività di una cassetta postale all'eliminazione dell'account utente di Microsoft 365, è consigliabile usare la conservazione di Microsoft 365 quando si pianifica in modo proattivo l'uso di cassette postali inattive.
I blocchi di eDiscovery sono destinati a casi specifici e vincolati a tempo correlati a un problema legale. A un certo punto, un caso legale probabilmente terminerà e i blocchi associati al caso verranno rimossi e il caso eDiscovery verrà chiuso (o eliminato). Se un blocco inserito in una cassetta postale inattiva è associato a un caso di eDiscovery e il blocco viene rilasciato o il caso di eDiscovery viene chiuso o eliminato, la cassetta postale inattiva verrà eliminata definitivamente.
In-Place i blocchi nell'interfaccia di amministrazione di Exchange sono ora ritirati. A partire dal 1° luglio 2020, non è stato possibile creare nuovi blocchi In-Place in Exchange Online. A partire dal 1° ottobre 2020, la durata dei blocchi sul posto non poteva più essere modificata. Qualsiasi cassetta postale inattiva con un blocco In-Place applicato può essere eliminata solo rimuovendo il blocco In-Place. Le cassette postali inattive esistenti che si trovano in In-Place blocco continueranno a essere mantenute fino alla rimozione del blocco. Per altre informazioni sul ritiro dei In-Place, vedere Ritiro degli strumenti legacy di eDiscovery.
Il blocco per controversia legale rimane supportato come metodo alternativo per conservare il contenuto in una cassetta postale e renderlo inattivo dopo l'eliminazione di un account utente. Tuttavia, in quanto tecnologia meno recente, è consigliabile usare invece la conservazione di Microsoft 365.
Una volta reso inattivo, il contenuto della cassetta postale, inclusa la cartella Elementi ripristinabili , viene conservato fino a quando il blocco che è stato inserito nella cassetta postale prima che fosse reso inattivo non viene più applicato.
Se il blocco applicabile non è basato sul tempo, ad esempio un blocco associato a un criterio o a un'etichetta di conservazione di Microsoft 365 solo per conservazione a tempo indeterminato, a un caso di eDiscovery o a un blocco per controversia legale (senza una LitigationHoldDuration configurazione), il contenuto della cassetta postale viene conservato all'infinito fino a quando il blocco non viene rimosso.
Tuttavia, se il blocco è basato sul tempo, il contenuto della cassetta postale viene conservato fino alla scadenza della durata del blocco. Al momento, tutti gli elementi nella cartella Elementi ripristinabili vengono eliminati definitivamente (eliminati) dalla cassetta postale inattiva.
Nota
Per le cassette postali inattive, è consigliabile usare un'impostazione di conservazione ed eliminazione per i criteri o le etichette di conservazione di Microsoft 365. Se si sceglie un'impostazione di sola conservazione, la cartella Elementi ripristinabili verrà eliminata alla fine della durata del blocco, ma tutti gli altri elementi non eliminati rimarranno all'interno della cassetta postale inattiva a tempo indeterminato.
Man mano che le normative e i criteri si evolvono, potrebbero verificarsi alcune situazioni in cui è necessario modificare la durata del blocco assegnato alla cassetta postale inattiva. I passaggi seguenti illustrano come eseguire questa operazione.
Consiglio
Se non si è un cliente E5, usare la versione di valutazione delle soluzioni Microsoft Purview di 90 giorni per esplorare in che modo funzionalità aggiuntive di Purview possono aiutare l'organizzazione a gestire le esigenze di sicurezza e conformità dei dati. Iniziare ora dall'hub delle versioni di valutazione Portale di conformità di Microsoft Purview. Informazioni dettagliate sull'iscrizione e le condizioni di valutazione.
Connettersi a PowerShell
Come accennato in precedenza, molti tipi diversi di blocchi possono attivare la creazione di una cassetta postale inattiva. Per questo motivo, per modificare la durata del blocco applicata alla cassetta postale inattiva, è necessario innanzitutto identificare il tipo di blocchi che lo interessano. Per identificare il tipo di blocchi, è necessario usare Exchange Online PowerShell per identificare i tipi di blocchi. Se la cassetta postale inattiva è interessata dai criteri o dalle etichette di conservazione di Microsoft 365, è necessario usare anche PowerShell sicurezza & conformità per identificare i criteri specifici.
Per connettersi a Exchange Online PowerShell o a PowerShell conformità & sicurezza, vedere uno degli argomenti seguenti:
Passaggio 1: identificare i blocchi su una cassetta postale inattiva
Poiché tipi diversi di blocchi o uno o più criteri di conservazione di Microsoft 365 potrebbero essere inseriti in una cassetta postale inattiva, il primo passaggio consiste nell'identificare i blocchi in una cassetta postale inattiva.
Eseguire il comando seguente in Exchange Online PowerShell per visualizzare le informazioni di blocco per una cassetta postale inattiva specifica nell'organizzazione.
Get-Mailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,DistinguishedName,ExchangeGuid,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,LitigationHoldDate,LitigationHoldOwner,InPlaceHolds,ComplianceTagHoldApplied
Se è necessario identificare il tipo di blocco per più cassette postali inattive e l'organizzazione ne ha un numero elevato, potrebbe diventare ingestibile da visualizzare con PowerShell. In questo caso, è possibile esportare tutte le informazioni applicabili in un file CSV usando il comando seguente e modificando l'oggetto Path in base alle esigenze per l'ambiente:
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select DisplayName,Name,DistinguishedName,ExchangeGuid,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,LitigationHoldDate,LitigationHoldOwner,InPlaceHolds,ComplianceTagHoldApplied | Export-Csv -NoTypeInformation -Path "C:\Temp\InactiveMailboxHoldTypes.csv"
Ai fini di questo esempio, il codice seguente mostra i risultati per sei cassette postali inattive con diversi tipi di blocco possibili.
Nota
Più blocchi, inclusi più tipi di blocchi, possono essere applicati a una singola cassetta postale inattiva.
DisplayName : Ann Beebe
Name : annb
DistinguishedName : CN=annb,OU=Soft Deleted
Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid : 664ef44e-c1a0-47b0-9553-2ecdfc6ef840
IsInactiveMailbox : True
LitigationHoldEnabled : True
LitigationHoldDuration : 365.00:00:00
LitigationHoldDate : 10/25/2021 6:54:57 PM
LitigationHoldOwner : admin@contoso.com
InPlaceHolds : {}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName : Carol Olson
Name : carolo
DistinguishedName : CN=carolo,OU=Soft Deleted
Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid : e646a369-00bf-43d3-837a-8eae8b301d44
IsInactiveMailbox : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration : Unlimited
LitigationHoldDate :
LitigationHoldOwner :
InPlaceHolds : {mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224:3}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName : Megan Bowen
Name : meganb
DistinguishedName : CN=meganb,OU=Soft Deleted
Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid : 36ec77cb-c524-468a-a8e8-bfb75e01a176
IsInactiveMailbox : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration : Unlimited
LitigationHoldDate :
LitigationHoldOwner :
InPlaceHolds : {mbx6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2:1}
ComplianceTagHoldApplied : True
...
DisplayName : Mario Necaise
Name : marion
DistinguishedName : CN=marion,OU=Soft Deleted
Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid : 0579e039-a695-40d5-8f0a-0dc04f4b4c8f
IsInactiveMailbox : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration : Unlimited
LitigationHoldDate :
LitigationHoldOwner :
InPlaceHolds : {}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName : Abraham McMahon
Name : abrahamm
DistinguishedName : CN=abrahamm,OU=Soft Deleted
Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid : 55ad8905-4e68-4c8d-940d-e068ec6b51fc
IsInactiveMailbox : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration : Unlimited
LitigationHoldDate :
LitigationHoldOwner :
InPlaceHolds : {UniH7d895d48-7e23-4a8d-8346-533c3beac15d}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName : Pilar Pinilla
Name : pilarp
DistinguishedName : CN=pilarp,OU=Soft Deleted
Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid : 8d7867d6-bb6d-4cd8-a51f-09d208f97fcc
IsInactiveMailbox : True
LitigationHoldEnabled : False
LitigationHoldDuration : Unlimited
LitigationHoldDate :
LitigationHoldOwner :
InPlaceHolds : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491}
ComplianceTagHoldApplied : False
La tabella seguente identifica i sei diversi tipi di blocco usati per rendere ogni cassetta postale inattiva rispetto all'esempio precedente.
| Cassetta postale inattiva | Tipo di blocco | Come identificare il blocco sulla cassetta postale inattiva |
|---|---|---|
| Ann Beebe |
Conservazione in caso di dispute |
La LitigationHoldEnabled proprietà è impostata su che True indica che la cassetta postale è in blocco per controversia legale. Inoltre, LitigationHoldDuration è impostato su che 365.00:00:00 indica che gli elementi della cassetta postale non saranno più soggetti a blocco per controversia legale 365 giorni dopo la data di creazione (inviata/ricevuta). LitigationHoldDate indica la data in cui LitigationHold è stato abilitato e LitigationHoldOwner identifica la persona che ha avviato il blocco per controversia legale. |
| Carol Olson |
Criteri di conservazione di Microsoft 365 dal portale di Microsoft Purview o dalla Portale di conformità di Microsoft Purview applicata a cassette postali specifiche |
La InPlaceHolds proprietà contiene il GUID dei criteri di conservazione di Microsoft 365 applicati alla cassetta postale inattiva. È possibile identificare il tipo di blocco è un criterio di conservazione applicato a cassette postali specifiche perché il GUID inizia con il mbx prefisso e termina con o :2:3. Per altre informazioni, vedere Informazioni sul formato del valore InPlaceHolds per i criteri di conservazione. |
| Megan Bowen |
L'etichetta di conservazione di Microsoft 365 con un'azione di sola conservazione o conservazione ed eliminazione viene applicata ad almeno un elemento nella cassetta postale |
La ComplianceTagHoldApplied proprietà True indica che un elemento è etichettato con un'etichetta di sola conservazione o di conservazione ed eliminazione. Inoltre, la InPlaceHolds proprietà contiene il GUID dei criteri dell'etichetta di conservazione di Microsoft 365 applicati alla cassetta postale inattiva. Per altre informazioni, vedere Identificazione delle cassette postali in attesa perché è stata applicata un'etichetta di conservazione a una cartella o a un elemento |
| Mario Necaise |
Criteri di conservazione di Microsoft 365 a livello di organizzazione dal portale di Microsoft Purview o dalla Portale di conformità di Microsoft Purview |
La InPlaceHolds proprietà è vuota, LitigationHoldEnabled è False e ComplianceTagHoldApplied è False. Questo risultato indica che all'organizzazione vengono applicati uno o più criteri di conservazione di Microsoft 365 all'intera posizione (Exchange) ereditata dalla cassetta postale inattiva. Per altre informazioni, vedere Come verificare che un criterio di conservazione a livello di organizzazione sia applicato a una cassetta postale |
| Abraham McMahon |
Blocco dei casi di eDiscovery nel portale di Microsoft Purview o nel Portale di conformità di Microsoft Purview |
La InPlaceHolds proprietà contiene il GUID del blocco di maiuscole e minuscole di eDiscovery inserito nella cassetta postale inattiva. È possibile indicare che questo risultato è un blocco di maiuscole e minuscole di eDiscovery perché il GUID inizia con il UniH prefisso. Per altre informazioni, vedere Blocchi di eDiscovery. |
| Pilar Pinilla |
Blocco sul posto |
La InPlaceHolds proprietà contiene il GUID del blocco In-Place inserito nella cassetta postale inattiva. È possibile indicare che questo risultato è un blocco In-Place perché il GUID non inizia con un prefisso. NOTA: a partire dal 1° ottobre 2020, la durata dei blocchi sul posto non può più essere modificata. È possibile rimuovere solo un blocco In-Place che comporta l'eliminazione della cassetta postale inattiva. Per altre informazioni, vedere Ritiro degli strumenti legacy di eDiscovery. |
Passaggio 2: modificare la durata del blocco per una cassetta postale inattiva
Dopo aver identificato il tipo di blocco applicato alla cassetta postale inattiva (e se sono presenti più blocchi), il passaggio successivo consiste nel modificare la durata del blocco. Il processo varia a seconda del tipo di blocco applicato.
Modificare la durata di un criterio di conservazione di Microsoft 365
Modificare la durata di un'etichetta di conservazione di Microsoft 365
Modificare la durata di un criterio di conservazione di Microsoft 365
Per modificare la durata del blocco per un criterio di conservazione di Microsoft 365, è necessario prima identificare i criteri che interessano la cassetta postale inattiva eseguendo Get-RetentionCompliancePolicy con il GUID associato dalla InPlaceHolds proprietà nella cassetta postale in PowerShell Sicurezza & Conformità.
Assicurarsi di rimuovere il prefisso e il suffisso dal GUID quando si esegue questo comando. Ad esempio, usando le informazioni di esempio precedenti, accettare il InPlaceHolds valore di mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224:3 , quindi rimuovere mbx e :3 ottenere un GUID dei criteri di cdbbb86ce60342489bff371876e7f224. In questo esempio eseguire:
Get-RetentionCompliancePolicy cdbbb86ce60342489bff371876e7f224 | FL Name
Una volta che si conosce il nome dei criteri, è sufficiente modificare i criteri di conservazione nel portale di Microsoft Purview o nel Portale di conformità di Microsoft Purview. I criteri di conservazione vengono in genere applicati a più posizioni, quindi la modifica dei criteri influisce su tutte le posizioni applicate, sia inattive che attive, che possono includere anche posizioni diverse da Exchange. Per altre informazioni, vedere Creare e configurare i criteri di conservazione.
Importante
I criteri di conservazione con blocco di conservazione abilitato possono avere un periodo di conservazione esteso, ma non ridotto o rimosso.
Se si intende modificare il periodo di conservazione solo per le cassette postali inattive o solo per le cassette postali inattive specifiche, è possibile prendere in considerazione la distribuzione di ambiti di criteri adattivi, che possono essere usati per indirizzare singolarmente cassette postali specifiche o tipi di cassette postali, ad esempio cassette postali inattive, usando proprietà e attributi Microsoft Entra ID ed Exchange.
Modificare la durata di un'etichetta di conservazione di Microsoft 365
Come per i criteri di conservazione, quando si modifica la durata di conservazione di un'etichetta di conservazione di Microsoft 365, è necessario prima identificare i criteri che pubblicano l'etichetta che influisce sul contenuto all'interno della cassetta postale inattiva. Per identificare tale criterio, eseguire Get-RetentionCompliancePolicy con il GUID associato dalla InPlaceHolds proprietà nella cassetta postale in PowerShell sicurezza & conformità.
Assicurarsi di rimuovere il prefisso e il suffisso dal GUID quando si esegue questo comando. Ad esempio, usando le informazioni di esempio precedenti, si accetta il InPlaceHolds valore di mbx6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2:1 quindi rimuovere mbx e :1, che restituisce un GUID dei criteri di 6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2. In questo esempio si esegue:
Get-RetentionCompliancePolicy 6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2 | FL Name
Dopo aver identificato i criteri, si sapranno quali etichette sono state pubblicate e le relative impostazioni. Poiché le etichette si applicano ai singoli elementi, a seconda del numero di etichette pubblicate con i criteri e le relative impostazioni, potrebbe non essere possibile identificare direttamente l'etichetta che influisce sul contenuto.
Un metodo che è possibile usare per identificare il contenuto a cui si applica ogni etichetta consiste nell'usare content Search. Ad esempio, usando le informazioni di esempio precedenti, si supponga che i criteri pubblichino diverse etichette, una delle quali è denominata "HR-Content". Con le autorizzazioni corrette, è possibile eseguire un Search Contenuto con il comando PowerShell New-ComplianceSearch, specificare l'indirizzo SMTP primario della cassetta postale inattiva, preceduto da un punto (.) e il parametro per ignorare la -AllowNotFoundExchangeLocationsEnabled $true convalida:
New-ComplianceSearch -Name "MeganB Inactive Mailbox HR-Content Label Search" -ExchangeLocation .meganb@contoso.onmicrosoft.com -AllowNotFoundExchangeLocationsEnabled $true -ContentMatchQuery "compliancetag=HR-Content"
Dopo aver creato la ricerca, avviare la ricerca usando il comando seguente:
Start-ComplianceSearch "MeganB Inactive Mailbox HR-Content Label Search"
Usando questo metodo, è quindi possibile identificare quali etichette dei criteri di etichetta identificati si applicano al contenuto all'interno della cassetta postale inattiva in modo che sia possibile modificarne i periodi di conservazione. Le etichette di conservazione vengono in genere applicate a più posizioni, quindi la modifica di un'etichetta influisce su tutte le posizioni applicate e sul contenuto etichettato, che può includere anche posizioni e contenuto diversi da Exchange. Per altre informazioni, vedere Pubblicare le etichette di conservazione e applicarle nelle app.
Nota
Non tutti i tipi di etichette di conservazione possono essere modificati. Per alcune etichette, è possibile aumentare solo il tempo di conservazione e per altri potrebbe non essere possibile modificare affatto il periodo di conservazione.
Modificare la durata di un blocco di eDiscovery
I blocchi associati ai casi di eDiscovery sono blocchi indefiniti, il che significa che non è possibile modificare la durata del blocco. Gli elementi vengono conservati per sempre o fino a quando il blocco non viene rimosso o il caso viene chiuso.
Modificare la durata di un blocco per controversia legale
È necessario usare Exchange Online PowerShell per modificare la durata del blocco per controversia legale inserita in una cassetta postale inattiva. Non è possibile usare l'interfaccia di amministrazione di Exchange. Eseguire il comando seguente per modificare la durata del blocco. In questo esempio, la durata del blocco viene modificata in un periodo di tempo illimitato:
Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldDuration unlimited
Il risultato è che gli elementi nella cassetta postale inattiva vengono conservati per sempre o finché il blocco non viene rimosso o la durata del blocco non viene modificata.
Consiglio
Il modo migliore per identificare una cassetta postale inattiva consiste nell'utilizzare il relativo valore Distinguished Name o Exchange GUID. L'utilizzo di uno di questi valori consente di non specificare accidentalmente la cassetta postale errata.
Modificare la durata del blocco sul posto
In-Place i blocchi vengono ritirati e non possono più essere modificati. Se a una cassetta postale inattiva è applicato un blocco In-Place, non è possibile modificare la durata del blocco. È possibile rimuovere solo il blocco In-Place, che comporterà l'eliminazione della cassetta postale inattiva. Per altre informazioni, vedere Eliminare una cassetta postale inattiva.
Ulteriori informazioni
Come viene calcolata la durata del blocco per un elemento in una cassetta postale inattiva La durata viene calcolata a partire dalla data originale di ricezione o creazione dell'elemento della cassetta postale.
Effetti della scadenza della durata del blocco Quando la durata del blocco scade per un elemento della cassetta postale nella cartella Elementi ripristinabili, l'elemento viene eliminato definitivamente (eliminato) dalla cassetta postale inattiva. Se non è specificata alcuna durata per il blocco posizionato nella cassetta postale inattiva, gli elementi nella cartella Elementi ripristinabili non vengono mai eliminati (a meno che non venga modificata la durata del blocco per la cassetta postale inattiva).
I criteri mrm di Exchange sono ancora elaborati nelle cassette postali inattive? Se un criterio di conservazione MRM è stato applicato a una cassetta postale prima che diventasse inattivo, tutti i criteri di eliminazione (tag di conservazione MRM configurati con un'azione Elimina ) continuano a essere elaborati nella cassetta postale inattiva. Ciò significa che gli elementi contrassegnati con un criterio di eliminazione mrm vengono spostati nella cartella Elementi ripristinabili alla scadenza del periodo di conservazione. Questi elementi vengono eliminati dalla cassetta postale inattiva quando scade la durata di attesa. Se non viene specificata una durata di blocco per la cassetta postale inattiva, gli elementi nella cartella Ripristina elementi vengono conservati a tempo indeterminato.
Al contrario, tutti i criteri di archiviazione (tag di conservazione MRM configurati con un'azione MoveToArchive ) inclusi nei criteri di conservazione MRM assegnati a una cassetta postale inattiva vengono ignorati. Questo significa che gli elementi in una cassetta postale inattiva contrassegnati con un criterio di archiviazione rimarranno nella cassetta postale principale quando scade il periodo di conservazione. Non vengono spostati nella cassetta postale di archiviazione o nella cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale di archiviazione. Vengono conservati a tempo indeterminato.
Nota
L'applicazione di criteri di conservazione di Exchange (la funzionalità gestione dei record di messaggistica o MRM in Exchange Online) non crea una cassetta postale inattiva quando l'account utente viene eliminato.
Come per le cassette postali normali, Managed Folder Assistant (MFA) elabora anche le cassette postali inattive. In Exchange Online, l'autenticazione a più fattori elabora le cassette postali circa una volta ogni sette giorni. Dopo aver modificato la durata del blocco per una cassetta postale inattiva, è possibile utilizzare il cmdlet Start-ManagedFolderAssistant per avviare immediatamente l'elaborazione della nuova durata del blocco per la cassetta postale inattiva. Esegui il comando seguente:
Start-ManagedFolderAssistant -InactiveMailbox <identity of inactive mailbox>Se molti
InPlaceHoldsvengono inseriti in una cassetta postale inattiva, non verranno visualizzati tutti i GUID di blocco. È possibile eseguire il comando seguente per visualizzare i GUID per tutti gliInPlaceHoldselementi inseriti in una cassetta postale inattiva.Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds
Commenti e suggerimenti
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