Creare una strategia di gestione delle modifiche per Microsoft Teams

• Si applica a:

  Microsoft Teams

Una strategia di gestione del cambiamento per la consapevolezza degli utenti finali e l'adozione di nuove tecnologie è fondamentale per l'implementazione di successo di qualsiasi nuova tecnologia in un'organizzazione. Il completamento di questo impegno garantirà l'adozione e la soddisfazione degli utenti della nuova esperienza. I passaggi identificati di seguito possono essere modificati a seconda delle dimensioni dell'organizzazione, ma garantire un livello di comunicazione prolungato con stakeholder, campioni, amministratori IT e utenti è fondamentale per apportare una modifica.

Procedure consigliate per la gestione delle modifiche per Teams:

1. Identificare i principali stakeholder, campioni e profili utente

2. Identificare & selezionare gli scenari aziendali

3. Condurre un progetto pilota che includa utenti aziendali, campioni e professionisti IT.

4. Progettare, lanciare e gestire la campagna di adozione. Scarica il nostro Customer Success Kit come punto di partenza. Una buona campagna di adozione include:

   a. Materiali di sensibilizzazione interni come poster, digital signage ed eventi

   b. Informazioni su self-help e formazione in un'unica posizione

   C. Un meccanismo di feedback definito

   D. Misure di successo predefinite (adozione delle soluzioni, visualizzazioni dei materiali chiave, frequenza ai corsi)

5. Creare un programma campioni insieme alla distribuzione del servizio

6. Fornire un metodo di feedback standard

7. Misurare & condividere il successo

8. Modifica la messaggistica e i metodi in base al feedback, ripeti.

Identificare i principali stakeholder, campioni e profili utente

La prima regola per un'adozione efficace è quella di creare un team dinamico composto dalle principali parti interessate e dalle persone giuste in grado di guidare e modificare gli altri. Inizia una strategia di adozione di successo con un team di persone impegnate che rappresenta una sezione trasversale dell'organizzazione. I principali ruoli degli stakeholder includono uno sponsor esecutivo, proprietari dei servizi, professionisti IT e campioni.

Icona	Descrizione
	Gli Sponsor dirigenti sono leader chiave all'interno dell'organizzazione e la loro partecipazione è essenziale per favorire l'adozione dei dipendenti. Hanno la maggiore influenza sulla cultura aziendale e possono comunicare attivamente il valore e i benefici di una nuova tecnologia e di un nuovo modo.
	I proprietari dei servizi sono responsabili di garantire che le persone usino il servizio e ne otterrà valore. L'impostazione dei proprietari dei servizi all'interno dell'organizzazione è importante per garantire la realizzazione degli obiettivi aziendali impostati per Microsoft 365 o Office 365.
	Ottenere il buy-in da ogni utente in un'organizzazione è una sfida. I campioni possono aiutare ad alleviare questa sfida e svolgere un ruolo importante nell'adozione di Microsoft 365 o Office 365. Sono ben informati, impegnati a promuovere la loro esperienza e sono disposti a fornire assistenza e coaching peer. Aiutano a tradurre Microsoft 365 o Office 365 nella realtà del reparto o del team.

È consigliabile una riunione periodica di queste parti interessate per mantenerle aggiornate sullo stato di avanzamento del programma. Avviare un "consiglio di collaborazione" per consentire feedback e discussioni può essere uno strumento utile a seconda della cultura aziendale.

Mancia

Quelle persone che potrebbero essere i più grandi ostacoli al cambiamento possono diventare i tuoi migliori alleati in un dispiegamento di questo tipo. È consigliabile collaborare tempestivamente con questi membri dell'organizzazione e spesso per ascoltarne le preoccupazioni e i problemi. Spesso hanno un feedback prezioso che renderà più efficace la tua campagna.

Profili utente

È altrettanto importante comprendere i tipi di utenti nell'ambiente. Gli utenti sono principalmente mobili? Alcuni che partecipano a riunioni o presentazioni costanti? Sai quale dei tuoi utenti ha più difficoltà con le tue soluzioni di collaborazione esistenti? Segmentare la community di utenti può essere utile per trovare i gruppi più aperti alle modifiche. Sono spesso gli obiettivi migliori per i primi piloti aziendali e il loro feedback è estremamente prezioso.

Comprendere il giorno della vita degli utenti consente di assegnare priorità ai risultati aziendali, progettare obiettivi di adozione appropriati per la distribuzione e sostenere l'utilizzo nel tempo.

Champions

L'identificazione delle persone che possono diventare i campioni della collaborazione fornisce un team di supporto Extended per l'implementazione. Crea una community fornendo loro informazioni approfondite e feedback preliminari sui tuoi piani. Qualsiasi investimento che fate in questa comunità, sia che si tratti di tempo, attenzione o ricompense, tornerà alla vostra attuazione tramite il loro sostegno e l'evangelizzazione.

Per informazioni sulla creazione di un programma campioni, ottieni Crea un programma campioni.

Identificare e selezionare gli scenari di business

Dopo aver identificato i principali stakeholder e i segmenti di utenti, identificare gli scenari aziendali sarà molto più semplice. Ecco alcuni esempi di risultati aziendali:

• Semplificare il processo di vendita

• Risoluzione della velocità per i problemi dei clienti

• Aumentare il coinvolgimento dei dipendenti

• Ridurre i cicli di sviluppo dei prodotti

I venditori hanno difficoltà a coordinarsi per offrire un'esperienza ottimale? Hai bisogno di un migliore coordinamento nella distribuzione del tuo prodotto o servizio? Che dire delle esperienze correlate alle risorse umane (HR) per i propri dipendenti? Ogni organizzazione troverà le proprie priorità. È consigliabile selezionare non più di tre elementi da gestire nei progetti pilota iniziali e includere utenti e professionisti aziendali di tali organizzazioni specifiche.

È anche consigliabile considerare gli utenti incorporati in questi scenari. Sono aperti al cambiamento? Sono utenti mobili o all'interno della tua struttura? Quanto sono vicini all'hub degli sponsor e dei campioni dirigenti che li supporteranno e hanno qualsiasi comunità esistente e metodi di comunicazione che si possono usare per diffondere questo cambiamento?

I progetti tecnologici vengono messi in discussione quando si presta poca o nessuna attenzione ai requisiti umani di gestione del cambiamento. Seguendo questi consigli, migliorerai le tue possibilità di successo!

Progettare, lanciare e gestire la campagna di adozione

Sia per le distribuzioni pilota iniziali che per l'eventuale implementazione a livello aziendale, le comunicazioni interne dovrebbero avere una priorità. Includono:

• Materiali di sensibilizzazione interni come manifesti, digital signage ed eventi.

• Incorporare le informazioni di auto-aiuto e formazione in un'unica posizione.

Per le fasi pilota questi sono i passaggi minimi per il successo:

• Organizzare una normale riunione pianificata con gli stakeholder del progetto per gli aggiornamenti.

• Selezionare un metodo di feedback per raccogliere informazioni dalle persone che partecipano al progetto pilota. Le organizzazioni più piccole possono usare un canale pubblico all'interno di Teams per consentire agli utenti di partecipare e fornire feedback. Nelle organizzazioni di grandi dimensioni, è consigliabile avviare una community di Viva Engage per fornire supporto per il prodotto.

• Rendere disponibile la documentazione di supporto in autonomia, inclusi i video del prodotto.

• Tenere una riunione introduttiva con gli utenti pilota per ottenere loro entusiasti della loro partecipazione. Creare un senso di comunità con entusiasmo non può essere sottovalutato.

Dopo aver completato le fasi pilota iniziali, i passaggi precedenti possono essere espansi per raggiungere l'intera organizzazione. A seconda delle dimensioni, l'approccio può richiedere tempo e può essere affrontato in fasi per area geografica, profilo utente o organizzazione. All'interno di questa implementazione su larga scala, è estremamente utile sfruttare il talento professionale dei comunicatori dell'organizzazione. È consigliabile coinvolgere queste persone in anticipo e spesso quando si utilizzano i materiali di adozione disponibili o si progettano i propri.

Se l'azienda dispone di un portale Intranet centrale per notizie, informazioni o supporto, è possibile utilizzarlo come hub per informazioni su questa implementazione. Fornire informazioni ampiamente disponibili in autonomia, formazione e indicazioni scritte consentirà agli utenti di eseguire rapidamente l'onboarding al prodotto. Molti utenti semplicemente saltare in una volta che diventa disponibile e si incoraggia questo. Sappiamo anche che ogni persona impara in modi diversi, quindi avere un portale informazioni centrale supporterà tutti gli stili di apprendimento all'interno dell'organizzazione.

Come per qualsiasi comunicazione & campagna di adozione, è consigliabile identificare le misure di successo in anticipo. Prendere in considerazione misure come:

• Utenti attivi nel prodotto

• Visualizzazioni delle pagine Web delle informazioni

• Domande nella community degli utenti

• Visualizzazioni dei video di formazione

• Partecipazione a eventi di apprendimento

Misurare e condividere il successo

Nel team di progetto devono essere amministratori IT dell'organizzazione. Queste persone avranno accesso ai report sull'utilizzo di Microsoft 365 o Office 365 Microsoft Teams integrati nell'esperienza di interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Queste informazioni possono mostrare l'utilizzo di Microsoft Teams nell'azienda. È anche consigliabile ricevere feedback direttamente dagli utenti sull'esperienza di Teams e su altre idee che hanno per l'uso. Condividere questi esempi reali all'interno della propria azienda è estremamente utile per ottenere un cambiamento costante nel tempo con la community di utenti.

Scopri di più sui report sull'utilizzo di Microsoft Teams nei report sull'utilizzo di interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 Microsoft Teams nella interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.

Mancia

Usare il team pubblico o Viva Engage community per raccogliere informazioni sull'utilizzo. Condividili con un tag di #TeamsStories per un facile recupero. Condividere un #TeamsStory al mese nella Intranet per evidenziare i dipendenti che stanno adottando il cambiamento per aumentare la produttività e la collaborazione nel proprio ambiente.

Adozione in corso

La modifica apportata a un'organizzazione è un'attività in corso, non un evento. La riunione iniziale è solo l'inizio di consentire alle persone di collaborare in modo più efficace. È importante pianificare momenti in questo percorso che evidenzino i tuoi successi, introduca nuove funzionalità e connettiti alla tua strategia complessiva di servizio di Microsoft 365 o Office 365, che verrà creata dal reparto IT. Garantire che gli utenti siano coinvolti piuttosto che sopraffatti ridurranno la fatica del cambiamento e li supporteranno nel lasciare andare le vecchie abitudini, come gli allegati di posta elettronica, per abbracciare qualcosa di nuovo, ad esempio archiviare i documenti nel cloud.

Condividi le tue domande sull'adozione dei servizi di Teams e Microsoft 365 o Office 365 nella community Driving Adoption nel sito Microsoft Technical Community. Vogliamo sempre ricevere il tuo supporto e aiutarti nel tuo percorso di adozione.