Specifica quali messaggi e-mail vengono registrati automaticamente

Con la sincronizzazione lato server e Dynamics 365 App for Outlook, puoi creare automaticamente attività e-mail per i messaggi ricevuti nelle app di interazione con i clienti come Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing, Field Service e Project Service Automation.

Per impostazione predefinita, il processo di sincronizzazione valuta solo i messaggi nella cartella Posta in arrivo di una cassetta postale per il rilevamento automatico. Le e-mail che si trovano in una cartella secondaria della Posta in arrivo vengono elaborate solo se la cartella secondaria è configurata per il monitoraggio a livello di cartella, anche se sposti un messaggio nella cartella Posta in arrivo prima della sincronizzazione successiva. La sincronizzazione lato server tiene traccia della data di ricezione dell'ultimo invio tramite processi di posta elettronica. Durante il successivo ciclo di sincronizzazione, valuta solo i messaggi di posta elettronica ricevuti dopo tale data e ora. Per elaborare un messaggio e-mail che non si trovava nella cartella Posta in arrivo, puoi utilizzare una delle seguenti opzioni:

• Traccia manualmente il messaggio e-mail utilizzando Rilevamento delle categorie di Outlook o Dynamics 365 App for Outlook.
• Modificare la data in Elabora messaggi e-mail nel record della cassetta postale a una data precedente a quando è stato ricevuto il messaggio e-mail. Dovrai aggiungere questo campo al modulo di registrazione della casella di posta poiché non è visibile per impostazione predefinita.
• Seleziona Verifica e abilita cassetta postale nel record della cassetta postale in Dynamics 365.

Gli utenti possono selezionare un filtro per determinare quali messaggi vengono registrati come attività e-mail:

• Tutti i messaggi di posta elettronica: tutti i messaggi di posta elettronica ricevuti dall'utente vengono registrati in Dynamics 365 come attività di posta elettronica.

• Messaggi di posta elettronica in risposta all'e-mail: solo le risposte ai messaggi di posta elettronica che sono già state registrate vengono salvate come attività di posta elettronica.

  Per impostazione predefinita, questa opzione è impostata su attivato. Il sistema correla una risposta a un messaggio tracciato dopo che l'e-mail è stata filtrata. Un amministratore può abilitare o disabilitare la correlazione con la scheda E-mail in Impostazioni di sistema a livello di organizzazione.

• Messaggi e-mail da lead, contatti e account: solo i messaggi inviati a lead, contatti o account in Dynamics 365 vengono tracciati come attività e-mail.

• Messaggi e-mail da record abilitati per la posta elettronica: i messaggi da qualsiasi record che si risolve in un indirizzo di posta elettronica in Dynamics 365, incluse le tabelle personalizzate, vengono rilevati come attività e-mail.

• Nessun messaggio e-mail: nessun messaggio ricevuto dall'utente viene registrato automaticamente come attività e-mail.

Queste opzioni possono essere impostate per tracciare automaticamente gli elementi inviati. Possono anche essere impostati per operare su code e cassette postali in coda.

E-mail di cui un utente tiene traccia manualmente in Outlook utilizzando Dynamics 365 App for Outlook, tracciabilità a livello di cartella o Categoria di Outlook si sincronizza con Dynamics 365 indipendentemente dall'opzione di filtro che l'utente ha impostato per il rilevamento automatico.

Per disattivare il monitoraggio dei messaggi in arrivo per utenti specifici, un amministratore può impostare E-mail in arrivo su Nessuno nel modulo Cassetta postale.

Utilizzare le conversazioni per tenere traccia dei messaggi e-mail

La sincronizzazione lato server utilizza le seguenti informazioni in un messaggio e-mail per determinare se è correlato a un messaggio e-mail monitorato in Dynamics 365:

• ID messaggio: identifica in modo univoco un messaggio e-mail. È nascosto nell'interfaccia utente dell'app di posta elettronica.

• InReplyTo: contiene MessageId a cui l'e-mail risponde. È nascosto nell'interfaccia utente dell'app di posta elettronica.

  Se un cliente risponde a un'e-mail e modifica la riga dell'oggetto, l'app di posta elettronica potrebbe rimuovere il valore InReplyTo dalla risposta. La sincronizzazione lato server e Dynamics 365 non possono correlare la risposta ad un'e-mail precedente senza di essa. La versione desktop di Microsoft Outlook impedisce il valore InReplyTo da essere rimosso quando un utente risponde a un'e-mail e cambia l'oggetto.

• ConversationIndex: associa un messaggio a un thread di posta elettronica. È nascosto nell'interfaccia utente dell'app di posta elettronica.

• Token di registrazione in oggetto: un concetto di Dynamics 365 stampato direttamente nella riga dell'oggetto.

• Parole oggetto e destinatari: usa la corrispondenza intelligente, un concetto di Dynamics 365 in base alla configurazione.

La logica di correlazione dei messaggi e-mail tramite le seguenti opzioni, in questo ordine:

1. Correlazione InReplyTo: se il valore InReplyTo corrisponde a MessageId di un messaggio di posta elettronica già presente in Dynamics 365, il nuovo messaggio di posta elettronica viene correlato a quello esistente. Questa è l'impostazione predefinita e ti consigliamo di non modificarla. La correlazione e-mail è accurata, non ci sono falsi positivi.

2. Correlazione token di registrazione: se l'oggetto contiene un token di registrazione, il sistema cerca il token di registrazione di un'e-mail già in Dynamics 365, la nuova e-mail è correlata a quella esistente. Per impostazione predefinita, questa opzione è impostata su attivato. Il token di registrazione è visibile all'utente e può essere modificato, il che può causare la falsa correlazione.

3. Indice di conversazione: se ConversationIndex corrisponde a ConversationIndex di un messaggio di posta elettronica già presente in Dynamics 365, il nuovo messaggio di posta elettronica viene correlato a quello esistente.

4. Corrispondenza intelligente: il sistema cerca nella posta elettronica già presente in Dynamics 365 i destinatari e le parole nella riga dell'oggetto. Se ne trova uno con destinatari simili e un numero sufficiente di parole dell'oggetto corrispondenti, correla i due messaggi. Non consigliamo questa opzione, poiché la corrispondenza intelligente può causare falsi positivi. Tuttavia, è disponibile nel caso in cui sia necessario correlare messaggi e-mail che non appartengono allo stesso thread di conversazione.

Come determinare se e perché un messaggio e-mail è stato registrato automaticamente

Le impostazioni a livello di organizzazione e le impostazioni per i singoli utenti e le code determinano quali email vengono monitorate automaticamente. Puoi usare le colonne nella tabella E-mail per identificare se e perché un'e-mail è stata monitorata. Aggiungile a una visualizzazione Ricerca avanzata dei messaggi e-mail per aiutarti a capire perché un messaggio e-mail è stato monitorato e se era correlato a un messaggio e-mail precedentemente monitorato.

Column	Descrizione
Accettazione entità in corso	L'utente o la coda che ha ricevuto il messaggio e-mail ed è stata configurato per registrarlo automaticamente. Ad esempio, se una coda denominata Vendite che è stata configurata per monitorare tutte le e-mail riceve un'e-mail, la coda Vendite viene considerata l'entità di accettazione.
Ricezione cassetta postale in corso	La cassetta postale che è stata elaborata quando la sincronizzazione lato server ha rilevato che un'e-mail contiene un utente o una coda configurata per registrarla automaticamente. Se OrgDBOrgSetting chiamato SSSForceFilteringMethodForUserMailboxes è disabilitato (impostazione predefinita), il valore di questa colonna può essere diverso dall'entità di accettazione. Ad esempio, supponiamo che Luisa Alves, che è configurata per tenere traccia automaticamente delle risposte alle e-mail esistenti, riceva un messaggio. La coda Vendite, configurata per tenere traccia di tutte le email, riceve lo stesso messaggio. La sincronizzazione lato server può elaborare prima la cassetta postale di Luisa e riconoscere che esiste un altro destinatario, Sales, è configurato per tenere traccia automaticamente del messaggio e-mail. In questo caso l'entità di accettazione è la coda di Vendite, ma la cassetta postale ricevente è di Luisa.
ID attività correlato	Indica se un messaggio e-mail è stato associato a un messaggio e-mail registrato in precedenza. Ad esempio, se un messaggio e-mail è stato inviato da Dynamics 365 e una risposta successiva è stata registrata automaticamente, l'ID attività correlata della risposta farebbe riferimento al messaggio e-mail inviato in origine.
Metodo di correlazione	Il metodo di correlazione utilizzato per registrare automaticamente un messaggio e-mail. Non è disponibile per Ricerca avanzata o altre visualizzazioni e moduli, ma puoi utilizzare l'API Web per visualizzarlo. Utilizzare questo formato URL: https://YourDynamics365URL/api/data/v9.2/emails(IDofEmail)?$select=subject,correlationmethod Ad esempio, se l'URL di Dynamics 365 è https://contoso.crm.dynamics.com e l'ID e-mail è fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5, puoi utilizzare questo URL per visualizzare il metodo di correlazione: https://**contoso.crm.dynamics.com**/api/data/v9.2/emails(**fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5**)?$select=subject,correlationmethod Per trovare l'ID di un messaggio e-mail, apri l'e-mail in un browser Web. L'ID è tutto ciò che segue &id= nell'URL. Nell'esempio, era &id=fd372987-7fac-ed11-aad1-0022480819b5. Il valore del metodo di correlazione è un numero integer che corrisponde a un metodo di correlazione specifico. Fai riferimento alla tabella nella sezione del metodo di correlazione dell'EntityType e-mail. Ad esempio, un valore 3 indica che il messaggio e-mail è stato correlato usando il metodo InReplyTo.
ID attività padre	Fai riferimento a un messaggio e-mail monitorato in precedenza se il messaggio e-mail corrente è correlato con essa. Tuttavia, la colonna è popolata solo se il messaggio e-mail è stato correlato utilizzando il metodo InReplyTo o ConversationIndex. Se il messaggio e-mail è stato correlato utilizzando un metodo diverso, come il token di registrazione, la colonna ID attività padre è vuota.

Identificare le risposte automatiche

Le risposte e-mail generate automaticamente a volte possono essere attivate da funzionalità automatiche. Ad esempio, la funzione Risposte automatiche (Fuori ufficio) di Microsoft Outlook può essere impostata per rispondere alle e-mail quando il destinatario non è in sede. Attualmente, la sincronizzazione lato server non valuta attivamente se un'e-mail in arrivo è una risposta generata automaticamente quando determina se deve essere tracciata automaticamente.

Puoi utilizzare l'attributo InternetMessageHeaders nella tabella E-mail per identificare tali risposte generate automaticamente. L'attributo InternetMessageHeaders viene compilato per le e-mail in entrata solo se un'e-mail include intestazioni Auto-Submitted o Reply-To. Questi valori di intestazione vengono acquisiti in un formato JSON.

Per verificare il valore dell'attributo InternetMessageHeaders, analizzare i dati JSON per accedere a nomi e valori di intestazione specifici. Puoi anche verificare se la colonna contiene il nome dell'intestazione che ti interessa. Ad esempio, se la colonna InternetMessageHeaders contiene Auto-Submitted, significa che l'e-mail è stata generata automaticamente.

La seguente tabella fornisce ulteriori informazioni sulle intestazioni nelle risposte automatiche.

Intestazione	Descrizione	Esempi
Inviata automaticamente	Se questa intestazione è presente, significa che l'e-mail è una risposta automatica. Diversi provider di posta elettronica possono utilizzare valori diversi per questa intestazione. Ulteriori informazioni: RFC - Raccomandazioni per le risposte automatiche alla posta elettronica.	Gmail - Auto-Submitted : auto-replied Outlook - Auto-Submitted : auto-generated
Rispondi a	Se questa intestazione è presente, significa che l'e-mail ha una configurazione di risposta. Il valore in questa intestazione mostrerà l'indirizzo e-mail di risposta. Il formato del valore può variare a seconda dei provider di posta e di altre configurazioni. Ulteriori informazioni: RFC - Campo Rispondi a.	Reply-To : “Test email <example@contoso.com>” Reply-To : “<example@contoso.com>”

Popolamento automatico della colonna Tema

La colonna Tema, presente in ogni record e-mail, collega un record all'altro. Ad esempio, un'e-mail potrebbe essere collegata a un'opportunità, un ordine o un caso. Se crei o aggiorni manualmente un record e-mail, hai la possibilità di utilizzare la colonna Tema per collegare l'e-mail a un record da qualsiasi tabella che è stata configurata per consentire le attività.

Se il messaggio e-mail viene registrato automaticamente perché correlato a un messaggio e-mail registrato in precedenza, alla colonna Tema viene automaticamente assegnato lo stesso valore del messaggio e-mail già registrato.

In che modo le app di interazione con i clienti utilizzano i token di registrazione

Un token di registrazione è una stringa alfanumerica generata dalle app di interazione con i clienti e aggiunta alla fine della riga dell'oggetto di un messaggio. Consente di mettere in corrispondenza gli impegni di posta elettronica con i messaggi e-mail. La funzionalità relativa al token di registrazione è attivata per impostazione predefinita.

Struttura del token di registrazione

Per impostazione predefinita, le app di interazione con i clienti utilizzano la struttura token seguente, che è costituita da un prefisso di quattro caratteri e un identificatore di sette cifre.

Nella tabella seguente sono elencate e descritte le parti del token di registrazione.

In parte	Descrizione
Prefisso	Configurabile da 1 a 20 caratteri. Il valore predefinito è CRM. Il prefisso può essere univoco per ogni organizzazione o ambiente. Ad esempio, in una distribuzione multi-tenant delle app di interazione con i clienti, è consigliabile che ogni organizzazione configuri e utilizzi un prefisso univoco. Se modifichi il prefisso, i valori del prefisso precedente vengono comunque mantenuti e utilizzati per correlare le e-mail in base al prefisso precedente.
Identificatore online/offline	Un valore legacy per indicare se l'utente era offline o online quando ha inviato il messaggio e-mail. Questo valore non è configurabile.
Numero di registrazione di base distribuzione	Configurabile da 0 a 2.147.483.647. Il valore predefinito è 0. Utilizzato come numero base per le cifre del numero utente. Ad esempio, se il valore è 0 e tre cifre sono configurate per il numero utente, il primo utente avrà l'identificatore 001. Se il valore è 500, il primo utente sarà 501.
Numero di cifre per i numeri degli utenti	Configurabile da 1 a 10. L'intervallo predefinito è di tre cifre. Questo valore consente di determinare il numero di cifre da utilizzare quando l'app di interazione con i clienti genera l'identificatore numerico dell'utente che ha generato l'impegno di posta elettronica.
Numero di cifre per il contatore di messaggi incrementale	Configurabile da 1 a 9. L'intervallo predefinito è di tre cifre. Questo valore consente di determinare il numero di cifre da utilizzare quando le app di interazione con i clienti assegnano l'identificatore numerico per l'impegno di posta elettronica, non i singoli messaggi contenuti dall'impegno. Nota: se usi il valore predefinito per generare un token a tre cifre, il numero verrà incrementato fino a 999 e quindi ripartirà da 000. Puoi utilizzare un numero di cifre maggiore per ridurre la possibilità di assegnare token duplicati a thread e-mail attivi.

Imposta o attiva o disattiva i token di registrazione

1. In Impostazioni>Amministrazione>Impostazioni di sistema, seleziona la scheda E-mail.

2. Nell'area Configurazione della correlazione con e-mail è possibile disabilitare, abilitare o modificare la struttura del token di registrazione predefinita.

Corrispondenza intelligente

Quando la sincronizzazione lato server elabora un messaggio e-mail in arrivo, estrae l'oggetto, l'indirizzo del mittente e gli indirizzi dei destinatari e li usa per tentare di collegare l'attività e-mail a record esistenti. Questo processo di correlazione, detto anche correlazione intelligente, utilizza i criteri seguenti per correlare le e-mail ricevute ad attività e-mail:

• Corrispondenza in base all'oggetto: i prefissi, quali RE: o Re:, vengono ignorati e non viene fatta distinzione tra maiuscole e minuscole. Ad esempio, gli oggetti Re: ciao e Ciao vengono correlati.
• Corrispondenza in base a mittente e destinatario: il sistema calcola il numero di indirizzi di posta elettronica di mittenti e destinatari esatti in comune.

Quando il processo di corrispondenza è terminato, il sistema seleziona il proprietario e l'oggetto del messaggio e-mail in arrivo.

La corrispondenza intelligente è disattivata per impostazione predefinita. Puoi attivarla e modificare le impostazioni di corrispondeza intelligente nella scheda E-mail in Impostazioni di sistema a livello di organizzazione.

Come funziona la corrispondenza intelligente

La corrispondenza intelligente si basa completamente sull'esistenza di somiglianza tra messaggi e-mail. L'oggetto, il mittente e i destinatari, inclusi i destinatari BCC e CC, determinano la somiglianza.

Quando un messaggio e-mail viene inviato da Dynamics 365 o viene ricevuta un'e-mail registrata, due set di hash vengono generati e archiviati nel database.

• Hash dell'oggetto: l'oggetto dell'e-mail, che può includere il token Dynamics 365 se è attivato nelle impostazioni di sistema, viene privato delle parole non significative come "RE:" e "FW:" e quindi tokenizzato. Viene eseguito l'hashing dei token non vuoti (parole) per generare hash oggetti.

• Hash destinatario: l'elenco di mittenti e destinatari viene analizzato per individuare indirizzi e-mail univoci. Ogni indirizzo di posta elettronica univoco genera un hash indirizzo.

La sincronizzazione lato server ricerca i valori di corrispondenza nell'oggetto archiviato e il destinatario esegue l'hash per trovare una correlazoine tra l'e-mail in entrata e quella in uscita. Due messaggi e-mail sono correlati se hanno lo stesso numero di hash dell'oggetto e almeno due hash del destinatario corrispondenti.

Nota

Poiché un'organizzazione invia e riceve molte e-mail su più periodi, i dati di correlazione archiviati nella tabella EmailHash possono aumentare in modo significativo. Questo, se combinato con impostazioni di corrispondenza intelligente meno restrittive o modelli di oggetto o destinatario comuni, può causare una diminuzione delle prestazioni della corrispondenza intelligente. Per ottimizzare le prestazioni, se il sistema rileva un utilizzo elevato delle risorse durante l'esecuzione di operazioni di corrispondenza intelligente, il sistema metterà in correlazione le e-mail degli ultimi 90 giorni.

Impostazioni avanzate di corrispondenza intelligente

• HashFilterKeywords: un'espressione regolare utilizzata per filtrare frasi chiave nella riga dell'oggetto. Tutte le istanze corrispondenti dell'espressione regolare presenti nella riga dell'oggetto vengono sostituite con stringhe vuote prima di generare gli hash dell'oggetto.

  Valore predefinito: ^[\s]*([\w]+\s?:[\s]*)+

  Ignora qualsiasi parola all'inizio della riga dell'oggetto che termina con i due punti (:). Ad esempio:

  	Subject	Parole ignorate
  1	Test	--
  2	RE: Prova	R:
  3	FW: RE: Prova	FW: RE:

  Per impostazione predefinita, "Fuori sede:" non viene ignorato poiché la prima parola della frase, "fuori", non è seguita dai due punti (:). Per ignorare questa frase, modifica l'espressione regolare in questo modo: ^\[\\s\]\*(\[\\w\]+\\s?:\[\\s\]\*)+\|Out of office:

• HashMaxCount: il numero massimo di hash generati per qualsiasi oggetto o elenco di destinatari.

  Valore predefinito: 20

  Se l'oggetto dopo la cancellazione delle parole non significative contiene più di 20 parole, viene eseguito l'hash solo delle prime 20 parole.

• HashDeltaSubjectCount: la differenza massima consentita tra i conteggi di hash dell'oggetto dei messaggi di posta elettronica da correlare.

  Valore predefinito: 0

• HashMinAddressCount: il numero minimo di corrispondenze di hash richieste nell'elenco dei destinatari affinché i messaggi di posta elettronica siano correlati.

  Valore predefinito: 2

Vedi anche

Cassette postali di inoltro e cassette postali individuali
Associare un indirizzo e-mail a una riga