Tenere traccia dello stato di avanzamento OKR

Come tenere traccia dello stato di avanzamento di OKR in Viva Goals

Ogni OKR in Viva Goals contiene un indicatore di stato che visualizza l'ultimo stato identificato. Viva Goals valuta lo stato di avanzamento in due modi: effettivo e previsto.

• Avanzamento effettivo: indicato dall'indicatore di stato stesso e dalla percentuale indicata in base a tale indicatore. Troverai anche la percentuale di avanzamento effettiva proprio sotto l'indicatore di stato.

• Stato previsto: indicato dalla linea verticale grigia sulla barra di stato.

Come viene calcolato lo stato effettivo

L'avanzamento effettivo viene determinato quando l'utente effettua un'archiviazione nell'OKR automaticamente tramite un'integrazione dei dati o tramite il rollup dei risultati chiave a un obiettivo.

Per le archiviazioni manuali, l'utente deve aggiungere in modo esplicito un valore di % di avanzamento o KPI.

Nell'indicatore di stato si vedrà anche come e quando è stato eseguito l'ultimo aggiornamento, la percentuale di completamento o L'indicatore KPI, insieme alle note lasciate al momento dell'archiviazione e a chi è stato eseguito l'aggiornamento quando è attivata la visualizzazione elenco dashboard "Mostra altre informazioni".

Come viene calcolato lo stato previsto

Viva Goals calcola la percentuale di avanzamento prevista in base alla "data di inizio" e alla "data di fine" specificate dal proprietario dell'OKR. L'indicatore di stato e il grafico seguenti sono disponibili nella visualizzazione rapida degli obiettivi. Selezionare il nome dell'obiettivo per aprire la visualizzazione rapida dell'obiettivo. È anche possibile selezionare la "visualizzazione completa" dell'OKR per visualizzare il grafico di stato.

Nota: il primo giorno del periodo di tempo, lo stato di avanzamento previsto sarebbe 0%. Nell'ultimo giorno del periodo di tempo, lo stato di avanzamento previsto sarebbe del 100%.

Come eseguire manualmente l'override dello stato e dello stato di OKR

Sebbene sia consigliabile automatizzare gli aggiornamenti dello stato okR tramite un'origine dati integrata o tramite il rollup dagli obiettivi figlio, il proprietario di OKR potrebbe avere un contesto migliore in fase di avanzamento. In questi casi, è possibile eseguire manualmente l'override dello stato e dello stato automatizzati e impostarli come si ritiene opportuno.

1. A sinistra dell'indicatore di stato è presente un'icona che indica la modalità di avanzamento corrente.

   

2. Quando si fa clic su questa icona, si trova l'opzione per effettuare un check-in. Qui si troveranno lo stato e lo stato correnti dell'obiettivo in base all'aggiornamento automatico. Selezionare "Modifica stato e stato" per eseguire un'archiviazione manuale.

   

3. Impostare lo stato e lo stato come si ritiene opportuno. Se si desidera continuare a effettuare archiviazioni manuali e scegliere di arrestare gli aggiornamenti automatici per questo obiettivo, selezionare la casella di controllo sottostante per interrompere l'aggiornamento tramite rollup da elementi figlio o un'origine integrata.

   

4. Se non si seleziona questa casella di controllo, si sceglie di rimanere in modalità di avanzamento automatizzato, ma si eseguirà manualmente l'override dello stato e dello stato come istanza una tantum. Il successivo aggiornamento automatico sostituirà l'archiviazione manuale in esecuzione.

5. Salvare il check-in.

Quando si esegue manualmente l'override dello stato e dello stato e si sceglie di arrestare gli aggiornamenti automatici, l'aggiornamento automatico successivo non avrà effetto a meno che non si scelga di farlo.

Tuttavia, ogni volta che si effettua un check-in, Viva Goals mostrerà quali sarebbero i valori automatici. È possibile decidere se continuare a effettuare archiviazioni manuali o ripristinare la modalità automatizzata di aggiornamento dello stato di avanzamento.

Come riprendere gli aggiornamenti automatici

È possibile uscire dalla modalità di sostituzione manuale e riprendere gli aggiornamenti automatici seguendo questa procedura:

1. Selezionare l'icona della modalità di avanzamento manuale e avviare un'archiviazione.

   

2. Verranno visualizzati i valori automatici e verrà visualizzata un'opzione per riprendere gli aggiornamenti automatizzati.

3. Selezionare Riprendi l'aggiornamento automatico dai risultati chiave (in caso di avanzamento del roll up da elementi figlio) o "Riprendi l'aggiornamento automatico da un'origine dati integrata" (nel caso in cui lo stato di avanzamento venga aggiornato tramite l'integrazione).

   

4. L'avanzamento e lo stato assumeranno i valori automatici e la modalità di avanzamento verrà ripristinata alla modalità automatizzata.

5. Salvare il check-in.

Stato

Viva Goals consente di convalidare e indicare lo stato degli OKR con uno stato. Gli stati OKR sono con codifica a colori e di seguito sono riportate le definizioni dei diversi colori di stato:

Quando lo stato viene impostato manualmente da un utente, ad esempio, un utente archivia e contrassegna lo stato come 'On Track', l'indicatore di stato visualizzerà lo stato "On Track".

Stato derivato in base allo "stato"

Lo stato verrà calcolato in base agli aggiornamenti dello stato di quel particolare obiettivo o risultato chiave.

Nei casi in cui tutti i risultati chiave di un obiettivo hanno "Rinviato" o "Chiuso" come stato, lo stato dell'obiettivo padre verrà automaticamente contrassegnato come "Posticipato" o "Chiuso" rispettivamente indipendentemente dallo stato di avanzamento. Ecco come viene calcolato lo stato in base agli aggiornamenti dello stato per un OKR:

• Se (Avanzamento previsto - Stato > aggregato 25%) , allora a rischio

• Se (Stato previsto - Stato di avanzamento > aggregato 0% & <=25%) , quindi indietro

• Se (Stato previsto - Stato di aggregazione <= 0%) , on track

Ad esempio, l'obiettivo "Avvio corretto della versione 3 del prodotto principale" ha quattro risultati chiave e un'iniziativa che contribuisce al suo progresso. Lo stato dell'obiettivo sarà derivato dallo stato di avanzamento . Nell'esempio, lo stato di avanzamento previsto dell'obiettivo è pari all'82% e il progresso effettivo è pari al 56%. Poiché (Stato previsto - Stato > aggregato 0% & <=25%) lo stato viene derivato come 'Behind'.

Personalizzazione dell'indicatore di stato OKR

Viva Goals supporta ora un'impostazione di personalizzazione dell'indicatore di stato che consente agli amministratori di sostituire il sistema di assegnazione automatica dei punteggi corrente.

Gli intervalli di avanzamento predefiniti all'interno di Viva Goals vengono calcolati come segue:

• Se (Avanzamento previsto - Stato > aggregato 25%) , allora a rischio

• Se (Stato previsto - Stato di avanzamento > aggregato 0% & <=25%) , quindi indietro

• Se (Stato previsto - Stato di aggregazione <= 0%) , on track

Tuttavia, gli amministratori non devono più attenersi a questi intervalli di stato e possono ora personalizzare e definire gli intervalli per il rispettivo stato di avanzamento che devono impostare per tenere traccia dello stato di avanzamento okR.

Come gestire gli avvisi di stato degli obiettivi

Gli avvisi indicano automaticamente quando un obiettivo richiede attenzione o è a rischio. Gli avvisi sono abilitati per tutti gli obiettivi per impostazione predefinita. Ogni utente può gestire la modalità di visualizzazione degli avvisi per il proprio account.

Per gestire gli avvisi, selezionare l'avatar, quindi selezionare Impostazioni account ->Gestisci avvisi e scegliere le preferenze.

Indicatori di stato

Gli avvisi vengono visualizzati in arancione o rosso per ogni obiettivo. Un indicatore solido si riferisce all'obiettivo elencato e un indicatore delineato si riferisce a un obiettivo figlio (o anche a un obiettivo nipote).

Selezionare l'indicatore per visualizzare il messaggio di avviso.

Richiede attenzione: mostra che un obiettivo (o i relativi obiettivi figlio) sembra non essere compreso nelle procedure consigliate di OKR. Gli indicatori includono:

• Non ancora avviato, sette giorni dopo la data di inizio.

• Non allineato ad alcun obiettivo: l'obiettivo non ha risultati chiave ed è un obiettivo di team o di livello individuale.

• L'obiettivo ha troppi risultati. La procedura consigliata consiste nell'avere 3-5 risultati chiave.

• Il punteggio è superiore a 0,8. Valutare la possibilità di impostare l'obiettivo più in alto la prossima volta.

A rischio: mostra che un obiettivo (o i relativi obiettivi figlio) sembra avere un problema significativo con la configurazione o lo stato di avanzamento. Gli indicatori includono:

• Avanzamento di oltre il 25% rispetto all'avanzamento previsto in base alla data di inizio e scadenza di OKR.

• L'obiettivo è scaduto.

• Non ha un proprietario.

• I periodi di tempo risultato chiave e obiettivo non sono allineati.

• Le date obiettivo non sono allineate alle date del periodo.