Come utilizzare la funzionalità disponibilità Internet in Outlook

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Riepilogo

Internet Free/Busy (IFB) è una funzionalità di Microsoft Outlook che consente di vedere quando altri utenti sono liberi o occupati in modo da poter pianificare in modo efficiente le riunioni. Gli utenti di Outlook possono pubblicare le informazioni sulla disponibilità in un file server URL (Uniform Resource Locator) specificato dall'utente. È possibile condividere questo file server URL con tutti gli utenti o limitarlo a un set specifico di utenti.

Uno standard IETF (Internet Engineering Task Force) denominato iCal è alla base di IFB. IFB usa una parte dello standard iCal denominato iCalendar, uno standard emergente per il formato e l'archiviazione delle informazioni sulla pianificazione. iCalendar definisce una struttura per rappresentare le informazioni sulla disponibilità in modo standardizzato.

In questo articolo vengono illustrate le informazioni seguenti:

Come pubblicare informazioni sulla disponibilità su Internet

Per Microsoft Outlook 2010 o versioni successive:

  1. Fare clic sulla scheda File, quindi scegliere Opzioni.

  2. Nel riquadro sinistro selezionare Calendario e quindi fare clic sul pulsante Opzioni disponibilità.

  3. Selezionare la scheda Autorizzazioni e quindi selezionare Altre informazioni sulla disponibilità.

  4. Selezionare questa casella di controllo per selezionare la casella di controllo Pubblica nel percorso personale nella sezione Disponibilità Internet e quindi digitare il percorso completo del server in cui verranno pubblicate le informazioni sulla disponibilità. È possibile utilizzare qualsiasi formato di URL valido, ad esempio http://... , file:// \ \ ... o ftp://... . I file sulla disponibilità hanno l'estensione vfb. Di seguito è riportato un esempio di formato URL valido:

    ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

    Nota

    Se il server FTP richiede l'autenticazione e Outlook è installato in Windows Vista o Windows 7, è necessario utilizzare il formato seguente:

    ftp:// utente:password@Ftpservername/Freebus/Myname.vfb

    Dove nomeutente:password è il nome utente e la password.

Per Microsoft Outlook 2007 e Microsoft Office Outlook 2003:

  1. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti.

  2. Nella scheda Preferenze selezionare Opzioni calendario.

  3. Selezionare Opzioni disponibilità.

  4. In Pubblica nel percorso personale digitare il percorso completo del server in cui verranno pubblicate le informazioni sulla disponibilità. È possibile utilizzare qualsiasi formato di URL valido, ad esempio: http://... , file:// \ \ ... o ftp://... . Di seguito è riportato un esempio di formato valido:

    ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

    I file sulla disponibilità hanno estensione vfb.

    Nota

    Se il server FTP richiede l'autenticazione e si utilizza Outlook 2007 in Windows Vista o Windows 7, è necessario utilizzare il formato seguente:

    ftp:// utente:password@Ftpservername/Freebus/Myname.vfb

    Dove nomeutente:password è il nome utente e la password.

  5. Selezionare OK tre volte per chiudere tutte le finestre di dialogo.

Se i server FTP richiedono l'autenticazione e Outlook è installato in Windows XP, è necessario eseguire la procedura seguente per configurare il sito FTP:

Per Outlook 2010:

  1. Avviare Outlook 2010 e quindi selezionare la scheda File.
  2. Selezionare Apri e quindi selezionare File di dati di Outlook.
  3. Nell'elenco Cerca in selezionare Aggiungi/Modifica percorsi FTP.
  4. Nella finestra di dialogo Aggiungi/Modifica percorsi FTP digitare l'indirizzo del sito FTP nella casella Nome sito FTP. Il formato dell'indirizzo è ftp. site_name.com, dove l'indirizzo è l'indirizzo del sito FTP. Si noti che ftp:// non è necessario.
  5. In Accedi come selezionare Utente e quindi immettere il nome utente.
  6. In Password digitare la password.
  7. Selezionare Aggiungi per aggiungere il sito all'elenco dei siti FTP. Quando si configura questa opzione, le informazioni di accesso per la pubblicazione nel sito vengono mantenute.
  8. Selezionare OK per chiudere la finestra di dialogo Aggiungi/Modifica percorsi FTP.
  9. Selezionare Annulla per chiudere la finestra di dialogo Apri file di dati di Outlook.
  10. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti.
  11. Nella scheda Preferenze selezionare Opzioni calendario e quindi Opzioni disponibilità.
  12. Selezionare questa casella di controllo per selezionare la casella di controllo Pubblica nel percorso personale e quindi digitare il percorso completo del server in cui verranno pubblicate le informazioni sulla disponibilità. È possibile utilizzare qualsiasi formato di URL valido, ad esempio http://... , file:// \ \ ... o ftp://... . I file sulla disponibilità hanno l'estensione vfb. Di seguito è riportato un esempio di formato URL valido:

ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

Per Outlook 2007 e Outlook 2003:

  1. Avviare Outlook.

  2. Scegliere Apri dal menu File e quindi File di dati di Outlook.

  3. Nella casella Cerca in selezionare Aggiungi/Modifica percorsi FTP.

  4. Nella finestra di dialogo Aggiungi/Modifica percorsi FTP digitare l'indirizzo del sito FTP nella casella Nome sito FTP. Il formato dell'indirizzo è ftp.site.com , dove l'indirizzo è l'indirizzo del sito FTP. Tenere presente ftp:// non è necessario.

  5. In Accedi come selezionare Utente e quindi immettere il nome utente.

  6. In Password digitare la password.

  7. Selezionare Aggiungi per aggiungere il sito all'elenco dei siti FTP. La configurazione di questa opzione mantiene le informazioni di accesso per la pubblicazione nel sito.

  8. Selezionare OK per chiudere la finestra di dialogo Aggiungi/Modifica percorsi FTP.

  9. Selezionare Annulla per chiudere la finestra di dialogo Apri file di dati di Outlook.

  10. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti.

  11. Nella scheda Preferenze selezionare Opzioni calendario e quindi Opzioni disponibilità.

  12. Selezionare la casella di controllo Pubblica nel percorso personale e quindi digitare il percorso completo del server in cui verranno pubblicate le informazioni sulla disponibilità. È possibile utilizzare qualsiasi formato di URL valido, ad esempio http://... , file:// \ \ ... o ftp://... . I file sulla disponibilità hanno l'estensione vfb. Di seguito è riportato un esempio di formato URL valido:

ftp://Myserver/Freebusy/Myname.vfb

Come visualizzare le informazioni sulla disponibilità di altri utenti su Internet

È possibile visualizzare le informazioni sulla disponibilità per qualsiasi contatto che pubblica questi dati su Internet. Se tutti i contatti archiviano queste informazioni nello stesso server delle informazioni sulla disponibilità, è possibile impostare il percorso di ricerca per queste informazioni a livello globale per tutti i contatti. In caso contrario, se la posizione di queste informazioni varia in base al contatto, è possibile impostare il percorso di ricerca in modo specifico per ogni contatto.

Come impostare il percorso di ricerca della disponibilità globale per tutti i contatti

Per Microsoft Outlook 2010 o versioni successive:

  1. Fare clic sulla scheda File, quindi scegliere Opzioni.

  2. Nel riquadro sinistro selezionare Calendario.

  3. Selezionare il pulsante Opzioni disponibilità, selezionare la scheda Autorizzazioni e quindi selezionare Altre informazioni sulla disponibilità.

  4. Nella sezione Disponibilità Internet digitare nella casella Percorsi di ricerca il percorso completo del percorso in cui si desidera cercare le informazioni sulla disponibilità. È possibile utilizzare qualsiasi formato di URL valido, ad esempio: http://... , file:// \ \ ... o ftp://... .

    Outlook supporta le sostituzioni %NAME% e %SERVER%.

    Di seguito è riportato un esempio di come utilizzare queste sostituzioni:

    ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

    In un indirizzo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), Outlook sostituisce %NAME% con tutti i caratteri prima del simbolo at (@) e sostituisce %SERVER% con tutti i caratteri che segue il simbolo @.

  5. Selezionare OK per uscire.

Per Outlook 2007:

  1. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti.

  2. Nella scheda Preferenze selezionare Opzioni calendario.

  3. Selezionare Opzioni disponibilità, selezionare la scheda Autorizzazioni e quindi selezionare Altre informazioni sulla disponibilità.

  4. Nella casella Percorsi di ricerca della sezione Disponibilità Internet digitare il percorso completo del percorso in cui si desidera cercare le informazioni sulla disponibilità. È possibile utilizzare qualsiasi formato di URL valido, ad esempio: http://... , file:// \ \ ... o ftp://... .

    Outlook supporta le sostituzioni %NAME% e %SERVER%.

    Di seguito è riportato un esempio di utilizzo di queste sostituzioni:

    ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

    In un indirizzo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), Outlook sostituisce %NAME% con tutti i caratteri prima del simbolo at (@) e sostituisce %SERVER% con tutti i caratteri che segue il simbolo @.

  5. Selezionare OK per uscire.

Per Outlook 2003:

  1. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti.

  2. Nella scheda Preferenze selezionare Opzioni calendario.

  3. Selezionare Opzioni disponibilità.

  4. Selezionare Pubblica e cerca utilizzando Microsoft Office disponibilità Internet.

  5. Nella casella Percorsi di ricerca digitare il percorso completo del percorso in cui si desidera cercare le informazioni sulla disponibilità. È possibile utilizzare qualsiasi formato di URL valido, ad esempio: http://... , file:// \ \ ... o ftp://... .

    Outlook supporta le sostituzioni %NAME% e %SERVER%.

    Di seguito è riportato un esempio di utilizzo di queste sostituzioni:

    ftp://%SERVER%/Freebusy/%NAME%.vfb

    In un indirizzo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), Outlook sostituisce %NAME% con tutti i caratteri prima del simbolo at (@) e sostituisce %SERVER% con tutti i caratteri che segue il simbolo @.

  6. Selezionare OK tre volte per chiudere tutte le finestre di dialogo.

Come impostare il percorso di ricerca sulla disponibilità per un contatto specifico

Per Microsoft Outlook 2013 o versioni successive:

  1. Nella scheda Home, in Visualizzazione corrente, selezionare Biglietto da visita.

  2. Fare doppio clic per aprire un contatto.

  3. Nella scheda Contatto, in Mostra, selezionare Dettagli.

  4. Nella casella Indirizzo del testo che legge disponibilità Internet digitare il percorso completo del percorso in cui si desidera cercare le informazioni sulla disponibilità del contatto. È possibile utilizzare qualsiasi formato di URL valido, ad esempio: http://... , file:// \ \ ... o ftp://... .

    Di seguito è riportato un esempio di formato valido:

    ftp://Contactserver/Freebusy/Contactname.vfb

    Le informazioni sulla disponibilità su Internet vengono visualizzate nella scheda Pianificazione di appuntamenti e riunioni.

Per Outlook 2010, 2007 e 2003:

  1. Nella cartella Contatti fare doppio clic per aprire un contatto.

  2. Selezionare la scheda Dettagli.

  3. Sotto il testo che legge Internet Free-Busy nella casella Indirizzo digitare il percorso completo del percorso in cui si desidera cercare le informazioni sulla disponibilità del contatto. È possibile utilizzare qualsiasi formato di URL valido, ad esempio: http://... , file:// \ \ ... o ftp://... .

    Di seguito è riportato un esempio di formato valido:

    ftp://Contactserver/Freebusy/Contactname.vfb

    Le informazioni sulla disponibilità su Internet vengono visualizzate nella scheda Pianificazione di appuntamenti e riunioni.

Come pianificare una riunione utilizzando le informazioni sulla disponibilità su Internet

  1. Nella cartella Calendario scegliere Nuova convocazione riunione dal menu Azioni.
  2. Nella scheda Pianificazione digitare il nome di ogni partecipante nella casella Tutti i partecipanti.

Outlook segue il percorso URL (come specificato in precedenza) per gli utenti invitati e inserisce automaticamente le informazioni sulla disponibilità nella pianificazione.

Outlook pubblica e recupera le informazioni sulla disponibilità ogni 15 minuti per impostazione predefinita. È possibile ignorare manualmente questo incremento di tempo scegliendo Invia e ricevi dal menu Strumenti e quindi selezionando Informazioni sulla disponibilità. In questo modo le informazioni sulla disponibilità vengono aggiornate immediatamente.

La versione 1.6 della Pubblicazione guidata sul Web funziona con Microsoft Windows 2000 in alcuni casi, a seconda della configurazione di rete. Tuttavia, non è testata e non è supportata.