Pianificazione per la Gestione record di messaggistica

 

Si applica a: Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1

Ultima modifica dell'argomento: 2011-06-21

In questo argomento sono riportate alcune indicazioni per il processo di pianificazione di Gestione record di messaggistica (MRM, Messaging Records Management) e vengono descritte alcune delle opportunità, delle procedure consigliate e alcuni dei problemi da prendere in considerazione. Sebbene la configurazione e la gestione di Gestione record di messaggistica in Exchange 2007 sia tecnicamente semplice, la pianificazione di un'implementazione di Gestione record di messaggistica valida può richiedere tempo, attenzione e informazioni da diverse discipline aziendali. Oltre agli amministratori di Exchange e al reparto IT, anche dirigenti, responsabili delle registrazioni, dipendenti del reparto Risorse umane, consiglieri legali e addirittura utenti finali possono svolgere un ruolo importante nella pianificazione del processo.

Punto di partenza

Prima di implementare una soluzione di Gestione record di messaggistica, è necessario prendere in considerazione diversi fattori e non tutti sono di natura tecnica. Nelle sezioni seguenti vengono descritti alcuni di questi fattori.

Sandbox

Per acquisire informazioni su come installare, configurare e mantenere la Gestione record di messaggistica, è consigliabile impostare prima un ambiente di prova (noto anche come installazione sandbox). Gli amministratori di Exchange che sono particolarmente esperti per ciò che concerne i dettagli relativi all'impostazione e alla configurazione della Gestione record di messaggistica in un ambiente di test sono nella condizione ideale per essere consultati e per fornire consigli agli altri membri dell'organizzazione riguardo i requisiti tecnici per una buona soluzione di Gestione record di messaggistica.

Criteri e piani

Un altro passaggio preliminare consigliato prima di implementare una soluzione di Gestione record di messaggistica consiste nel formare un team che dovrà creare o aggiornare il criterio di gestione dei record dell'organizzazione. Tra i gruppi che devono essere presi in considerazione nella creazione dei criteri o nel processo di verifica è necessario includere:

• Professionisti dedicati alla gestione dei record

• Consulenti legali

• Risorse umane

• Formazione

• Alta dirigenza

• Gestione dell'IT

• Consulenti

Il compito del team consisterà nel creare un criterio di gestione dei record il cui ambito sia abbastanza ampio da soddisfare le esigenze attuali e future dell'organizzazione e che sia anche sufficientemente chiaro e dettagliato per essere implementato da un amministratore di Exchange come soluzione di Gestione record di messaggistica. Il processo per lo sviluppo di tale criterio può essere lungo. perché ogni membro del team analizza, suggerisce e rivede il lavoro degli altri, mantenendo un equilibrio tra requisiti legali, il budget, le complessità e le considerazioni di carattere amministrativo e umano per creare un criterio da cui sia possibile creare a sua volta un'implementazione di Gestione record di messaggistica gestibile.

Tra i fattori che il team deve prendere in considerazione, soprattutto in organizzazioni con una cultura della posta elettronica ben sviluppata, sono inclusi i seguenti:

• Preoccupazioni degli utenti e possibile resistenza a una soluzione di Gestione record di messaggistica

• Modalità di monitoraggio e applicazione dei criteri di messaggistica dell'organizzazione

Conservare i messaggi laddove possono essere gestiti

Per la gestione dei messaggi è necessario che l'Assistente cartelle gestite possa accedere a questi ultimi. Ciò significa che i messaggi devono essere archiviati in un server di Exchange per la gestione effettiva dei record di messaggistica. Questo comporta due conseguenze:

• Spesso è necessario aumentare le dimensioni delle cassette postali degli utenti in modo che possano contenere più elementi.

• È necessario limitare o impedire l'accesso ai file delle cartelle personali (.pst) sui computer degli utenti.

Aumentare le dimensioni delle cassette postali

Conservare i messaggi di tutti gli utenti nelle cassette postali sul server di solito significa aumentare le dimensioni delle cassette postali degli utenti a un GB o più. Le prestazioni più elevate di Exchange 2007 rendono gestibili queste cassette postali di dimensioni più grandi.

Limitare l'accesso ai file .pst

È possibile fare in modo che gli utenti rinuncino a utilizzare i file .pst creando un criterio di gruppo che impedisca l'aggiunta di nuovi elementi ai file .pst esistenti. Creando file .pst di sola lettura è possibile consentire agli utenti di accedere ai file .pst di cui già disponevano incoraggiandoli nello stesso tempo a conservare i messaggi desiderati nelle rispettive cassette postali di Exchange. Alla fine, è possibile creare un criterio di gruppo per rimuovere l'accesso ai file .pst tutti insieme.

Limitare l'accesso ai file .pst può turbare le abitudini di lavoro di alcuni utenti, ma offre anche una serie di vantaggi.

Mantenendo i messaggi degli utenti sul server e limitando l'accesso ai file .pst è possibile:

• Aumentare sensibilmente l'efficacia della gestione dei record di messaggistica mantenendo i messaggi laddove possono essere gestiti e monitorati.

• Ridurre il rischio di perdere dati importanti archiviati nei singoli dischi rigidi anziché sui server che vengono regolarmente sottoposti a backup.

• Aiutare a ridurre la perdita della proprietà intellettuale dell'organizzazione quando i fornitori, gli interni e i dipendenti lasciano l'organizzazione.

• Migliorare l'accesso degli utenti ai loro dati conservando qualsiasi informazione nelle loro cassette postali.

• Rendere Microsoft Outlook Web Access più efficace dal momento che tutti i messaggi degli utenti sono disponibili ovunque con una sola connessione Web.

• Ridurre il costo delle ricerche di natura legale durante una causa. Il processo di acquisizione e di ricerca delle informazioni archiviate nei file .pst è un processo costoso che richiede molto lavoro dal momento che i file.pst devono prima essere individuati sui computer degli utenti e in seguito i contenuti devono essere elaborati dall'ufficio legale.

Per configurare i sistemi degli utenti affinché possano funzionare senza i file .pst in Microsoft Office Outlook 2007

1. Creare un criterio di gruppo che imposti la seguente sottochiave del Registro di sistema su un valore pari a 1. Questa impostazione impedisce agli utenti di aggiungere qualsiasi nuova informazione ai file .pst. Gli utenti possono comunque creare nuovi file .pst ma non possono aggiungervi nessuna informazione. Questa impostazione blocca solo i file .pst di Microsoft Outlook. Consente ai file .pst di Microsoft SharePoint di essere connessi e aggiornati nel profilo Outlook di un utente. È possibile utilizzare una chiave simile del Registro di sistema per disabilitare la scrittura nei file .pst in Outlook 2003.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Office/12/Outlook/PST/PstDisableGrow
   

2. Creare un criterio di gruppo che imposti le seguenti sottochiavi del Registro di sistema su un valore pari a 0. Queste impostazioni disabilitano il menu Archiviazione automatica in Outlook e rimuovono l'opzione Archiviazione automatica, che viene mostrata quando l'utente fa clic su Strumenti, Opzioni e sceglie la scheda Altro.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveDelete
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveMount
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/ArchiveOld
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DeleteExpired
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/DoAging
   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/Preferences/PromptForAging
   

3. Creare un criterio di gruppo che imposti la seguente sottochiave del Registro di sistema su un valore pari a 5575. Questa impostazione rimuove l'opzione File di dati di Outlook in Outlook, che viene mostrata quando l'utente fa clic su File e sceglie Nuovo.

   HKEY_CURRENT_USER/Software/Policies/Microsoft/Office/12/Outlook/DisableCmdBarItemsList/TCID1
   

Programma pilota

Iniziare con un'implementazione pilota può aiutare a ottimizzare la propria soluzione di Gestione record di messaggistica e a percepire la soddisfazione dell'utente finale prima dell'implementazione a livello di organizzazione. Ad esempio, si potrebbe scoprire che gli utenti ritengono che un periodo di mantenimento di sei mesi per la Posta in arrivo sia troppo breve e che preferiscano un limite di un anno. Oppure si potrebbe rilevare che l'ulteriore inserimento nel journal richiede l'aggiornamento della soluzione di archiviazione.

I membri di un team di pianificazione della Gestione record di messaggistica possono essere ottimi candidati per diventare i primi membri di un programma pilota di Gestione record di messaggistica. Ulteriori membri possono essere reclutati dal personale IT e dal personale di gestione interessato. Quando il programma pilota è in una fase stabile, è possibile reclutare altri membri dell'organizzazione affinché ne facciano parte. Talvolta è possibile ridurre il numero delle esitazioni mostrate dagli utenti nell'adottare la messaggistica gestita con la promessa di una cassetta postale di dimensioni più grandi, di una gestione automatica della posta elettronica (inclusa l'eliminazione automatica degli avvisi e dei messaggi di routine che possono essere inseriti in una cartella con breve periodo di mantenimento) e di una formazione specifica che possa risolvere qualsiasi domanda o preoccupazione.

Implementazione della Gestione record di messaggistica

Quando giunge il momento di implementare una soluzione di Gestione record di messaggistica nell'organizzazione, è opportuno prendere in considerazione un'implementazione programmata in diverse fasi per consentire alle persone all'interno dell'organizzazione e al sistema Exchange di adattarsi ai cambiamenti necessari.

Considerazioni relative alle persone durante l'implementazione della soluzione di Gestione record di messaggistica

Presentando la Gestione record di messaggistica in modo graduale, si offre la possibilità agli utenti di adattarsi ai cambiamenti necessari nelle loro abitudini di lavoro. Un piano realizzabile deve:

1. Avviare un programma pilota per verificare e perfezionare la soluzione.

2. Invitare altri utenti a far parte del programma pilota. Le cassette postali di dimensioni più grandi possono essere un incentivo a far parte del programma.

3. Quando si è pronti per implementare la Gestione record di messaggistica nell'intera organizzazione, è opportuno iniziare offrendo una formazione sulla Gestione record di messaggistica e sui criteri di messaggistica dell'organizzazione corrispondenti.

4. Aumentare le dimensioni delle cassette postali degli utenti.

5. Aggiungere cartelle gestite alle cassette postali degli utenti disattivando la scadenza. Incoraggiare gli utenti a familiarizzarsi con la Gestione record di messaggistica e a ordinare i contenuti delle loro cassette postali nelle cartelle gestite appropriate in base alle loro esigenze e ai criteri di mantenimento dei messaggi della loro organizzazione.

6. Dopo tre settimane che gli utenti hanno ottenuto le cartelle gestite, abilitare la Gestione record di messaggistica e rendere i file .pst di sola lettura.

7. Siate pronti a fornire un elevato livello di supporto per gli utenti all'inizio dell'implementazione della Gestione record di messaggistica. Fornendo una formazione che precede l'implementazione si riducono le domande e le preoccupazioni degli utenti.

8. Monitorare le prestazioni del sistema.

9. Monitorare la conformità degli utenti.

Considerazioni relative al sistema durante l'implementazione della soluzione di Gestione record di messaggistica

Il sistema Exchange deve adattarsi alla soluzione di Gestione record di messaggistica. Alla prima esecuzione dell'Assistente cartelle gestite, in genere viene elaborato un numero elevato di elementi. Questo processo può utilizzare molte risorse sia a livello di server Cassette postali che di rete. Può inoltre determinare un elevato utilizzo di tempo e di risorse di rete da parte dei client di Outlook durante la sincronizzazione dei contenuti delle cassette postali con il server. È consigliabile eseguire un'attenta pianificazione per evitare il sovraccarico delle risorse. Eseguire l'Assistente cartelle gestite quando il carico sul server è leggero e aggiungere gradualmente gli utenti anziché tutti in una volta può aiutare a garantire una transizione agevole.

La formazione e l'elemento umano

Le persone considerano la posta elettronica come se fosse di loro proprietà, anche quando non si tratta di posta elettronica personale. Se vengono messi di fronte alle modifiche repentine apportate ai criteri di messaggistica dell'organizzazione, gli utenti potrebbero sentirsi annoiati o confusi, specialmente se i nuovi criteri comportano l'eliminazione automatica dei messaggi. I cambiamenti nei modi abituali di fare le cose, quali l'abitudine di non svuotare mai la cartella della Posta in arrivo o di salvare ogni cosa nei file .pst, possono disturbare alcuni utenti. Per assicurare che la soluzione di Gestione record di messaggistica proceda con il minor disturbo possibile, è opportuno considerare quanto riportato di seguito.

• Implementazione in più fasi
  Introdurre gradualmente la soluzione di Gestione record di messaggistica anziché tutta in una volta.

• Formazione
  La formazione degli utenti aiuta a risolvere i problemi in anticipo e assicura un'implementazione più agevole. Alcuni argomenti da prendere in considerazione nella formazione includono:

  • Un'introduzione ai criteri di messaggistica dell'organizzazione.

  • La necessità di una gestione dei record di messaggistica nei moderni ambienti di lavoro, inclusa una panoramica della potenziale responsabilità legale derivante dalla mancata gestione dei record e di come tale responsabilità possa comportare costi per l'organizzazione e mettere in pericolo i posti di lavoro.

  • Come l'eliminazione automatica della posta elettronica può rappresentare un notevole risparmio di tempo, consentendo di eliminare contenuto obsoleto che si accumula costantemente.

  • Come le cassette postali di dimensioni più grandi offriranno più spazio per l'archiviazione dei messaggi.

  • Come l'archiviazione basata su server consente di aumentare l'accesso mobile ai dati.

  • Come potrebbero esserci cambiamenti inevitabili nel modo in cui gli utenti eseguono alcune attività, ad esempio il fatto di non poter aggiungere i messaggi ai file .pst e la necessità di prestare maggiore attenzione alla classificazione e alla gestione dei messaggi.

  • Come la Gestione record di messaggistica aiuta a conservare le risorse IT dell'organizzazione.

• Avviso preventivo
  Occorre informare gli utenti con un certo anticipo circa i cambiamenti a venire. In particolare, è necessario fornire loro le date esatte in cui la Gestione record di messaggistica verrà implementata e ricordare loro le modifiche che verranno apportate.

• Supporto agli utenti
  Fornire un eccellente supporto agli utenti nelle prime fasi dell'implementazione può facilitare la transizione alla Gestione record di messaggistica. I problemi che emergono durante la fase di distribuzione sono generalmente meno tecnici di quanto ci si potrebbe aspettare. Spesso riguardano più che altro domande degli utenti relative a ciò che occorre fare. Disporre di un team di persone che possono rispondere a questo tipo di domande aiuterà a gestire questi problemi.

Conformità, monitoraggio e applicazione dei criteri

Di seguito sono riportati alcune attività che gli utenti dovrebbero evitare per applicare i criteri di Gestione record di messaggistica:

• Salvataggio dei messaggi nei file .pst (se i file .pst non vengono disabilitati dal criterio di gruppo).

• Inoltro dei messaggi ad altre posizioni (ad esempio un account di Microsoft Hotmail).

• Salvataggio dei messaggi come file nei loro computer.

• Invio dei messaggi a Microsoft OneNote (con Outlook 2007).

• Stampa dei messaggi.

• Inserimento di tutte le cartelle relative alle cassette postali nella cartella gestita con l'impostazione di mantenimento specificata sul periodo più lungo.

Informare gli utenti sui criteri di messaggistica dell'organizzazione può aiutare a garantire la conformità. Tuttavia, il monitoraggio può risultare necessario per assicurare che la soluzione di Gestione record di messaggistica sia efficace. L'applicazione dei criteri di messaggistica richiederà molto probabilmente i consigli e la partecipazione da parte dell'alta dirigenza.

Utilizzo del cmdlet Get-MailboxFolderStatistics per ottenere informazioni sulla conformità degli utenti

È possibile utilizzare il cmdlet Get-MailboxFolderStatistics in Exchange Management Shell per recuperare informazioni relative alle cartelle nelle cassette postali specificate. Tali informazioni includono il numero e le dimensioni degli elementi nelle cartelle, i nomi e gli ID delle cartelle e altre informazioni. Tale metodo può rappresentare un mezzo efficace per monitorare se gli utenti non sono in conformità con i criteri di messaggistica, ad esempio in caso abbiano spostato tutti gli elementi relativi alle loro cassette postali in cartelle con criteri di mantenimento più permissivi.

In questo esempio, il cmdlet Get-MailboxFolderStatistics viene utilizzato per monitorare la distribuzione dei contenuti delle cartelle gestite dell'utente John Peoples.

Get-MailboxFolderStatistics -Identity jpeoples -FolderScope ManagedCustomFolder | Format-List

• È possibile utilizzare il parametro -FolderScope per restringere la gamma di informazioni restituite dal comando. In questo esempio, sono richieste solo le statistiche relative ai contenuti delle cartelle gestite di John.

• In questo comando, i risultati vengono reindirizzati al comando Format-List per ottenere ulteriori informazioni in un formato più utile rispetto a quello del comando Get-MailboxFolderStatistics da solo.

Per ulteriori informazioni sul cmdlet Get-MailboxFolderStatistics, vedere Get-MailboxFolderStatistics.

Rispettare gli ordini di ricerca di natura legale

Il cmdlet Export-Mailbox in Exchange Management Shell rende più facile rispettare gli ordini di ricerca di natura legale relativi ai contenuti delle cassette postali consentendo di copiare i contenuti delle cassette postali specificate in una cartella di un'altra cassetta postale. Ad esempio, è possibile utilizzare il seguente comando per copiare i contenuti della cassetta postale dell'utente John Peoples in una cartella di una cassetta postale appositamente creata denominata DiscoveryOrderMailboxes.

Export-Mailbox jpeoples -TargetMailbox DiscoveryOrderMailboxes -TargetFolder mailbox_jpeoples

• Il parametro -TargetMailbox consente di specificare la cassetta postale in cui devono essere copiati i contenuti della cassetta postale di John.

• Il parametro -TargetFolder consente di specificare la cartella nella cassetta postale di destinazione in cui devono essere copiati i contenuti della cassetta postale di John.

Per ulteriori informazioni, vedere Export-Mailbox.

Sito Web per l'autoamministrazione delle cartelle da parte degli utenti

L'organizzazione di cui John fa parte potrebbe anche creare un sito Web in cui John potrebbe aggiungere altre cartelle gestite alla sua cassetta postale. Questa opzione di autogestione può aumentare la soddisfazione e il controllo da parte degli utenti riducendo il carico di lavoro dell'amministratore. Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di un sito Web per l'amministrazione degli utenti delle cartelle gestite, vedere la pagina relativa all'applicazione di esempio Managed Folder Selector (informazioni in lingua inglese).

Ulteriori informazioni

Per ulteriori informazioni su MRM, vedere i seguenti argomenti:

• Per una panoramica della Gestione record di messaggistica, vedere Informazioni su Gestione record di messaggistica.

• Per una procedura dettagliata relativa a come impostare la Gestione record di messaggistica, vedere Gestione dei record di messaggistica.

• Per una guida sulla terminologia relativa alla Gestione record di messaggistica, vedere Terminologia relativa a Gestione record di messaggistica.

Per ulteriori informazioni sulla Gestione record di messaggistica e il relativo funzionamento, vedere i seguenti articoli nel blog del team di Exchange Server:

• Gestione dei record: perché è importante (informazioni in lingua inglese)

• Gestione dei record in Exchange Server 2007 e Outlook 2007 in 5 facili passaggi (informazioni in lingua inglese)

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