Informazioni sulle raccolte in eDiscovery (Premium)

Quando le organizzazioni devono raccogliere le comunicazioni e il contenuto che possono essere rilevanti per un'indagine o un potenziale contenzioso, devono affrontare una sfida significativa nelle migliori circostanze. Nell'ambiente di lavoro moderno di oggi, il volume, la varietà e la velocità dei contenuti stanno abilitando l'innovazione e il lavoro remoto, espandendo al tempo stesso i requisiti e il processo per la gestione delle raccolte per le indagini di eDiscovery.

Le raccolte in eDiscovery (Premium) consentono ai responsabili di eDiscovery di definire rapidamente l'ambito per la ricerca di contenuti in posta elettronica, documenti, reazioni di Teams e altri contenuti in Microsoft 365. Le raccolte forniscono ai responsabili una stima del contenuto che può essere rilevante per il caso. Questa stima consente ai manager di prendere decisioni rapide e informate sulle dimensioni e l'ambito del contenuto rilevante per un caso. I responsabili di eDiscovery possono creare una raccolta per la ricerca di origini dati responsabili (ad esempio cassette postali e siti di SharePoint), origini dati non responsabili (ad esempio siti di SharePoint, cassette postali di gruppo e Microsoft Teams) e usando criteri di ricerca specifici (ad esempio parole chiave e intervalli di date) per definire rapidamente l'ambito della raccolta.

Dopo aver definito la raccolta, i responsabili di eDiscovery devono prima inviare la raccolta per creare una stima. La stima include stime per il volume di dati, i percorsi del contenuto che contengono risultati e il numero di riscontri per la condizione della query di ricerca e altro ancora. Queste informazioni dettagliate consentono di informare se la raccolta deve essere rivista per restringere o espandere l'ambito della raccolta prima di passare alle fasi di revisione e analisi nel flusso di lavoro di eDiscovery.

Quando il responsabile è soddisfatto dell'ambito della raccolta e della quantità stimata di contenuto che probabilmente risponde, il manager può aggiungere o eseguire il commit del contenuto in un set di revisione. Quando si esegue il commit di una raccolta in un set di revisione, tale manager ha anche le opzioni per includere conversazioni di chat, allegati cloud, elementi parzialmente indicizzati e versioni dei documenti. Il contenuto nella raccolta passa anche attraverso un altro livello di elaborazione durante l'inserimento nel set di revisione. e la raccolta verrà aggiornata con il riepilogo della raccolta finale. Dopo l'aggiunta di contenuto al set di revisioni, i responsabili di eDiscovery possono continuare a eseguire query, raggruppare e perfezionare il contenuto in per ridurre al minimo e rivedere. Inoltre, la raccolta viene aggiornata con informazioni e statistiche sul contenuto di cui è stato eseguito il commit nel set di revisione. Queste informazioni forniscono un riferimento cronologico sul contenuto della raccolta.

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Flusso di lavoro raccolte

Per iniziare a usare le raccolte in eDiscovery (Premium), ecco un flusso di lavoro di base e le descrizioni di ogni passaggio del processo.

1. Creare ed eseguire una stima della raccolta. Il primo passaggio consiste nel creare una stima della raccolta e definire le origini dati responsabili e non responsabili per la ricerca. È anche possibile eseguire ricerche in altre origini dati che non sono state aggiunte al caso. Dopo aver aggiunto le origini dati, configurare la query di ricerca per cercare il contenuto pertinente al caso nelle origini dati. È possibile usare parole chiave, proprietà e condizioni per compilare query di ricerca che restituiscono contenuto probabilmente più rilevante per il caso. Per altre informazioni, vedere Creare una stima della raccolta.

2. Esaminare le stime e le statistiche. Dopo aver creato una stima della raccolta ed eseguirla, il passaggio successivo consiste nel visualizzare le statistiche di raccolta per verificare se il contenuto pertinente viene trovato e le posizioni del contenuto con il maggior numero di riscontri. È anche possibile esaminare un esempio dei risultati della ricerca per determinare ulteriormente se il contenuto rientra nell'ambito dell'indagine. Per altre informazioni, vedere Cercare le statistiche per le stime della raccolta.

3. Rivedere & rieseguire una stima della raccolta. In base alle stime e alle statistiche restituite dalla raccolta, è possibile modificare la stima della raccolta modificando le origini dati in cui viene eseguita la ricerca e la query di ricerca per espandere o limitare la raccolta. È possibile aggiornare ed eseguire nuovamente la stima della raccolta fino a quando non si è certi che la raccolta contenga il contenuto più rilevante per il caso.

4. Eseguire il commit di una stima della raccolta in un set di revisione. Quando si è certi che la raccolta restituisca il contenuto del tipo rilevante per il caso, è possibile eseguire il commit della raccolta nel set di revisione. Quando si esegue il commit di una raccolta, è possibile aggiungere thread di conversazione, allegati cloud e versioni di documenti al set di revisione, che potrebbero essere tutti rilevanti per il caso.

   Quando si esegue il commit di una raccolta, gli elementi figlio, ad esempio firme e immagini di posta elettronica, vengono estratti da un elemento padre (ad esempio un messaggio di posta elettronica, un messaggio di chat o un documento) e quindi elaborati da Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per estrarre testo dall'elemento figlio. Il testo estratto dagli elementi figlio viene quindi aggiunto al relativo elemento padre in modo che sia possibile visualizzarlo nel set di revisione. Non aggiungendo elementi figlio al set di revisione come file separato, eDiscovery (Premium) consente di limitare il numero di elementi potenzialmente irrilevanti aggiunti al set di revisione. Per altre informazioni sulla gestione degli elementi figlio, vedere Statistiche e report di raccolta.

   Per altre informazioni, vedere Eseguire il commit di una stima della raccolta in un set di revisione.

5. Esaminare la panoramica della raccolta. Dopo aver eseguito il commit di una raccolta in un set di revisione, le informazioni sulla raccolta vengono mantenute, ad esempio le statistiche sugli elementi estratti, l'indicizzazione approfondita, la query di ricerca usata per la raccolta e i percorsi del contenuto da cui sono stati raccolti gli elementi. Inoltre, le raccolte di cui è stato eseguito il commit non possono essere modificate o rieseguite. È possibile copiarli o eliminarli solo. La conservazione delle raccolte fornisce un record cronologico degli elementi raccolti aggiunti a un set di revisione. Per altre informazioni, vedere Statistiche e report per le raccolte di cui è stato eseguito il commit.