Risposta alla richieste relative ai diritti dell'interessato (DSR) per i dati dei clienti di Microsoft Dataverse

Articolo
10/17/2023

Il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'Unione europea (UE) conferisce importanti diritti alle persone in merito ai propri dati. Fai riferimento al Riepilogo sul Regolamento generale sulla protezione dei dati di Microsoft Learn per una panoramica sul GDPR, inclusa la terminologia, un piano d'azione e gli elenchi di controllo della preparazione per aiutarti a rispettare gli obblighi previsti dal GDPR quando utilizzi i prodotti e i servizi Microsoft.

Puoi saperne di più sul GDPR e su come Microsoft aiuta a supportarlo e i nostri clienti che ne sono interessati.

Il Centro protezione Microsoft fornisce informazioni generali, procedure consigliate di conformità e documentazione utili alla responsabilità del GDPR, come le valutazioni dell'impatto sulla protezione dei dati, le richieste degli interessati e la notifica di violazione dei dati.
Il Service Trust Portal fornisce informazioni su come i servizi Microsoft aiutano a supportare la conformità al GDPR.

Questo articolo fornisce esempi di passaggi che puoi eseguire per supportare la conformità alla privacy quando utilizzi Power Apps, Power Automate e Dataverse. Viene illustrato come utilizzare i prodotti, servizi e gli strumenti di amministrazione Microsoft per aiutare i clienti del titolare del trattamento a trovare, accedere e trattare i dati personali nel cloud Microsoft in risposta alle richieste DSR (Data Subject Rights).

Le azioni seguenti sono coperte in questo articolo:

Individuazione - Utilizzare strumenti di individuazione e di ricerca per trovare più facilmente i dati dei clienti che possono essere l'oggetto di una richiesta DSR. Dopo aver raccolto i documenti potenzialmente adeguati, è possibile eseguire una o più delle seguenti azioni DSR per rispondere alla richiesta. In alternativa, è possibile determinare che la richiesta non soddisfa le linee guida dell'organizzazione per la risposta alle richieste DSR.
Accesso - recuperare i dati personali che risiedono nel cloud Microsoft e, se necessario, eseguire una copia dei dati disponibili all'interessato.
Rettifica - apportare modifiche o implementare altre azioni richieste sui dati personali, dove applicabile.
Limitazione - limitare l'elaborazione dei dati personali, rimuovendo licenze per vari servizi online o disattivando i servizi desiderati ove possibile. È inoltre possibile rimuovere i dati dal cloud Microsoft e conservarli in locale o in un'altra posizione.
Eliminazione - definitivamente rimuovere dati personali che risiedono nel cloud Microsoft.
Esportazione - fornire una copia elettronica (in formato leggibile da computer) dei dati personali all'interessato.

Dati dei clienti di Dataverse

Importante

Si applica a Dataverse e alla versione precedente di Dataverse.

Dataverse e la versione precedente di Dataverse hanno processi separati per l'interazione con i dati personali.

È possibile identificare il tipo di ambiente disponibile accedendo a Power Apps e seguendo questa procedura:

Nell'elenco a discesa Ambiente selezionare il proprio ambiente.
Nel riquadro di spostamento, seleziona Dataverse, quindi seleziona Tabelle.

L'ambiente in uso è Dataverse se vengono elencate le tabelle seguenti:

Dopo aver stabilito il tipo di ambiente, esegui la procedura descritta nelle sezioni seguenti per individuare i dati personali.

Nota

È possibile avere alcuni ambienti in Dataverse e altri nella versione precedente di Dataverse, pertanto sarà necessario ripetere i processi descritti per ogni ambiente dell'organizzazione.

Dati personali degli utenti in Dataverse

Prerequisiti

È necessario creare gli utenti nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 e assegnare loro un ruolo di sicurezza e una licenza utente appropriati per poter accedere a Dataverse e usarlo.

I dati personali standard degli utenti, ad esempio UserName, UserID, telefono, posta elettronica e indirizzo, vengono conservati e gestiti nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Gli amministratori di sistema possono aggiornare questi dati personali solo nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 e i dati vengono quindi sincronizzati automaticamente con la tabella utente del sistema Dataverse in tutti gli ambienti. Gli amministratori di sistema possono anche creare attributi personalizzati per acquisire altri dati personali degli utenti nell'ambito della tabella utente del sistema Dataverse per le app e quindi conservare e gestire manualmente questi attributi.

Per evitare l'interruzione di applicazioni aziendali potenzialmente critiche per le attività operative dell'organizzazione, le righe di un utente non vengono rimosse automaticamente dall'entità utente del sistema Dataverse quando tale utente viene eliminato dall'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Lo stato dell'utente viene impostato su Disabilitato in Dataverse, ma un amministratore di sistema di Dataverse deve individuare e rimuovere i dati personali dell'utente da Dataverse all'interno dell'applicazione.

Solo gli amministratori globali e di sistema di Dataverse possono eseguire le operazioni di individuazione, rettifica, esportazione ed eliminazione elencate di seguito.

Individua

Gli amministratori di sistema possono creare più ambienti. Questi ambienti possono essere utilizzati per valutazione, sviluppo o produzione. Ognuna di questi ambienti ha una copia della tanella utente del sistema con gli eventuali attributi personalizzati aggiunti dall'amministratore, oltre ai dati personali degli utenti sincronizzati dall'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.

Gli amministratori di sistema possono trovare un elenco di tutti gli ambienti accedendo all'interfaccia di amministrazione di Microsoft Power Platform.

Puoi trovare i dati personali degli utenti di Dataverse nelle risorse seguenti:

Risorsa	Scopo	Accesso al sito Web	Accesso programmatico
Riga di tabella	Noto come tabella utente del sistema, archivia i dati personali dell'utente.	Interfaccia di amministrazione di Power Platform	Tramite l'API Web
Cronologia controlli	Consente ai clienti di identificare le risorse che gli utenti hanno creato, modificato, eliminato o a cui hanno eseguito l'accesso a livello di tabella.	Interfaccia di amministrazione di Power Platform	Tramite l'API Web

Utente

I dati personali dell'utente sono archiviati in Microsoft Entra e vengono sincronizzati automaticamente con tutti gli ambienti con un database Dataverse. Gli amministratori di sistema non possono aggiornare questi dati personali direttamente in Dataverse mentre l'utente è attivo, ma devono aggiornarli all'interno dell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Gli amministratori di sistema possono aggiungere i dati personali, ad esempio personalizzati attributi, direttamente in Dataverse, ma devono gestire manualmente i dati.

Per trovare un utente e i suoi dati personali, passa all'interfaccia di amministrazione di Power Platform ed esegui le seguenti operazioni:

Seleziona Ambienti, quindi seleziona un ambiente nell'elenco.
Vai a Impostazioni>Utenti + autorizzazioni>Utenti.
Immetti il nome dell'utente nella casella Cerca e quindi seleziona Invio.
Per visualizzare i dati personali dell'utente, fare doppio clic su o toccare due volte il nome dell'utente per selezionarlo.
Per apportare modifiche alle informazioni di contatto, espandi i puntini di sospensione e fai clic su Gestisci utente in Dynamics 365

Cronologia controlli

Quando la registrazione di controllo è abilitata per una tabella in Dataverse per le app, i dati personali di un utente vengono registrati nella cronologia di controllo insieme alle azioni eseguite dall'utente.

Rettifica

Se un interessato chiede di rettificare i dati personali che risiedono nei dati dell'organizzazione, tu e la tua organizzazione siete tenuti a determinare se è appropriato onorare la richiesta. La rettifica dei dati può includere modificare, rivedere o rimuovere dati personali da un documento o altro tipo di elemento.

È possibile utilizzare Microsoft Entra per gestire le identità (dati personali) degli utenti in Dataverse. I clienti aziendali possono gestire le richieste di rettifica DSR utilizzando le funzionalità limitate di modifica in un dato servizio Microsoft. In quanto responsabile del trattamento dei dati, Microsoft non offre la possibilità di correggere i registri generati dal sistema perché tali registri rispecchiano impegni effettivi e costituiscono un record storico degli eventi nell'ambito dei servizi Microsoft.

Una volta che una riga utente è eliminata da Microsoft Entra ID, gli amministratori di sistema possono rimuovere tutti i dati personali rimanenti correlati a tale utente (ad esempio gli attributi personalizzati) da tutti gli ambienti.

Esporta

Utente di sistema

È possibile esportare in Excel i dati personali di un utente archiviati nella tabella utente del sistema dall'elenco degli utenti nell'interfaccia di amministrazione.

Dall'interfaccia di amministrazione Power Platform, procedi come segue:

Seleziona Ambienti, quindi seleziona un ambiente nell'elenco.
Seleziona Apri ambiente.
Passare a Impostazioni>Sicurezza e quindi selezionare Visualizzazione utenti abilitati.
Seleziona Esporta in Excel.

Cronologia controlli

Puoi acquisire screenshot della cronologia controlli dall'interno dell'interfaccia di amministrazione.

Dall'interfaccia di amministrazione Power Platform, procedi come segue:

Seleziona Ambienti, quindi seleziona un ambiente nell'elenco.
Seleziona Apri ambiente.
Vai a Impostazioni>Controllo e registri, quindi seleziona Visualizzazione di riepilogo controlli.
Individuare il record di controllo dell'utente e quindi premere ALT+STAMP per acquisire lo screenshot.
Salvare lo screenshot in un file, che è possibile inviare quindi al richiedente DSR.

Eliminazione

User

Per evitare l'interruzione di applicazioni aziendali potenzialmente critiche per le attività operative dell'organizzazione, i record di un utente non vengono rimosse automaticamente dall'entità utente del sistema Dataverse quando tale utente viene eliminato dall'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Lo stato dell'utente è impostato su Disabilitato in Dataverse, ma un amministratore di sistema di Dataverse deve individuare e rimuovere i dati personali dell'utente da Dataverse all'interno dell'applicazione o eliminare l'utente per ciascun ambiente. Puoi rimuovere i dati personali dell'utente o eliminare definitivamente l'utente.

Rimuovere i dati personali di un utente dalla pagina Riepilogo dell'utente

Quando un record utente viene eliminato da Microsoft Entra, viene visualizzato un messaggio simile al seguente nella pagina Riepilogo dell'utente:

Le informazioni di questo utente non sono più gestite da Office 365. È possibile aggiornare questo record in risposta a una richiesta del soggetto interessato rimuovendo o sostituendo tutti i dati personali associati all'utente.

Dall'interfaccia di amministrazione Power Platform, procedi come segue:

Seleziona Ambienti, quindi seleziona un ambiente nell'elenco.
Seleziona Apri ambiente.
Passare a Impostazioni>Sicurezza>Utenti e quindi selezionare Visualizzazione utenti disabilitati.
Immetti il nome dell'utente nella casella Cerca e quindi seleziona Cerca.
Fare doppio clic sul nome dell'utente nell'elenco dei risultati di ricerca.
Nella pagina di riepilogo dell'utente rimuovi tutti i dati personali e quindi seleziona Salva.

Rimuovere i dati personali di un utente utilizzando Excel

Dall'interfaccia di amministrazione Power Platform, procedi come segue:

Seleziona Ambienti, quindi seleziona un ambiente nell'elenco.
Seleziona Apri ambiente.
Passare a Impostazioni>Sicurezza>Utenti e quindi selezionare Visualizzazione utenti disabilitati.
Creare e scaricare un file modello di Excel dai dati personali dell'utente. Per istruzioni dettagliate, vedere Creare un nuovo modello di Excel.
Aprire il file modello di Excel scaricato, rimuovere i dati personali dell'utente e quindi salvare il file.
Torna alla pagina della visualizzazione Utenti disabilitati e seleziona Importa dati.
Selezionare il file modello di Excel nella finestra dialogo Caricamento file di dati e apportare le modifiche necessarie nella finestra Mapping dei campi.
Selezionare Avanti, quindi Invia.

Eliminare gli utenti in maniera permanente

Puoi rimuovere i dati personali dell'utente o eliminare definitivamente il record dell'utente dalla tabella degli utenti di Datavese. Ulteriori informazioni: Eliminare definitivamente gli utenti in Power Platform.

Quando il record dell'utente viene eliminato in modo permanente, il nome dell'utente in tutti i record in cui l'utente eliminato era il creatore o modificato l'ultima volta da e nei registri di controllo verrà visualizzato come Nessun nome.

Rimuovere la cronologia di controllo dalla pagina Visualizzazione di riepilogo controlli

Dall'interfaccia di amministrazione Power Platform, procedi come segue:

Seleziona Ambienti, quindi seleziona un ambiente nell'elenco.
Seleziona Apri ambiente.
Vai a Impostazioni>Controllo e registri, quindi seleziona Visualizzazione di riepilogo controlli.
Individua la cronologia delle modifiche dell'utente, seleziona la casella di controllo accanto alla riga o alle righe e quindi seleziona Elimina cronologia modifiche.